Wymagania Urzędu Skarbowego przy rejestracji VAT
Pytanie:
"W wyniku rozpoczęcia najmu lokalu użytkowego, jako osoba fizyczna, wysłałem do Urzędu Skarbowego dokumentację do rejestracji VAT (druk VAT-R oraz potwierdzenie wniesienia wpłaty rejestracyjnej). Po kilku tygodniach listem poleconym otrzymałem wezwanie do uzupełnienia dokumentacji o kopie potwierdzenia wydania numeru NIP oraz dokument potwierdzający moje prawo do wynajmowania lokalu (akt notarialny zakupu lokalu). Po wysłaniu wskazanych dokumentów, podczas rozmowy telefonicznej z urzędniczką US zostałem poproszony o dosłanie kopii umowy najmu oraz oświadczenia, jakie nieruchomości i od kiedy wynajmuje. Dokumenty te wysłałem pocztą. Po kolejnych kilku tygodniach otrzymałem maila od osoby prowadzącej moją rejestrację w Urzędzie Skarbowym z prośbą o pilne dosłanie wszystkich pozostałych umów najmu (dotyczących innych lokali mieszkalnych, które zostały wynajęte 1,5 miesiąca po wynajęciu lokalu użytkowego, w związku z którym dokonałem rejestracji VAT). W uzasadnieniu podano, iż jest to niezbędne do dokończenia rejestracji VAT. Jakie dokumenty Urząd Skarbowy ma prawo zażądać podczas rejestracji VAT z tytułu najmu lokalu użytkowego i lokali mieszkalnych? Czy wezwania wysłane za pomocą maila bądź podczas rozmowy telefonicznej są wiążące prawnie? Na które przepisy należy się powołać, odmawiając Urzędowi Skarbowemu dostarczenia pozostałych dokumentów, które opóźnią proces rejestracji? W jaki sposób można się obronić przed wymogami urzędników, które nie są oparte na żadnych przepisach? Czy można je zignorować, czy może należy wysłać oświadczenie lub skargę?"
Odpowiedź prawnika: Wymagania Urzędu Skarbowego przy rejestracji VAT
Niestety przepisy nie dookreślają, jakich dokumentów może żądać organ podatkowy w trakcie rejestracji dla potrzeb VAT. Jednakże, o ile żądanie kopii potwierdzenia nadania NIP i dokumentu potwierdzającego prawo do wynajmowanego lokalu użytkowego są racjonalne, o tyle żądanie umów najmu czy dodatkowych oświadczeń o innych wynajmowanych lokalach raczej wygląda na wstępne czynności kontrolne podatnika, a nie ustalenia konieczne dla celów rejestracji VAT.
W takiej sytuacji najlepiej poprosić urząd o przesłanie żądania dokumentów pocztą na adres podatnika wraz ze wskazaniem podstawy prawnej żądania dodatkowych dokumentów lub informacji. Zdarza się bowiem, iż urzędnicy kontaktują się z podatnikami telefonicznie lub e-mailowo i zdarza się, że zwłaszcza w czasie takich kontaktów zgłaszają żądania wykraczające poza standardową procedurę, których nie powtórzą, gdy będą musieli zwrócić się do podatnika pisemnie.
Rozmowa telefoniczna czy e-mail ze strony urzędników raczej mają przyspieszyć załatwienie sprawy, a jedynie gdyby w ten sposób nie udało się skontaktować z podatnikiem lub podatnik nie odpowiedziałby, urząd wysyła na ogół list polecony ze zwrotnym potwierdzeniem odbioru, który jest oficjalnym sposobem kontaktu z podatnikiem. Jeśli podatnik dostanie pisemne (listowne) żądanie przedłożenia określonych dokumentów, raczej nie może ich zignorować. Jeżeli zaś uważa żądanie za oczywiście bezzasadne, może wnieść skargę. Zgodnie bowiem z art. 227 Kodeksu postępowania administracyjnego, przedmiotem skargi może być w szczególności zaniedbanie lub nienależyte wykonywanie zadań przez właściwe organy albo przez ich pracowników, naruszenie praworządności lub interesów skarżących, a także przewlekłe lub biurokratyczne załatwianie spraw. Należy jednak wskazać, iż wniesienie skargi może wydłużyć postępowanie, gdyż w pierwszej kolejności będzie musiała być rozpatrzona skarga, a zatem akta będą musiały być analizowane przez organ rozpatrujący skargę.
Warto przeczytać: Jak składać skargi i wnioski dotyczące administracji publicznej?
Piotr Geliński
Doradca podatkowy
Skomentuj artykuł - Twoje zdanie jest ważne
Czy uważasz, że artykuł zawiera wszystkie istotne informacje? Czy jest coś, co powinniśmy uzupełnić? A może masz własne doświadczenia związane z tematem artykułu?