27.1.2019
A.J.
Zespół e-prawnik.pl
Przedsiębiorca może zaliczyć do kosztów uzyskania przychodów wszelkie faktycznie poniesione i właściwie udokumentowane wydatki związane z podróżą służbową, o ile wykaże, że zostały one poniesione w celu osiągnięcia przychodu, zachowania lub zabezpieczenia źródła przychodu i nie zostały wymienione w art. 23 ust. 1 ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych (updof).
O jaką podróż służbową chodzi?
Za podróż służbową osoby prowadzącej działalność gospodarczą (przedsiębiorcy) uznać należy wykonywanie zadania w ramach prowadzonej działalności poza miejscowością, w której znajduje się siedziba przedsiębiorcy lub stałe miejsce wykonywania działalności.
Jakie wydatki stanowią koszty uzyskania przychodów?
Jak wspomniano, przedsiębiorca może zaliczyć do kosztów uzyskania przychodów wszelkie faktycznie poniesione i właściwie udokumentowane wydatki związane z podróżą służbową, o ile wykaże, że zostały one poniesione w celu osiągnięcia przychodu, zachowania lub zabezpieczenia źródła przychodu i nie zostały wymienione w art. 23 ust. 1 updof.
Do wydatków, które mogą zostać zaliczone do kosztów uzyskania przychodów należą poniższe.
Koszty przejazdu
Można uwzględnić koszty uzyskania przychodów w przypadku podróży publicznym środkiem transportu - w wysokości ceny biletu za przejazd określonym środkiem transportu (pociągiem, autobusem, promem, samolotem). Nie ma przy tym ograniczeń co do rodzaju i klasy środka transportu.
Z kolei w przypadku podróży samochodem będącym środkiem trwałym - kosztem będą wszelkie wydatki faktycznie poniesione np. zakup paliwa, opłaty za parking, przejazd drogami płatnymi i autostradami, mycie samochodu, naprawa, holowanie. Podstawą rozliczeń są przy tym np. faktury, rachunki, dowody opłat. Należy pamiętać, że nowe przepisy od 1 stycznia 2019 r. określają zasady rozliczania kosztów używania samochodów osobowych wykorzystywanych w działalności gospodarczej i do innych celów (niezwiązanych z tą działalnością). W tym zakresie w ustawach o podatku dochodowym wprowadzono rozwiązania podobne do funkcjonujących już wczejśniej w podatku od towarów i usług (VAT). Przyjęto, że tzw. użytek mieszany pozwoli na zaliczenie do kosztów uzyskania przychodów 75% wydatków eksploatacyjnych (dotąd było to 100%). Odliczenie 100% wydatków związanych z korzystaniem z samochodu także do celów innych niż działalność gospodarcza możliwe jest zaś tylko przez przedsiębiorców, którzy korzystają z samochodu wyłącznie do celów biznesowych, przy czym konieczne jest prowadzenie ewidencji potwierdzającej wykorzystanie samochodu wyłącznie do celów służbowych (można w tym celu używać ewidencji stosowanej dla celów VAT).
