Czy w firmie można używać samochodu niebędącego środkiem trwałym?

Nabywając samochód do firmy nie zawsze mamy obowiązek zaliczania go do środków trwałych. Ponadto w pewnych sytuacjach przedsiębiorstwo używa prywatne samochody właścicieli lub pracowników (ten drugi przypadek zostanie omówiony w artykule, który ukaże się wkrótce, a dotyczącym podróży służbowych). Fakt wykorzystywania samochodów niebędących środkami trwałymi powoduje oczywiście określone konsekwencje podatkowe.  

Jak wartość samochodu i czas używania wpływa na decyzję podatnika?

Samochód musi zostać uznany za środek trwały, zaś wydatki na jego nabycie muszą zostać rozliczone w czasie w postaci odpisów amortyzacyjnych, w sytuacji kiedy wartość początkowa przekracza kwotę 3.500 zł, a okres używania samochodu (przewidywany przez podatnika) będzie dłuższy niż rok.  

Jeżeli więc podatnik nabędzie samochód o wartości równej lub niższej od kwoty 3.500 zł, nie musi tego samochodu amortyzować, lecz może wydatek na jego nabycie zaliczyć jednorazowo w koszty w miesiącu oddania samochodu do używania; samochód taki należy przy tym ująć w ewidencji wyposażenia, jeżeli jego wartość początkowa przekracza kwotę 1.500 zł. Ustawodawca dał jednak podatnikom możliwość wyboru: mogą oni bowiem, jeśli zechcą, mimo wszystko amortyzować taki samochód - przy czym amortyzacja może przebiegać bądź na zasadach ogólnych bądź w postaci jednorazowego odpisu.  

Przykład

Podatnik nabył używany samochód o wartości 2.700 zł i przyjął go do używania w lutym 2005 r. Podatnik ma trzy możliwości:

1. może, nie wpisując samochodu do ewidencji środków trwałych, zaliczyć kwotę 2.700 zł do kosztów lutego;

2. może zaliczyć samochód do środków trwałych, przyjąć go do ewidencji środków trwałych i dokonać jednorazowego odpisu amortyzacyjnego w kwocie 2.700 zł – kwotą odpisu w tej wysokości może obciążyć, wedle uznania, koszty lutego lub marca;

3. może zaliczyć samochód do środków trwałych, przyjąć go do ewidencji środków trwałych i amortyzować go na zasadach ogólnych, poczynając od marca 2005 r.     

Drugi przypadek umożliwiający jednorazowe zaliczenie wydatku na nabycie samochodu do kosztów dotyczy przewidywanego okresu używania. Jeżeli podatnik postanowi, że samochód firmowy będzie używany nie dłużej niż rok, może kwotę wydatkowaną na nabycie zaliczyć jednorazowo w koszty, niezależnie od wartości samochodu.

UWAGA!

W razie zaliczenia do kosztów wydatku na nabycie samochodu o wartości wyższej niż 3.500 zł - ze względu na przewidywany okres używania nie dłuższy niż rok - podatnik musi liczyć się z dotkliwymi sankcjami w razie dalszego używania samochodu po upływie roku. Sankcje te polegają min. za zapłacie odsetek w wysokości 0,1% za każdy dzień od dnia zaliczenia do kosztów, od różnicy między wartością samochodu a kwotą, jaka stanowiłaby odpis amortyzacyjny, gdyby samochód był amortyzowany. Sankcje te zostały określone w art. 22 e ustawy o PIT i art. 16e ustawy o CIT.

Kiedy samochód prywatny staje się firmowym?

Powyżej omówione przypadki dotyczą sytuacji nabycia samochodu firmowego, który nie będzie jednak w firmie stanowił składnika majątku trwałego. Oprócz tego na potrzeby firmy można wykorzystywać samochody prywatne. W tym miejscu zaznaczmy tylko, że w każdym czasie podatnik może dokonać przekwalifikowania samochodu prywatnego na składnik majątku firmy i może zaliczyć go do środków trwałych i amortyzować. Dalsze rozważania dotyczyć będą właśnie takiej sytuacji, w której na potrzeby firmy używany jest samochód, który został nabyty „na firmę” lecz nie jest środkiem trwałym oraz samochodu,  który stanowi składnik majątku prywatnego właściciela.  

