Czy istnieje możliwość zwolnienia z opodatkowania, na podstawie art. 21 ust. 1 pkt 16 ustawy o podatku (...)

Na podstawie art. 14b § 1 i § 6 ustawy z dnia 29 sierpnia 1997r. Ordynacja podatkowa (t. j. Dz. U. z 2005r. Nr 8, poz. 60 ze zm.) oraz § 5 rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 20 czerwca 2007r. w sprawie upoważnienia do wydawania interpretacji przepisów prawa podatkowego (Dz. U. Nr 112, poz. 770 ze zm.) Dyrektor Izby Skarbowej w Katowicach działając w imieniu Ministra Finansów stwierdza, że stanowisko wnioskodawcy przedstawione we wniosku z dnia 25 czerwca 2010r. (data wpływu do tut. Biura ? 30 czerwca 2010r.) o udzielenie pisemnej interpretacji przepisów prawa podatkowego dotyczącej podatku dochodowego od osób fizycznych w zakresie sposobu udokumentowania kosztów związanych z odbyciem delegacji służbowej przez pracownika - jest prawidłowe.

UZASADNIENIE

W dniu 30 czerwca 2010r. wpłynął do tut. Biura ww. wniosek o udzielenie pisemnej interpretacji przepisów prawa podatkowego w indywidualnej sprawie dotyczącej podatku dochodowego od osób fizycznych m.in. w zakresie sposobu udokumentowania kosztów związanych z odbyciem delegacji służbowej przez pracownika.

W przedmiotowym wniosku został przedstawiony następujący stan faktyczny oraz zdarzenie przyszłe:

Biuro - wnioskodawca jest miejską instytucją kultury posiadającą osobowość prawną, wpisaną do rejestru instytucji kultury prowadzonego przez Gminę Miejską A. Nadzór nad działalnością Biura sprawuje Prezydent Miasta A. Siedzibą Biura jest Miasto A. Biuro prowadzi działalność w kraju i za granicą. Zgodnie z § 3 statutu (stanowiącego załącznik do Uchwały Rady Miasta A. z dnia 27 sierpnia 2008r.) Biuro prowadzi działalność zgodną z polityką Gminy Miejskiej A. w zakresie tworzenia, upowszechniania i ochrony kultury, dziedzictwa i dorobku kulturalnego Miasta. Dodatkowo, zgodnie ze statutem, Biuro prowadzi działalność związaną z promocją wizerunkową Gminy Miejskiej A., w szczególności poprzez promocje dziedzictwa i dorobku kulturalnego Miasta.

Biuro, w związku ze swą specyfiką działalności, często wysyła pracowników na delegacje służbowe krajowe i zagraniczne, które rozliczane są zgodnie z rozporządzeniem Ministra Pracy i Polityki Społecznej z dnia 19 grudnia 2002r. w sprawie wysokości oraz warunków ustalania należności przysługujących pracownikowi zatrudnionemu w państwowej lub samorządowej jednostce sfery budżetowej z tytułu podróży służbowej na obszarze kraju (Dz. U. z dnia 30 grudnia 2002r.) oraz rozporządzeniem Ministra Pacy i Polityki Społecznej z dnia 19 grudnia 2002r. w sprawie wysokości oraz warunków ustalania należności przysługujących pracownikowi zatrudnionemu w państwowej lub samorządowej jednostce sfery budżetowej z tytułu podróży służbowej poza granicami kraju (Dz. U. z dnia 30 grudnia 2002r.).

Pracownik w celu rozliczenia delegacji dostarcza dokumenty księgowe: faktury, bilety, oraz paragony. Zgodnie z § 8a pkt 3 rozporządzenia pracownik powinien załączyć dokumenty (rachunki) potwierdzające poszczególne wydatki (taxi, hotel - na które otrzymał zgodę Dyrektora jednostki); nie dotyczy to diet oraz wydatków obiętych ryczałtami. Jeżeli uzyskanie dokumentu (rachunku) nie było możliwe, pracownik składa pisemne oświadczenie o dokonanym wydatku i przyczynach braku jego udokumentowania. Zdarza się, że delegowany pracownik przedkłada jedynie paragon poświadczający przejazd. Uzupełnia go jednak o dane niezbędne do uznania go za dokument księgowy zgodnie z art. 21 ust. 1 ustawy o rachunkowości i składa wyjaśnienie, iż uzyskanie faktury bądź rachunku nie było możliwe.

