Spółka zwraca się o potwierdzenie, że przy zastosowaniu opisanych powyżej procedur prawidłowe jest (...)

Na podstawie art. 14b § 1 i § 6 ustawy z dnia 29 sierpnia 1997 r. Ordynacja podatkowa (t. j. Dz. U. z 2005 r. Nr 8, poz. 60 ze zm.) oraz § 7 rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 20 czerwca 2007 r. w sprawie upoważnienia do wydawania interpretacji przepisów prawa podatkowego (Dz. U. Nr 112, poz. 770 ze zm.) Dyrektor Izby Skarbowej w Warszawie działając w imieniu Ministra Finansów stwierdza, że stanowisko Spółki, przedstawione we wniosku z dnia 28.12.2010 r. (data wpływu 10.01.2011 r.) oraz piśmie z dnia 24.02.2011 r. (data nadania 28.02.2011 r., data wpływu 02.03.2011 r.) stanowiącym odpowiedź na wezwanie Nr IPPB5/423-37/11-2/JC z dnia 17.02.2011 r. (data nadania 17.02.2010 r., data doręczenia 23.02.2011 r.) o udzielenie pisemnej interpretacji przepisów prawa podatkowego dotyczącej podatku dochodowego od osób prawnych w zakresie zaliczenia do kosztów uzyskania przychodów Spółki wydatków udokumentowanych paragonami fiskalnymi z kas rejestrujących zainstalowanych w taksówkach lub rachunkami wystawionymi przez taksówkarzy ? jest prawidłowe.

UZASADNIENIE

W dniu 10.01.2011 r. został złożony ww. wniosek o udzielenie pisemnej interpretacji przepisów prawa podatkowego w indywidualnej sprawie dotyczącej podatku dochodowego od osób prawnych w zakresie zaliczenia do kosztów uzyskania przychodów Spółki wydatków udokumentowanych paragonami fiskalnymi z kas rejestrujących zainstalowanych w taksówkach lub rachunkami wystawionymi przez taksówkarzy.

W przedmiotowym wniosku zostały przedstawione następujący stan faktyczny i następujące zdarzenie przyszłe:

Spółka świadczy usługi z zakresu konsultingu, nowoczesnych technologii i outsourcingu. Na potrzeby prowadzonej działalności pracownicy Spółki korzystają często z usług taksówkarskich / przewozu osób, w szczególności (i) w trakcie delegacji służbowych, jak również (ii) w związku z wykonywaniem innych obowiązków służbowych.

Co do zasady zapłaty za przejazdy taksówkami pracownicy dokonują z własnych środków, które następnie są im zwracane przez Spółkę (w formie gotówkowej lub bezgotówkowej) po wykonaniu szczegółowych procedur opisanych w dalszej części wniosku.

Chociaż przedmiotowe wydatki zasadniczo mogą być dokumentowane na rożne sposoby, tj. paragonami fiskalnymi, fakturami VAT oraz rachunkami wystawianymi przez taksówkarzy, to jednak paragon fiskalny w praktyce często okazuje się jedynym możliwym dokumentem, który pasażer (tu pracownik Spółki) może otrzymać jako potwierdzenie zapłaconej kwoty za odbyty kurs. Wynika to z faktu, że:

• wystawienie faktury VAT wiąże się z istotnymi nakładami czasowymi niewspółmiernymi do kwoty należnej z tytułu usługi i do czasu podróży, zaś natura usług taksówkarskich oraz rozdrobnienie rynku w praktyce uniemożliwiają otrzymywanie indywidualnych faktur VAT w późniejszym terminie oraz

• z uwagi na fakt, że coraz więcej taksówkarzy staje się podatnikami VAT, nie jest możliwe uzyskanie od nich tradycyjnego rachunku.
  
  

Rozliczanie wydatków na przejazdy taksówkami odbytymi w trakcie delegacji służbowych.

Wydatki poniesione przez pracowników w ramach delegacji służbowych, obejmujące także przejazdy taksówkami, są uwzględniane w wypełnianym przez pracownika raporcie. W raporcie tym pracownicy dokonują rozliczenia wszystkich wydatków związanych z odbytą delegacją służbową. Do przedmiotowego raportu są załączane dokumenty potwierdzające poniesione przez pracowników w trakcie delegacji wydatki, którymi w odniesieniu do przejazdów taksówkami mogą być paragony fiskalne, rachunki lub faktury VAT.

