Zwolnienie z opodatkowania zwracanych pracownikom kosztów w postaci opłat za autostrady i parkingi (...)

INTERPRETACJA INDYWIDUALNA

Na podstawie art. 14b § 1 i § 6 ustawy z dnia 29 sierpnia 1997 r. Ordynacja podatkowa (t. j. Dz. U. z 2012 r., poz. 749 ze zm.) oraz § 4 rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 20 czerwca 2007 r. w sprawie upoważnienia do wydawania interpretacji przepisów prawa podatkowego (Dz. U. Nr 112, poz. 770 ze zm.) Dyrektor Izby Skarbowej w Bydgoszczy działając w imieniu Ministra Finansów stwierdza, że stanowisko, przedstawione we wniosku z dnia 14 listopada 2012 r. (data wpływu 26 listopada 2012 r.) uzupełnionym pismem złożonym w dniu 14 lutego 2013 r. o udzielenie pisemnej interpretacji przepisów prawa podatkowego dotyczącej podatku dochodowego od osób fizycznych w zakresie zwolnienia z opodatkowania zwracanych pracownikom kosztów w postaci opłat za autostrady i parkingi związanych z wykorzystaniem w podróży służbowej prywatnego samochodu ? jest prawidłowe.

UZASADNIENIE

W dniu 26 listopada 2012 r. został złożony ww. wniosek o udzielenie pisemnej interpretacji przepisów prawa podatkowego w indywidualnej sprawie dotyczącej podatku dochodowego od osób fizycznych w zakresie zwolnienia z opodatkowania zwracanych pracownikom kosztów w postaci opłat za autostrady i parkingi związanych z wykorzystaniem w podróży służbowej prywatnego samochodu. Wniosek został uzupełniony pismem złożonym w dniu 14 lutego 2013 r.

We wniosku tym przedstawiono następujące zdarzenie przyszłe.

Regionalna Dyrekcja Lasów Państwowych (RDLP) wchodzi w skład Gospodarstwa Leśnego Lasy Państwowe (PGLLP). W ramach prowadzonej działalności sprawuje ona nadzór nad działalnością podległych jednostek (nadleśnictw) położonych na terenie województw: XXX. Jednostką nadrzędną RDLP jest Dyrekcja Generalna Lasów Państwowych (DGLP). Pracownicy RDLP, w celu dojazdu do jednostek podległych jak i jednostki nadrzędnej otrzymują polecenie wyjazdu służbowego i w większości wypadków wykorzystują prywatne środki transportu. Pracownicy oprócz kosztów związanych z eksploatacją samochodów (paliwo, amortyzacja, oleje itp.) ponoszą koszty związane z korzystaniem z płatnych autostrad oraz parkingów. Obecnie RDLP zwraca pracownikom wyłącznie koszty związane z eksploatacją samochodów, przy czym wysokość zwrotu wynika z iloczynu przejechanych kilometrów i stawki za 1 kilometr użycia samochodu prywatnego dla celów służbowych ustalonej przez Ministra Infrastruktury.

RDLP zamierza, obok ww. kosztów zwracać pracownikom również inne koszty poniesione w związku z podróżą służbową, w tym opłaty za płatne autostrady oraz parkingi.

Wobec powyższego zadano następujące pytanie.

Czy zwrot dodatkowych kosztów (opłaty za płatne autostrady i parkingi) związanych z wykorzystaniem w podróży służbowej samochodu prywatnego jest dla pracowników zwolniony z opodatkowania podatkiem dochodowych na podstawie art. 21 ust. 1 pkt 16 lit. a) ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych, czy w związku z tym Wnioskodawca, jako płatnik nie ma obowiązku pobrania zaliczki na podatek dochodowy?

Zdaniem Wnioskodawcy, zwrot dodatkowych kosztów związanych z wykorzystaniem prywatnych samochodów dla celów służbowych jest dla pracownika zwolniony z opodatkowania na podstawie art. 21 ust.1 pkt 16 lit. a) ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych, w związku z tym Wnioskodawca jako płatnik nie ma obowiązku pobrania zaliczki na podatek dochodowy od osób fizycznych.

Zgodnie z § 3 rozporządzenia Ministra Pracy i Polityki Społecznej z dnia 19 grudnia 2002 r. w sprawie wysokości oraz warunków ustalania należności przysługujących pracownikowi zatrudnionemu w państwowej lub samorządowej jednostce sfery budżetowej z tytułu podróży służbowej na obszarze kraju (Dz. U. Nr 236 poz. 1990 ze zm.) z tytułu podróży służbowej odbywanej w terminie i miejscu określonym przez pracodawcę, pracownikowi przysługuje dieta oraz zwrot kosztów:

• przejazdów
  

• noclegów
  

• dojazdów środkami komunikacji miejscowej
  

• innych udokumentowanych wydatków określonych przez pracodawcę odpowiednio do uzasadnionych potrzeb.
  

