Ewidencje na potrzeby podatku VAT

Podstawowa ewidencja VAT - ewidencja sprzedaży i zakupu

Przepisy nie określają żadnego wzoru ewidencji podatkowej dla celów VAT. Niemniej jednak wszyscy podatnicy (z wyjątkiem podatników wykonujących wyłącznie czynności zwolnione od podatku na podstawie art. 43 i 82 ust. 3 oraz zwolnionych od podatku na podstawie art. 113 ust. 1 i 9 ustawy) są obowiązani prowadzić ewidencję zawierającą:

• kwoty określone w art. 90 ustawy (dotyczy częściowego odliczenia podatku),

• dane niezbędne do określenia przedmiotu i podstawy opodatkowania,

• wysokość podatku należnego,

• kwoty podatku naliczonego obniżające kwotę podatku należnego oraz

• kwotę podatku podlegającą wpłacie do urzędu skarbowego lub zwrotowi z tego urzędu,

• a także inne dane służące do prawidłowego sporządzenia deklaracji podatkowej.

Ewidencja za pomocą kas rejestrujących

Podstawowe zasady używania kas fiskalnych

Podatnicy dokonujący sprzedaży na rzecz osób fizycznych nieprowadzących działalności gospodarczej oraz rolników ryczałtowych są obowiązani prowadzić ewidencję obrotu i kwot podatku należnego przy zastosowaniu kas rejestrujących. Sankcją za niezastosowanie się do powyższego obowiązku jest utrata prawa do odliczenia podatku o kwotę stanowiącą równowartość 30 % kwoty podatku naliczonego przy nabyciu towarów i usług.

Jeżeli z przyczyn niezależnych od podatnika nie może być prowadzona ewidencja obrotu i kwot podatku należnego przy zastosowaniu kas rejestrujących, podatnik jest obowiązany ewidencjonować obroty i kwoty podatku należnego przy zastosowaniu rezerwowej kasy rejestrującej. W przypadku gdy ewidencjonowanie obrotu i kwot podatku należnego przy zastosowaniu rezerwowej kasy rejestrującej jest niemożliwe, podatnik nie może dokonywać sprzedaży.

Odliczenie ulgi na zakup kasy

Podatnicy, którzy rozpoczną ewidencjonowanie obrotu i kwot podatku należnego w obowiązujących terminach, mogą odliczyć od tego podatku kwotę wydatkowaną na zakup każdej z kas rejestrujących zgłoszonych na dzień rozpoczęcia (powstania obowiązku) ewidencjonowania w wysokości 50 % jej ceny zakupu (bez podatku), nie więcej jednak niż 2.500 zł.

W przypadku gdy podatnik rozpoczął ewidencjonowanie obrotu w obowiązujących terminach i wykonuje wyłącznie czynności zwolnione od podatku lub jest podatnikiem zwolnionym od podatku na podstawie art. 113 ust. 1 lub 9 ustawy, urząd skarbowy dokonuje zwrotu kwoty wydatkowanej na kasę fiskalną na rachunek bankowy podatnika w terminie do 25. dnia od daty złożenia wniosku przez podatnika.

Podatnicy są obowiązani do zwrotu odliczonych lub zwróconych im kwot wydatkowanych na zakup kas rejestrujących, w przypadku gdy w okresie 3 lat od dnia rozpoczęcia ewidencjonowania zaprzestaną ich używania lub nie dokonują w obowiązującym terminie zgłoszenia kasy do obowiązkowego przeglądu technicznego przez właściwy serwis, a także w przypadkach naruszenia warunków związanych z odliczeniem tych kwot, określonych w przepisach wykonawczych. 

Aktualnie obowiązuje rozporządzenie Ministra Finansów z dnia 28.03.2006 r. w sprawie kas rejestrujących. 

Nowe zasady odliczania ulgi na zakup kasy i likwidacja sankcji

Według projektu zmian przepisów ustawy o VAT, który znajduje się obecnie w Sejmie, ma obowiązywać nowa ulga na zakup kas rejestrujących. Ulga ma wynosić 90% kwoty wydatkowanej na zakup kasy, ale nie więcej niż 700 zł. Pomimo więc procentowego zwiększenia udziału ulgi, na nowej uldze stracą podatnicy, którzy będą nabywać kasy o wartości powyżej 1.400 zł.

Projekt zmian zakłada również likwidację sankcji, o której mowa w punkcie wyżej. 

Ewidencje w obrocie zagranicznym

Ewidencje stosowane przez podatników unijnych

W przypadku przemieszczenia przez podatnika unijnego własnych towarów do jego magazynu w Polsce, nieuznawanego za WNT w Polsce, gdy na towarach mają zostać na terytorium kraju wykonane usługi na rzecz tego podatnika (a nieuznanie przemieszczenia za WNT następuje pod warunkiem, że towary po wykonaniu tych usług zostaną niezwłocznie, nie później jednak niż w terminie 30 dni od dnia wykonania usługi, z powrotem przemieszczone na terytorium państwa członkowskiego, z którego zostały pierwotnie wywiezione) - podatnicy unijni są obowiązani prowadzić ewidencję otrzymywanych towarów zawierającą w szczególności datę ich otrzymania, dane pozwalające na identyfikację towarów oraz datę wydania towaru po wykonaniu usługi przez podatnika.