Raport zawierający rozliczenie delegacji służbowej jest podpisywany przez pracownika i wraz z załącznikami przekazywany jest do działu księgowości Spółki. Jednocześnie, raport ten zostaje również przesyłany w formie elektronicznej do wiadomości przełożonego pracownika, który może zgłosić uwagi co do poniesionych przez danego pracownika wydatków. Powyższy raport stanowi także podstawę do zarachowania przez Spółkę w jej księgach rachunkowych wydatków poniesionych przez pracownika w ramach podroży służbowej. Spółka dokonuje zwrot wydatków poniesionych przez pracownika w formie przelewu na jego rachunek bankowy.

W ramach delegacji służbowych przejazdy taksówkami są zasadniczo związane z konkretnymi projektami realizowanymi przez Spółkę na rzecz jej kontrahentów. Zgodnie z umowami zawartymi przez Spółkę z kontrahentami wydatki ponoszone w związku ze świadczonymi usługami są zasadniczo Spółce zwracane. Zwrot wydatków może być dokonywany w formie ustalonego ryczałtu lub na podstawie faktycznie poniesionych przez Spółkę wydatków.

Wydatki związane z realizacją projektów, uwzględniające przejazdy taksówkami księgowane są na odrębnych kontach analitycznych Spółki, służących do rozliczenia całości wydatków poniesionych w ramach poszczególnych projektów. Pracownicy w momencie dokonywania rozliczenia tych wydatków wskazują projekt, którego dotyczył dany przejazd taksówką. Na tej podstawie Spółka przyporządkowuje wydatki na przejazdy taksówkami do poszczególnych projektów i obciąża nimi kontrahentów Spółki.

Rozliczanie wydatków na przejazdy taksówkami przy wykonywaniu innych obowiązków służbowych (poza delegacją służbową).

Natomiast, w sytuacji gdy pracownicy korzystają z przejazdów taksówkami poza delegacją służbową w związku z wykonywaniem powierzonych im obowiązków służbowych (gdy brak jest powiązania z konkretnym projektem lub delegacją służbową) procedura rozliczenia wydatków jest uzależniona od tego, w jakiej formie - gotówkowej lub bezgotówkowej - ma nastąpić ich zwrot na rzecz pracownika.

i. Rozliczenie gotówkowe wydatków na taksówki.

W celu uzyskania gotówkowego zwrotu wydatków na przejazdy taksówkami pracownicy zobowiązani są do przedłożenia paragonu, rachunku lub faktury VAT z opisem sprawy, w związku z którą skorzystali z przejazdu taksówką oraz podpisem swego przełożonego, akceptującego taki wydatek. Zamiast wskazywania bezpośrednio na dokumencie potwierdzającym poniesiony wydatek sprawy, w związku z którą odbyta została podróż taksówką możliwe jest również załączenie do paragonu, rachunku lub faktury VAT oświadczenia przełożonego (np. w formie e-maila) o akceptacji danego wydatku oraz o sprawie, z którą ten wydatek jest związany.

ii. Rozliczenie bezgotówkowe wydatków na taksówki.

W celu uzyskania bezgotówkowego (w formie przelewu) zwrotu wydatków na przejazdy taksówkami pracownicy wypełniają raport wydatków, zawierający opis sprawy, w związku z którą skorzystali z przejazdu taksówką. Do raportu są załączane paragony, rachunki lub faktury VAT dokumentujące poniesiony przez nich wydatek. Raport wydatków jest podpisywany przez pracownika i wraz z załącznikami przekazywany jest do działu księgowości Spółki. Jednocześnie, raport ten zostaje również przesyłany w formie elektronicznej do wiadomości przełożonego pracownika, który może zgłosić uwagi co do poniesionych przez danego pracownika wydatków. Paragony fiskalne, rachunki lub faktury VAT dokumentujące przejazdy taksówkami odbyte poza delegacją służbową bądź też raport wydatków wraz z dokumentami źródłowymi stanowią podstawę do zarachowania w księgach rachunkowych Spółki wynikających z nich wydatków.

W związku z powyższym zadano następujące pytanie:

Spółka zwraca się o potwierdzenie, że przy zastosowaniu opisanych powyżej procedur prawidłowe jest zaliczenie do kosztów uzyskania przychodów Spółki wydatków udokumentowanych paragonami fiskalnymi z kas rejestrujących zainstalowanych w taksówkach lub rachunkami wystawionymi przez taksówkarzy...