Czy wydatki związane z eksploatacją samochodu osobowego niebędącego środkiem trwałym można zaliczyć do kosztów uzyskania przychodów?

Jak już wspominaliśmy, do kosztów uzyskania przychodów można zaliczyć każdy wydatek, który ma związek z przychodami oraz który nie został przez ustawodawcę wymieniony w katalogu wydatków negatywnych. Ograniczenia podatkowe istnieją właśnie w przypadku prywatnych samochodów używanych na potrzeby firmy oraz firmowych samochodów, które nie są zaliczone do środków trwałych (w przypadku podatników będących osobami prawnymi ograniczenia dotyczą zaś samochodów niestanowiących składników majątku podatnika - tj. firmy). 

Zgodnie z ustawą o PIT, nie uważa się za koszty podatkowe poniesionych wydatków z tytułu używania niewprowadzonego do ewidencji środków trwałych samochodu osobowego, w tym także stanowiącego własność osoby prowadzącej działalność gospodarczą, dla potrzeb działalności gospodarczej podatnika - w części przekraczającej kwotę wynikającą z pomnożenia liczby kilometrów faktycznego przebiegu pojazdu oraz stawki za 1 km przebiegu, określonej w odrębnych przepisach wydanych przez właściwego ministra.

W przypadku osób prawnych, zgodnie z ustawą o CIT, za koszty nie uważa się wydatków z tytułu używania dla potrzeb działalności gospodarczej samochodu osobowego niestanowiącego składnika majątku firmy (a więc jeśli samochód nie jest środkiem trwałym, ale stanowi składnik majątku podatnika - osoby prawnej, omawiane ograniczenia nie mają do niego zastosowania – może on powyższe wydatki zaliczać do kosztów w całości). W celu ustalenia faktycznego przebiegu samochodu podatnik jest obowiązany do prowadzenia ewidencji przebiegu pojazdu.

UWAGA!

Nieco odmienne zasady funkcjonują w odniesieniu do wydatków ponoszonych na rzecz pracowników z tytułu używania przez nich samochodów na potrzeby wykonywanej działalności.

Przez stawkę za jeden kilometr przebiegu pojazdu rozumie się stawkę określoną dla samochodów osobowych, uwzględniającą odpowiednio pojemność silnika. Przebieg pojazdu, o którym mowa wyżej, powinien być (z wyłączeniem ryczałtu pieniężnego), udokumentowany w ewidencji przebiegu pojazdu potwierdzonej przez podatnika na koniec każdego miesiąca. Do prowadzenia ewidencji przebiegu pojazdu obowiązana jest osoba używająca tego pojazdu, zaś w razie braku tej ewidencji wydatki ponoszone przez podatnika z tytułu używania samochodów na jego potrzeby nie stanowią kosztu uzyskania przychodów.

Ewidencja przebiegu pojazdu powinna zawierać co najmniej następujące dane:

1. nazwisko, imię i adres zamieszkania osoby używającej pojazdu,

2. numer rejestracyjny pojazdu i pojemność silnika,

3. kolejny numer wpisu,

4. datę i cel wyjazdu,

5. opis trasy (skąd - dokąd),

6. liczbę faktycznie przejechanych kilometrów,

7. stawkę za 1 km przebiegu,

8. kwotę wynikającą z przemnożenia liczby faktycznie przejechanych kilometrów i stawki za 1 km przebiegu oraz

9. podpis podatnika (pracodawcy) i jego dane.

Od 1 stycznia 2004 r. nie obowiązuje już żaden wzór ewidencji przebiegu pojazdu, ale oczywiście można korzystać z tych, które przed tą datą obowiązywały. Ważne jest jedynie, aby ewidencja zawierała minimum dane, które wymieniono powyżej, gdyż w przeciwnym razie organ podatkowy może stwierdzić brak ewidencji, co wykluczy możliwość zaliczenia wydatków związanych z używaniem samochodu do kosztów. 

Stawki za 1 km przebiegu pojazdu zostały określone w przepisach rozporządzenia Ministra Pracy i Polityki Społecznej z dnia 19 grudnia 2002 r. w sprawie wysokości oraz warunków ustalania należności przysługujących pracownikowi zatrudnionemu w państwowej lub samorządowej jednostce sfery budżetowej z tytułu podróży służbowej na obszarze kraju (Dz. U. Nr 236, poz. 1990 ze zm.). Poniżej przedstawiamy stawki obowiązujące aktualnie (od 1.01.2005 r.).

