Rozliczanie kosztów eksploatacji samochodu

Odpowiedź prawnika:

W przypadku osoby fizycznej prowadzącej działalność gospodarczą nie ma ściśle wydzielonego majątku osobistego i firmowego. Stąd często składniki majątku wykorzystywanego w działalności gospodarczej są w rzeczywistości składnikami majątku osobistego i jako takie są np. zarejestrowane (m.in. samochody). Sam fakt, iż samochód jest zarejestrowany na osobę fizyczną (właściciela prowadzącego działalność gospodarczą), nie ogranicza możliwości wykorzystywania samochodu w działalności gospodarczej i odpowiedniego rozliczania związanych z tym kosztów.

Sposób rozliczania kosztów związanych z eksploatacją samochodu w działalności gospodarczej zależy od tego, czy podatnik uzna pojazd za środek trwały (w takim przypadku będzie mógł zaliczyć bez limitu w koszty m.in. udokumentowane wydatki na części i paliwo), czy też nie uzna go za środek trwały (w takim przypadku ewentualne wydatki będą stanowiły koszty podatkowe do wysokości wynikającej z ewidencji przebiegu pojazdu).

W tym ostatnim przypadku bowiem, zgodnie z art. 23 ust. 1 pkt 46 ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych, nie uważa się za koszty uzyskania przychodów poniesionych wydatków zaliczonych do kosztów uzyskania przychodów, z zastrzeżeniem pkt 36, z tytułu używania niewprowadzonego do ewidencji środków trwałych samochodu osobowego, w tym także stanowiącego własność osoby prowadzącej działalność gospodarczą, dla potrzeb działalności gospodarczej podatnika - w części przekraczającej kwotę wynikającą z pomnożenia liczby kilometrów faktycznego przebiegu pojazdu oraz stawki za 1 km przebiegu, określonej w odrębnych przepisach wydanych przez właściwego ministra; w celu ustalenia faktycznego przebiegu samochodu podatnik jest obowiązany do prowadzenia ewidencji przebiegu pojazdu.

Zgodnie z art. 23 ust. 5 i 7 ustawy, przebieg pojazdu, o którym mowa w ust. 1 pkt 36 i 46, powinien być, z wyłączeniem ryczałtu pieniężnego, udokumentowany w ewidencji przebiegu pojazdu potwierdzonej przez podatnika na koniec każdego miesiąca. Do prowadzenia ewidencji przebiegu pojazdu obowiązana jest osoba używająca tego pojazdu. W razie braku tej ewidencji wydatki ponoszone przez podatnika z tytułu używania samochodów na potrzeby podatnika nie stanowią kosztu uzyskania przychodów. Ewidencja przebiegu pojazdu powinna zawierać co najmniej następujące dane: nazwisko, imię i adres zamieszkania osoby używającej pojazdu, numer rejestracyjny pojazdu i pojemność silnika, kolejny numer wpisu, datę i cel wyjazdu, opis trasy (skąd - dokąd), liczbę faktycznie przejechanych kilometrów, stawkę za 1 km przebiegu, kwotę wynikającą z przemnożenia liczby faktycznie przejechanych kilometrów i stawki za 1 km przebiegu oraz podpis podatnika (pracodawcy) i jego dane.

Polecamy także: Jak prawidłowo rozliczać wydatki na prywatny samochód używany w firmie?