opodatkowanie zwróconych kosztów pracownikowi przebywającemu w podróży służbowej.

Na podstawie art. 14b § 1 i § 6 ustawy z dnia 29 sierpnia 1997 r. Ordynacja podatkowa (t. j. Dz. U. z 2005 r. Nr 8, poz. 60 ze zm.) oraz § 7 rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 20 czerwca 2007 r. w sprawie upoważnienia do wydawania interpretacji przepisów prawa podatkowego (Dz. U. Nr 112, poz. 770 ze zm.) Dyrektor Izby Skarbowej w Warszawie działając w imieniu Ministra Finansów stwierdza, że stanowisko, przedstawione we wniosku z dnia 18.05.2010 r. (data wpływu 25.05.2010 r.) oraz piśmie z dnia 26.07.2010 r. (data nadania 27.07.2010 r. data wpływu 29.07.2010 r.) uzupełniającym braki formalne na wezwanie Nr IPPB2/415-499/10-2/MK1 z dnia 19.07.2010 r. (data nadania 19.07.2010 r., data doręczenia 22.07.2010 r.) o udzielenie pisemnej interpretacji przepisów prawa podatkowego dotyczącej podatku dochodowego od osób fizycznych w zakresie opodatkowania zwróconych pracownikowi przebywającemu w zagranicznej podróży służbowej kwot wydatków:

• za nocleg stwierdzonych rachunkiem w wysokości przekraczającej limit określony w rozporządzeniu ? jest nieprawidłowe,
• za dojazdy w kwocie przekraczającej ryczałt ? jest prawidłowe.
  
  

UZASADNIENIE

W dniu 25.05.2010 r. został złożony ww. wniosek o udzielenie pisemnej interpretacji przepisów prawa podatkowego w indywidualnej sprawie dotyczącej podatku dochodowego od osób fizycznych w zakresie opodatkowania zwróconych kosztów pracownikowi przebywającemu w podróży służbowej.

W przedmiotowym wniosku został przedstawiony następujący stan faktyczny.

Pracownik wyjechał w delegację służbową do Włoch. Po powrocie do rozliczenia delegacji przedstawił rachunek za hotel, którego kwota jest wyższa niż limit określony w rozporządzeniu Ministra Pracy i Polityki Społecznej z dnia 19.12.2002 r. w sprawie wysokości oraz warunków ustalania należności przysługujących pracownikowi zatrudnionemu w państwowej lub samorządowej jednostce sfery budżetowej z tytułu podróży służbowej poza granicami kraju, ale pracownik nie miał innej możliwości rezerwacji hotelu, ponieważ ten hotel został wskazany przez organizatorów konferencji. Pracownik przedstawił również dwa bezimienne potwierdzenia przejazdu taksówką oraz dwa bilety kolejowe. Wydatki dotyczą kosztów przejazdu z portu lotniczego do hotelu, ale przekraczają kwotę ryczałtu przysługującego pracownikowi na pokrycie kosztów przejazdu pomiędzy portem lotniczym a hotelem.

W dniu 19 lipca 2010 r. pismem Nr IPPB2/415-499/10-2/MK1 Wnioskodawca został wezwany do uzupełnienia przedmiotowego wniosku poprzez:

• przedstawienia dokumentu (odpowiednio wypis z KRS lub kopii poświadczonego odpisu, pełnomocnictwa lub innego dokumentu), z którego wynika sposób reprezentacji Spółki w zakresie oświadczeń woli i podpisywania dokumentów, tj. stosowne umocowanie dla Pana Jana L.
  
  

Wezwanie skutecznie doręczono w dniu 22.07.2010 r. W wyznaczonym terminie przedmiotowe braki zostały uzupełnione (data nadania 27.07.2010 r., data wpływu 29.07.2010 r.).

W związku z powyższym zadano następujące pytanie:

1. Czy koszt noclegu w hotelu w części przekraczającej limit hotelowy stanowi przychód pracownika podlegający opodatkowaniu...
2. Czy zwrot poniesionych przez pracownika kosztów dojazdu pomiędzy hotelem a lotniskiem w kwocie przekraczającej ryczałt jest przychodem pracownika podlegającym opodatkowaniu...
   