Przedmiotem niniejszej interpretacji jest wykładnia przepisów w zakresie stanu faktycznego przedstawionego przez Spółkę.

Wniosek odnośnie zdarzenia przyszłego przedstawionego przez Spółkę został rozpatrzony odrębną interpretacją.

Zdaniem Wnioskodawcy:

Spółka jest uprawniona do zaliczania do kosztów uzyskania przychodów wydatków na przejazdy taksówkami udokumentowanych paragonami fiskalnymi z kas rejestrujących oraz rachunkami wystawionymi przez taksówkarzy.

Przepis art. 15 ust. 1 updop stanowi: ?Kosztami uzyskania przychodów są koszty poniesione w celu osiągnięcia przychodów, z wyjątkiem kosztów wymienionych w art. 16 ust. 1?. Przedmiotowe wydatki są ponoszone w związku z prowadzoną przez Spółkę działalnością opodatkowaną, tak więc zaliczają się do kosztów uzyskania przychodów. Wydatki na przejazdy taksówkami są bowiem konieczne dla prawidłowej realizacji usług świadczonych przez Spółkę. Przepisy art. 15 updop nie precyzują sposobu dokumentowania wydatków stanowiących koszt uzyskania przychodów (zob. J. Zubrzycki, M. Niezgódka-Medek, B. Dauter, L. Błystak, K. Wujek, R. Pęk, A. Mudrecki, E. Madej, H. Łysikowska, Podatek dochodowy od osób prawnych. Komentarz, Wrocław 2005, str. 333 - 334). Należy zatem przyjąć, że w celu zaliczenia wydatku do kosztów uzyskania przychodu, podatnik może udowodnić fakt poniesienia wydatku każdym dowodem, w tym również paragonem z kasy rejestrującej lub rachunkiem wystawionym przez taksówkarza, jeżeli z pozostałych okoliczności wynika, że wydatek ów ma związek z osiąganymi przez niego przychodami.

Stanowisko takie znajduje pełną aprobatę zarówno w orzeczeniach NSA bezpośrednio dotyczących tej kwestii (tak np. wyrok NSA z dnia 14 grudnia 1994 r., III SA 571/94, czy też wyrok NSA z dnia 28 listopada 1995 r., SA/Ka 1646/95, czy też wyrok NSA z dnia 26 kwietnia 2000 r., III SA 887/99), jak i w piśmiennictwie (B. Brzeziński, M. Kalinowski, glosa do wyroku NSA (III SA 161-162/94), Przegląd Orzecznictwa Podatkowego 1995 r., nr 4, s. 246-252, a ponadto przywołany tamże komentarz J. Jezierskiego do wyroku NSA z dnia 14 grudnia 1994 r. (III SA 571/94), Przegląd Orzecznictwa Podatkowego 1995 r., nr 4, poz. 69).

W okolicznościach opisanych w niniejszej sprawie paragon z kasy rejestrującej oraz rachunek wystawiony przez taksówkarza stanowi, w ocenie Spółki, wystarczający dowód poniesienia wydatku. Zapisy kasy rejestrującej są bowiem podstawę do określenia obrotu uzyskanego przez taksówkarza. Jednocześnie paragon fiskalny, raport delegacji służbowej bądź też raport kosztowy stanowią dowody księgowe będące podstawą wprowadzenia udokumentowanych na ich podstawie wydatków do ksiąg rachunkowych Spółki zgodnie z przepisami ustawy o rachunkowości.

Prezentowane przez Spółkę stanowisko znajduje potwierdzenie w interpretacjach organów podatkowych. Naczelnik Pierwszego Mazowieckiego Urzędu Skarbowego (ZD/406-78/CIT/05) stwierdził na przykład, że ?ustawodawca nie narzuca (...) żadnych technicznych rozwiązań co do sposobu dokumentowania kosztów, podkreśla natomiast, że prowadzona ewidencja rachunkowa ma zapewnić określenie dochodu i podstawy opodatkowania oraz należnego podatku. Jednocześnie, regulacje ustawy Ordynacji podatkowa nakazują dla ustalenia stanu faktycznego oprzeć się na wszelkich dowodach - oczywiście nie pozostających w sprzeczności z prawem?. W powołanej powyżej interpretacji, Naczelnik Urzędu Skarbowego stwierdził, że ?paragon dodatkowo opisany przez Spółkę winien znaleźć potwierdzenie w pozostałym materiale dowodowym, na przykład dokumentującym podróże służbowe, ich cel i związek z funkcjonowaniem Podmiotu?.

