Jak sprawdzić wiarygodność kontrahenta?

Podpisujesz bardzo ważną umowę z kontrahentem? Nie jesteś pewien czy można mu zaufać, czy jest wypłacalny? Chcesz dowiedzieć się, czy w przeszłości twój kontrahent nie oszukał kogoś innego, i czy Ciebie nie spotka podobny los? Jak można sprawdzić czy kontrahent nie jest dłużny innym podmiotom, czy nie zalega z podatkami, w końcu czy nie ogłoszono jego upadłości? Jak można sprawdzić wiarygodność kontrahenta, gdzie szukać informacji o jego kondycji finansowej, majątku, długach – tego wszystkiego dowiesz się z poniższego artykułu.

Gdzie można szukać informacji na temat wiarygodności kontrahenta?

Starając się dowiedzieć, czy nasz kontrahent jest uczciwy i czy nie zalega innym podmiotom z jakimiś należnościami, informacji powinniśmy szukać przede wszystkim w publicznych rejestrach. W pierwszej kolejności informacji o kontrahencie powinniśmy szukać w Krajowym Rejestrze Sądowym lub w ewidencji działalności gospodarczej (jeżeli kontrahent jest osobą fizyczną lub wspólnikiem spółki cywilnej). Ponadto informacji możemy szukać w Rejestrze Dłużników Niewypłacalnych, w Biurach Informacji Gospodarczych. Możemy również zwracać się o wydanie zaświadczenia do Urzędu Skarbowego właściwego dla kontrahenta dotyczącego zaległości podatkowych.

Czego można dowiedzieć się z KRS-u i ewidencji działalności gospodarczej?

W uzyskaniu Informacji z KRS-u pomocny nam będzie odpis aktualny lub pełny, zaś z ewidencji działalności gospodarczej zaświadczenie. Dokumenty te pozwolą nam stwierdzić, że kontrahent rzeczywiście funkcjonuje w obrocie prawnym - jest przedsiębiorcą. Ponadto z dokumentów tych dowiemy się gdzie oprócz zakładu głównego, kontrahent wykonuje działalność gospodarczą oraz czy wykonuje działalność gospodarczą w branży, w której zamierzamy prowadzić z nim kontakty handlowe.

Ponadto w odpisie z Krajowego Rejestru Sądowego możemy dowiedzieć się jeszcze innych informacji. W szczególności:

  1. w Dziale I rejestru – wysokość kapitału zakładowego, a jeżeli został wniesiony w formie niepieniężnej zaznaczenie tej okoliczności. W dziale tym podaje się również dane wspólników, partnerów, komplementariuszy, udziałowców itp.

  2. w Dziale II przede wszystkim o osobach lub organie uprawnionym do reprezentacji podmiotu i sposobie reprezentacji (np.: dane członków zarządu spółki z o.o. ze wskazaniem, że do składania oświadczeń woli w imieniu podmiotu uprawnieni są dwaj członkowie zarządu działający łącznie). Informacje zawarte w tym dziale są o tyle istotne, że umowa zawarta prze osoby działające w imieniu kontrahenta z naruszeniem zasad reprezentacji będzie nieważna.   

  3. w Dziale III wskazuje się m.in. przedmiot działalności gospodarczej, informacje czy podmiot złożył sprawozdanie finansowe

  4. w Dziale IV mogą znaleźć się ważne dla nas informacje. W dziale tym wpisuje się dane dotyczące zaległości podatkowych i względem ZUS. Jednak nie w każdym przypadku powstania zaległości, ZUS czy urząd skarbowy  przekazują informację do KRS. Dotyczy to jedynie należności już egzekwowanych. Ponadto w Dziale IV zamieszcza się oznaczenie wierzyciela podmiotu oraz jego wierzytelność, jeżeli posiada tytuł wykonawczy wystawiony przeciwko podmiotowi i nie został zaspokojony w ciągu 30 dni od daty wezwania do spełnienia świadczenia. Jeżeli przeciwko kontrahentowi prowadzona była egzekucja i została umorzona z powodu braku środków na pokrycie samych tylko kosztów egzekucji, informacja o tym jest również zamieszczana w Dziale IV rejestru.

