Jak otrzymać refundację kosztów szkolenia pracowników?

9.12.2004

Od 8 grudnia obowiązują już szczegółowe zasady refundacji kosztów szkoleń pracowników. Czy wiesz jakiego rodzaju szkolenia są refundowane? Czy wiesz do kogo się udać z wnioskiem o refundację? Czy wiesz, jakich obowiązków musisz dopełnić, aby otrzymać refundację kosztów szkoleń od starosty? Zastanawiasz się jakie środki przeznaczyć na twój zakładowy fundusz szkoleniowy?

Ustawa o promocji zatrudnienia i instytucjach rynku pracy w swoim założeniu miała wyjść naprzeciw nie tylko bezrobotnym i osobom poszukującym pracy, ale także tym, którzy byliby skłonni tych bezrobotnych zatrudnić. Akt ten „proponuje” pracodawcom założenie w ramach posiadanych środków zakładowy fundusz szkoleniowy, który miałby być przeznaczony na finansowanie lub współfinansowanie kosztów kształcenia ustawicznego pracowników i pracodawców. Dla ułatwienia ustawodawca podpowiada, iż fundusz szkoleniowy może być tworzony przez więcej niż jednego pracodawcę na zasadzie porozumienia.

Na jakich zasadach działa fundusz szkoleniowy?

Samo utworzenie, funkcjonowanie i likwidację funduszu szkoleniowego reguluje układ zbiorowy pracy lub regulamin funduszu szkoleniowego. Ustawowo jednak określone zostały dochody funduszu szkoleniowego, tzn. ustawodawca postanowił, iż dochodami funduszu szkoleniowego są:

wpłaty pracodawców, zgodnie z postanowieniami układu zbiorowego pracy lub regulaminu funduszu szkoleniowego, w wysokości nie niższej niż 0,25 % funduszu płac;
inne wpływy.

Wydatkowanie jego środków natomiast następuje na podstawie planu szkoleń uzgadnianego przez pracodawcę z zakładową organizacją związkową. Pracodawca, u którego nie działa zakładowa organizacja związkowa, plan szkoleń uzgadnia z pracownikiem wybranym przez załogę do reprezentowania jej interesów. W przypadku nieuzgodnienia planu szkoleń w ustalonym przez strony terminie, nie dłuższym niż 30 dni, plan szkoleń jest realizowany zgodnie z propozycjami pracodawcy.

Dlaczego utworzenie i posiadanie zakładowego funduszu szkoleniowego jest dla pracodawcy korzystne?

Odpowiedź jest prosta, z tej prostej przyczyny, iż na wniosek pracodawcy, który utworzył fundusz szkoleniowy starosta może refundować z Funduszu Pracy, na warunkach określonych w umowie, koszty szkolenia specjalistycznego pracowników zagrożonych zwolnieniem z przyczyn dotyczących zakładu pracy, w wysokości do 50 %, nie więcej jednak niż do wysokości przeciętnego wynagrodzenia obowiązującego w dniu zawarcia umowy, na jedną osobę, jeżeli po ukończeniu szkolenia pracownicy ci zostaną zatrudnieni zgodnie z kierunkiem odbytego szkolenia, przez tego pracodawcę, na innych stanowiskach pracy co najmniej przez okres 12 miesięcy.

Poza tym refundację pracodawca może otrzymać, gdy skieruje pracownika na trwające co najmniej 22 dni robocze szkolenie w wymiarze równym czasowi pracy skierowanego pracownika i udzieli mu na ten okres płatnego urlopu szkoleniowego. Poza tym w tym samym czasie (na okres szkolenia tego pracownika) zatrudni bezrobotnego skierowanego przez powiatowy urząd pracy. Jeżeli pracodawca złoży w tym celu wniosek - starosta może zrefundować z Funduszu Pracy:
1) koszty szkolenia - w wysokości do 80 % przeciętnego wynagrodzenia obowiązującego w dniu rozpoczęcia szkolenia, na jednego pracownika;
2) wynagrodzenie, wraz ze składkami na ubezpieczenia społeczne od tego wynagrodzenia, w wysokości nieprzekraczającej 40 % przeciętnego wynagrodzenia obowiązującego w dniu rozpoczęcia szkolenia, za każdego skierowanego bezrobotnego.

W jaki sposób odbywać się będzie refundacja kosztów szkoleń?