   

Zdaniem Wnioskodawcy:

Pracodawca wyraził zgodę na zwrot ww. kosztów. Jednak zdaniem Wnioskodawcy zgodnie z art. 21 ust. 1 pkt 16 ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych z dnia 26.07.1991 r. należności za czas podroży służbowej wykraczające poza limity są opodatkowane, ponieważ są dla pracownika przychodem.

W świetle obowiązującego stanu prawnego stanowisko Wnioskodawcy w sprawie oceny prawnej przedstawionego stanu faktycznego uznaje się za nieprawidłowe w części dotyczącej opodatkowania zwróconych pracownikowi przebywającemu w zagranicznej podróży służbowej kwot wydatków za nocleg stwierdzonych rachunkiem w wysokości przekraczającej limit określony w rozporządzeniu; za prawidłowe w części dotyczącej wydatków za dojazdy stwierdzonych bezimiennym potwierdzeniem płatności.

Zgodnie z art. 9 ust. 1 ustawy z dnia 26 lipca 1991 r. o podatku dochodowym od osób fizycznych (t. j. Dz. U. z 2010 r. Nr 51, poz. 307 ze. zm.), opodatkowaniu podatkiem dochodowym podlegają wszelkiego rodzaju dochody, z wyjątkiem dochodów wymienionych w art. 21, 52, 52a i 52c oraz dochodów, od których na podstawie przepisów Ordynacji podatkowej zaniechano poboru podatku.

W art. 10 ust. 1 ww. ustawy zostały określone źródła przychodów, gdzie między innymi wymienia się: stosunek służbowy, stosunek pracy, w tym spółdzielczy stosunek pracy, członkostwo w rolniczej spółdzielni produkcyjnej lub innej spółdzielni zajmującej się produkcją rolną, praca nakładcza, emerytura lub renta.

Zgodnie z treścią art. 12 ust. 1 ww. ustawy za przychody ze stosunku służbowego, stosunku pracy, pracy nakładczej oraz spółdzielczego stosunku pracy uważa się wszelkiego rodzaju wypłaty pieniężne oraz wartość pieniężną świadczeń w naturze bądź ich ekwiwalenty, bez względu na źródło finansowania tych wypłat i świadczeń, a w szczególności: wynagrodzenia zasadnicze, wynagrodzenia za godziny nadliczbowe, różnego rodzaju dodatki, nagrody, ekwiwalenty za nie wykorzystany urlop i wszelkie inne kwoty niezależnie od tego, czy ich wysokość została z góry ustalona, a ponadto świadczenia pieniężne ponoszone za pracownika, jak również wartość innych nieodpłatnych świadczeń lub świadczeń częściowo odpłatnych.

Natomiast w myśl art. 21 ust. 1 pkt 16 lit. a) ww. ustawy, wolne od podatku dochodowego są diety i inne należności za czas podróży służbowej pracownika, do wysokości określonej w odrębnych ustawach lub w przepisach wydanych przez ministra właściwego do spraw pracy w sprawie wysokości oraz warunków ustalania należności przysługujących pracownikowi zatrudnionemu w państwowej lub samorządowej jednostce sfery budżetowej, z tytułu podróży służbowej na obszarze kraju oraz poza granicami kraju, z zastrzeżeniem ust. 13.

A zatem ustawodawca ograniczył wysokość zwolnienia od podatku wyłącznie do diet i innych należności za czas podróży służbowej pracownika, określonych w przepisach ustaw bądź wydanych przez Ministra Pracy i Polityki Społecznej rozporządzeń z 19 grudnia 2002 r. w sprawie wysokości oraz warunków ustalania należności przysługujących pracownikom zatrudnionym w państwowej lub samorządowej jednostce sfery budżetowej, z tytułu podróży służbowej na obszarze kraju (Dz. U. Nr 236, poz. 1990, ze zm.) oraz poza granicami kraju (Dz. U. Nr 236, poz. 1991, ze zm.).