W innym postanowieniu (ZD/406-68/CIT/05) organ ów wskazuje, że ?w sytuacji, gdy Wnioskująca oprócz paragonu na zakup towaru lub usługi posiada inne dowody pozwalające na powiązanie Jej z wymienioną na paragonie wykonaną usługą i wskazujące na związek przyczynowo-skutkowy pomiędzy wydatkiem a osiąganiem przychodów (funkcjonowaniem Podatnika), to wówczas nie będzie przeszkody do uznania danego wydatku za koszt podatkowy?.

Podobne stanowisko odnaleźć można w interpretacji Naczelnika Urzędu Skarbowego Warszawa - Ursynów (US38/DP/423/325/BJ/2004), w której stwierdza się, że ?dowód poniesienia wydatku, udokumentowany jedynie wydrukiem biletu z bankomatu lub paragonem fiskalnym może być uznany za koszt uzyskania przychodu w Spółce, jeżeli inne dowody i ustalenia dokonane w całokształcie materiału dowodowego (...) pozwolą na wykazanie związku przyczynowo-skutkowego pomiędzy oznaczonym wydatkiem a uzyskanym w Spółce przychodem?.

Powołane wyżej interpretacje są głęboko osadzone w orzecznictwie sądów administracyjnych, które wyznacza standardy dokumentowania kosztów uzyskania przychodów. Zdaniem sądów, dowodem dokumentującym wydatek w sposób wystarczający może być w określonych okolicznościach już samo oświadczenie złożone przez stronę postępowania, a nawet przesłuchanie strony (zob.

Komentarz... op. cit., str. 334, oraz przytoczony tam wyrok z dnia 28 listopada 1996 r., SA/Ka 1646/95, w którym stwierdzono między innymi, że ?(...)Uchybienie przepisom o rachunkowości nie pozbawia podatnika możliwości wykazania, że sporne wydatki stanowią koszty uzyskania przychodów. Sposób przeprowadzenia dowodów w postępowaniu podatkowym nie może być ograniczony, w tym także takimi przepisami jak przepisy dotyczące rachunkowości. Oświadczenia składane przez stronę postępowania oraz przedkładane przez nią inne dokumenty i dowody powinny być uwzględniane i oceniane także w postępowaniu przed organami podatkowymi. Wynika to z określonej w art. 75 § 1 kpa reguły, która ma zastosowanie również w postępowaniu podatkowym?.

W orzecznictwie sądowym wskazano na prymat charakteru wydatku i jego związku z uzyskaniem przychodu nad sposobem jego udokumentowania. Wojewódzki Sąd Administracyjny w Warszawie w wyroku z dnia 16 marca 2004 r. (III SA 1996/02) orzekł, że ?przepisów o rachunkowości nie należy stosować wprost do rozstrzygnięcia spraw podatkowych, a zakres obowiązku podatkowego może być określony tylko ustawami podatkowymi. Prowadzi to do wniosku, iż poniesienie kosztu może być, praktycznie rzecz biorąc, udowodnione każdym dowodem. (?) Uchybienie w zakresie sposobu dokumentowania wydatków, czynności lub zdarzeń nie oznacza a priori, że dana czynność lub zdarzenie nie wystąpiło? (Pogląd ten znajduje poparcie również w następujących wyrokach: wyrok NSA z dnia 20 kwietnia 2001 r., sygn. akt III SA 3352/99, z dnia 28 listopada 1996 r., SA/Ka 1646/95, z 14 lipca 1994 r., SA/Rz 151/94, z dnia 29 stycznia 1997 r., III SA 780/95 i z dnia 20 sierpnia 1999 r., SA/Gd 2620/98).

Za innym orzeczeniem Wojewódzkiego Sądu Administracyjnym w Warszawie wskazać można ponadto, że wydatki faktycznie poczynione a jedynie wadliwie czy też w sposób niepełny udokumentowane nie mogą być tylko z tego powodu w całości pominięte przy określaniu podstawy opodatkowania, jeżeli mogą być one udowodnione innym środkami dowodowymi zasługującymi na wiarę (chyba, że przepis prawa podatkowego przewiduje określony sposób dokumentowania wydatków) (wyrok WSA w Warszawie z dnia 27 kwietnia 2004 r., III SA 3041/02).

