Czy opłaca się wybór metody kwartalnego rozliczenia VAT?

Zalety i wady wyboru metody kwartalnego rozliczenia 

W praktyce metoda kwartalnego systemu rozliczeń bez stosowania metody kasowej ma znacznie więcej zwolenników niż metoda kasowa.

Co prawda obowiązek podatkowy nie powstaje w tej metodzie na szczególnych zasadach, ale termin zapłaty podatku można "przesunąć" poprzez rzadsze rozliczanie się z fiskusem (np. podatek za styczeń będzie zapłacony dopiero w kwietniu). Niewątpliwie zaletą omawianej metody jest brak ograniczeń w odliczaniu podatku naliczonego – podatnika obowiązują te same zasady co pozostałych podatników, z tą różnicą, że rozliczenie następuje kwartalnie. Ponieważ moment powstania obowiązku podatkowego nie jest uzależniony od zapłaty, zaś prawo do odliczenia podatku nie ma związku z zapłatą należności kontrahentowi, podatnik nie musi rozbudowywać swojej ewidencji o żadne dodatkowe dane. Poprzez rzadsze składanie deklaracji ogranicza się również biurokrację w przedsiębiorstwie.   

Należy jednak pamiętać, że metoda ta może okazać się niekorzystna dla podatników, którzy zwykle otrzymują zwroty podatku z urzędu skarbowego. Termin zwrotu liczony jest bowiem od złożenia deklaracji, co przy czterech deklaracjach w trakcie roku oznacza późniejszy zwrot niż przy deklaracjach miesięcznych. 

Podatek naliczony u podatnika rozliczającego się kwartalnie 

Decydujące znaczenie kwartału otrzymania faktury 

Małemu podatnikowi rozliczającemu się kwartalnie przysługuje prawo do odliczenia podatku naliczonego od nabywanych towarów i usług, które związane są z czynnościami opodatkowanymi. O tym, co wchodzi w skład sumy podatku naliczonego, była mowa w jednym z poprzednich artykułów poświęconych małemu podatnikowi.

Co do zasady prawo do odliczenia podatku powstanie w rozliczeniu za kwartał, w którym mały podatnik otrzymał fakturę albo dokument celny (szczególne momenty odliczenia będą obowiązywać w wypadkach wskazanych w przepisach – zob. niżej). 

Podatnika rozliczającego się kwartalnie nie obowiązuje zasada dotycząca podatnika stosującego metodę kasową, która uzależnia prawo do odliczenia podatku od zapłaty należności.  

Przykład:

Podatnik rozliczający się kwartalnie otrzymał fakturę w lutym 2012 r. Prawo do odliczenia podatku z tej faktury podatnik nabywa w I kwartale i nie ma tutaj znaczenia okoliczność, czy faktura została zapłacona.

Wybór okresu rozliczeniowego oraz prawo do odliczenia podatku poprzez korektę deklaracji podatkowej

Jeżeli podatnik nie dokona obniżenia kwoty podatku należnego w terminach określonych powyżej, wówczas może odliczyć podatek w deklaracji za jeden z dwóch następnych okresów rozliczeniowych (art. 86 ust. 11 ustawy o VAT). Możliwość ta w przypadku podatnika rozliczającego się kwartalnie oznacza również mniej uciążliwości ewidencyjno-formalnych. Jeśli bowiem dla przykładu podatnik „znajdzie” w czerwcu fakturę otrzymaną w styczniu, to nie musi składać korekty deklaracji za I kwartał, ponieważ może odliczyć podatek w deklaracji za II kwartał. Gdyby podobna sytuacja spotkała podatnika rozliczającego się miesięcznie, musiałby on dokonać korekty, gdyby chciał odzyskać podatek.   