Oczywiście powyższe stawki to stawki maksymalne, więc podatnik może przyjąć niższe(np. stawka za 1 km przebiegu samochodu o pojemności silnika powyżej 900 cm³ wynosi 0,7846 zł, co oznacza, że można przyjąć stawkę np. 0,65 zł). 

W jaki sposób należy rozliczać wydatki eksploatacyjne w ewidencji?  

Przypomnijmy raz jeszcze, że w niniejszym punkcie mowa jest o wydatkach związanych z używaniem samochodu osobowego niebędącego środkiem trwałym (w przypadku osób prawnych mowa zaś o samochodach, które nie stanowią składników majątku firmy). Chodzi tutaj o wszelkiego rodzaju wydatki: paliwo, części zamienne, remonty, opłaty, itp. Do kosztów uzyskania przychodów podatnik może zaliczyć jedynie część tych wydatków, która nie przekracza kwoty wynikającej z przebiegu pojazdu. W każdym miesiącu należy więc porównać kwotę z ewidencji przebiegu (która jest iloczynem liczby przejechanych kilometrów i stawki za 1 km przebiegu) z kwotą wydatków związanych z używaniem samochodu. Do kosztów zalicza się zawsze kwotę mniejszą, przy czym wydatki należy naliczać narastająco w trakcie roku.   

Przykład

Podatnik używa na potrzeby firmy samochód osobowy niebędący środkiem trwałym, o pojemności silnika 1,6. Załóżmy, że samochód ten wykorzystywany jest w okresie luty-kwiecień 2005 r. i podatnik poniósł następujące wydatki: 

1. w lutym: 1.300 zł (w tym paliwo 600 zł, remont 700 zł),
2. w marcu: 950 zł (w tym paliwo 450 zł, przegląd 200 zł, wymiana oleju 300 zł),
3. w kwietniu: 800 zł (paliwo) 

Samochód przejechał:

1. w lutym – 1500 km 
2. w marcu – 900 km 
3. w kwietniu – 2000 km 

- zaś podatnik przyjął maksymalną stawkę z rozporządzenia w wysokości 0,7846 zł za 1 km (zob. wyżej). 

Poniżej przedstawiamy rozliczenie każdego miesiąca: 

Jak widać z powyższego przykładu odpowiedni przebieg pojazdu zagwarantował możliwość zaliczenia całej kwoty wydatków do kosztów (stało się to jednak dopiero w kwietniu).

UWAGA!

Kwota wynikająca z ewidencji przebiegu pojazdu zostaje wyliczona jedynie w celu porównania jej z kwotą rzeczywistych wydatków nie zaś po to, by uzyskać kwotę podlegającą zaliczeniu do kosztów. Jeśli nawet do kosztów zostaje zaliczona kwota odpowiadająca wysokości wynikającej z ewidencji, dzieje się tak dlatego, że rzeczywista kwota wydatków związanych z używaniem samochodu była wyższa lub równa kwocie wynikającej z ewidencji przebiegu.

Pamiętajmy również, że omówione powyżej ograniczenia dotyczą jedynie samochodów osobowych. Wyjątkiem są jednak samochody osobowe używane na podstawie umowy leasingu, gdyż w ich przypadku podatnik nie ma obowiązku prowadzenia ewidencji przebiegu pojazdu i może rozliczać wydatki tak, jak w przypadku samochodów ciężarowych, a więc w całości.

Podstawa prawna:

• Rozporządzenie Ministra Pracy i Polityki Społecznej z dnia 19 grudnia 2002 r. w sprawie wysokości oraz warunków ustalania należności przysługujących pracownikowi zatrudnionemu w państwowej lub samorządowej jednostce sfery budżetowej z tytułu podróży służbowej na obszarze kraju (Dz. U. Nr 236, poz. 1990 ze zm.);

• Ustawa z dnia 26 lipca 1991 r. o podatku dochodowym od osób fizycznych (t.j. Dz.U. 2000 r., Nr 14, poz. 176, ze zm.).

A.J.
Zespół e-prawnik.pl