Powyższe rozporządzenie nie definiuje pojęcia innych udokumentowanych wydatków, a wręcz pozostawia decyzję o ich zasadności w gestii pracodawcy.

Wydatki te nie są w żaden sposób limitowane, muszą mieć jednak związek z wykonywaną podróżą służbową i być prawidłowo udokumentowane, co w opisanym przypadku ma miejsce.

Zgodnie z § 5 ust. 3 ww. rozporządzenia, na wniosek pracownika pracodawca może wyrazić zgodę na przejazd w podróży służbowej samochodem osobowym, motocyklem lub motorowerem niebędącym własnością pracodawcy.

Na podstawie art. 9 ust. l ustawy z dnia 26 lipca 1991 r. o podatku dochodowym od osób fizycznych opodatkowaniu podatkiem dochodowym podlegają wszelkiego rodzaju dochody, z wyjątkiem dochodów wymienionych w art. 21, 52,52a i 52 c oraz dochodów, od których na podstawie przepisów Ordynacji podatkowej zaniechano poboru podatku.

Jednakże w myśl art. 21 ust. 1 pkt 16 lit a) ww. ustawy, wolne od podatku dochodowego są diety i inne należności za czas podróży służbowej pracownika - do wysokości określonej w odrębnych ustawach lub przepisach wydanych przez ministra właściwego do spraw pracy w sprawie wysokości oraz warunków ustalania należności przysługujących pracownikowi zatrudnionemu w państwowej lub samorządowej jednostce sfery budżetowej, z tytułu podróży służbowej na obszarze kraju oraz poza granicami kraju, z zastrzeżeniem ust. 13.

Warunkiem niezbędnym dla skorzystania ze zwolnienia określonego w art. 21 ust.1 pkt 16 lit. a) ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych, co jednoznacznie wynika z jego treści jest więc odbycie przez pracownika podróży służbowej.

Powyższe stanowisko potwierdza - zdaniem RDLP - Dyrektor Izby Skarbowej w Poznaniu w interpretacji indywidualnej ILPB1/415-120/12-4/AP z dnia 26 kwietnia 2012 r., Dyrektor Izby Skarbowej w Bydgoszczy w interpretacji indywidualnej ITPB2/415-618/12/RS z dnia 26 września 2012 r. oraz Dyrektor Izby Skarbowej w Warszawie interpretacji indywidualnej IPPB4/415-618/12-2/MP z dnia 11 października 2012 r.

W świetle obowiązującego stanu prawnego stanowisko Wnioskodawcy w sprawie oceny prawnej przedstawionego zdarzenia przyszłego uznaje się za prawidłowe.

Zgodnie z art. 9 ust. 1 ustawy z dnia 26 lipca 1991 r. o podatku dochodowym od osób fizycznych (t. j. Dz. U. z 2012 r., poz. 361 ze zm.), opodatkowaniu podatkiem dochodowym podlegają wszelkiego rodzaju dochody z wyjątkiem dochodów wymienionych w art. 21, 52, 52a i 52c oraz dochodów, od których na podstawie przepisów Ordynacji podatkowej zaniechano poboru podatku.

Stosownie do art. 11 ust. 1 ww. ustawy, przychodami, z zastrzeżeniem art. 14-15, art. 17 ust. 1 pkt 6, 9 i 10 w zakresie realizacji praw wynikających z pochodnych instrumentów finansowych, art. 19 i art. 20 ust. 3, są otrzymane lub postawione do dyspozycji podatnika w roku kalendarzowym pieniądze i wartości pieniężne oraz wartość otrzymanych świadczeń w naturze i innych nieodpłatnych świadczeń.

Przepis art. 12 ust. 1 ww. ustawy stanowi, iż za przychody ze stosunku służbowego, stosunku pracy, pracy nakładczej oraz spółdzielczego stosunku pracy uważa się wszelkiego rodzaju wypłaty pieniężne oraz wartość pieniężną świadczeń w naturze bądź ich ekwiwalenty, bez względu na źródło finansowania tych wypłat i świadczeń, a w szczególności: wynagrodzenia zasadnicze, wynagrodzenia za godziny nadliczbowe, różnego rodzaju dodatki, nagrody, ekwiwalenty za niewykorzystany urlop i wszelkie inne kwoty niezależnie od tego czy ich wysokość została z góry ustalona, a ponadto świadczenia pieniężne ponoszone za pracownika, jak również wartość innych nieodpłatnych świadczeń lub świadczeń częściowo odpłatnych.