Natomiast dotąd w przypadku podróży środkiem transportu niebędącym środkiem trwałym (czyli samochodem osobowym używanym na podstawie ewidencji przebiegu pojazdu) - przyjmowano, że kosztem będą wydatki, jednak wyłącznie do wysokości wynikającej z kilometrówki (kwoty będącej iloczynem ilości przejechanych kilometrów i obowiązującej stawki za 1 km przebiegu, właściwej dla danego pojazdu). Podatnik obowiązany jest do prowadzenia ewidencji przebiegu pojazdu. W ramach limitu kilometrówki koszty podatkowe stanowią nie tylko wydatki eksploatacyjne, ale także inne koszty związane z używaniem samochodu, np. koszty opłat parkingowych czy przejazdów płatnymi drogami i autostradami, z wyłączeniem czynszu najmu samochodu (tak: interpretacja ogólna MF z dnia 8.11.2013 r.DD2/033/55/MWJ/13/RD-111005). Zmiany od 1 stycznia 2019 r. dotyczą zasad zaliczania w koszty podatkowe wydatków związanych z używaniem dla potrzeb działalności gospodarczej samochodów osobowych, które nie zostały ujęte w ewidencji środków trwałych. Zamiast wykorzystywanej dotychczas ewidencji przebiegu pojazdów, tzw. kilometrówki, przewidziano uproszczony sposób kwalifikowania do kosztów podatkowych wydatków związanych z eksploatacją samochodu osobowego stanowiącego własność przedsiębiorcy. Podatnicy, którzy dla potrzeb działalności gospodarczej będą wykorzystywać samochód stanowiący ich własność, do kosztów uzyskania przychodów będą mogli zaliczyć 20% poniesionych wydatków (80% wydatków wyłączono z kosztów podatkowych). Dla ustalenia limitu wydatków zaliczanych do kosztów podatkowych, podatnicy będą uwzględniać wszystkie wydatki związane z eksploatacją stanowiącego ich własność, prywatnego samochodu osobowego faktycznie wykorzystywanego na potrzeby prowadzonej działalności gospodarczej, tj. niebędącego składnikiem majątku, o którym mowa w art. 14 ust. 2 pkt 1 ustawy o PIT (niewpisanego do ewidencji środków trwałych oraz wartości niematerialnych i prawnych, niebędącego samochodem o wartości do 10 tys. zł, niebędącego samochodem niezaliczonym do środków trwałych z uwagi na przewidywany okres używania równy lub krótszy niż rok).
Na wydatki związane z parkowaniem samochodu, udokumentowane biletem z parkometru, kuponem, biletem jednorazowym, które nie zawierają danych przedsiębiorcy, sporządza się dowód wewnętrzny i dołącza do niego posiadany dokument.
Wydatki poniesione za granicą, na zakup paliwa i olejów mogą być dokumentowane paragonami lub dowodami kasowymi. Na ich odwrocie należy wpisać dane przedsiębiorcy oraz rodzaj zakupionego towaru.
Koszty noclegu
Koszty noclegu w wysokości stwierdzonej fakturą lub rachunkiem (przedsiębiorcy nie obowiązują limity dotyczące pracowników) mogą zostać zaliczone do kosztów uzyskania przychodów.
Koszty dojazdu środkami komunikacji miejscowej
Koszty dojazdu środkami komunikacji miejscowej - w wysokości stwierdzonej biletem za przejazd albo innym dokumentem, z którego będzie wynikała kwota poniesionego wydatku na konkretny środek transportu (przedsiębiorcy nie obowiązują przy tym ryczałty dotyczące pracowników) - mogą zostać zaliczone do kosztów uzyskania przychodów.
Inne wydatki
Mogą zostać zaliczone do kosztów uzyskania przychodów też inne wydatki takie jak np. koszty zakupu biletów na różnego rodzaju targi, wystawy, pokazy, koszty opłaty za bagaż w wysokości stwierdzonej fakturą lub rachunkiem.
Dieta
Poza faktycznie poniesionymi wydatkami, kosztem działalności są również przysługujące przedsiębiorcy (oraz osobie współpracującej), diety do wysokości diet przysługujących pracownikom.
Zatem, wydatki na wyżywienie, mimo posiadania rachunków, nie stanowią kup, z uwagi na to że przedsiębiorcy przysługują diety. Dieta jest przeznaczona na pokrycie zwiększonych kosztów wyżywienia.
Dokumentem będącym podstawą ujęcia w kosztach jest dowód wewnętrzny zwany rozliczeniem podróży służbowej. Oprócz diet przedsiębiorcy nie przysługują żadne ryczałty.
Jak przeliczyć wydatki w walucie obcej?
Jeżeli kwota wynikająca z dokumentu księgowego jest wyrażona tylko w walucie obcej przedsiębiorca obowiązany jest przeliczyć walutę na złote.
Przedsiębiorca przelicza koszty podróży służbowej w następujący sposób:
- w przypadku wydatków faktycznie ponoszonych (np. opłata za przejazd autostradą, nocleg) - wg kursu średniego NBP z dnia poprzedzającego dzień wystawienia faktur (innych dowodów) dokumentujących koszty związane z podróżą,
- w przypadku diety - wg kursu średniego NBP z dnia poprzedzającego dzień wystawienia dowodu wewnętrznego.
