Koszty zatrudnienia pracownika
Zatrudnienie pracownika na etacie wiąże się z obowiązkiem wypłaty wynagrodzenia i opłacania części składek ZUS. Dowiedz się, jakie koszty zatrudnienia pracownika na umowę o pracę ponosi pracodawca i które z nich mogą stanowić koszt przychodów. Sprawdź podstawowe zasady wypłaty wynagrodzeń.
Koszty pracodawcy
Koszty pracodawcy związane z zatrudnieniem pracownika obejmują przede wszystkim wynagrodzenie i składki na ubezpieczenia społeczne, które ma on obowiązek opłacać.
Analizując koszty, trzeba także pamiętać o obowiązku:
- przeprowadzenia badań lekarskich (wstępnych, okresowych, kontrolnych) i szkoleń bhp;
- wypłaty wynagrodzenia chorobowego, przez okres pierwszych 33 dni, nieobecności choroby bądź odosobnienia w związku z chorobą zakaźną albo 14 dni, w przypadku osób, które ukończyły 50 lat;
- zapewnienia płatnego urlopu wypoczynkowego: 20 lub 26 dni w roku, w zależności od stażu pracy pracownika;
- rekompensowania ewentualnej pracy w godzinach nadliczbowych (dodatek albo czas wolny);
- prowadzenia oraz przechowywania dokumentacji pracowniczej, w tym ewidencji czasu pracy (przez okres 10 lat po ustaniu stosunku pracy);
- zapewnienia wynagrodzenia w okresach niewykonywania pracy, kiedy przepisy tak stanowią, np. w okresie przestoju niezawinionego przez pracownika (wg art. 81 Kodeksu pracy).
Składniki wynagrodzenia
Wynagrodzenie to świadczenie należące się pracownikowi od pracodawcy za wykonaną pracę, odpowiednio do jej rodzaju, ilości oraz jakości. Wynagrodzenie określane jest w umowie o pracę w kwocie brutto.
Wynagrodzenie może się składać z:
- elementów określonych w stałej miesięcznej wysokości, jak np. miesięczna stawka wynagrodzenia zasadniczego, dodatek stażowy, dodatek funkcyjny;
- elementów zmiennych, jak np. stawka godzinowa, składniki zależne od określonych rezultatów w oparciu o normy pracy, stanowiące miernik nakładu pracy, jej wydajności oraz jakości (akord), premia lub prowizja.
Pracodawca może zdecydować się na jeden składnik wynagradzania (np. stała stawka miesięczna) bądź stosować różne elementy wynagrodzenia, uwzględniając rodzaj pracy wykonywanej przez pracownika czy stanowisko, na którym zatrudniony jest pracownik (dodatki, premie lub prowizje).
Więksi pracodawcy, zatrudniający co najmniej 50 pracowników mają obowiązek ustalania warunków wynagradzania za pracę w regulaminie wynagradzania, chyba że w ich firmie obowiązuje układ zbiorowy pracy, który ustala warunki wynagradzania. Mniejsi pracodawcy warunki wynagradzania określają w umowach o pracę.
Za czas niewykonywania pracy pracownik zachowuje prawo do wynagrodzenia jedynie wtedy, kiedy przepisy prawa pracy tak stanowią, m.in.:
- za okres przestoju niezawiniony przez pracownika;
- za okres nieobecności w związku z chorobą bądź odosobnienia w związku z chorobą zakaźną (przez okres pierwszych 33 dni albo 14 dni w przypadku osób, które ukończyły 50 lat);
- za okres zwolnienia przysługującego pracownikowi wychowującemu przynajmniej jedno dziecko w wieku do 14 lat - 2 dni (16 godzin) w ciągu roku kalendarzowego;
- za okres zwolnienia na poszukiwanie pracy, w czasie co najmniej 2-tygodniowego wypowiedzenia umowy o pracę przez pracodawcę).
Jeśli to pracownik odpowiada za wadliwe wykonanie produktu czy usługi, to nie przysługuje mu wynagrodzenie. Gdy wskutek wadliwie wykonanej pracy z winy pracownika nastąpiło obniżenie jakości produktu bądź usługi, to wynagrodzenie ulega odpowiedniemu zmniejszeniu. Jeśli pracownik usunie wadę produktu czy usługi, to przysługuje mu wynagrodzenie odpowiednie do jakości produktu bądź usługi, lecz za czas pracy przy usuwaniu wady nie przysługuje mu wynagrodzenie.