Tak udokumentowane koszty są przedkładane wraz z delegacją i zwracane pracownikowi. Wnioskodawca powołuje się na treść art. 21 ust. 1 pkt 16 ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych, który stanowi, że wolne od podatku dochodowego są diety i inne należności za czas podróży służbowej pracownika - do wysokości określonej w odrębnych ustawach lub przepisach wydanych przez ministra właściwego do spraw pracy w sprawie wysokości oraz warunków ustalania należności przysługujących pracownikowi zatrudnionemu w państwowej lub samorządaowej jednostce sfery budżetowej z tytułu podróży służbowej na obszarze kraju oraz poza granicami kraju, z zastrzeżeniem ust. 13. Zdaniem wnioskodawcy, cały koszt delegacji zwolniony będzie z podatku dochodowego od osób fizycznych oraz zaliczony w koszty podstawowe prowadzonej działalności. Delegując pracowników poza granice kraju Biuro zakupuje delegowanemu pracownikowi bilety lotnicze oraz ubezpieczenie od następstw nieszczęśliwych wypadków. Za te usługi otrzymuje fakturę zbiorczą. Faktury nie są dołączane do druków rozliczenia delegacji służbowej. Są zaliczane bezpośrednio w koszty działalności podstawowej, jako koszty delegacji zagranicznych. Nie stanowią one ? w ocenie wnioskodawcy - podstawy do opodatkowania podatkiem dochodowym od osób fizycznych, gdyż są w ścisłym związku z delegacjami służbowymi zwolnionymi z opodatkowania na mocy art. 21 ust. 1 pkt 16 ww. ustawy.

W związku z powyższym zadano następujące pytania:

1. Czy w opisanym powyżej stanie faktycznym, prawidłowe jest uznanie paragonu za dokument poświadczający poszczególne wydatki zgodnie z § 8a ust. 1 pkt 3 rozporządzenia Ministra Pracy i Polityki Społecznej z dnia 19 grudnia 2002r. w sprawie wysokości oraz warunków ustalania należności przysługujących pracownikowi zatrudnionemu w państwowej lub samorządowej jednostce sfery budżetowej z tytułu podróży służbowej na obszarze kraju...
2. Czy prawidłowe jest zwolnienie z opodatkowania poniesionych kosztów podróży służbowej poświadczonymi paragonami fiskalnymi na podstawie art. 21. ust. 1 pkt 16 ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych...
3. Czy prawidłowe jest zwolnienie z opodatkowania na podstawie art. 21 ust. 1 pkt 16 ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych wydatków na zakup biletów lotniczych oraz ubezpieczenia od następstw nieszczęśliwych wypadków dla delegowanych osób, zaliczanych bezpośrednio w koszty, nie dołączonych jako załączniki do rozliczenia kosztów delegacji...
   
   

Zdaniem wnioskodawcy art. 21 ust. 1 pkt 16 ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych dotyczy m.in. wydatków poniesionych przez pracownika w trakcie podróży służbowej związanych z wykonaniom jego zadań służbowych, do których to wydatków można zaliczyć: np. opłaty za przejazd taxi, bilety, opłaty parkingowe. Ustawodawca zaznacza, iż wydatki powinny być prawidłowo udokumentowane i związane z odbytą podróżą służbową, zgodnie z rozporządzeniem Ministra Pracy i Polityki Społecznej z dnia 19 grudnia 2002r.

W ocenie wnioskodawcy zwrot kosztów potwierdzonych paragonem fiskalnym za przejazd taxi, uzupełnionym o dane, o których mowa w art. 21 ust. 1 ustawy o rachunkowości, wraz z oświadczeniem pracownika, iż uzyskanie faktury nie było możliwe, jest prawidłowym udokumentowaniem poniesionych kosztów zgodnie z § 8a ust. 1 pkt 3 rozporządzenia Ministra Pracy i Polityki Społecznej z dnia 19 grudnia 2002r. w sprawie wysokości oraz warunków ustalania należności przysługujących pracownikowi zatrudnionemu w państwowej lub samorządowej jednostce sfery budżetowej z tytułu podróży służbowej na obszarze kraju (Dz. U. z dnia 30 grudnia 2002r.).

