Zwrot pracownikowi kosztów Internetu w domu

Odpowiedź prawnika: Zwrot pracownikowi kosztów Internetu w domu

Możliwość zaliczenia do kosztów uzyskania przychodów pracodawcy zwracanych przez niego pracownikowi wydatków poniesionych w związku z korzystaniem przez pracownika z Internetu w domu jest bardzo problematyczna, a organy podatkowe stawiają wymogi niemożliwe do spełnienia (np. żądają wykazania, że określona ilość połączeń z Internetem była dokonywana na cele służbowe, co w przypadku stałego łącza jest niemożliwe).

Przykładowo w piśmie z dnia 31 maja 2005 r. (sygn. 1472/ROP1/423-121/114/05/AF) Drugi Mazowiecki Urząd Skarbowy w Warszawie stwierdził, że jeśli korzystanie przez pracowników w miejscu ich zamieszkania z Internetu jest konieczne do prawidłowego funkcjonowania spółki i ma związek z uzyskiwanymi przez nią przychodami, to wydatki z tytułu ryczałtowej refundacji kosztów połączeń mogłyby stanowić koszty uzyskania prowadzonej działalności gospodarczej. Organ podatkowy zastrzegł jednak, że wydatki takie mogą stanowić koszt pracodawcy, tylko pod warunkiem wykorzystywania Internetu wyłącznie przez pracownika i tylko do celów służbowych, co powinno zostać odpowiednio udokumentowane. Dowodem na to jest np. szczegółowy wykaz połączeń (billing), zawierający rejestr połączeń i umożliwiający wykazanie, że są to połączenia służbowe. Jak podkreślił organ  "w innej sytuacji nie ma możliwości zweryfikowania, iż pracownik w ramach refundowanej w postaci z góry określonego ryczałtu kwoty korzysta z Internetu jedynie w celach służbowych. Jeśli oprócz tego wykorzystuje go w celach prywatnych, nie można uznać, że zwrot 50, 75 czy 100 proc. kosztów abonamentu dotyczy korzystania z niego wyłącznie w związku z wykonywaniem zadań służbowych. Prywatne telefony (łącza internetowe) służą z zasady osobistym celom pracownika i nie można generalnie założyć, iż nie korzysta on w ogóle z dostępu do sieci Internet do własnych celów".

Organy podatkowe wypowiadały się również w kwestii zaliczenia zwrotu takich wydatków do przychodu pracownika. Jak stwierdziła Izba Skarbowa w Poznaniu w piśmie z dnia 9 czerwca 2004 r. (sygn. PD-F/415-52/04): "spółka podpisała z pracownikami umowy, w wyniku których został im przyznany ekwiwalent w wysokości 85 zł lub 37 zł miesięcznie na pokrycie kosztów związanych z wykupem pakietu 45- lub 15-godzinnego na dostęp do Internetu. Z uwagi na fakt, że powyższe kwoty stanowią pokrycie kosztów korzystania z usługi, a nie stanowią ekwiwalentu za używanie narzędzi (np. aparatu telefonicznego), nie korzystają ze zwolnienia, o którym mowa w cyt. przepisie art. 21 ust. 1 pkt 13". Zdaniem Izby taki zwrot wydatków należy doliczyć do przychodów pracownika i opodatkować jak inne przychody ze stosunku pracy.

Podsumowując, jedynym rozwiązaniem, często zresztą stosowanym w praktyce, które umożliwia pracodawcy zaliczanie w koszty podatkowe wydatków na Internet dla pracowników, a jednocześnie uniknięcie konieczności opodatkowywania przychodu pracownika, jest wyposażenie pracownika w służbowy komputer przenośny, z bezprzewodowym dostępem do Internetu.