Jak wysłać pismo ogólne online?

Podanie, wniosek, zażalenie, żądanie czy wyjaśnienie – nie musisz iść do urzędu, by złożyć tam tego rodzaju pisma. Nie potrzebujesz umawiania wizyty. Pieczątkę zamień na Profil Zaufany, a wizytę w urzędzie i stanie w kolejce na chwilę przed komputerem.

Co to jest pismo ogólne?

Nie każdy zna tę nazwę – pismo ogólne, bo o nim mowa, przez lata było jedynym skutecznym sposobem komunikacji na linii obywatel – administracja.

Kto tego nie przeżył? Tradycyjny schemat działania: przygotowanie pisma w domu (najlepiej w dwóch egzemplarzach), wizyta w urzędzie, złożenie pisma, zdobycie – na jednym z egzemplarzy – pieczątki potwierdzającej odbiór i… pełne emocji (nie zawsze krótkie) oczekiwanie na odpowiedź.  

Pismo ogólne to pismo, które służy do komunikacji z administracją w sprawach, które możesz załatwić przez Internet i które nie mają oddzielnych formularzy.

Pismo ogólne przez Internet możesz wysyłać do m.in. ministerstw, urzędów gminy, urzędów centralnych, urzędów skarbowych, szkół publicznych bądź publicznych zakładów opieki zdrowotnej – czyli instytucji, które mają elektroniczną skrzynkę podawczą na platformie ePUAP.

Możesz administracji zadać pytanie, napisać wyjaśnienie, złożyć zażalenie, żądanie, podanie lub wniosek. Samodzielnie uzupełnij formularz na komputerze i wyślij na elektroniczną skrzynkę podawczą. Po chwili dostaniesz elektroniczne urzędowe poświadczenie przedłożenia (UPP) pisma. To potwierdzenie jest tak samo ważne jak potwierdzenie odbioru listu poleconego, który wysyłasz pocztą tradycyjną.

Pismo ogólne piszesz, jeżeli:

• chcesz się z skontaktować z urzędem administracji,
• przepisy umożliwiają wysłanie pisma przez Internet,
• nie ma specjalnego formularza do załatwienia twojej konkretnej sprawy.

Sprawdź, czy nie ma formularza dla twojej sprawy – na przykład, jeśli chcesz mieć dostęp do informacji publicznej, wyślij specjalny formularz do tego przeznaczony. 

Kto może skorzystać z usługi?

Każdy, kto chce wysłać pismo ogólne i ma konto na platformie ePUAP. 

Potrzebny ci do tego profil zaufany (eGo) lub certyfikat kwalifikowany. Pozwalają one potwierdzić twoją tożsamość. Chodzi o to, żeby nikt nie mógł się pod ciebie podszyć. 

Masz sprawę, nie masz czasu. Zostań w domu. Załatw to przez Internet – wyślij pismo ogólne online

Nie musisz brać wolnego lub zwalniać się wcześniej z pracy, by załatwić tego rodzaju sprawy. Możesz to zrobić o dowolnej porze dnia i nocy, bez wychodzenia z domu. Online. Czego potrzebujesz?

Konta na platformie ePUAP i Profilu Zaufanego. Jedno i drugie są dostępne od ręki, bezpłatnie i przez Internet. Profil Zaufany pozwala potwierdzić naszą tożsamość w sieci. Chodzi o to, by nikt nie mógł się pod nas podszyć.

Sporo załatwisz...

Polacy bardzo chętnie korzystają z tej możliwości. Tylko w 2018 r. tą drogą wysłali do urzędów niemal 1,5 miliona pism, a to oznacza 125 tysięcy pism w miesiącu.

Korzystając z pisma ogólnego, możesz zadać pytanie, napisać wyjaśnienie, złożyć zażalenie, podanie lub wniosek. Wystarczy, że uzupełnisz formularz i wyślesz go na elektroniczną skrzynkę podawczą urzędu . Po chwili dostaniesz elektroniczne urzędowe poświadczenie przedłożenia (UPP) pisma.

To potwierdzenie jest tak samo ważne jak potwierdzenie odbioru listu poleconego, który wysyłasz pocztą tradycyjną.

Pismo ogólne piszesz, wtedy gdy: chcesz się skontaktować z urzędem, przepisy umożliwiają wysłanie pisma przez Internet, nie ma specjalnego formularza do załatwienia tej konkretnej sprawy.

Jak działać? 

Krok 1: Przygotuj potrzebne dane, czyli dane do logowania na platformie ePUAP i – jeśli to konieczne – załączniki w wersji elektronicznej.

Krok 2: Wejdź na stronę www.obywatel.gov.pl w zakładkę "Wyślij pismo ogólne".

Krok 3: Wybierz urząd lub instytucję, do których chcesz wysłać pismo.

Krok 4: Wypełnij formularz.

Krok 5: Dodaj potrzebne załączniki (te wcześniej przygotowane, w wersji elektronicznej).

Krok 6: Kliknij "DALEJ", a potem "PODPISZ I WYŚLIJ" lub "WYŚLIJ BEZ PODPISU". (jeśli wyślesz pismo bez podpisu, nie załatwisz spraw, które wymagają podpisu).

Na tym etapie wyświetli Ci się komunikat, że pismo zostało wysłane. Niebawem dostaniesz urzędowe poświadczenie przedłożenia (UPP).

Czekaj na odpowiedź. Ile to potrwa, to zależy od rodzaju Twojej sprawy. 

Usługa jest bezpłatna. Ile trzeba czekać na załatwienie sprawy, to zależy od rodzaju sprawy.

Gdzie wysłać pismo ogólne?

Do urzędu lub innego podmiotu publicznego, który ma elektroniczną skrzynkę podawczą na platformie ePUAP. Są to na przykład ministerstwa, urzędy gminy, urzędy centralne, urzędy skarbowe, szkoły publiczne, publiczne zakłady opieki zdrowotnej, sanepid. 

Zob. też: Łatwiejsza aktywacja Profilu Zaufanego na poczcie

Podstawa prawna:

• rozporządzenie Prezesa Rady Ministrów z dnia 14 września 2011 r. w sprawie sporządzania i doręczania dokumentów elektronicznych oraz udostępniania formularzy, wzorów i kopii dokumentów elektronicznych (Dz.U. z 2015, poz. 971, oraz z 2016 r., poz. 1625).

A.J.
Zespół e-prawnik.pl