  5. w Dziale V wpisuje się dane o ustanowieniu kuratora

  6. w Dziale Vi wpisuje się w szczególności informacje na temat postępowania likwidacyjnego, o wszczęciu postępowania naprawczego, o ogłoszeniu upadłości z określeniem sposobu prowadzenia postępowania i jego zmianach, o zakończeniu tych postępowań lub o uchyleniu układu

W tym miejscu wspomnieć jeszcze należy o możliwości przeglądania akt rejestrowych lub ewidencyjnych kontrahenta – przedsiębiorcy. Zarówno akta przedsiębiorcy wpisanego do Krajowego Rejestru Sadowego jak i do ewidencji działalności gospodarczej są jawne i mogą być przez każdego przeglądane. Za udostępnienie akt nie płaci się nic. Jednak pewną niedogodnością może okazać się fakt, iż dokumenty te możemy przeglądać jedynie w siedzibie organu gromadzącego dane akta. Organem tym będzie sąd rejestrowy właściwy dla siedziby przedsiębiorcy wpisanego do KRS lub organ gminy właściwej dla miejsca zamieszkania przedsiębiorcy prowadzącego indywidualną działalność gospodarczą lub wspólnika spółki cywilnej.

Przeglądając akta mamy wgląd do wszystkich dokumentów, które przedsiębiorca składał do KRS-u lub ewidencji działalności gospodarczej. W aktach rejestrowych mogą znajdować się np. sprawozdania finansowe kontrahenta, na podstawie których będziemy mogli poznać w jakiej kondycji finansowej kontrahent znajdował się w poprzednim roku. Jednak nie w każdych aktach rejestrowych przedsiębiorcy wpisanego do KRS będziemy mogli znaleźć sprawozdania finansowe. Dotyczyć to będzie jedynie tych przedsiębiorców, którzy na podstawie przepisów o rachunkowości objęci są obowiązkiem sporządzania sprawozdań finansowych.

 Jak uzyskać informacje z Rejestru Dłużników Niewypłacalnych?

Rejestr Dłużników Niewypłacalnych jest częścią Krajowego Rejestru Sądowego. Wpisuje się do niego przede wszystkim wspólników odpowiadających całym swoim majątkiem za zobowiązania spółki (z wyjątkiem komandytariuszy), a także osoby fizyczne prowadzące działalność gospodarczą, jeżeli ogłoszono upadłość spółki lub osoby fizycznej prowadzącej działalność gospodarczą. Osoby te wpisuje się również do rejestru, jeżeli wniosek o ogłoszenie upadłości spółki lub osoby fizycznej prowadzącej działalność gospodarczą został prawomocnie oddalony z tego powodu, że majątek niewypłacalnego dłużnika nie wystarcza na zaspokojenie kosztów postępowania albo umorzono prowadzoną przeciwko nim egzekucję sądową lub administracyjną z uwagi na fakt, iż z egzekucji nie uzyska się sumy wyższej od kosztów egzekucyjnych. Ponadto do rejestru wpisywane są osoby, które zostały zobowiązane do wyjawienia majątku oraz osoby, które zostały pozbawione prawa prowadzenia działalności gospodarczej na własny rachunek oraz pełnienia funkcji członka rady nadzorczej, reprezentanta lub pełnomocnika w spółce handlowej, przedsiębiorstwie państwowym lub spółdzielni.

Informacje z Rejestru Dłużników Niewypłacalnych udzielają oddziały Centralnej Informacji Krajowego Rejestru Sadowego. Znajdują się one w zasadzie przy każdym sądzie rejonowym, w którym siedzibę ma sąd rejestrowy. Informacje z rejestru udzielane są w dwóch formach: zaświadczeń i odpisów. Zaświadczenia mogą występować również w dwóch formach - określać, że dany podmiot jest wpisany do rejestru, lub że nie jest wpisany do rejestru. Z kolei odpis z Rejestru Dłużników Niewypłacalnych może być pełny lub aktualny. W zależności od tego o co chcemy wnioskować, powinniśmy wypełnić odpowiedni formularz. I tak, powinniśmy wypełnić formularz:

 CI KRS-CDO – jeżeli chcemy uzyskać odpis z Rejestru. Jednak aby uzyskać odpis musimy znać tzw numer pozycji RDN”, czyli numer pod którym podmiot jest wpisany do Rejestru Dłużników Niewypłacalnych.

- CI KRS CDT – jeżeli chcemy uzyskać zaświadczenie, że podmiot jest wpisany do Rejestru Dłużników Niewypłacalnych.