Z przedstawionego we wniosku stanu faktycznego wynika, iż pracownik wyjechał w delegację służbową do Włoch. Po powrocie do rozliczenia delegacji przedstawił rachunek za hotel, którego kwota jest wyższa niż limit określony w rozporządzeniu Ministra Pracy i Polityki Społecznej w sprawie wysokości oraz warunków ustalania należności przysługujących pracownikowi zatrudnionemu w państwowej lub samorządowej jednostce sfery budżetowej z tytułu podróży służbowej poza granicami kraju, ale pracownik nie miał innej możliwości rezerwacji hotelu, ponieważ ten hotel został wskazany przez organizatorów konferencji. Pracownik przedstawił również dwa bezimienne potwierdzenia przejazdu taksówką oraz dwa bilety kolejowe. Wydatki dotyczą kosztów przejazdu z portu lotniczego do hotelu, ale przekraczają kwotę ryczałtu przysługującego pracownikowi na pokrycie kosztów przejazdu pomiędzy portem lotniczym a hotelem.

Warunkiem niezbędnym do skorzystania ze zwolnienia określonego w art. 21 ust. 1 pkt 16 lit. a) ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych jest odbycie przez pracownika podróży służbowej. Z uwagi na brak definicji podróży służbowej na gruncie prawa podatkowego do wyjaśnienia tej kwestii należy posłużyć się art. 775 § 1 ustawy z dnia 26 czerwca 1974 r. Kodeks Pracy (t. j. Dz. U. z 1998 r. Nr 21, poz. 94 ze zm.), zgodnie z którym, pracownikowi wykonującemu na polecenie pracodawcy zadanie służbowe poza miejscowością, w której znajduje się siedziba pracodawcy lub poza stałym miejscem pracy przysługują należności na pokrycie kosztów związanych z podróżą służbową.

Zatem, podróżą służbową jest każdy wyjazd pracownika na polecenie pracodawcy poza miejscowość, w której znajduje się siedziba pracodawcy lub poza stałe miejsce pracy ? w celu wykonania zadania służbowego.

Zgodnie z § 2 Rozporządzenia Ministra Pracy i Polityki Społecznej w sprawie wysokości oraz warunków ustalania należności przysługujących pracownikowi zatrudnionemu w państwowej lub samorządowej jednostce sfery budżetowej, z tytułu podróży służbowej poza granicami kraju z tytułu podróży odbywanej w terminie i w państwie określonym przez pracodawcę pracownikowi przysługują:

1. diety;
2. zwrot kosztów:

1. przejazdów i dojazdów,
2. noclegów,
3. innych wydatków, określonych przez pracodawcę odpowiednio do uzasadnionych potrzeb.
   
   

Stosownie do § 9 ust. 1 tegoż rozporządzenia za nocleg przysługuje pracownikowi zwrot kosztów w wysokości stwierdzonej rachunkiem hotelowym, w granicach ustalonego na ten cel limitu określonego w załączniku do rozporządzenia. Natomiast ust. 3 tego paragrafu stanowi, że w uzasadnionych przypadkach pracodawca może wyrazić zgodę na zwrot kosztów za nocleg w hotelu, stwierdzonych rachunkiem, w wysokości przekraczającej limit, o którym mowa w ust. 1 ww. rozporządzenia.

Zatem, jeżeli pracodawca wyrazi zgodę na zwrot kosztów noclegu, stwierdzonych rachunkiem w wysokości przekraczającej limit określony w cytowanym rozporządzeniu, uznając taki przypadek jako uzasadniony, wówczas otrzymany zwrot ww. kosztów, będzie wolny od podatku dochodowego na podstawie art. 21 ust. 1 pkt 16 lit. a) ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych. W związku z powyższym zwrot kosztów noclegów w hotelu (udokumentowany rachunkiem) w czasie zagranicznej podróży służbowej dokonany przez Wnioskodawcę na rzecz pracownika korzysta ze zwolnienia pod warunkiem, że zgoda na zwrot kosztów w powyższej kwocie podyktowana była uzasadnionym przypadkiem.

Stosownie do treści § 8 ust. 1 ww. rozporządzenia Ministra Pracy i Polityki Społecznej w sprawie wysokości oraz warunków ustalania należności przysługujących pracownikowi zatrudnionemu w państwowej lub samorządowej jednostce sfery budżetowej z tytułu podróży służbowej poza granicami kraju, środek transportu właściwy do odbycia podróży określa pracodawca.