W przypadkach przemieszczenia własnych towarów nieuznawanego za WNT, gdy: 

• towary mają być czasowo używane na terytorium kraju, nie dłużej jednak niż przez 24 miesiące, dla świadczenia usług przez tego podatnika posiadającego siedzibę lub stałe miejsce zamieszkania na terytorium państwa członkowskiego rozpoczęcia wysyłki lub transportu, 

• towary mają być czasowo używane przez tego podatnika na terytorium kraju, nie dłużej jednak niż przez 24 miesiące, pod warunkiem że import takich towarów z terytorium państwa trzeciego na terytorium kraju z uwagi na ich przywóz czasowy byłby zwolniony od cła 

- podatnicy podatku od wartości dodanej (podatnicy unijni) są obowiązani prowadzić ewidencję przemieszczanych towarów zawierającą w szczególności datę ich przemieszczenia na terytorium kraju oraz dane pozwalające na identyfikację towarów.

Ewidencje stosowane przez polskich podatników

Zasady omówione w punkcie powyżej stosuje się odpowiednio do towarów przemieszczanych przez podatnika VAT na terytorium państwa członkowskiego inne niż terytorium kraju, jeżeli na tych towarach mają być wykonane usługi na rzecz podatnika, a po wykonaniu tych usług towary te są wysyłane lub transportowane z powrotem do tego podatnika na terytorium kraju.

Podobnie, ewidencję musi również prowadzić podatnik VAT do towarów przemieszczanych przez podatnika w przypadkach, gdy nie występuje WDT, ze względu na to, że: 

• towary mają być czasowo używane na terytorium państwa członkowskiego innym niż terytorium kraju, nie dłużej jednak niż przez 24 miesiące, w celu świadczenia usług przez tego podatnika;

• towary mają być czasowo używane przez tego podatnika na terytorium państwa członkowskiego innym niż terytorium kraju, nie dłużej jednak niż przez 24 miesiące, pod warunkiem że import takich towarów z terytorium państwa trzeciego z uwagi na ich przywóz czasowy byłby zwolniony od cła.

Ewidencje prowadzone przez podmioty niewykazujące wewnątrz-wspólnotowego nabycia towarów

Oprócz ewidencji prowadzonej przez podatników unijnych, którzy nie wykazują wewnątrzwspólnotowego nabycia towarów, również polscy podatnicy, którzy takiego nabycia nie wykazują, mają obowiązek prowadzić dodatkową ewidencję. 

Chodzi o następujące podmioty: 

• rolników ryczałtowych dla prowadzonej przez nich działalności rolniczej,

• podatników, którzy wykonują jedynie czynności inne niż opodatkowane podatkiem i którym nie przysługuje prawo do obniżenia kwoty podatku należnego o kwotę podatku naliczonego przy nabyciu towarów i usług,

• podatników zwolnionych od podatku podmiotowo ze względu na obrót nieprzekraczający kwoty 10.000 euro,

• osoby prawne, które nie są podatnikami 

-   jeżeli całkowita wartość wewnątrzwspólnotowego nabycia towarów na terytorium kraju nie przekroczyła u nich w trakcie roku podatkowego kwoty wyrażonej w złotych odpowiadającej równowartości 10.000 euro.

Ewidencje w procedurze trójstronnej

Z wewnątrzwspólnotową transakcją trójstronną mamy do czynienia wtedy, gdy trzech różnych podatników z różnych krajów członkowskich Unii dokonuje między sobą dostawy towaru, a towar jest wysyłany przez pierwszego do ostatniego w kolejności.

1. w przypadku gdy jest drugim w kolejności podatnikiem - ustalone wynagrodzenie za dostawy w ramach procedury uproszczonej oraz nazwę i adres ostatniego w kolejności podatnika podatku od wartości dodanej (osoby prawnej niebędącej podatnikiem podatku od wartości dodanej, obowiązanej do rozliczenia VAT z tytułu tej transakcji); 

2. w przypadku gdy jest ostatnim w kolejności podatnikiem:

• obrót z tytułu dokonanej na jego rzecz dostawy oraz kwotę podatku przypadającą na tę dostawę, która stanowi u niego wewnątrzwspólnotowe nabycie towarów,

• nazwę i adres drugiego w kolejności podatnika podatku od wartości dodanej (dotyczy to również  osób prawnych niebędących podatnikami VAT).

W przypadku drugiego w kolejności podatnika VAT, który wykorzystuje w wewnątrzwspólnotowej transakcji trójstronnej numer identyfikacyjny na potrzeby podatku od wartości dodanej przyznany mu przez państwo członkowskie inne niż Rzeczpospolita Polska, nie powstaje obowiązek prowadzenia ww. ewidencji, gdy transport lub wysyłka kończy się na terytorium kraju. Zasadę tę stosuje się, jeżeli są spełnione wszystkie warunki do przeniesienia obowiązku rozliczenia podatku na ostatniego w kolejności podatnika VAT.

W przypadku gdy drugim w kolejności podatnikiem VAT w procedurze uproszczonej jest podatnik VAT, to jest on obowiązany wykazać dane o dokonanych transakcjach odpowiednio w deklaracji podatkowej oraz informacjach podsumowujących. 

Podstawa prawna:

• Ustawa z dnia 11 marca 2004 r. o podatku od towarów i usług (Dz.  U. 2004 r., Nr 54, poz. 535, ze zm.);

• Rozporządzenie Ministra Finansów z dnia 25 maja 2005 r. w sprawie zwrotu podatku niektórym podatnikom, zaliczkowego zwrotu podatku, wystawiania faktur, sposobu ich przechowywania oraz listy towarów i usług, do których nie mają zastosowania zwolnienia od podatku od towarów i usług (Dz. U. Nr 95, poz. 798, ze zm.);
• Rozporządzenie Ministra Finansów z dnia 28 marca 2006 r. w sprawie kas rejestrujących (Dz. U. 2006 r., Nr 51, poz. 375, ze zm.)