Na dopuszczalność zaliczenia wydatków na przejazdy taksówkami do kosztów uzyskania przychodów w oparciu o paragon fiskalny oraz rachunek wystawiony przez taksówkarza wskazują również organy podatkowe w interpretacjach indywidualnych, tj.:

• Dyrektor Izby Skarbowej w Warszawie w interpretacji indywidualnej z dnia 12 maja 2010 r., znak IPPB3/423-222/10-2/GJ;
• Dyrektor Izby Skarbowej Bydgoszczy w interpretacji indywidualnej z dnia 29 czerwca 2009 r., znak ITPB3/423-160b/09/MT;
• Dyrektor Izby Skarbowej w Bydgoszczy w interpretacji indywidualnej z dnia 20 maja 2009 r., znak ITPB3/423-121/09/MT.
  
  

W związku z powyższym wydatki na przejazdy taksówkami udokumentowane na podstawie paragonu fiskalnego oraz rachunku wystawionego przez taksówkarza stanowię koszty uzyskania przychodów Spółki.

W świetle obowiązującego stanu prawnego stanowisko Wnioskodawcy w sprawie oceny prawnej przedstawionego stanu faktycznego uznaje się za prawidłowe.

W pierwszej kolejności należy zwrócić uwagę na to, iż postępowanie w sprawie interpretacji indywidualnych jest postępowaniem szczególnym i w tym sensie ograniczonym np. w stosunku do postępowania podatkowego i kontrolnego, że nie może obejmować postępowania dowodowego. Powyższe wynika wprost z unormowania zawartego w art. 14h ustawy z dnia 29 sierpnia 1997 r. Ordynacja podatkowa, który stanowi: w sprawach dotyczących interpretacji indywidualnej stosuje się odpowiednio przepisy art. 120, art. 121 § 1, art. 125, art. 129, art. 130, art. 135-137, art. 140, art. 143, art. 165a, art. 169 § 1-2, art. 170 i art. 171 oraz przepisy rozdziału 5, 6, 10 i 23 działu IV. W powołanym przepisie ustawodawca nie wymienia postępowania dowodowego, które regulują przepisy rozdziału 11 działu IV Ordynacji podatkowej.

W przedmiotowym wniosku Spółka wnosi o potwierdzenie, że przy zastosowaniu opisanych procedur prawidłowe jest zaliczenie do kosztów uzyskania przychodów Spółki wydatków udokumentowanych paragonami fiskalnymi z kas rejestrujących zainstalowanych w taksówkach lub rachunkami wystawionymi przez taksówkarzy. Wnioskodawca żąda więc od organu wydającego interpretację de facto potwierdzenia mocy dowodowej wymienionych kategorii dokumentów, do czego, jak wyżej wspomniano, organ podatkowy w trybie wydawania interpretacji indywidualnych na podstawie art. 14b § 1 Ordynacji podatkowej nie jest ani zobowiązany ani uprawniony.

Z tego powodu odpowiedź na pytanie Spółki może mieć jedynie charakter bardzo ogólny, zaś ocena, czy dla uznania konkretnego wydatku za koszt uzyskania przychodów wystarczające jest jego udokumentowanie w sposób opisany we wniosku może być dokonana tylko przez organ podatkowy prowadzący postępowanie dowodowe, w którym organ ten sprawdzi spełnienie wszystkich przesłanek pozwalających na uznanie konkretnego wydatku za koszt podatkowy na gruncie odpowiednich przepisów, w szczególności ustawy z dnia 15 lutego 1992 r. o podatku dochodowym od osób prawnych (t. j. Dz. U. z 2000 r., Nr 54, poz. 654 ze zm.), ustawy z dnia 29 sierpnia 1997 r. Ordynacja podatkowa (t. j. Dz. U. z 2005 r., Nr 8, poz. 60 ze zm.), a także ustawy z dnia 29 września 1994 r. o rachunkowości (t. j. Dz. U. z 2009 r., Nr 165, poz. 1316 ze zm.).

Zgodnie z art. 15 ust. 1 ustawy z dnia 15 lutego 1992 r. o podatku dochodowym od osób prawnych (dalej: updop) kosztami uzyskania przychodów są koszty poniesione w celu osiągnięcia przychodów lub zachowania albo zabezpieczenia źródła przychodów, z wyjątkiem kosztów wymienionych w art. 16 ust. 1 (?).