Wysokość minimalnego wynagrodzenia na umowie o pracę
Wynagrodzenie za pracę w pełnym wymiarze czasu pracy, tj. na cały etat, nie może być niższe od wysokości minimalnego wynagrodzenia.
Wysokość minimalnego wynagrodzenia określa dolną granicę wynagrodzenia, które powinien otrzymywać każdy pracownik zatrudniony w pełnym miesięcznym wymiarze czasu pracy.
Wysokość obowiązującego minimalnego wynagrodzenia za pracę jest co roku ogłaszana w rozporządzeniu Rady Ministrów.
W 2024 roku minimalne wynagrodzenie wynosi:
- od stycznia 2024 roku – 4242 zł brutto;
- od lipca 2024 roku - 4300 zł brutto.
Wysokość minimalnego wynagrodzenia jest taka sama dla wszystkich pracujących na etacie i nie zależy do stażu pracy.
Jeżeli w danym miesiącu, np. ze względu na rozkład czasu pracy, wyliczone wynagrodzenie pracownika jest niższe, to konieczne jest wyrównanie - dopłata do wysokości wynagrodzenia miesięcznego osobom zatrudnionym na podstawie umowy o pracę w niepełnym wymiarze godzin czasu pracy przysługuje wynagrodzenie minimalne zmniejszone proporcjonalnie.
Obliczając wysokość wynagrodzenia minimalnego pracownika, należy uwzględnić składniki wynagrodzenia oraz inne świadczenia wynikające ze stosunku pracy, zaliczane do wynagrodzeń osobowych przez Główny Urząd Statystyczny. Chodzi przede wszystkim o:
- wynagrodzenia zasadnicze w formie czasowej, akordowej, prowizyjnej oraz innej;
- dodatki za staż pracy oraz inne dodatki (dodatkowe wynagrodzenia) za szczególne właściwości pracy, szczególne kwalifikacje bądź warunki pracy;
- premie i nagrody regulaminowe i uznaniowe;
- dodatki za pracę w godzinach nadliczbowych;
- wynagrodzenia dodatkowe za prace wykonywane w ramach obowiązującego wymiaru czasu pracy, ale niewynikające z zakresu czynności;
- wynagrodzenia za czynności przewidziane do wykonania poza normalnymi godzinami pracy w zakładzie bądź w innym miejscu wyznaczonym przez pracodawcę, m.in. dyżury lub pełnienie pogotowia domowego.
Obliczając wysokość wynagrodzenia minimalnego pracownika, nie uwzględnia się:
- nagrody jubileuszowej;
- odprawy pieniężnej przysługującej pracownikowi w związku z przejściem na emeryturę czy rentę z tytułu niezdolności do pracy;
- wynagrodzenia za pracę w godzinach nadliczbowych;
- należności z tytułu podróży służbowej, w tym diety (nie stanowią wynagrodzenia);
- dodatku do wynagrodzenia za pracę w porze nocnej;
- dodatku za staż pracy;
- dodatku za szczególne warunki pracy.
Przykład:
Pan Bogdan wykonuje pracę planowaną w czteromiesięcznym okresie rozliczeniowym. W lutym 2024 r. miał zaplanowane w grafiku 140 godzin pracy. Stawka godzinowa wynosi 16,25 zł. Dodatkowo pracownikowi w lutym 2024 r. przysługuje dodatek stażowy – 300 zł oraz premia – 250 zł. Za przepracowane w marcu godziny pan Bogdan otrzymałby 2 275 zł. Do ustalenia minimalnej płacy pracodawca, z dodatkowych elementów wynagrodzenia, może zaliczyć jedynie premię w wysokości 250 zł. Nie może uwzględnić dodatku stażowego, tj. 300 zł. Wynagrodzenia za godziny pracy wyniesie 2275 zł, a z premią - 2525 zł. Dlatego pracodawca musi wyrównywać pracownikowi wynagrodzenie do wysokości stawki minimalnego wynagrodzenia, tj. do 4242 zł do 30 czerwca oraz 4300 zł od 1 lipca tego roku.