Zgodnie z § 2 rozporządzenia Ministra Pracy i Polityki Społecznej z dnia 19 grudnia 2002r. w sprawie wysokości oraz warunków ustalania należności przysługujących pracownikowi zatrudnionemu w państwowej lub samorządowej jednostce sfery budżetowej z tytułu podróży służbowej poza granicami kraju (Dz. U. z dnia 30 grudnia 2002r.), z tytułu podróży odbywanej w terminie i w państwie określonym przez pracodawcę, pracownikowi przysługują:

1. diety,
2. zwrot kosztów:
   1. przejazdów i dojazdów,
   2. noclegów,
   3. innych wydatków określonych przez pracodawcy odpowiednio do uzasadnionych potrzeb.
   
   

Zdaniem wnioskodawcy, zakup biletów lotniczych oraz ubezpieczenie od następstw nieszczęsliwych wypadków ma bezpośredni związek z delegacją służbową i stanowi dochód zwolniony na podstawie art. 21 ust. 1 pkt 16 ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych.

W świetle obowiązującego stanu prawnego stanowisko wnioskodawcy w sprawie oceny prawnej przedstawionego stanu faktycznego oraz zdarzenia przyszłego uznaje się za prawidłowe.

Na wstępie zaznacza się, że niniejsza interpretacja stanowi ocenę stanowiska wnioskodawcy w zakresie pytań 1-2. Natomiast w zakresie pytania 3 wydano odrębne rozstrzygnięcie.

Zgodnie z art. 9 ust. 1 ustawy z dnia 26 lipca 1991r. o podatku dochodowym od osób fizycznych (t. j. Dz. U. z 2010r. Nr 51, poz. 307 ze zm.) opodatkowaniu podatkiem dochodowym podlegają wszelkiego rodzaju dochody, z wyjątkiem dochodów wymienionych w art. 21, 52, 52a i 52c oraz dochodów, od których na podstawie przepisów Ordynacji podatkowej zaniechano poboru podatku.

Stosownie do treści art. 11 ust. 1 ww. ustawy, przychodami, z zastrzeżeniem w przepisie wskazanym są otrzymane lub postawione do dyspozycji podatnika w roku kalendarzowym pieniądze i wartości pieniężne oraz wartość otrzymanych świadczeń w naturze i innych nieodpłatnych świadczeń.

Przepis art. 12 ust. 1 cyt. ustawy stanowi iż, za przychody ze stosunku służbowego, stosunku pracy, pracy nakładczej oraz spółdzielczego stosunku pracy uważa się wszelkiego rodzaju wypłaty pieniężne oraz wartość pieniężną świadczeń w naturze bądź ich ekwiwalenty, bez względu na źródło finansowania tych wypłat i świadczeń, a w szczególności: wynagrodzenia zasadnicze, wynagrodzenia za godziny nadliczbowe, różnego rodzaju dodatki, nagrody, ekwiwalenty za niewykorzystany urlop i wszelkie inne kwoty niezależnie od tego, czy ich wysokość została z góry ustalona, a ponadto świadczenia pieniężne ponoszone za pracownika, jak również wartość innych nieodpłatnych świadczeń lub świadczeń częściowo odpłatnych.

W myśl art. 21 ust. 1 pkt 16 lit. a) ww. ustawy wolne od podatku dochodowego są diety i inne należności za czas podróży służbowej pracownika - do wysokości określonej w odrębnych ustawach lub w przepisach wydanych przez ministra właściwego do spraw pracy w sprawie wysokości oraz warunków ustalania należności przysługujących pracownikowi zatrudnionemu w państwowej lub samorządowej jednostce sfery budżetowej, z tytułu podróży służbowej na obszarze kraju oraz poza granicami kraju, z zastrzeżeniem ust. 13.

Odrębnymi przepisami, o których mowa powyżej są przepisy:

• rozporządzenia Ministra Pracy i Polityki Społecznej z dnia 19 grudnia 2002r. w sprawie wysokości oraz warunków ustalania należności przysługujących pracownikowi zatrudnionemu w państwowej lub samorządowej jednostce sfery budżetowej z tytułu podróży służbowej na obszarze kraju (Dz. U. Nr 236, poz. 1990 ze zm.),
• rozporządzenia Ministra Pracy i Polityki Społecznej z dnia 19 grudnia 2002r. w sprawie wysokości oraz warunków ustalania należności przysługujących pracownikowi zatrudnionemu w państwowej lub samorządowej jednostce sfery budżetowej z tytułu podróży służbowej poza granicami kraju (Dz. U. Nr 236, poz. 1991 ze zm.).
  
  

W świetle przytoczonych przepisów, przysługujące pracownikowi z tytułu odbytej podróży służbowej, w terminie i w państwie określonym przez pracodawcę, należności takie jak koszty za przejazdy, dojazdy, noclegi, a także inne wydatki określone przez pracodawcę odpowiednio do uzasadnionych potrzeb podlegają zwolnieniu od podatku dochodowego na podstawie ww. art. 21 ust. 1 pkt 16 lit. a) ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych.

Warunkiem niezbędnym dla skorzystania ze zwolnienia określonego w art. 21 ust. 1 pkt 16 lit. a) ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych jest odbycie przez pracownika podróży służbowej.

Przepisy prawa podatkowego nie zawierają definicji podróży służbowej. Dlatego w tej kwestii należy posłużyć się definicją zawartą w ustawie z dnia 26 czerwca 1974r. Kodeks pracy (t. j. Dz. U. z 1998r. Nr 21, poz. 94 ze zm.).

Zgodnie z art. 775 § 1 ustawy Kodeks pracy pracownikowi wykonującemu na polecenie pracodawcy zadanie służbowe poza miejscowością, w której znajduje się siedziba pracodawcy, lub poza stałym miejscem pracy przysługują należności na pokrycie kosztów związanych z podróżą służbową.

Zatem podróżą służbową jest każdy wyjazd pracownika na polecenie pracodawcy poza miejscowość, w której znajduje się siedziba pracodawcy lub poza miejscem pracy ? w celu wykonania zadania służbowego.

Należy zauważyć, że zwolnienie z podatku dochodowego na mocy art. 21 ust. 1 pkt 16 lit. a) ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych diet i innych należności za czas podróży służbowej pracownika uzależnione jest od określenia w umowie o pracę miejsca wykonywania pracy.

W tym punkcie należy jednakże podkreślić, że pojęcie ?podróż służbowa pracownika? zdefiniowane w art. 775 § 1 Kodeksu pracy, oraz regulacje dotyczące wysokości i warunków ustalania należności przysługujących pracownikom za czas podróży służbowej należą do zakresu prawa pracy, a w konsekwencji rozstrzygnięcie kwestii dotyczącej obowiązku, czy zasadności wypłacania diet i innych należności za czas podróży służbowej nie leży w kompetencji organów podatkowych.

Zgodnie z § 3 rozporządzenia Ministra Pracy i Polityki Społecznej w sprawie wysokości oraz warunków ustalania należności przysługujących pracownikom zatrudnionym w państwowej lub samorządowej jednostce sfery budżetowej, z tytułu podróży służbowej na obszarze kraju - z tytułu podróży odbywanej w terminie i miejscu określonym przez pracodawcę pracownikowi przysługują diety oraz zwrot kosztów:

1. przejazdów,
2. noclegów,
3. dojazdów środkami komunikacji miejscowej,
4. innych udokumentowanych wydatków, określonych przez pracodawcę odpowiednio do uzasadnionych potrzeb.
   
   

Zgodnie z § 2 rozporządzenia Ministra Pracy i Polityki Społecznej w sprawie wysokości oraz warunków ustalania należności przysługujących pracownikom zatrudnionym w państwowej lub samorządowej jednostce sfery budżetowej, z tytułu podróży służbowej poza granicami kraju - z tytułu podróży odbywanej w terminie i miejscu określonym przez pracodawcę pracownikowi przysługują diety oraz zwrot kosztów:

1. przejazdów i dojazdów,
2. noclegów,
3. innych wydatków, określonych przez pracodawcę odpowiednio do uzasadnionych potrzeb.
   
   

W myśl § 7 ust. 1 i 2 ww. rozporządzenia w sprawie wysokości oraz warunków ustalania należności przysługujących pracownikowi zatrudnionemu w państwowej lub samorządowej jednostce sfery budżetowej z tytułu podróży służbowej na obszarze kraju, za nocleg w hotelu lub innym obiekcie świadczącym usługi hotelarskie pracownikowi przysługuje zwrot kosztów w wysokości stwierdzonej rachunkiem. Pracownikowi, któremu nie zapewniono bezpłatnego noclegu i który nie przedłożył rachunku, o którym mowa w ust. 1, przysługuje ryczałt za każdy nocleg w wysokości 150% diety.

Stosownie natomiast do treści § 5 ust. 1 i 2 ww. rozporządzenia środek transportu właściwy do odbycia podróży określa pracodawca. Zwrot kosztów przejazdu obejmuje cenę biletu określonego środka transportu, z uwzględnieniem przysługującej pracownikowi ulgi na dany środek transportu, bez względu na to, z jakiego tytułu ulga ta przysługuje.

Z kolei w myśl § 8 ust. 1 i 2 powyższego rozporządzenia Ministra Pracy i Polityki Społecznej z dnia 19 grudnia 2002r. w sprawie wysokości oraz warunków ustalania należności przysługujących pracownikowi zatrudnionemu w państwowej lub samorządowej jednostce sfery budżetowej z tytułu podróży służbowej poza granicami kraju, środek transportu właściwy do odbycia podróży określa pracodawca. Zwrot kosztów przejazdu obejmuje cenę biletu określonego środka transportu, wraz z opłatami dodatkowymi, z uwzględnieniem przysługującej pracownikowi ulgi, bez względu na to, z jakiego tytułu ulga na dany środek transportu przysługuje.

Na postawie § 9 ust. 1 i 2 ww. rozporządzenia w sprawie wysokości oraz warunków ustalania należności przysługujących pracownikowi zatrudnionemu w państwowej lub samorządowej jednostce sfery budżetowej z tytułu podróży służbowej poza granicami kraju, za nocleg przysługuje pracownikowi zwrot kosztów w wysokości stwierdzonej rachunkiem hotelowym, w granicach ustalonego na ten cel limitu określonego w załączniku do rozporządzenia. W razie nieprzedłożenia rachunku za nocleg, pracownikowi przysługuje ryczałt w wysokości 25% limitu, o którym mowa w ust. 1. Ryczałt ten nie przysługuje za czas przejazdu.

Na podstawie § 8a ust. 3 rozporządzenia w sprawie wysokości oraz warunków ustalania należności przysługujących pracownikowi zatrudnionemu w państwowej lub samorządowej jednostce sfery budżetowej z tytułu podróży służbowej na obszarze kraju, do rozliczenia kosztów podróży pracownik załącza dokumenty (rachunki) potwierdzające poszczególne wydatki; nie dotyczy to diet oraz wydatków objętych ryczałtami. Jeżeli uzyskanie dokumentu (rachunku) nie było możliwe, pracownik składa pisemne oświadczenie o dokonanym wydatku i przyczynach braku jego udokumentowania.

Jednocześnie na podstawie § 13 ust. 4 rozporządzenia w sprawie wysokości oraz warunków ustalania należności przysługujących pracownikowi zatrudnionemu w państwowej lub samorządowej jednostce sfery budżetowej z tytułu podróży służbowej poza granicami kraju, do rozliczenia kosztów podróży pracownik załącza dokumenty (rachunki) potwierdzające poszczególne wydatki; nie dotyczy to diet oraz wydatków objętych ryczałtami. Jeżeli uzyskanie dokumentu (rachunku) nie było możliwe, pracownik składa pisemne oświadczenie o dokonanym wydatku i przyczynach braku jego udokumentowania.

Z opisanego we wniosku stanu faktycznego oraz zdarzenia przyszłego wynika, iż Biuro w związku ze swą specyfiką działalności często wysyła pracowników na delegacje służbowe krajowe i zagraniczne, które rozliczane są zgodnie z rozporządzeniem Ministra Pacy i Polityki Społecznej z dnia 19 grudnia 2002r. w sprawie wysokości oraz warunków ustalania należności przysługujących pracownikowi zatrudnionemu w państwowej lub samorządowej jednostce sfery budżetowej z tytułu podróży służbowej na obszarze kraju oraz rozporządzeniem Ministra Pacy i Polityki Społecznej z dnia 19 grudnia 2002r. w sprawie wysokości oraz warunków ustalania należności przysługujących pracownikowi zatrudnionemu w państwowej lub samorządowej jednostce sfery budżetowej z tytułu podróży służbowej poza granicami kraju. Pracownik w celu rozliczenia delegacji dostarcza dokumenty księgowe: faktury, bilety, oraz paragony. Jeżeli uzyskanie dokumentu (rachunku) nie było możliwe, pracownik składa pisemne oświadczenie o dokonanym wydatku i przyczynach braku jego udokumentowania. Zdarza się, że delegowany pracownik przedkłada jedynie paragon poświadczający przejazd. W tym przypadku pracownik również składa oświadczenie, iż uzyskanie faktury bądź rachunku nie było możliwe. Tak udokumentowane koszty są przedkładane wraz z delegacją i zwracane pracownikowi.

Zatem w myśl cytowanych przepisów, jeżeli w opisanym stanie faktycznym i zdarzeniu przyszłym mamy obecnie do czynienia (będziemy mieli do czynienia w przyszłości) z podróżą służbową, to kwoty zwróconych pracownikowi wydatków związanych z podróżą służbową podlegać będą zwolnieniu na mocy art. 21 ust. 1 pkt 16 lit. a) ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych zarówno w sytuacji, gdy do rozliczenia kosztów podróży pracownik dołączy stosowne dokumenty (rachunki, faktury) potwierdzające poszczególne wydatki, jak i w sytuacji, gdy pracownik złoży pisemne oświadczenie o dokonanym wydatku i przyczynach braku jego udokumentowania, dołączając np. tylko paragon fiskalny.

Jednakże należy zauważyć, iż w przypadku przedłożenia przez pracownika paragonu wraz z pisemnym oświadczeniem o dokonanym wydatku i przyczynach braku jego udokumentowania za pomocą rachunku bądź faktury, dokumentem niezbędnym do zastosowania przedmiotowego zwolnienia jest pisemne oświadczenie pracownika a nie tylko paragon.

Wobec powyższego stanowisko wnioskodawcy należało uznać za prawidłowe.

Interpretacja dotyczy zaistniałego stanu faktycznego oraz zdarzenia przyszłego przedstawionego przez wnioskodawcę i stanu prawnego obowiązującego w dacie zaistnienia zdarzenia w przedstawionym stanie faktycznym, a w przypadku zdarzenia przyszłego ? stanu prawnego obowiązującego w dniu wydania interpretacji.

Stronie przysługuje prawo do wniesienia skargi na niniejszą interpretację przepisów prawa podatkowego z powodu jej niezgodności z prawem. Skargę wnosi się do Wojewódzkiego Sądu Administracyjnego w Krakowie ul. Rakowicka 10, 31-511 Kraków, po uprzednim wezwaniu na piśmie organu, który wydał interpretację w terminie 14 dni od dnia, w którym skarżący dowiedział się lub mógł się dowiedzieć o jej wydaniu ? do usunięcia naruszenia prawa (art. 52 § 3 ustawy z dnia 30 sierpnia 2002r. Prawo o postępowaniu przed sądami administracyjnymi ? Dz. U. Nr 153, poz. 1270 ze zm.). Skargę do WSA wnosi się w dwóch egzemplarzach ? art. 47 ww. ustawy) w terminie trzydziestu dni od dnia doręczenia odpowiedzi organu na wezwanie do usunięcia naruszenia prawa, a jeżeli organ nie udzielił odpowiedzi na wezwanie, w terminie sześćdziesięciu dni od dnia wniesienia tego wezwania (art. 53 § 2 ww. ustawy).

Skargę wnosi się za pośrednictwem organu, którego działanie lub bezczynność są przedmiotem skargi (art. 54 § 1 ww. ustawy) na adres: Izba Skarbowa w Katowicach Biuro Krajowej Informacji Podatkowej w Bielsku-Białej, ul. Traugutta 2a, 43-300 Bielsko-Biała.