Na podstawie § 8 ust. 2 ww. rozporządzenia zwrot kosztów przejazdu obejmuje cenę biletu określonego środka transportu, wraz z opłatami dodatkowymi, z uwzględnieniem przysługującej pracownikowi ulgi, bez względu na to, z jakiego tytułu ulga na dany środek transportu przysługuje.

Zgodnie z § 10 ust. 1 ww. rozporządzenia pracownikowi przysługuje ryczałt na pokrycie kosztów dojazdu z dworca i do dworca kolejowego, autobusowego, portu lotniczego lub morskiego w wysokości jednej diety w miejscowości docelowej za granicą oraz w każdej innej miejscowości, w której pracownik korzystał z noclegu.

Na pokrycie kosztów dojazdów środkami komunikacji miejscowej pracownikowi przysługuje ryczałt w wysokości 10% diety za każdą rozpoczętą dobę pobytu w podróży (§ 10 ust. 2 ww. rozporządzenia).

Z kolei, § 13 ust. 4 tego rozporządzenia stanowi, iż do rozliczenia kosztów podróży pracownik załącza dokumenty (rachunki) potwierdzające poszczególne wydatki; nie dotyczy to diet oraz wydatków objętych ryczałtami. Jeżeli uzyskanie dokumentu (rachunku) nie było możliwe, pracownik składa pisemne oświadczenie o dokonanym wydatku i przyczynach braku jego udokumentowania.

Stosownie do powołanych wyżej przepisów pracownikowi przysługuje ryczałt na pokrycie kosztów dojazdu z dworca i do dworca kolejowego, autobusowego, portu lotniczego lub morskiego. Zatem zwróconych pracownikowi wydatków za przejazd taksówką oraz koleją w wysokości przekraczającej ryczałt nie można uznać za zwolnione z opodatkowania na podstawie art. 21 ust. 1 pkt 16 lit. a) ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych.

Reasumując, zwrot kosztów noclegu w hotelu, stwierdzonych rachunkiem w wysokości przekraczającej limit określony w cytowanym rozporządzeniu, korzysta ze zwolnienia od podatku dochodowego na podstawie art. 21 ust. 1 pkt 16 lit. a) ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych pod warunkiem, że pracodawca wyrazi zgodę na zwrot ww. kosztów uznając taki przypadek jako uzasadniony.

Natomiast zwrot poniesionych przez pracownika kosztów dojazdu pomiędzy hotelem, a lotniskiem w kwocie przekraczającej ryczałt stanowi przychód pracownika ze stosunku pracy podlegający opodatkowaniu podatkiem dochodowym od osób fizycznych.

Interpretacja dotyczy zaistniałego stanu faktycznego przedstawionego przez Wnioskodawcę i stanu prawnego obowiązującego w dacie zaistnienia zdarzenia w przedstawionym stanie faktycznym.

Stronie przysługuje prawo do wniesienia skargi na niniejszą interpretację przepisów prawa podatkowego z powodu jej niezgodności z prawem. Skargę wnosi się do Wojewódzkiego Sądu Administracyjnego w Warszawie, ul. Jasna 2/4, 00-013 Warszawa po uprzednim wezwaniu na piśmie organu, który wydał interpretację w terminie 14 dni od dnia, w którym skarżący dowiedział się lub mógł się dowiedzieć o jej wydaniu ? do usunięcia naruszenia prawa (art. 52 § 3 ustawy z dnia 30 sierpnia 2002 r. Prawo o postępowaniu przed sądami administracyjnymi ? Dz. U. Nr 153, poz. 1270 ze zm.). Skargę do WSA wnosi się (w dwóch egzemplarzach ? art. 47 ww. ustawy) w terminie trzydziestu dni od dnia doręczenia odpowiedzi organu na wezwanie do usunięcia naruszenia prawa, a jeżeli organ nie udzielił odpowiedzi na wezwanie, w terminie sześćdziesięciu dni od dnia wniesienia tego wezwania (art. 53 § 2 ww. ustawy).

Skargę wnosi się za pośrednictwem organu, którego działanie lub bezczynność są przedmiotem skargi (art. 54 § 1 ww. ustawy) na adres: Izba Skarbowa w Warszawie Biuro Krajowej Informacji Podatkowej w Płocku, ul. 1 Maja 10, 09-402 Płock.