- CI KRS CDN – jeżeli chcemy uzyskać zaświadczenie, że podmiot nie jest wpisany do Rejestru Dłużników Niewypłacalnych.

Aby uzyskać zaświadczenie musimy we wniosku podać numer KRS podmiotu i jego numer REGON kontrahenta.

Do wniosku należy dołączyć dowód wniesienia opłaty.

Opłaty:

Udzielenie informacji z Rejestru Dłużników Niewypłacalnych podlega opłacie, która wynosi:

- 60 zł za odpis pełny,

- 30 zł za odpis aktualny,

- 15 zł za wydanie zaświadczenia.

Środki na opłatę wnosi się na rachunek bankowy:

Ministerstwo Sprawiedliwości
Biuro Finansowo-Administracyjne

Aleje Ujazdowskie 11
00-950 Warszawa
Kredyt Bank S.A. IV O/Warszawa
85 1500 1777 1217 7004 1889 0000

Jakie są jeszcze inne sposoby sprawdzenia wiarygodności kontrahenta?

Wspomnieć należy również o możliwościach, jakie dają na przepisy ordynacji podatkowej. Zgodnie z jej przepisami, jeżeli nasz kontrahent prowadzi działalność gospodarczą, Urząd Skarbowy ma obowiązek wydać na nasze żądanie zaświadczenie o wysokości zaległości podatkowych podatnika lub o nie zaleganiu w podatkach, związanych z działalnością gospodarczą.

Jeżeli przedmiotem umowy jest przedsiębiorstwo, jego zorganizowana część lub składniki majątku związanego z prowadzoną działalnością gospodarczą, których wartość w dniu zbycia wynosi co najmniej 15 000 zł warto jest dowiedzieć się, czy z tymi przedmiotami nie są związane jakieś zaległości podatkowe. Jest to istotne z tego powodu, że nabywca tych przedmiotów odpowiada całym swoim majątkiem solidarnie z podatnikiem - zbywcą za powstałe do dnia nabycia zaległości podatkowe związane z prowadzoną działalnością gospodarczą. Warto więc jest sprawdzić, czy kontrahent nie zalega z płatnościami, aby później nie ścigały nas organy podatkowe. W tym celu warto jest zwrócić się do właściwego urzędu skarbowego o wydanie zaświadczenia. W pewnych bowiem określonych wypadkach posiadanie takiego zaświadczenia ogranicza odpowiedzialność podatkową nabywcy związaną z nabyciem w/w przedmiotów lub dóbr.

Do wydania takiego zaświadczenia potrzebna będzie jednak zgoda naszego kontrahenta. Zgoda taka powinna być wyrażona przez kontrahenta na piśmie, z jego podpisem i pieczęcią używaną dla celów tej działalności. 

Wniosek o wydanie zaświadczenia składa się we właściwym dla kontrahenta organie podatkowym (z reguły będzie to Urząd Skarbowy właściwy ze względu na miejsce zamieszkania lub siedzibę kontrahenta). We wniosku należy wskazać interes prawny wnioskodawcy w uzyskaniu zaświadczenia (może to być np. wola sprawdzenia wiarygodności kontrahenta – podatnika w perspektywie zawarcia poważnej umowy o współpracy handlowej). Zaświadczenie wydaje się w granicach żądania wnioskodawcy i stwierdza ono stan faktyczny lub prawny w chwili jego wydania.

Za wydanie zaświadczenia pobierana jest opłata skarbowa w wysokości:

- 5 zł od podania, wniosku

- 50 gr za każdy załącznik,

- 15 zł za zaświadczenie.

Jeżeli wysokość opłaty skarbowej nie przekracza 100 zł opłatę skarbową można wnieść znakami opłaty skarbowej, gotówką lub bezgotówkowo. Jeżeli należna opłata skarbowa przekracza 100 zł, można ją wnieść tylko w gotówce lub bezgotówkowo.

Przykład:

Osoba A składa wniosek o wydanie zaświadczenia o wysokości zaległości podatkowych kontrahenta. Do wniosku nie dołącza żadnego załącznika. Powinna zatem na wniosku nakleić znaki opłaty skarbowej w wysokości 20 zł (5 zł od wniosku, 15 zł za wydanie zaświadczenia)

Czy są jakieś firmy, które zawodowo zajmują się wywiadem gospodarczym?