Treść powyższych przepisów wskazuje, że przychodami ze stosunku pracy są praktycznie wszystkie otrzymane przez niego od pracodawcy świadczenia. Są nimi bowiem nie tylko wynagrodzenia, ale również wszystkie inne przychody (świadczenia), niezależnie od podstawy ich wypłaty, jeżeli w jakikolwiek sposób wiążą się z faktem wykonywania pracy.

Stosownie do art. 31 ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych, osoby fizyczne, osoby prawne oraz jednostki organizacyjne nieposiadające osobowości prawnej, zwane dalej ?zakładami pracy?, są obowiązane jako płatnicy obliczać i pobierać w ciągu roku zaliczki na podatek dochodowy od osób, które uzyskują od tych zakładów przychody ze stosunku służbowego, stosunku pracy, pracy nakładczej lub spółdzielczego stosunku pracy, zasiłki pieniężne z ubezpieczenia społecznego wypłacane przez zakłady pracy, a w spółdzielniach pracy - wypłaty z tytułu udziału w nadwyżce bilansowej.

W myśl art. 21 ust. 1 pkt 16 lit. a) ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych, wolne od podatku dochodowego są diety i inne należności za czas podróży służbowej pracownika ? do wysokości określonej w odrębnych ustawach lub przepisach wydanych przez ministra właściwego do spraw pracy w sprawie wysokości oraz warunków ustalania należności przysługujących pracownikowi zatrudnionemu w państwowej lub samorządowej jednostce strefy budżetowej, z tytułu podróży służbowej na obszarze kraju oraz poza granicami kraju, z zastrzeżeniem ust. 13.

Powyższe zwolnienie obejmuje zatem diety i inne świadczenia otrzymane przez pracownika za czas podróży służbowej, do wysokości określonej w odrębnych przepisach.

Odrębnymi przepisami, o których mowa powyżej są m.in. przepisy rozporządzenia Ministra Pracy i Polityki Społecznej z dnia 19 grudnia 2002 r. w sprawie wysokości oraz warunków ustalania należności przysługujących pracownikowi zatrudnionemu w państwowej lub samorządowej jednostce sfery budżetowej z tytułu podróży służbowej na obszarze kraju (Dz. U. Nr 236, poz. 1990 ze zm.).

W myśl § 3 ww. rozporządzenia, z tytułu podróży odbywanej w terminie i miejscu określonym przez pracodawcę pracownikowi przysługują diety oraz zwrot kosztów:

1. przejazdów;
2. noclegów;
3. dojazdów środkami komunikacji miejscowej;
4. innych udokumentowanych wydatków, określonych przez pracodawcę odpowiednio do uzasadnionych potrzeb.

Zgodnie z § 5 ust. 3 tego rozporządzenia na wniosek pracownika pracodawca może wyrazić zgodę na przejazd w podróży samochodem osobowym, motocyklem lub motorowerem niebędącym własnością pracodawcy. W takim przypadku pracownikowi przysługuje zwrot kosztów przejazdu w wysokości stanowiącej iloczyn przejechanych kilometrów przez stawkę za jeden kilometr przebiegu, ustaloną przez pracodawcę, która nie może być wyższa niż określona w przepisach wydanych na podstawie art. 34 a ust. 2 ustawy z dnia 6 września 2001 r. o transporcie drogowym (Dz. U. z 2004 r. Nr 204, poz. 2088 ze zm.).

Stosownie do § 8a ust. 3 tego rozporządzenia, do rozliczenia kosztów podróży pracownik załącza dokumenty (rachunki) potwierdzające poszczególne wydatki; nie dotyczy to diet oraz wydatków objętych ryczałtami. Jeżeli uzyskanie dokumentu (rachunku) nie było możliwe, pracownik składa pisemne oświadczenie o dokonanym wydatku i przyczynach braku jego udokumentowania.

Zatem należności wypłacane pracownikom odbywającym podróż służbową w terminie i miejscu określonym przez pracodawcę, obejmujące m.in. diety, zwrot kosztów za przejazdy, noclegi, dojazdy środkami komunikacji miejscowej, a także inne udokumentowane wydatki określone przez pracodawcę odpowiednio do uzasadnionych potrzeb, korzystają ze zwolnienia od podatku uregulowanego w analizowanym art. 21 ust. 1 pkt 16 lit. a) ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych do wysokości określonej ww. rozporządzeniu Ministra Pracy i Polityki Społecznej.

Jednakże warunkiem niezbędnym dla skorzystania z przedmiotowego zwolnienia jest odbycie przez pracownika podróży służbowej.

Przepisy ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych nie zawierają definicji ?podróży służbowej?. Dlatego w kwestii tej należy posłużyć się definicją zawartą w ustawie z dnia 26 czerwca 1974 r. Kodeks pracy (t. jedn. Dz. U. z 1998 r. Nr 21, poz. 94 ze zmianami).