Zgodnie z tymi uregulowaniami, podatnik ma możliwość odliczenia dla celów podatkowych wszelkich wydatków, pod tym jednak warunkiem, iż wykaże ich związek z prowadzoną działalnością gospodarczą, a ich poniesienie ma lub może mieć wpływ na wielkość osiągniętego przychodu, bądź na zachowanie lub zabezpieczenie jego źródła. Zatem, każdy wydatek celowo poniesiony z zamiarem uzyskania przychodu, poza wyraźnie wskazanymi w art. 16 ust. 1 ustawy, powinien być uznany za koszt uzyskania przychodów. Do tak zdefiniowanych kosztów ustawodawca zalicza zarówno takie wydatki, których poniesienie bezpośrednio przekłada się na uzyskanie konkretnych przychodów w danym momencie, jak i te, których nie można w ten sposób przypisać do określonych przychodów, ale są racjonalnie uzasadnione jako zmierzające do ich osiągnięcia.

Decydującym czynnikiem pozwalającym zaliczyć dany wydatek do kosztów uzyskania przychodów jest zatem poniesienie go w celu osiągnięcia przychodu, bądź zachowania lub zabezpieczenia źródła przychodów, przy czym każdy wydatek, poza wyraźnie wskazanym w ustawie - wymaga indywidualnej oceny pod kątem adekwatnego związku z przychodami i racjonalności działania podmiotu.

Przy kwalifikowaniu poniesionych wydatków trzeba brać pod uwagę ich celowość oraz potencjalną możliwość przyczynienia się wydatku do osiągnięcia przychodu, a także racjonalność wydatków, to znaczy ich adekwatność do rzeczywistych potrzeb i zakresu prowadzonej działalności oraz konieczność ich poniesienia dla osiągnięcia przychodu.

W uzasadnieniu swojego stanowiska Wnioskodawca wskazuje, iż: ?przedmiotowe wydatki są ponoszone w związku z prowadzoną przez Spółkę działalnością opodatkowaną, tak więc zaliczają się do kosztów uzyskania przychodów. Wydatki na przejazdy taksówkami są bowiem konieczne dla prawidłowej realizacji usług świadczonych przez Spółkę?.

Przyjmując za Podatnikiem, iż przedmiotowe wydatki służą działalności gospodarczej Spółki i istnieje związek przyczynowy pomiędzy ich ponoszeniem a osiąganymi przychodami a ponadto przedmiotowe wydatki nie podlegają wyłączeniu z kategorii kosztów uzyskania przychodów na podstawie art. 16 ust. 1 ustawy o podatku dochodowym od osób prawnych, co do zasady mogą one zatem stanowić koszty uzyskania przychodów, na podstawie art. 15 ust. 1 omawianej ustawy, o ile zostaną prawidłowo udokumentowane przez podatnika.

Jak słusznie zauważa Wnioskodawca, ustawa o podatku dochodowym nie reguluje wprost sposobu prawidłowego dokumentowania kosztów. Nie oznacza to jednak, że podatnik ma w tym zakresie pełną dowolność. Jak wynika z ugruntowanej linii orzeczniczej obowiązkiem podatników, jako odnoszących ewentualną korzyść z faktu zaliczenia określonych wydatków w poczet kosztów uzyskania przychodów, jest wykazanie, w oparciu o zgromadzone dowody, związku pomiędzy poniesieniem kosztu a uzyskaniem przychodu (w tym zachowaniem albo zabezpieczeniem źródła przychodów), zgodnie z dyspozycją powołanego art. 15 ust. 1 updop. Skoro więc podatnik musi legitymować się dowodami potwierdzającymi istnienie związku przyczynowo-skutkowego, o którym mowa w art. 15 ust. 1 updop, to przede wszystkim musi posiadać dokumenty świadczące o poniesieniu wydatku.

Istotną wskazówkę, jak należy dokumentować wydatki zaliczane do kosztów uzyskania przychodów ustawodawca zawarł w art. 9 ust. 1 updop, zgodnie z którym podatnicy są obowiązani do prowadzenia ewidencji rachunkowej, zgodnie z odrębnymi przepisami w sposób zapewniający określenie wysokości dochodu (straty), podstawy opodatkowania i wysokości należnego podatku za rok podatkowy, a także do uwzględnienia w ewidencji środków trwałych oraz wartości niematerialnych i prawnych informacji niezbędnych do obliczenia wysokości odpisów amortyzacyjnych zgodnie z przepisami art. 16a-16m.