Podstawa prawna:
- ustawa z dnia 26 lipca 1991 r. o podatku dochodowym od osób fizycznych
- rozporządzenie Ministra Finansów z dnia 26 sierpnia 2003 r. w sprawie prowadzenia podatkowej księgi przychodów i rozchodów
Na podst. sip.mf.gov.pl
Potrzebujesz porady prawnej?
Krajowe podróże służbowe żołnierzy
Kiedy mamy do czynienia z krajową służbą żołnierza? Krajową podróżą służbową - jest wykonywanie przez żołnierza zadań służbowych poza miejscowością stanowiącą siedzibę jednostki wojskowej lub wydzielonego pododdziału, w której żołnierz pełni służbę wojskową, zwaną dalej (...)
Zagraniczne podróże służbowe żołnierzy
Kiedy mamy do czynienia z zagraniczną podróżą służbową żołnierza? Zagraniczną podróżą służbową żołnierza jest wykonywanie przez żołnierza czynności służbowych poza granicami państwa w terminie i miejscu określonych w poleceniu odbycia zagranicznej podróży służbowej, wydanym (...)
Z dniem 1 stycznia 2007 r. wchodzi w życie rozporządzenie Ministra Pracy i Polityki Społecznej zmieniające rozporządzenie w sprawie wysokości oraz warunków ustalania należności przysługujących pracownikowi zatrudnionemu w państwowej lub samorządowej jednostce sfery budżetowej z tytułu (...)
Przychody pracownika z tytułu podróży służbowych i jazd lokalnych
W niniejszym artykule omówimy konsekwencje podatkowe używania przez pracownika samochodu (w tym również niebędącego własnością pracodawcy) w celu odbycia podróży służbowej. Jak rozliczać należności pracownika z tytułu podróży służbowych? Kwoty otrzymywane przez pracownika (...)
Od części diet w związku z podróżą służbową trzeba zapłacić podatek
Otrzymane od pracodawcy diety przypadające na czas podróży służbowej są zwolnione od podatku dochodowego tylko do pewnej wysokości. Z diet przekraczających wyznaczone przez przepisy limity pracownik musi rozliczyć się z fiskusem. Pracownikowi wyjeżdżającemu w podróż służbową pracodawca (...)
Kiedy zapłacisz podatek od diety?
Otrzymane od pracodawcy diety przypadające na czas podróży służbowej są zwolnione od podatku dochodowego tylko do pewnej wysokości. Z diet przekraczających wyznaczone przez przepisy limity pracownik musi rozliczyć się z fiskusem. Pracownikowi wyjeżdżającemu w podróż służbową pracodawca (...)
Podróże służbowe przedsiębiorcy i pracownika
Podróż służbowa pracownika i przedsiębiorcy wiąże się z określonymi wydatkami. Dzowiedz się, jakie wydatki związane z podróżą musi pokryć pracodawca, a co przysługuje przedsiębiorcy oraz jak rozliczyć koszty podróży służbowych - właściciela firmy lub pracowników. Co (...)
Dieta w związku z podróżą służbową może być opodatkowana
Diety wypłacane w związku z podróżami służbowymi stanowią dla pracownika przychód, którego źródłem jest stosunek pracy. Kwoty te z zasady podlegają zwolnieniu z opodatkowania PIT, ale tylko do pewnej wysokości i przy spełnieniu określonych warunków. W związku z podróżami służbowymi (...)
Delegacja służbowa - od 1 marca nowe stawki diet
Od 1 marca obowiązywać zaczną nowe stawki diet za delegacje krajowe i zagraniczne. Wczoraj minister pracy i polityki społecznej podpisał rozporządzenie w sprawie ich wysokości oraz warunków ustalania należności przysługujących pracownikowi zatrudnionemu w państwowej lub samorządowej jednostce (...)
Konsekwencje wypłaty zaległego wynagrodzenia w drodze ugody sądowej - opinia prawna
Stan faktyczny Proszę o wskazanie konsekwencji podatkowych i ZUS (składki emerytalna rentowa chorobowa FP GŚP) w sytuacji wypłaty kwoty ugody sądowej dla byłego pracownika, który był zatrudniony w naszej firmie do 31.10.2003 r. Pozew pracownika zawierał zasądzenie od naszej firmy kwoty brutto (...)