Od 8 grudnia 2004 r. zaczęło obowiązywać rozporządzenie wykonawcze w tej sprawie (w sprawie refundacji ze środków Funduszu Pracy kosztów szkoleń oraz wynagrodzeń i składek na ubezpieczenia społeczne od refundowanych wynagrodzeń).

Jakie są szczegółowe warunki refundacji kosztów szkoleń oraz wynagrodzeń i składek na ubezpieczenia społeczne?

W pierwszej kolejności musisz wiedzieć, iż pomoc na szkolenie pracowników możesz przeznaczyć na szkolenia specjalistyczne, które obejmują szkolenia teoretyczne i praktyczne, dotyczące wyłącznie obecnego lub przyszłego stanowiska pracy danego pracownika u Ciebie (czyli wspieranego pracodawcy) oraz związane ze specyfiką Twojego działania (czyli pracodawcy), przez co możliwości wykorzystania zdobytych kwalifikacji u innych przedsiębiorców albo w innych obszarach działalności są ograniczone.

Jak powinny przebiegać szkolenia w Twojej firmie?

Możesz zorganizować szkolenie w taki sposób, iż zorganizujesz je w systemie wewnątrzzakładowym. Możesz też zlecić je innemu pracodawcy albo instytucji szkoleniowej wpisanej do rejestru instytucji szkoleniowych prowadzonego przez wojewódzki urząd pracy.

Zacznij od zaplanowania...

Kiedy już zdecydujesz się przeprowadzić szkolenia dla pracowników, planując zorganizowanie szkolenia musisz złożyć do powiatowego urzędu pracy właściwego ze względu na swoją siedzibę (siedzibę pracodawcy) wniosek o zawarcie umowy o refundację kosztów szkolenia lub wynagrodzenia ze składkami na ubezpieczenia społeczne. Masz na to konkretny termin – musisz tego dokonać w terminach odpowiednio do dnia 30 czerwca lub do dnia 31 grudnia, na kolejne półrocze realizacji zakładowego planu szkoleń.

Co powinien zawierać wniosek pracodawcy starającego się o przeprowadzenie refundowanych szkoleń?

Wniosek o zawarcie umowy o refundację musi zawierać:

nazwę pracodawcy (czyli Ciebie),
rodzaj i charakterystykę planowanego szkolenia, w tym tematykę, formę, miejsce i termin,
liczbę osób uczestniczących w szkoleniu,
kalkulację planowanych kosztów szkolenia i źródła finansowania,
wnioskowaną wysokość środków Funduszu Pracy na refundację,
uzasadnienie celowości szkolenia,
oświadczenie o spełnieniu warunków, o których mowa w rozporządzeniu, odnoszących się do dopuszczalności udzielenia pomocy publicznej.

Poza tym do wniosku o zawarcie umowy o refundację powinieneś jako pracodawca dołączyć:
1) zakładowy plan szkoleń,
2) informację o wcześniej uzyskanej pomocy na szkolenia objęte wnioskiem, zawierającą w szczególności dane o dacie jej udzielenia, podstawie prawnej, formie i przeznaczeniu,
3) informacje o pomocy de minimis, otrzymanej w ciągu 3 ostatnich lat poprzedzających dzień wystąpienia z wnioskiem o udzielenie pomocy.

Jak długo będziesz czekał na odpowiedź?

Starosta w terminie 30 dni od dnia złożenia wniosku o zawarcie umowy o refundację ma obowiązek poinformowania Cię (jako pracodawcy) o sposobie jego rozpatrzenia. W przypadku negatywnego rozpatrzenia wniosku starosta uzasadnia odmowę zawarcia umowy o refundację. W przypadku pozytywnego rozpatrzenia wniosku o zawarcie umowy o refundację starosta zawiera umowę z pracodawcą.

Co będzie określać umowa?

Umowa o refundację określa w szczególności:
1) oznaczenie stron umowy,
2) wysokość środków Funduszu Pracy na refundację kosztów szkolenia,
3) warunki wypowiedzenia umowy i zwrotu środków pobranych ponad dopuszczalne granice lub wykorzystanych niezgodnie z przeznaczeniem,
4) sposób kontroli wykonywania umowy,
5) tryb postępowania w przypadku nieprawidłowości w wykonywaniu umowy,
6) sposób rozliczenia oraz dokumenty potwierdzające wydatkowanie środków,
7) postanowienia dotyczące zachowania formy pisemnej, w przypadku zmiany lub rozwiązania umowy.