Jeżeli podatnik rozliczający się kwartalnie nie dokona obniżenia podatku w kwartale otrzymania faktury, ani też w kwartale następnym, to ma prawo dokonać odliczenia jedynie przez korektę deklaracji. Korekty dokonuje się za okres, w którym wystąpiło prawo do obniżenia podatku należnego, nie później jednak niż w ciągu 5 lat, licząc od początku roku, w którym wystąpiło to prawo.   

Przykład:  

Podatnik rozliczający się kwartalnie otrzymał fakturę w styczniu 2012 r. i nie odliczył podatku ani za I ani za II kwartał 2012 r. Podatnik może do końca 2016 r. skorygować deklarację za I kwartał 2016 r. i uwzględnić nieodliczony wcześniej podatek.

Szczególne momenty odliczenia podatku 

Zgodnie z ogólną zasadą, podatnik może odliczyć podatek naliczony w rozliczeniu za kwartał, w którym otrzymał fakturę albo dokument celny. Ustawodawca przewiduje jednak szczególne momenty, w których powstaje prawo do odliczenia podatku, do których podatnik rozliczający się kwartalnie również ma obowiązek się stosować.

Czy odliczenie przysługuje w razie braku sprzedaży opodatkowanej?

Podatnik ma oczywiście prawo do uwzględnienia w deklaracji podatku naliczonego nawet wtedy, kiedy nie wykonał czynności opodatkowanych. Niemniej jednak nie przysługuje mu wtedy prawo do żądania zwrotu bezpośredniego z urzędu skarbowego. Zgodnie z art. 86 ust. 19 ustawy o VAT, kwotę podatku naliczonego przenosi się wówczas do rozliczenia na następny okres rozliczeniowy. 

Przykład: 

Pan Józef jest małym podatnikiem, który rozlicza się kwartalnie. W okresie styczeń – marzec 2012 r. podatek naliczony z otrzymanych faktur wyniósł łącznie 25.000 zł. Pan Józef nie wykonał jednak w tym okresie sprzedaży opodatkowanej. W związku z tym kwota 25.000 zł musi zostać przeniesiona na II kwartał.  

Jak określić wysokość zwrotu różnicy podatku oraz termin zwrotu? 

W razie wystąpienia nadwyżki podatku naliczonego nad należnym w danym kwartale, podatnik ma prawo żądać bezpośredniego zwrotu tej kwoty na rachunek bankowy. Zasady i terminy zwrotu bezpośredniego są dla podatnika rozliczającego się kwartalnie takie same, jak dla podatnika stosującego metodę kasową.

Jakie deklaracje i informacje składać ma mały podatnik rozliczający się kwartalnie?

Rejestracja i aktualizacja danych małego podatnika 

Wybór kwartalnego systemu rozliczeń wiąże się z koniecznością aktualizacji danych. Jeśli wybór następuje wraz z rozpoczęciem wykonywania czynności opodatkowanych, wówczas formularz VAT-R służy podatnikowi jako formularz rejestracyjny. Każde późniejsze jego złożenie (w tym składane w związku z wyborem metody) będzie już zatem aktualizacją danych.

Należy w tym miejscu odwołać się również do uwag poczynionych przy okazji omawiania podatników rozliczających się metodą kasową odnośnie terminów aktualizacji danych wynikających z przepisów o zasadach ewidencji podatników. Należy więc pamiętać, że chociaż podatnik VAT ma 14 dni na aktualizację danych, zawiadomienie o wyborze kwartalnego systemu rozliczeń musi złożyć przed kwartałem, w którym zamierza tę metodę stosować.  

Aktualizacji danych wymaga nie tylko wybór metody kwartalnej, ale również rezygnacja z tej metody lub utrata do niej prawa.       

Zawiadomienia składane naczelnikowi urzędu skarbowego 

Pierwszym zawiadomieniem jest to składane w związku z wyborem kwartalnego sposobu rozliczeń. Drugim zaś jest zawiadomienie o rezygnacji ze stosowania rozliczeń kwartalnych.  

