Potwierdzenie nadania i pokwitowanie pocztowe

Zgodnie z art. 21 ust. 1 ustawy z dnia 29 września 1994 r. o rachunkowości - dowód księgowy powinien zawierać co najmniej:

1. określenie rodzaju dowodu i jego numeru identyfikacyjnego,
2. określenie stron (nazwy, adresy) dokonujących operacji gospodarczej,
3. opis operacji oraz jej wartość, jeżeli to możliwe, określoną także w jednostkach naturalnych,
4. datę dokonania operacji, a gdy dowód został sporządzony pod inną datą - także datę sporządzenia dowodu,
5. podpis wystawcy dowodu oraz osoby, której wydano lub od której przyjęto składniki aktywów,
6. stwierdzenie sprawdzenia i zakwalifikowania dowodu do ujęcia w księgach rachunkowych przez wskazanie miesiąca oraz sposobu ujęcia dowodu w księgach rachunkowych (dekretacja), podpis osoby odpowiedzialnej za te wskazania.

Na ogół pokwitowanie wystawione przez Pocztę Polską zawiera wszystkie wymienione wyżej elementy dowodu księgowego, zatem dokument taki może być podstawą do zarejestrowania kosztów w księgach rachunkowych i - o ile wydatek został poniesiony przez podatnika w celu osiągnięcia przychodów - poniesione wydatki zgodnie z pokwitowaniem można zaliczyć do kosztów podatkowych. Elementów wymaganych od dowodu księgowego nie spełnia natomiast samo potwierdzenie nadania listu - konieczne jest również pokwitowanie.

Podobne stanowisko w odniesieniu do pokwitowań wystawianych przez Mennicę Państwową zajął Pierwszy Mazowiecki Urząd Skarbowy w Warszawie w informacji o zakresie stosowania przepisów prawa podatkowego z 26 listopada 2004 r. (sygn. 1MUS-1471/DPD2/423/212/2004/RCh).