Odrębne przepisy, o których mowa w tym artykule zawarte są w ustawie z dnia 29 września o rachunkowości (dalej: uor). Przepisy art. 20, 21 i 22 tejże ustawy ustalają zasady dokumentowania operacji gospodarczych, a w szczególności warunki, jakim powinny odpowiadać dowody księgowe stanowiące podstawę zapisów w księgach rachunkowych. I tak, zgodnie z art. 20 ust. 2 uor podstawą zapisów w księgach rachunkowych są dowody księgowe stwierdzające dokonanie operacji gospodarczej, zwane dalej 'dowodami źródłowymi':

1. zewnętrzne obce - otrzymane od kontrahentów,
2. zewnętrzne własne - przekazywane w oryginale kontrahentom.
   
   

W myśl art. 20 ust. 4 uor w przypadku uzasadnionego braku możliwości uzyskania zewnętrznych obcych dowodów źródłowych, kierownik jednostki może zezwolić na udokumentowanie operacji gospodarczej za pomocą księgowych dowodów zastępczych, sporządzonych przez osoby dokonujące tych operacji. Nie może to jednak dotyczyć operacji gospodarczych, których przedmiotem są zakupy opodatkowane podatkiem od towarów i usług oraz skup metali nieżelaznych od ludności.

Zgodnie z art. 21 ust. 1 uor dowód księgowy powinien zawierać co najmniej

1. określenie rodzaju dowodu i jego numeru identyfikacyjnego,
2. określenie stron (nazwy, adresy) dokonujących operacji gospodarczej,
3. opis operacji oraz jej wartość, jeżeli to możliwe, określoną także w jednostkach naturalnych,
4. datę dokonania operacji, a gdy dowód został sporządzony pod inną datą - także datę sporządzenia dowodu,
5. podpis wystawcy dowodu oraz osoby, której wydano lub od której przyjęto składniki aktywów,
6. stwierdzenie sprawdzenia i zakwalifikowania dowodu do ujęcia w księgach rachunkowych przez wskazanie miesiąca oraz sposobu ujęcia dowodu w księgach rachunkowych (dekretacja), podpis osoby odpowiedzialnej za te wskazania.
   
   

Można zaniechać zamieszczania na dowodzie danych, o których mowa w ust. 1 pkt 5 i 6, jeśli wynika to z odrębnych przepisów lub techniki dokumentowania zapisów księgowych (art. 21 ust. 1a). Jak stanowi art. 22 ust. 1 uor dowody księgowe powinny być rzetelne, to jest zgodne z rzeczywistym przebiegiem operacji gospodarczej, którą dokumentują, kompletne, zawierające co najmniej dane określone w art. 21 oraz wolne od błędów rachunkowych. Dowód księgowy, który będzie właściwy do wprowadzenia kosztu do ksiąg rachunkowych, będzie również stosownym dokumentem do celów podatkowych, choć niejednokrotnie dokumentem niewystarczającym. Jak już bowiem wspomniano, podatnik, uznając wydatek za koszt uzyskania przychodu odnosi ewidentną korzyść podatkową, ponieważ ten koszt zmniejsza podstawę opodatkowania. Na podatniku spoczywa więc ciężar udowodnienia, że określony wydatek jest kosztem uzyskania przychodu. Ma on obowiązek nie tylko udokumentować, że wydatek został poniesiony (prawidłowo zarachowany) ale wykazać także, że poniesiony został w celu osiągnięcia przychodów.

W tym miejscu organ wydający interpretację zauważa, że w orzecznictwie sądowym wykształciły się dwa alternatywne podejścia w odniesieniu do interpretacji art. 9 ust. 1 updop. Zgodnie z pierwszym z nich art. 9 updop nakłada na podatnika obowiązek stosowania zasad rachunkowych również w zakresie prawidłowego dokumentowania wydatków stanowiących koszty podatkowe i tylko koszty, których poniesienie zostało udokumentowane w sposób wskazany w tych przepisach mogą zostać zaliczone przez podatnika do kosztów uzyskania przychodów.