Zgodnie z przepisami ustawy o VAT, ww. zawiadomienia muszą mieć formę pisemną. Odpowiednie rubryki formularza VAT-R spełniają powyższy warunek. Niektóre urzędy skarbowe wymagają jednak, aby podatnik złożył dodatkowe oświadczenie, oprócz złożenia formularza VAT-R.

Deklaracja kwartalna VAT-7K 

Podatnik rozliczający się kwartalnie niestosujący metody kasowej składa deklaracje kwartalne oznaczone jako VAT-7. Nie różni się w tym zakresie od podatnika, który stosuje metodę kasową.   

Tak jak wszyscy pozostali podatnicy, również podatnik rozliczający się kwartalnie ma obowiązek złożyć tzw. „zerową deklarację”, jeśli w danym okresie rozliczeniowym nie wykonał żadnych czynności, ani też nie odlicza podatku naliczonego. Ustawodawca nie uzależnia bowiem obowiązku złożenia deklaracji od wykazania podatku należnego lub naliczonego. 

Jakie terminy zapłaty podatku obowiązują podatników stosujących kwartalne rozliczenie podatku? 

Mały podatnik rozliczający się kwartalnie ma obowiązek zapłacić podatek w terminie do 25. miesiąca następującego po danym kwartale. Termin zapłaty podatku jest zatem tożsamy z terminem zapłaty obowiązującym podatnika stosującego metodę kasową.

Na jakich zasadach podatnik rozliczający się kwartalnie powinien wystawiać faktury VAT? 

Podatnik stosujący kwartalny system rozliczeń bez metody kasowej wystawia zwykłe faktury VAT. Nie oznacza ich zatem, tak jak czyni to mały podatnik „VAT-MP”, gdyż obowiązek podatkowy nie powstaje u niego na szczególnych zasadach. Kontrahenci otrzymujący fakturę od podatnika rozliczającego się kwartalnie nie stosują w tej sytuacji również żadnych szczególnych warunków odliczania podatku.  

Podatnika obowiązują ogólne zasady i terminy przy wystawianiu faktur VAT. Ma on również obowiązek uwzględnić dane, które powinny znaleźć się na fakturze. 

Kiedy można zrezygnować z kwartalnego rozliczenia VAT? 

Wybór kwartalnego systemu rozliczeń nie oznacza, iż podatnik ma obowiązek stosować go bezterminowo. Rezygnacja z tego sposobu rozliczania się z podatku VAT jest jednak możliwa dopiero po upływie czterech kwartałów, w których podatnik rozliczał się za okresy kwartalne. Warunkiem rezygnacji jest dodatkowo uprzednie pisemne zawiadomienie naczelnika urzędu skarbowego; zawiadomienia należy dokonać w terminie do dnia złożenia deklaracji podatkowej za pierwszy miesięczny okres rozliczeniowy, jednak nie później niż z dniem upływu terminu złożenia tej deklaracji. (art. 99 ust. 4 ustawy o VAT).

Kiedy następuje utrata prawa do kwartalnego rozliczenia? 

Od rezygnacji z kwartalnych rozliczeń należy odróżnić utratę prawa do tej metody. Utrata następuje z mocy samego prawa na skutek przekroczenia limitów uprawniających do posiadania statusu małego podatnika (a więc kwot 1.200.000 euro lub 45.000 euro).  

Podatnicy, którzy przekroczyli te kwoty w danym kwartale, tracą prawo do składania deklaracji kwartalnych począwszy od rozliczenia za miesiąc następujący po kwartale, w którym nastąpiło przekroczenie.  

Utrata prawa do składania deklaracji kwartalnych oznacza również konieczność aktualizacji danych rejestracyjnych przez złożenie formularza VAT-R.

Podstawa prawna:

• Ustawa z dnia 11 marca 2004 r. o podatku od towarów i usług (Dz.  U. 2011 r. Nr 177 poz. 1054 ze zm.)

A.J.
Zespół e-prawnik.pl