 

Tak. Jeżeli chcemy sprawdzić wiarygodność naszego kontrahenta może warto zastanowić się nad skorzystaniem z usług wyspecjalizowanych firm windykacyjnych. Tak zwane wywiadownie gospodarcze zbierają informacje ze źródeł publicznych oraz znanych tylko sobie przez sieć własnych informatorów. Jednak korzystając z usług tego rodzaju firm, warto jest sprawdzić z jaką firma mamy do czynienia. Najlepiej, gdy rekomendacje wywiadowni gospodarczej otrzymamy od współpracujących z nami partnerów, którzy korzystają już z usług tej firmy. Korzystając z tego rodzaju usług powinniśmy liczyć się jednak z dość wysokimi wydatkami.

Warto wspomnieć również o Biurach Informacji Gospodarczej. Zostały one utworzone na podstawie ustawy o udostępnianiu informacji gospodarczych. Biura Informacji Gospodarczej gromadzą informacje o dłużnikach, będących przedsiębiorcami, jeżeli łączna kwota zobowiązań przedsiębiorcy wynosi co najmniej 500 zł (w przypadku konsumenta 200 zł), świadczenie jest wymagalne od co najmniej 60 dni oraz upłynął co najmniej miesiąc od wysłania przez przedsiębiorcę listem poleconym, na adres dłużnika, wezwania do zapłaty zawierającego ostrzeżenie o zamiarze przekazania informacji do biura. Zarówno przekazywanie jak i udostępnianie informacji o dłużnikach może nastąpić dopiero po zawarciu umowy z Biurem Informacji Gospodarczej. Za swoje usługi Biura Informacji Gospodarczych pobierają dość wysokie wynagrodzenie.

Pamiętaj, że:

  • Przeglądając odpis z Krajowego Rejestru Sądowego kontrahenta warto zwrócić szczególną uwagę na wpisy w dziale II, IV i VI rejestru,

  • Jeżeli kontrahent jest spółką z o.o. rozporządzenie prawem lub zaciągnięcie zobowiązania do świadczenia o wartości dwukrotnie przewyższającej wysokość kapitału zakładowego wymaga uchwały wspólników. Jeżeli taki przypadek ma miejsce warto zwrócić uwagę, czy stosowna uchwała została podjęta,

  • Ponieważ od dnia ogłoszenia w Monitorze Sądowym i Gospodarczym nikt nie może zasłaniać się nieznajomością ogłoszonych wpisów, w ewentualny sporze z kontrahentem nie będziemy mogli bronić się np. przed tym, że nie wiedzieliśmy kto był faktycznie umocowany do działania w imieniu kontrahenta,

  • Aby uzyskać zaświadczenie z Urzędu Skarbowego o zaległościach podatkowych kontrahenta musisz mieć jego pisemną zgodę, podpisaną i opatrzoną jego pieczęcią firmową.

Podstawa prawna:

  • Ustawa z dnia 29 sierpnia 1997 r. Ordynacja podatkowa (Dz. U. 1997 r., Nr 137, poz. 926 ze zmianami),

  • Rozporządzenie Ministra Finansów z 24 grudnia 2002 r. w sprawie zaświadczeń wydawanych przez organy podatkowe ( Dz. U. 2002 r., Nr 240, poz. 2067),

  • Ustawa z dnia 20 sierpnia 1997 o Krajowym Rejestrze Sądowym (Dz. U. 2001 r., Nr 17, poz. 209 ze zmianami),

  • Rozporządzenie Ministra Sprawiedliwości z dnia 23 grudnia 2000 r. w sprawie ustroju i organizacji Centralnej Informacji Krajowego Rejestru Sądowego oraz szczegółowych zasad udzielania informacji z Krajowego Rejestru Sądowego (Dz. U. 2000 r., Nr 117, poz. 1238 ze zmianami),

  • Ustawa z dnia 9 września 2000 r. o opłacie skarbowej (Dz. U. 2000 r., Nr 86, poz. 960 ze. zmianami),

  • Ustawa z dnia 19 listopada 1999 r. Prawo działalności gospodarczej (Dz. U. 1999 r., Nr 101, poz. 1178 ze zmianami),

  • Ustawa z dnia 14 lutego 2003 r. o udostępnianiu informacji gospodarczych (Dz. U. 2003 r., Nr 50, poz. 424 ze zmianami).

Potrzebujesz porady prawnej?

Zapytaj prawnika:

Dodaj załącznikDodaj załącznik

Oświadczenia i zgody RODO: