Rada nadzorcza w spółce akcyjnej

28.6.2011

Kiedy powołuje się radę nadzorczą?

W przypadku spółki akcyjnej powołanie rady nadzorczej jest zawsze obligatoryjne. Co więcej, spółka taka nie może zostać zarejestrowana bez powołanego organu kontrolnego. Rada musi istnieć także przez cały okres istnienia spółki. Jeżeli spółka dłużej niż trzy miesiące pozbawiona jest rady nadzorczej, członkowie zarządu ponoszą odpowiedzialność karną, przewidzianą w Kodeksie spółek handlowych.

Skład rady

Statut musi określać liczbą członków rady albo przynajmniej minimalną lub maksymalną liczbę członków rady nadzorczej oraz podmiot uprawniony do ustalania jej składu. Konkretne imiona i nazwiska członków rady należy przedstawić w zgłoszeniu spółki do sądu rejestrowego. Kodeks spółek handlowych wymaga, by radę tworzyło minimum trzech członków, a w spółkach publicznych co najmniej 5 członków, jednak pamiętać należy, iż dla poszczególnych rodzajów spółek akcyjnych przepisy szczegółowe przewidują wyższe wymagania liczbowe.

Wymagania, jakie musi spełnić członek rady nadzorczej

Członkiem rady może być wyłącznie osoba fizyczna, posiadająca pełną zdolność do czynności prawnych, nie skazana prawomocnym wyrokiem sądu za przestępstwa przeciwko ochronie informacji, wiarygodności dokumentów, mieniu, obrotowi gospodarczemu, obrotowi pieniędzmi i papierami wartościowymi oraz za przestępstwa określone w Kodeksie spółek handlowych (związane z działaniem na szkodę spółki przez jej założycieli lub członków organów, ogłaszaniem nieprawdziwych danych, umożliwianiem bezprawnego głosowania na walnym zgromadzeniu lub nieuprawnionym głosowaniem). Zakaz ten obowiązuje przez 5 lat od uprawomocnienia się wyroku, minimum 3 lata od odbycia kary, jednak w terminie pierwszych 3 miesięcy (jeżeli przestępstwo nie było popełnione umyślnie) można wnioskować do sądu o jego skrócenie lub zniesienie.

Nie może wejść w skład rady nadzorczej członek zarządu, prokurent, likwidator, kierownik oddziału albo zakładu spółki, osoba zatrudniona w spółce, główny księgowy, radca prawny, adwokat ani generalnie żadna osoba podlegająca bezpośrednio członkom zarządu albo likwidatorom.

Jest to wynikiem funkcji, jaką pełni w spółce rada- jako organ nadzorczy nie może ona jednocześnie uczestniczyć w kontrolowanych później przez siebie działaniach. Wyłączenie to dotyczy również z analogicznych powodów członków zarządu i likwidatorów spółki lub spółdzielni zależnej od danej spółki akcyjnej.

Kodeks spółek handlowych nie stawia żadnych wymagań co do merytorycznych kwalifikacji członków rady, mogą one być jednak przewidziane w przepisach szczególnych, dotyczących określonego rodzaju spółek. Ponadto czynności wykonywane przez radę, jak np. badanie sprawozdania finansowego czy jej obowiązki nadzorcze wymagają w praktyce odpowiedniego doświadczenia i umiejętności.

Powoływanie i odwoływanie rady nadzorczej

Członków rady nadzorczej powołuje i odwołuje walne zgromadzenie akcjonariuszy, choć statut może regulować tę kwestię inaczej. Może np. przewidywać wybór rady przez organy administracji państwowej czy samorządowej, czy jakiekolwiek inne podmioty (choćby inne spółki). Wykluczone jest jedynie ustalenie przez statut zasad wyłaniania rady, które byłyby sprzeczne z prawem czy istotą tego organu, np. powoływanie rady przez zarząd.

Bez względu na postanowienia statutu, Kodeks spółek handlowych przewiduje zawsze możliwość powoływania członków rady nadzorczej „grupami". Polega to na tym, iż na wniosek akcjonariuszy, reprezentujących przynajmniej jedną piątą kapitału zakładowego przeprowadzany jest na najbliższym walnym zgromadzeniu wybór przez grupy akcjonariuszy, wybierające do rady swoich „reprezentantów". Wniosek ten należy zgłosić na tyle wcześnie, by wybór mógł się odbyć na najbliższym walnym zgromadzeniu, czyli najpóźniej do ogłoszenia jego porządku obrad. Wniosek ten nie może zostać odrzucony. Grupy dokonujące wyboru tworzone są z akcjonariuszy reprezentujących część akcji, która przypada z podziału ogólnej liczby akcji reprezentowanych na zgromadzeniu przez liczbę członków rady. Tak utworzona grupa wybiera jedną osobę do składu rady, nie uczestnicząc w wyborze pozostałych. Każdej akcji (z wyjątkiem tzw.

"akcji niemych", pozbawionych prawa głosu, za to uprzywilejowanych co do dywidendy) przysługuje w przypadku tego głosowania jeden głos (bez względu na uprzywilejowania lub ograniczenia praw ucieleśnionych w akcji). Jeżeli jakiś mandat pozostał nieobsadzony, akcjonariusze, którzy dotychczas nie oddali głosu podejmują uchwałę, wybierając pozostałych członków rady. Jeżeli choć jeden członek rady nadzorczej został w tym trybie wybrany, wygasają przedterminowo mandaty wszystkich dotychczasowych jej członków (dlatego też porządek obrad powinien przewidywać równocześnie, poza głosowaniem grupami, także odwołanie dotychczasowej rady). Poza wymienionymi trybami ustawy szczegółowe przewidują często dla określonych w nich podmiotów uprawnienie do powoływania w skład rady wybranych przez nie osób, wtedy sposób powołania przewidziany w statucie lub głosowanie oddzielnymi grupami dotyczy jedynie pozostałych członków. Ponadto, tak uzyskany mandat nie wygasa przedterminowo w przypadku, gdy nowi członkowie wybierani są oddzielnymi grupami.

Kadencja

Kadencja członka rady nadzorczej trwa maksymalnie 5 lat. Ponowne powoływanie na kolejne kadencje (również nie dłuższe niż pięcioletnie) jest możliwe, nie może jednak nastąpić wcześniej niż na rok przed upływem bieżącej kadencji. Możliwe jest także, jeżeli przewiduje to statut częściowe odnawianie składu rady, na przykład w drodze losowania czy na podstawie starszeństwa wyboru. Można także powołać wszystkich członków na wspólną kadencję, choć zasadą jest powoływanie na odrębne kadencje. Mandaty wygasają także wskutek śmierci, rezygnacji oraz odwołania. Członek rady może być w każdym czasie odwołany, choć statut może przewidywać tu ograniczenia, poprzez wymaganie zaistnienia „ważnych powodów". Odwołanemu członkowi rady nadzorczej przysługują roszczenia, wynikające z łączącego go ze spółką stosunku, np. stosunku pracy.

Wynagrodzenie członka rady określa statut albo uchwała walnego zgromadzenia akcjonariuszy. Możliwe jest nieodpłatne sprawowanie tej funkcji. Niezależnie od wynagrodzenia przysługuje członkom rady nadzorczej zwrot kosztów, związanych z udziałem w pracach rady (są to np. koszty dojazdu na posiedzenia, połączeń telefonicznych itp.), chyba że statut lub uchwała, regulujące te kwestie wyraźnie zaliczyły je do wynagrodzenia.

Kompetencje członków rady nadzorczej

Rada jest organem kontrolnym (co oznacza, iż może w związku z przedmiotem kontroli zasięgać informacji i żądać wyjaśnień ) i nadzorczym (może na podstawie wniosków z przeprowadzonej kontroli udzielać wskazówek i zaleceń). Jej nadzór obejmuje całą działalność spółki, nie tylko sprawy merytoryczne, ale także proceduralne- prawidłowość zwoływania i przeprowadzania walnych zgromadzeń, protokołowania posiedzeń zarządu itp.

Podstawowym zadaniem rady nadzorczej jest ocena sprawozdania zarządu z działalności spółki oraz sprawozdania finansowego za ubiegły rok obrotowy. Ocena ta dokonywana jest pod względem formalnym (zgodności z księgami i dokumentami spółki), ale także pod względem zgodności ze stanem faktycznym (trafności, celowości podejmowanych decyzji). Ponadto rada ocenia wnioski zarządu dotyczące podziału zysku albo pokrycia straty w danym roku obrotowym. Z wyników tych ocen rada składa corocznie pisemne sprawozdanie walnemu zgromadzeniu akcjonariuszy. Odpisy sprawozdań zarządu i ich ocen dokonanych przez radę mogą zostać akcjonariuszowi wydane na jego żądanie, zgłoszone najpóźniej na 15 dni przed terminem walnego zgromadzenia.

W celu wykonania obowiązków kontrolnych rada może badać wszelkie dokumenty spółki, żądać od członków zarządu i pracowników spółki sprawozdań i wyjaśnień oraz dokonywać rewizji stanu majątku spółki.

Jeżeli statut nie przewiduje nic innego rada nadzorcza powołuje i odwołuje zarząd spółki. Jeżeli przewiduje to statut rada może także uchwalać lub zatwierdzać regulamin zarządu. Także rada ustala wynagrodzenie członków zarządu, zatrudnionych w spółce na podstawie umowy (umowy o pracę lub jakiejkolwiek innej, np. zlecenia). Walne zgromadzenie akcjonariuszy może upoważnić radę do ustalenia, iż członkom zarządu przysługiwać będzie w ramach wynagrodzenia prawo do udziału w zysku rocznym spółki, przeznaczonym do podziału między akcjonariuszy.

W przypadku zawierania umowy czy prowadzenia sporu ze spółką przez członka zarządu, ze względu na potrzebę ochrony interesów spółki, musi ją reprezentować rada nadzorcza, lub pełnomocnik, ustanowiony przez walne zgromadzenie akcjonariuszy.

Poza kompetencją do odwoływania rada może także z ważnych powodów zawieszać w czynnościach wszystkich lub poszczególnych członków zarządu, niezależnie od tego, przez kogo zostali powołani. Rada może także delegować swojego członka do zastąpienia członka zarządu, który czasowo (przez okres nie dłuższy niż trzy miesiące) nie może sprawować swoich czynności (np. z powodu choroby, wyjazdu itp.), złożyli rezygnację lub zostali odwołani. Oczywiście jest to równoznaczne z zawieszeniem na ten okres sprawowania czynności w radzie. Jeżeli jednak przeszkoda dotycząca członka zarządu miałaby charakter trwały, rada powinna niezwłocznie podjąć czynności, zmierzające do zmiany w składzie zarządu, czyli odwołać zawieszonego członka lub zwrócić się w tej sprawie do organu decydującego o powoływaniu i odwoływaniu zarządu.

Ewentualny spór dotyczący przyczyn zawieszenia rozstrzyga walne zgromadzenie akcjonariuszy. Może ono zawsze odwoływać oraz zawieszać w czynnościach członków zarządu, do jego kompetencji należy też na ogół decydowanie o składzie rady nadzorczej.

Ze względu na podział kompetencji pomiędzy poszczególne organy spółki (organem powołanym do prowadzenia spraw spółki i odpowiedzialnym za zarządzanie spółką jest wyłącznie zarząd) rada nie może wydawać zarządowi wiążących poleceń, dotyczących sposobu prowadzenia spraw spółki. Powinien on jednak w swojej działalności uwzględniać postulaty rady, aby nie narazić się na odpowiedzialność organizacyjną, czy wręcz możliwość odwołania, w przypadku rażącego lekceważenia. Rada ma prawo zwołania zwyczajnego walnego zgromadzenia akcjonariuszy, w przypadku gdy zarząd nie uczyni tego w przewidzianym w ustawie lub statucie terminie (np. walnego zgromadzenia podsumowującego poprzedni rok obrotowy, które odbywa się w pierwszym kolejnym półroczu). Może ona także zwoływać nadzwyczajne walne zgromadzenie, jeżeli uzna to za wskazane, a jej żądanie zgłoszone zarządowi pozostaje przez dwa tygodnie bezskuteczne.

Statut nie może ograniczać uprawnień rady nadzorczej, może je jednak rozszerzać. Może np. zawierać wymagania uzyskania jej zgody do dokonania przez zarząd określonych czynności. W przypadku odmowy wyrażenia zgody przez radę, zarząd ma prawo zwracać się o pozwolenie do walnego zgromadzenia. Dokonanie przez zarząd czynności bez wymaganej w statucie zgody innego organu może pociągać za sobą odpowiedzialność członków zarządu za naruszenie statutu.

Jeżeli do dokonania czynności prawnej przez spółkę ustawa wymaga zgody rady nadzorczej, czynność ta dokonana bez zgody (udzielonej najpóźniej w terminie dwóch miesięcy) jest nieważna. Kodeks spółek handlowych wymaga uzyskania zgody rady nadzorczej między innymi na wypłatę przewidzianej w statucie zaliczki na poczet przewidywanej dywidendy, udzielenie przez spółkę kredytu, pożyczki, poręczenia lub zawarcie innej podobnej umowy z członkiem zarządu, prokurentem lub likwidatorem spółki dominującej. Rada ma ponadto szczególną rolę w sytuacji podwyższania przez spółkę kapitału zakładowego. Jeżeli jest to tzw. „podwyższenie w granicach kapitału docelowego", rada musi wyrazić zgodę na ustaloną cenę emisyjną akcji oraz wydanie akcji w zamian za wkłady niepieniężne. (Specyfiką tego sposobu podwyższania kapitału spółki jest to, iż dokonuje go zarząd na podstawie statutowego upoważnienia, bez udziału walnego zgromadzenia, stąd kontrola czynności zarządu dokonywana przez radę jest niezbędna dla ochrony interesów spółki i akcjonariuszy). Jeżeli statut stanowi, iż o wyłączeniu lub ograniczeniu prawa poboru (jest to prawo akcjonariuszy do pierwszeństwa w objęciu nowych akcji, emitowanych na pokrycie podwyższenia) decyduje również nie walne zgromadzenie, ale zarząd zgoda rady na takie ograniczenie jest konieczna.

Odpowiedzialność członka rady nadzorczej

Zawsze aktualna pozostaje odpowiedzialność członków rady nadzorczej na zasadach ogólnych, Kodeks spółek handlowych reguluje jednak ponadto pewne przypadki szczególne. Członkowie rady nadzorczej odpowiadają wobec spółki za każdą zawinioną przez siebie szkodę, wyrządzoną spółce działaniem lub zaniechaniem sprzecznym z prawem lub postanowieniami statutu. Powinni dokładać staranności wynikającej z zawodowego charakteru wykonywanej przez nich działalności. Działający na szkodę spółki podlega ponadto odpowiedzialności karnej. Członkowie rady mogą także odpowiadać wobec spółki solidarnie z akcjonariuszem za dokonanie na jego rzecz nienależnych świadczeń. Ponadto obowiązki odszkodowawcze rodzić może dopuszczenie do wyrządzenia spółce szkody poprzez nieprawidłowe przeprowadzenie badania sprawozdania finansowego oraz nadmiernie wygórowaną zapłatę za wkłady niepieniężne, nabywane mienie czy usługi.

Tryb pracy rady nadzorczej

Regulamin określający organizację i sposób wykonywania przez radę czynności uchwala walne zgromadzenie akcjonariuszy lub statutowo upoważniona do tego sama rada.

Działalność rady nadzorczej przyjmuje postać uchwał. Kworum wymagane przez Kodeks spółek handlowych wynosi połowę składu rady (wszyscy członkowie muszą zostać zaproszeni), przy czym statut może przewidywać surowsze wymagania. Głosowania odbywają się na ogół osobiście, statut może jednak dopuszczać oddanie głosu na piśmie za pośrednictwem innego członka (nie dotyczy to spraw wprowadzanych do porządku obrad na samym posiedzeniu) lub wręcz podejmowanie uchwał w trybie pisemnym lub przy wykorzystaniu środków bezpośredniego komunikowania się na odległość. Do ważności uchwały w tych ostatnich przypadkach konieczne jest, by wszyscy członkowie rady zostali uprzednio powiadomieni o treści projektu uchwały. Tryb pisemny czy telefoniczny nie jest możliwy w sprawach osobowych- przy wyborze przewodniczącego i wiceprzewodniczącego rady, powoływaniu członka zarządu oraz odwoływaniu i zawieszaniu w czynnościach tych osób. Nie jest ponadto możliwe prowadzenie prac rady z pominięciem tradycyjnie rozumianych posiedzeń. Ze względu na to, iż rada sprawuje nadzór nad działalnością spółki w sposób ciągły i kompleksowy jej posiedzenia muszą odbywać się systematycznie z określoną częstotliwością. Kodeks spółek handlowych wymaga odbywania przynajmniej trzech posiedzeń w roku obrotowym. Zarząd (ale nie poszczególni jego członkowie) lub członkowie rady mogą zawsze żądać zwołania posiedzenia, podając proponowany porządek obrad. Jeżeli w ciągu dwóch tygodni przewodniczący rady nie uczyni zadość temu żądaniu, wnioskodawca może zwołać posiedzenie sam, podając jego datę (w tym także godzinę), miejsce i proponowany porządek obrad. Dopuszczalne jest także żądanie zwołania posiedzenia przez inne osoby, żądanie takie nie jest jednak dla przewodniczącego rady wiążące.

Rada wykonuje swoje obowiązki kolegialnie, ale możliwe jest też delegowanie przez nią poszczególnych członków do samodzielnego pełnienia czynności nadzorczych.

Nie może to jednak mieć charakteru stałego, lecz powinno dotyczyć konkretnych, doraźnych czynności i nie może oczywiście dotyczyć tych zadań rady, które wykonywane są poprzez podejmowanie uchwał. (Przykładowo, możliwe jest delegowanie przez radę osoby posiadającej odpowiednie kwalifikacje do badania sprawozdania finansowego spółki.). Szczególne uprawnienia mogą powstać w przypadku powołania składu rady oddzielnymi grupami. Każda grupa może w jakiejkolwiek chwili delegować jednego spośród wybranych przez siebie członków rady do stałego indywidualnego wykonywania czynności nadzorczych. Osoby te uzyskują tym samym wyjątkową pozycję. Zarząd obowiązany jest zawiadamiać te osoby o każdym swoim posiedzeniu, mają one bowiem prawo brać w nich udział z głosem doradczym. Członkom tym przysługuje osobne wynagrodzenie uchwalane przez walne zgromadzenie akcjonariuszy lub upoważnioną przez nie radę. Jedynie do nich odnosi się ponadto przewidziany zazwyczaj dla członków zarządu zakaz konkurencji, czyli zakaz prowadzenia konkurencyjnych interesów albo uczestniczenia w konkurencyjnych spółkach bez zgody spółki, udzielanej (w braku odmiennych postanowień statutu przez organ powołujący członka rady). Jest to prostą konsekwencją dopuszczenia tych członków rady do posiedzeń zarządu, a tym samym i do najważniejszych informacji dotyczących spółki.
Uchwały rady, nawet jeżeli dotyczą spraw przeniesionych statutowo z walnego zgromadzenia na radę, nie podlegają zaskarżeniu w trybie odnoszącym się do zaskarżania uchwał walnego zgromadzenia.

Uchwały rady zapadają bezwzględną większością głosów, chyba że statut stanowi inaczej. Możliwe jest rozwiązanie, zgodnie z którym w przypadku równości głosów rozstrzygający będzie głos przewodniczącego. Posiedzenia rady nadzorczej są protokołowane. Zawierają one porządek obrad, nazwiska i imiona obecnych, liczbę głosów oddanych za poszczególnymi uchwałami oraz ewentualne zdania odrębne i są podpisywane przez wszystkich obecnych członków.

Pamiętaj, że:

rada nadzorcza jest stałym organem spółki akcyjnej,
kadencja członka rady nadzorczej trwa maksymalnie 5 lat
rada nadzorcza wybiera członków zarządu, a sama powoływana jest przez walne zgromadzenie akcjonariuszy,
rada może być powoływana grupami,
rada może delegować jednego ze swych członków do pełnienia funkcji w zarządzie spółki - może to być jednak delegacja tylko czasowa, trwająca nie dłużej niż 3 miesiące.

Podstawa prawna:

ustawa z dnia 15 września 2000 r. - Kodeks spółek handlowych (Dz. U. 2000 r., Nr 94, poz. 1037 ze zmianami).

Michał Włodarczyk

Radca Prawny

Zajmuje się sprawami osób fizycznych jak również przedsiębiorców. Posiada rozległe doświadczenie w poradnictwie w sprawach życiowych osób fizycznych jak również profesjonalnych problemów prawnych przedsiębiorców. Bazując na swoim doświadczeniu skutecznie doradza w sprawach osób fizycznych jak i przedsiębiorców zawsze dbając o praktyczną stronę problemów prawnych z jakimi zwracają się do niego jego klienci.