W przypadku, gdy refundacja miałaby dotyczyć szkolenia specjalistycznego pracowników zagrożonych zwolnieniem z przyczyn dotyczących zakładu pracy umowa o refundację zawiera dodatkowo zobowiązanie pracodawcy do dalszego zatrudniania pracowników, zgodnie z kierunkiem odbytego przez nich szkolenia, na innych stanowiskach pracy, przez okres co najmniej 12 miesięcy.

Co należy do kosztów szkolenia pracowników?

Z mocy postanowień samego rozporządzenia w sprawie refundacji kosztów szkoleń do kosztów kwalifikujących się do objęcia pomocą na szkolenia zalicza się:

wynagrodzenie osób prowadzących szkolenie zlecane przez pracodawcę na zewnątrz, w tym koszt opracowania lub adaptacji programu szkolenia,
koszty podróży osób prowadzących szkolenie i uczestników szkolenia, jeśli szkolenie odbywa się poza ich miejscem zamieszkania,
amortyzację maszyn i urządzeń w zakresie, w jakim są one wykorzystywane na potrzeby szkolenia,
koszty wynajmu pomieszczeń do realizacji szkolenia,
inne wydatki bieżące konieczne do przeprowadzenia szkolenia, w szczególności wydatki na materiały potrzebne do szkolenia oraz koszty egzaminów umożliwiających wydanie świadectw, dyplomów oraz zaświadczeń, nadanie uprawnień, tytułów zawodowych lub licencji,
koszty badań, analiz i ekspertyz związanych z oceną potrzeb szkoleniowych uczestników szkolenia oraz oceną efektywności szkolenia, o ile są to koszty bezpośrednio związane z realizacją szkolenia oraz oceną efektywności szkolenia,
koszty poradnictwa i doradztwa w zakresie, w jakim dotyczą projektu szkoleniowego.

Jeżeli kwota pomocy o której mowa powyżej przyznana temu samemu podmiotowi prowadzącemu działalność gospodarczą, w odniesieniu do tego samego projektu szkoleniowego, przekracza kwotę stanowiącą równowartość 1 mln euro, pomoc podlega indywidualnej notyfikacji do Komisji WE.

Pomoc na szkolenie pracowników nie jest kumulowana z żadną inną pomocą państwa ani też z inną pomocą finansowaną przez Wspólnotę w odniesieniu do tych samych kosztów kwalifikujących się do objęcia pomocą, jeżeli wynikiem tej kumulacji byłoby przekroczenie intensywności pomocy powyżej ustalonej na mocy niniejszego rozporządzenia. Pomoc na szkolenie pracowników nie będzie udzielana, jeżeli przedsiębiorca otrzymuje na realizację danego szkolenia pomoc z różnych źródeł i wartość tej pomocy łącznie z pomocą przewidzianą w rozporządzeniu przekracza maksymalną dopuszczalną intensywność pomocy.

Pamiętaj, że:

To starosta kieruje bezrobotnego, który posiada określone przez pracodawcę kwalifikacje, na zastępstwo w okresie szkolenia pracownika,
Starosta dokonuje refundacji kosztów szkolenia pracowników przebywających na płatnych urlopach szkoleniowych oraz wynagrodzeń bezrobotnych skierowanych na zastępstwo i składek na ubezpieczenia społeczne od tych wynagrodzeń, po przedłożeniu przez pracodawcę dokumentów oraz szczegółowej dokumentacji kosztów kwalifikujących się do objęcia pomocą,
Wielkość pomocy na szkolenia specjalistyczne w przypadku pracodawców będących mikro-, małymi i średnimi przedsiębiorcami nie może przekraczać 45 %, a w przypadku pracodawców niebędących mikro-, małym lub średnim przedsiębiorcą nie może przekraczać 35 % kosztów kwalifikujących się do objęcia pomocą; maksymalną intensywność pomocy określoną w ten sposób zwiększa się o 10 punktów procentowych, jeżeli szkolenie jest przeznaczone dla pracowników w gorszym położeniu.

Podstawa prawna:

Ustawa z dnia z dnia 20 kwietnia 2004 r. o promocji zatrudnienia i instytucjach rynku pracy (Dz. U. 2004 r., Nr 99, poz. 1001),
Rozporządzenie Ministra Gospodarki i Pracy z dnia 10 listopada 2004 r. (Dz. U. 2004 r., Nr 249 poz. 2496).

Zespół
e-prawnik.pl