Poświadczenie i numeracja noty korygującej

Odpowiedź prawnika: Poświadczenie i numeracja noty korygującej

Zasady wystawiania not korygujących reguluje § 18 rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 25 maja 2005 r. w sprawie zwrotu podatku niektórym podatnikom, zaliczkowego zwrotu podatku, wystawiania faktur, sposobu ich przechowywania oraz listy towarów i usług, do których nie mają zastosowania zwolnienia od podatku od towarów i usług.

Zgodnie z tym przepisem, nabywca towaru lub usługi, który otrzymał fakturę lub fakturę korygującą zawierającą pomyłki dotyczące jakiejkolwiek informacji wiążącej się zwłaszcza ze sprzedawcą lub nabywcą lub oznaczeniem towaru lub usługi, z wyjątkiem pomyłek w pozycjach faktury określonych w § 9 ust. 1 pkt 5-12, może wystawić fakturę nazwaną notą korygującą. Noty korygujące powinny zawierać wyrazy "NOTA KORYGUJĄCA".

Nota korygująca jest przesyłana wystawcy faktury lub faktury korygującej, wraz z kopią. Nota korygująca powinna zawierać co najmniej:

1)  numer kolejny i datę jej wystawienia; przepisy nie regulują, w jakim okresie ma być zachowana kolejność numeracji; ponieważ jednak okresem rozliczeniowym w VAT co do zasady jest miesiąc, wydaje się, iż może to być numer noty w danym miesiącu, np. nota nr 1/10/2006. Przy przyjęciu takiej numeracji nie będzie wątpliwości co do kolejności wystawiania poszczególnych not nawet w długim okresie czasu, więc taki sposób numeracji nie powinien być kwestionowany.

2)  imiona i nazwiska albo nazwy bądź nazwy skrócone wystawcy noty i wystawcy faktury albo faktury korygującej oraz ich adresy i numery identyfikacji podatkowej;

3)  dane zawarte w fakturze, której dotyczy nota korygująca, określone w § 9 ust. 1 pkt 1-3;

4)  wskazanie treści korygowanej informacji oraz treści prawidłowej.

Jeżeli wystawca faktury lub faktury korygującej akceptuje treść noty, potwierdza ją podpisem osoby uprawnionej do wystawienia faktury lub faktury korygującej. W zasadzie zatem podpis na nocie korygującej powinien być czytelny i złożony przez osobę uprawnioną do wystawiania faktur w imieniu sprzedawcy. W przypadku wątpliwości co do upoważnienia takiej osoby (gdyby np. nie był to właściciel firmy), nabywca może żądać okazania (lub przesłania kopii) odpowiedniego upoważnienia udzielonego  osobie, która podpisała notę.