Czy czas podróży w ramach delegacji wlicza się do czasu pracy? - opinia prawna
Stan faktycznyProwadzę firmę zajmującą się produkcja i importem materiałów budowlanych. Zatrudniam kilkunastu pracowników biurowych, część z nich pracuje jako przedstawiciele handlowi w terenie. Pozostali pracują na stale w biurze. Niektórzy z nich biorą udział w prowadzonych (...)
Duże zmiany w rozliczeniach za podróże służbowe
Przez ostatnie 7 lat Ministerstwo Pracy zdawało się nie zauważać rosnącej inflacji, podwyżek cen i VAT. W efekcie diety za krajowe i zagraniczne wyjazdy służbowe stały się z czasem niewystarczające. Nowe stawki, które właśnie weszły w życie nie wprowadziły jednak oczekiwanej rewolucji. Znowelizowane (...)
Ustawa z dnia 19 listopada 1999 r.Prawo działalności gospodarczej.Ustawa z dnia 2 lipca 2004 r. o swobodzie działalności gospodarczejDefinicja działalności gospodarczejDziałalnością gospodarczą w rozumieniu ustawy jest zarobkowa działalność wytwórcza, handlowa, budowlana, usługowa oraz (...)
Wybierasz się na stypendium zagraniczne? - Dowiedz się, na jakich warunkach możesz jechać.
3 lipstopada br. wchodzi w życie rozporządzenie Ministra Nauki i Szkolnictwa Wyższego z dnia 12 października 2006 r. w setOstatni( '1' ); sprawie setOstatni( '2' ); warunków setOstatni( '3' ); kierowania setOstatni( '4' ); osób za setOstatni( '5' ); granicę w setOstatni( '6' ); celach setOstatni( (...)
Diety za delegacje zagraniczne
Diety dla pracowników zatrudnionych w państwowej lub samorządowej jednostce sfery budżetowej z tytułu podróży służbowej w kraju i zagranicą określa rozporządzenie właściwego ministra. Warunki wypłacania należności za podróż służbową zatrudnionym u innego pracodawcy są zapisane (...)
Wysokość diety za dobę podróży służbowej oraz limitu na nocleg w hotelu od 1 stycznia 2006 r. Państwo Kwota diety i waluta Kwota limitu na nocleg Afganistan 41 USD 100 Albania 36 EUR 90 Algieria 42 EUR 100 Andora jak (...)
Kontrola podatkowa w przedsiębiorstwie
System prawa podatkowego, jakkolwiek często nazbyt skomplikowany i postrzegany jako zbyt opresyjny w stosunku do obywatela, jest konieczny w każdym państwie chcącym służyć społeczeństwu, chociażby w najskromniejszym zakresie. I chociaż rozumie to prawie każdy podatnik, za tą (...)
Korzystasz z biur podróży? Oto twoje prawa
Tym, którzy planują zimowy wypoczynek UOKiK, ULC i UTK razem przypominają o prawach konsumentów i o tym jak ich dochodzić. W przypadku opóźnienia rozpoczęcia lub wcześniejszego zakończenia wycieczki klient touroperatora ma prawo złożyć reklamację i żądać obniżenia ceny. Reklamacji (...)
Kierowca zawodowy nie jest w podróży służbowej
Powód był zatrudniony na stanowisku kierowcy. Wykonywał przewozy w transporcie międzynarodowym. W umowach o pracę ustalono, że miejscem wykonywania pracy są "kraje Unii Europejskiej" i że czas pracy jest "zadaniowy zgodny z uwzględnieniem norm o czasie pracy kierowców". (...)
Nowe rozporządzenie w sprawie ogólnych zezwoleń dewizowych
Minister Finansów wydał nowe rozporządzenie w sprawie ogólnych zezwoleń dewizowych. Wejdzie ono w życie 3 października 2007 r. Konieczność wydania nowego rozporządzenia wiąże się z ostatnią nowelizacją Prawa dewizowego, którą omówiono w opracowaniu: Liberalizacja obrotu (...)
