Jak sprawdzić wiarygodność kontrahenta?

Starając się dowiedzieć, czy nasz kontrahent jest uczciwy i czy nie zalega innym podmiotom z jakimiś należnościami, informacji powinniśmy szukać przede wszystkim w publicznych rejestrach. W pierwszej kolejności informacji o kontrahencie powinniśmy szukać w Krajowym Rejestrze Sądowym lub w ewidencji działalności gospodarczej (jeżeli kontrahent jest osobą fizyczną lub wspólnikiem spółki cywilnej). Ponadto informacji możemy szukać w Rejestrze Dłużników Niewypłacalnych, w Biurach Informacji Gospodarczych. Możemy również zwracać się o wydanie zaświadczenia do Urzędu Skarbowego właściwego dla kontrahenta dotyczącego zaległości podatkowych.

Czego można dowiedzieć się z KRS-u i ewidencji działalności gospodarczej?

W uzyskaniu Informacji z KRS-u pomocny nam będzie odpis aktualny lub pełny, zaś z ewidencji działalności gospodarczej zaświadczenie. Dokumenty te pozwolą nam stwierdzić, że kontrahent rzeczywiście funkcjonuje w obrocie prawnym - jest przedsiębiorcą. Ponadto z dokumentów tych dowiemy się gdzie oprócz zakładu głównego, kontrahent wykonuje działalność gospodarczą oraz czy wykonuje działalność gospodarczą w branży, w której zamierzamy prowadzić z nim kontakty handlowe.

Ponadto w odpisie z Krajowego Rejestru Sądowego możemy dowiedzieć się jeszcze innych informacji. W szczególności:

1. w Dziale I rejestru – wysokość kapitału zakładowego, a jeżeli został wniesiony w formie niepieniężnej zaznaczenie tej okoliczności. W dziale tym podaje się również dane wspólników, partnerów, komplementariuszy, udziałowców itp.

2. w Dziale II przede wszystkim o osobach lub organie uprawnionym do reprezentacji podmiotu i sposobie reprezentacji (np.: dane członków zarządu spółki z o.o. ze wskazaniem, że do składania oświadczeń woli w imieniu podmiotu uprawnieni są dwaj członkowie zarządu działający łącznie). Informacje zawarte w tym dziale są o tyle istotne, że umowa zawarta prze osoby działające w imieniu kontrahenta z naruszeniem zasad reprezentacji będzie nieważna.   

3. w Dziale III wskazuje się m.in. przedmiot działalności gospodarczej, informacje czy podmiot złożył sprawozdanie finansowe

4. w Dziale IV mogą znaleźć się ważne dla nas informacje. W dziale tym wpisuje się dane dotyczące zaległości podatkowych i względem ZUS. Jednak nie w każdym przypadku powstania zaległości, ZUS czy urząd skarbowy  przekazują informację do KRS. Dotyczy to jedynie należności już egzekwowanych. Ponadto w Dziale IV zamieszcza się oznaczenie wierzyciela podmiotu oraz jego wierzytelność, jeżeli posiada tytuł wykonawczy wystawiony przeciwko podmiotowi i nie został zaspokojony w ciągu 30 dni od daty wezwania do spełnienia świadczenia. Jeżeli przeciwko kontrahentowi prowadzona była egzekucja i została umorzona z powodu braku środków na pokrycie samych tylko kosztów egzekucji, informacja o tym jest również zamieszczana w Dziale IV rejestru.

5. w Dziale V wpisuje się dane o ustanowieniu kuratora

6. w Dziale Vi wpisuje się w szczególności informacje na temat postępowania likwidacyjnego, o wszczęciu postępowania naprawczego, o ogłoszeniu upadłości z określeniem sposobu prowadzenia postępowania i jego zmianach, o zakończeniu tych postępowań lub o uchyleniu układu

W tym miejscu wspomnieć jeszcze należy o możliwości przeglądania akt rejestrowych lub ewidencyjnych kontrahenta – przedsiębiorcy. Zarówno akta przedsiębiorcy wpisanego do Krajowego Rejestru Sadowego jak i do ewidencji działalności gospodarczej są jawne i mogą być przez każdego przeglądane. Za udostępnienie akt nie płaci się nic. Jednak pewną niedogodnością może okazać się fakt, iż dokumenty te możemy przeglądać jedynie w siedzibie organu gromadzącego dane akta. Organem tym będzie sąd rejestrowy właściwy dla siedziby przedsiębiorcy wpisanego do KRS lub organ gminy właściwej dla miejsca zamieszkania przedsiębiorcy prowadzącego indywidualną działalność gospodarczą lub wspólnika spółki cywilnej.

Przeglądając akta mamy wgląd do wszystkich dokumentów, które przedsiębiorca składał do KRS-u lub ewidencji działalności gospodarczej. W aktach rejestrowych mogą znajdować się np. sprawozdania finansowe kontrahenta, na podstawie których będziemy mogli poznać w jakiej kondycji finansowej kontrahent znajdował się w poprzednim roku. Jednak nie w każdych aktach rejestrowych przedsiębiorcy wpisanego do KRS będziemy mogli znaleźć sprawozdania finansowe. Dotyczyć to będzie jedynie tych przedsiębiorców, którzy na podstawie przepisów o rachunkowości objęci są obowiązkiem sporządzania sprawozdań finansowych.

 Jak uzyskać informacje z Rejestru Dłużników Niewypłacalnych?

Rejestr Dłużników Niewypłacalnych jest częścią Krajowego Rejestru Sądowego. Wpisuje się do niego przede wszystkim wspólników odpowiadających całym swoim majątkiem za zobowiązania spółki (z wyjątkiem komandytariuszy), a także osoby fizyczne prowadzące działalność gospodarczą, jeżeli ogłoszono upadłość spółki lub osoby fizycznej prowadzącej działalność gospodarczą. Osoby te wpisuje się również do rejestru, jeżeli wniosek o ogłoszenie upadłości spółki lub osoby fizycznej prowadzącej działalność gospodarczą został prawomocnie oddalony z tego powodu, że majątek niewypłacalnego dłużnika nie wystarcza na zaspokojenie kosztów postępowania albo umorzono prowadzoną przeciwko nim egzekucję sądową lub administracyjną z uwagi na fakt, iż z egzekucji nie uzyska się sumy wyższej od kosztów egzekucyjnych. Ponadto do rejestru wpisywane są osoby, które zostały zobowiązane do wyjawienia majątku oraz osoby, które zostały pozbawione prawa prowadzenia działalności gospodarczej na własny rachunek oraz pełnienia funkcji członka rady nadzorczej, reprezentanta lub pełnomocnika w spółce handlowej, przedsiębiorstwie państwowym lub spółdzielni.