Zgodnie z drugim stanowiskiem, stosując przepisy Ordynacji podatkowej, w szczególności art. 180, jako dowód należy dopuścić wszystko, co może się przyczynić do wyjaśnienia sprawy i jednocześnie nie jest sprzeczne z prawem. W szczególności mogą to być: księgi podatkowe, deklaracje złożone przez stronę, zeznania świadków, opinie biegłych oraz inne materiały i informacje. W konsekwencji dowodem przeprowadzenia określonej transakcji gospodarczej, w tym także poniesienia wydatku, może być wszystko, co nie jest sprzeczne z prawem, a może przyczynić się do wyjaśnienia stanu faktycznego i nie jest przy tym konieczne, aby dowód ten spełniał wymogi przewidziane w przepisach ustawy o rachunkowości. Tę linię potwierdzają powołane przez Wnioskodawcę wyroki sądowe, wydane jednakże nie w sprawie z interpretacji przepisów prawa podatkowego tylko w postępowaniu podatkowym.

Jak wyjaśniono powyżej, kwestię dokumentowania kosztów uzyskania przychodów normują odrębne przepisy. A zatem, jeżeli na gruncie przepisów o rachunkowości, paragony fiskalne oraz rachunki wystawione przez taksówkarzy potwierdzające przedmiotowe wydatki, stanowią dowody księgowe, będące podstawą wprowadzenia tych wydatków do ksiąg rachunkowych, taki sposób udokumentowania faktu ich poniesienia jest wystarczający również dla celów podatku dochodowego od osób prawnych.

Podsumowując, w analizowanym stanie faktycznym i zdarzeniu przyszłym, koszty przejazdów taksówkami, udokumentowane na podstawie paragonu fiskalnego oraz rachunku wystawionego przez taksówkarza w sposób wymagany przepisami o rachunkowości, stanowią koszty uzyskania przychodów Wnioskodawcy.

Należy jednocześnie wyjaśnić, że zgodnie z art. 14b § 1 ustawy z dnia 29 sierpnia 1997 r. Ordynacja podatkowa, przedmiotem interpretacji indywidualnej są przepisy prawa podatkowego. Wobec tego, tutejszy organ nie dokonał oceny prawnej stanowiska Wnioskodawcy w części dotyczącej uznania paragonu fiskalnego, raportu delegacji służbowej, raportu kosztowego za dowód księgowy ?będących podstawą wprowadzenia udokumentowanych na ich podstawie wydatków do ksiąg rachunkowych Spółki zgodnie z przepisami ustawy o rachunkowości?. Kwestia ta jest bowiem regulowana przepisami o rachunkowości.

Ponadto, odnosząc się do powołanych przez Wnioskodawcę wyroków sądów administracyjnych oraz interpretacji przepisów prawa podatkowego wskazać należy, iż dotyczą one konkretnych, indywidualnych spraw podatników i w tych sprawach rozstrzygnięcia w nich zawarte są wiążące, tym samym nie mają zastosowania ani konsekwencji wiążących w odniesieniu do żadnego innego zaistniałego stanu faktycznego, czy też zdarzenia przyszłego.

Interpretacja dotyczy zaistniałego stanu faktycznego przedstawionego przez Wnioskodawcę i stanu prawnego obowiązującego w dacie zaistnienia zdarzenia w przedstawionym stanie faktycznym.

Stronie przysługuje prawo do wniesienia skargi na niniejszą interpretację przepisów prawa podatkowego z powodu jej niezgodności z prawem. Skargę wnosi się do Wojewódzkiego Sądu Administracyjnego w Warszawie, ul. Jasna 2/4, 00-013 Warszawa po uprzednim wezwaniu na piśmie organu, który wydał interpretację w terminie 14 dni od dnia, w którym skarżący dowiedział się lub mógł się dowiedzieć o jej wydaniu ? do usunięcia naruszenia prawa (art. 52 § 3 ustawy z dnia 30 sierpnia 2002 r. Prawo o postępowaniu przed sądami administracyjnymi ? Dz. U. Nr 153, poz. 1270 ze zm.). Skargę do WSA wnosi się (w dwóch egzemplarzach ? art. 47 ww. ustawy) w terminie trzydziestu dni od dnia doręczenia odpowiedzi organu na wezwanie do usunięcia naruszenia prawa, a jeżeli organ nie udzielił odpowiedzi na wezwanie, w terminie sześćdziesięciu dni od dnia wniesienia tego wezwania (art. 53 § 2 ww. ustawy).

Skargę wnosi się za pośrednictwem organu, którego działanie lub bezczynność są przedmiotem skargi (art. 54 § 1 ww. ustawy) na adres: Izba Skarbowa w Warszawie Biuro Krajowej Informacji Podatkowej w Płocku, ul. 1-go Maja 10, 09-402 Płock.

Referencje

IPPB5/423-37/11-5/JC, interpretacja indywidualna