E-faktury w zamówieniach publicznych

Oszczędność czasu, pieniędzy i środowiska, zmniejszenie liczby zatorów płatniczych oraz fałszywych faktur w obiegu – to tylko niektóre korzyści z e-fakturowania. Od 18 kwietnia 2019 r. e-faktury będą obowiązywać w zamówieniach publicznych, koncesjach na roboty budowlane lub usługi oraz partnerstwie publiczno-prywatnym. Ministerstwo Przedsiębiorczości i Technologii do obsługi e-faktur, wspólnie z brokerami, uruchomiło dla przedsiębiorców i jednostek publicznych bezpłatną Platformę Elektronicznego Fakturowania.

18 kwietnia 2019 r. zaczną obowiązywać e-faktury m.in. w zamówieniach publicznych

Ostatnie lata to dynamiczny rozwój usług e-administracji publicznej. Polacy przekonali się, że cyfryzacja ułatwia życie, a sprawy urzędowe można załatwiać z domu, bez wizyt w urzędach. Popularność e-usług rośnie systematycznie i cieszą się one coraz większym zainteresowaniem.

E-faktury w formie ustrukturyzowanej to nowoczesna administracja. Korzystnie mają one wpłynąć na rozwój systemu płatności bezgotówkowych, a także na popyt na produkty i usługi informatyczne.

Ustawa o elektronicznym fakturowaniu w zamówieniach publicznych, koncesjach na roboty budowalne lub usługi oraz partnerstwie publiczno-prywatnym implementuje do polskiego prawa przepisy unijne. Zgodnie z nią, przy zamówieniach publicznych, koncesjach na roboty lub usługi budowalne oraz w partnerstwie publiczno-prywatnym będą stosowane e-faktury o odpowiednim formacie. Postać elektroniczna umożliwia automatyczne przetwarzanie faktur przez systemy informatyczne, bez potrzeby uczestnictwa w tym procesie pracownika. Inaczej jest w przypadku faktur w formacie PDF czy papierowych, które wymagają ręcznego wprowadzania danych do systemu księgowego.

MPiT porównało proces odbioru tradycyjnej faktury papierowej i faktury elektronicznej w pięciu jednostkach sektora zamówień publicznych. Średni koszt obsługi pojedynczego dokumentu w docelowym procesie odbioru e-faktury był o 15,77 zł niższy niż w procesie obsługi faktury papierowej. To średnio 20% oszczędności na każdym dokumencie.

18 kwietnia 2019 r. wchodzi w życie obowiązek odbierania przez zamawiających ustrukturyzowanych faktur dla zamówień o wartości powyżej 30 tys. euro. Od 1 sierpnia tego roku obejmie on wszystkie zamówienia publiczne. Podmioty publiczne nie mają jednak obowiązku przyjmowania e-faktur w przypadku postępowań ogłoszonych przed 18 kwietnia 2019 r.

Obowiązek ten dotyczy zamawiających, którzy są zobowiązani do stosowania przepisów Prawa zamówień publicznych, ustawy o umowie koncesji lub ustawy o partnerstwie publiczno-prywatnym. Wyłączenia dotyczą zamówień związanych z bezpieczeństwem państwa oraz wymagających zastosowania szczególnych procedur.

Jakie są korzyści z e-fakturowania?

Wdług MPiT są to:

• oszczędność czasu i pieniędzy dla przedsiębiorców i instytucji publicznych,

• ograniczenie zużywania papieru,

• zmniejszenie liczby zatorów płatniczych,

• łatwiejsze archiwizowanie dokumentów,

• zmniejszenie liczby błędnych i fałszywych faktur w obiegu,

• ujednolicony model obsługi e-faktur w ramach zamówień publicznych,

• kompleksowa e-obsługa dostaw publicznych,

• zwiększenie szans na udział polskich firm w transgranicznym rynku zamówień publicznych i obrocie gospodarczym UE,

• wzrost cyfryzacji sektora publicznego w Polsce,

• zwiększenie popytu na produkty i usługi informatyczne.

Platforma Elektronicznego Fakturowania

W związku z wprowadzeniem obowiązku e-faktur wspólnie z brokerami uruchomiono dla przedsiębiorców i jednostek publicznych bezpłatną Platformę Elektronicznego Fakturowania (PEF). Wpiera ona obsługę zamówień publicznych w fazie po udzieleniu zamówienia.

Obejmuje 6 usług:

• zamówienie, 

• awizo dostawy, 

• potwierdzenie odbioru, 

• fakturę, 

• fakturę korygującą i 

• notę księgową. 

Od 18 kwietnia PEF będzie oferować usługi tworzenia i przesyłania e-faktur. Użytkownicy mogą samodzielnie tworzyć swoje konta na platformie od 1 kwietnia, a już od listopada ubiegłego roku - testować PEF. W tej chwili swoje konta założyło tam ponad 480 podmiotów. Większość z nich, 91%, to jednostki publiczne.

Platforma umożliwia również przesyłanie dokumentów zagranicę, przy pomocy systemu obsługiwanego przez OpenPEPPOL. To międzynarodowe stowarzyszenie z siedzibą w Brukseli, które m.in. umożliwia europejskim przedsiębiorcom komunikację elektroniczną z europejskimi podmiotami sektora publicznego w procesach związanych z udzielaniem i realizacją zamówień publicznych.

Korzystanie z platformy ułatwi przedsiębiorcom kontakt z instytucjami sektora publicznego. W ciągu ostatniego roku 90% polskich przedsiębiorstw zadeklarowało, że przynajmniej raz skorzystało z usług e-administracji. Rośnie też liczba wniosków składanych online do CEIDG oraz usług zrealizowanych poprzez biznes.gov.pl.

Usługi PEF świadczy dwóch brokerów, na podstawie umów zawartych z MPiT: Firma Infinite IT Solutions oraz Konsorcjum PEFexpert, co zwiększa poziom bezpieczeństwa i dostępności usług. Korzystanie z oferty wybranego brokera nie wiąże się z koniecznością podpisywania umowy i jest w pełni darmowe.

Platforma Elektronicznego Fakturowania dostępna jest na stronie efaktura.gov.pl.

Zob. Platforma Elektronicznego Fakturowania

A.J.
Zespół e-prawnik.pl