Zgodnie z art. 775 § 1 ustawy Kodeks pracy, pracownikowi wykonującemu na polecenie pracodawcy zadanie służbowe poza miejscowością, w której znajduje się siedziba pracodawcy lub poza stałym miejscem pracy przysługują należności na pokrycie kosztów związanych z podróżą służbową.

Podróżą służbową jest zatem taki wyjazd, który odbywa się na polecenie pracodawcy i jest związany ze świadczeniem pracy poza miejscowością, w której znajduje się siedziba pracodawcy lub poza stałym miejscem pracy.

Z opisanego we wniosku zdarzenia przyszłego wynika, iż Wnioskodawca w ramach prowadzonej działalności sprawuje nadzór nad działalnością podległych jednostek (nadleśnictw) położonych na terenie województw: XXX. Pracownicy w celu dojazdu do jednostek podległych jak i jednostki nadrzędnej otrzymują polecenie wyjazdu służbowego i w większości wypadków wykorzystują prywatne środki transportu. Pracownicy oprócz kosztów związanych z eksploatacją samochodów (paliwo, amortyzacja, oleje itp.) ponoszą koszty związane z korzystaniem z płatnych autostrad oraz parkingów. Obecnie Wnioskodawca zwraca pracownikom wyłącznie koszty związane z eksploatacją samochodów, przy czym wysokość zwrotu wynika z iloczynu przejechanych kilometrów i stawki za 1 kilometr użycia samochodu prywatnego dla celów służbowych ustalonej przez Ministra Infrastruktury.

Wnioskodawca zamierza, obok ww. kosztów zwracać pracownikom również inne koszty poniesione w związku z podróżą służbową, w tym opłaty za płatne autostrady oraz parkingi.

Biorąc zatem pod uwagę przytoczone przepisy prawa jak i przedstawione we wniosku zdarzenie przyszłe stwierdzić należy, iż § 3 pkt 4 rozporządzenia Ministra Pracy i Polityki Społecznej nie zawiera wykazu ?innych udokumentowanych wydatków?, nie ogranicza również ich wysokości, pozostawiając to w gestii pracodawcy. To pracodawca decyduje o zwrocie faktycznie poniesionych przez pracownika wydatków, które nie są limitowane i które muszą mieć związek z wykonywaną podróżą, a ponadto być prawidłowo udokumentowane. Do wskazanych wydatków można niewątpliwie zaliczyć m.in. opłaty za przejazdy autostradami oraz opłaty parkingowe. Zatem w sytuacji, gdy jak twierdzi Wnioskodawca pracownicy odbywać będą podróże służbowe kwoty zwróconych im wydatków związanych z taką podróżą (właściwie udokumentowanych) poniesionych na opłaty za przejazd autostradami oraz za korzystanie z parkingu będą przychodem pracownika w rozumieniu przepisów ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych, jednakże podlegającym zwolnieniu na mocy art. 21 ust. 1 pkt 16 lit. a) ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych, w konsekwencji czego Wnioskodawca nie będzie zobowiązany do poboru od ww. kwot zaliczek na podatek dochodowy od osób fizycznych.

Interpretacja dotyczy zdarzenia przyszłego przedstawionego przez Wnioskodawcę i stanu prawnego obowiązującego w dniu datowania interpretacji.

Stronie przysługuje prawo do wniesienia skargi na niniejszą interpretację przepisów prawa podatkowego z powodu jej niezgodności z prawem. Skargę wnosi się do Wojewódzkiego Sądu Administracyjnego w Szczecinie, ul. Staromłyńska 10, 70-561 Szczecin, po uprzednim wezwaniu na piśmie organu, który wydał interpretację w terminie 14 dni od dnia, w którym skarżący dowiedział się lub mógł się dowiedzieć o jej wydaniu ? do usunięcia naruszenia prawa (art. 52 § 3 ustawy z dnia 30 sierpnia 2002 r. Prawo o postępowaniu przed sądami administracyjnymi ? t. j. Dz. U. z 2012, poz. 270 ze zm.).

Skargę do WSA wnosi się (w dwóch egzemplarzach ? art. 47 ww. ustawy) w terminie trzydziestu dni od dnia doręczenia odpowiedzi organu na wezwanie do usunięcia naruszenia prawa, a jeżeli organ nie udzielił odpowiedzi na wezwanie, w terminie sześćdziesięciu dni od dnia wniesienia tego wezwania (art. 53 § 2 ww. ustawy).

Skargę wnosi się za pośrednictwem organu, którego działanie lub bezczynność są przedmiotem skargi (art. 54 § 1 ww. ustawy) na adres: Izba Skarbowa w Bydgoszczy Biuro Krajowej Informacji Podatkowej w Toruniu, ul. Św. Jakuba 20, 87-100 Toruń.