Zatwierdzanie dokumentów kosztowych w spółce

Odpowiedź prawnika: Zatwierdzanie dokumentów kosztowych w spółce

Pojęcie dokumentów kosztowych nie jest pojęciem zdefiniowanym w przepisach prawnych czy podatkowych stąd jego zakres może budzić wątpliwości, a tym samym może budzić wątpliwości sposób ich podpisywania w imieniu podatnika (spółki).

W skład dokumentacji kosztowej w szerokim znaczeniu mogą wchodzić przykładowo zarówno umowy zawarte przez spółkę z kontrahentami, jak i otrzymane przez nią faktury VAT. Jeśli zgodnie z umową spółki do reprezentowania spółki, składania oświadczeń i podpisywania dokumentów w imieniu Spółki wymagane jest współdziałanie trzech członków Zarządu, wszelkie umowy zawarte przez spółkę powinny być podpisane przez trzech członków zarządu. W innym przypadku wydatki poniesione przez spółkę na ich podstawie mogą być kwestionowane przez organy podatkowe jako poniesione na podstawie wadliwie podpisanej umowy. Z kolei faktury otrzymane przez spółkę w ogóle nie wymagają podpisu wystawcy czy odbiorcy.

Ustawa o rachunkowości wymieniająca w art. 21 ust. 1 elementy, które powinien zawierać dowód księgowy wskazuje m.in. na podpis wystawcy dowodu oraz osoby, której wydano lub od której przyjęto składniki aktywów, przy czym można zaniechać zamieszczania na dowodzie tych danych, jeżeli wynika to z odrębnych przepisów lub techniki dokumentowania zapisów księgowych (art. 21 ust. 1a ustawy o rachunkowości).

Przepisy ustawy o rachunkowości nie przewidują szczególnego trybu zatwierdzania dowodów księgowych wpływających do podatnika. Kontrola rzetelności, kompletności oraz braku błędów rachunkowych wpływających dowodów księgowych jest obowiązkiem podatnika, a w zasadzie kierownika jednostki (a więc w przypadku spółki z o.o. – całego zarządu). Zgodnie bowiem z art. 4 ust. 5 ustawy o rachunkowości, kierownik jednostki ponosi odpowiedzialność za wykonywanie obowiązków w zakresie rachunkowości określonych ustawą, w tym z tytułu nadzoru, również w przypadku, gdy określone obowiązki w zakresie rachunkowości - z wyłączeniem odpowiedzialności za przeprowadzenie inwentaryzacji w formie spisu z natury - zostaną powierzone innej osobie za jej zgodą. Zatem zatwierdzanie dowodów księgowych może być powierzone innej osobie (np. głównej księgowej), co jednak nie zwolni kierownika jednostki (zarządu) od odpowiedzialności w przypadku nierzetelności, niekompletności lub błędów rachunkowych w dowodach księgowych.