Pracodawca mający siedzibę w państwie poza Unią Europejską ma obowiązek zapewnić cudzoziemcowi czasowo oddelegowanemu do pracy w Polsce wynagrodzenie, którego wysokość nie może być niższa o więcej niż 30% od wysokości przeciętnego wynagrodzenia w danym województwie, ogłaszanej przez Prezesa GUS.
Wynagrodzenie „na rękę”
Poniżej przykład wyliczenia kwoty wynagrodzenia wypłacacego pracownikowi „na rękę”, tj. kwoty netto, gdy jego miesięczne wynagrodzenie zasadnicze wynosi 4 300 zł brutto, zakładając, że:
- złożył pracodawcy oświadczenie na formularzu PIT-2, które uprawnia do zmniejszenia zaliczki o kwotę zmniejszającą podatek, tj. o kwotę 300 zł, i
- ma przychody z jednego stosunku pracy w miejscu swojego zamieszkania.
Od stycznia 2022 r. kwota wolna od podatku wynosi 30 tys. zł. Odpowiada to rocznej kwocie zmniejszającej podatek w wysokości 3600 zł.
Oznacza to, że miesięczne wynagrodzenie netto pracowników, którzy nie złożyli pracodawcy formularza PIT-2, będzie niższe o 1/12 kwoty zmniejszające podatek, czyli 300 zł, a kwota zmniejszająca podatek zostanie rozliczona (zwrócona) dopiero przy rozliczeniu rocznym.
Poz. |
Składki i podatki |
Sposób wyliczenia |
[zł] |
---|---|---|---|
1 |
Wynagrodzenie zasadnicze - podstawa wymiaru składek na ubezpieczenia społeczne |
zgodnie z umową o pracę |
4300 |
2 |
Finansowana przez pracownika składka emerytalna |
9,76% x 4300 zł |
419,68 |
3 |
Finansowana przez pracownika składka rentowa |
1,50% x 4300 zł |
64,50 |
4 |
Finansowana przez pracownika składka na ubezpieczenie chorobowe |
2,45% x 4300zł |
105,35 |
5 |
Podstawa wymiaru składki na ubezpieczenie zdrowotne |
poz. 1 - 2 - 3 - 4 |
3710,47 |
6 |
Składka na ubezpieczenie zdrowotne do pobrania przez pracodawcę |
9% x 3710,47 zł |
333,94 |
7 |
Podstawa obliczenia zaliczki na podatek dochodowy (po zaokrągleniu) |
poz. 1 - 2 - 3 - 4 - koszty uzyskania przychodów (250 zł) |
3460 |
8 |
Zaliczka na podatek dochodowy |
(12% x poz. 7) – 300 zł |
115 |
Kwota wynagrodzenia do wypłaty dla pracownika |
poz. 1-2-3-4-6-8 |
3261,53 |
Od stycznia 2022 r. od zaliczki na podatek dochodowy nie odlicza się składki zdrowotnej.
Ile pracodawca musi płacić za zatrudnienie pracownika?
Łączny koszt zatrudnienia pracownika na etacie będzie wyższy niż wypłacane mu wynagrodzenie. Np. wynagrodzenie pracownika zarabiającego 4300 zł brutto wiąże się z koniecznością opłacenia przez pracodawcę składek w wysokości ok. 880 zł, zaś łączny koszt jego zatrudnienia wynosi ok. 5180 zł.
Składniki wynagrodzenia finansowane przez pracodawcę |
Sposób wyliczenia |
Kwota |
---|---|---|
wynagrodzenie zasadnicze-podstawa wymiaru składek na ubezpieczenia społeczne |
Zgodnie z umową o pracę |
4300 zł |
składka emerytalna |
9,76% x 4300 zł |
419,68 zł |
składka rentowa |
6,50% x 4300zł |
279,5 zł |
składka na ubezpieczenie wypadkowe |
1,67% x 4300 zł |
71,81 zł |
składka na Fundusz Pracy |
2,45% x 4300 zł |
105,35 zł |
składka na Fundusz Gwarantowanych Świadczeń Pracowniczych |
0,10% x 4300 zł |
4,3 zł |
łączne składki na ubezpieczenia społeczne - razem |
Poz. 2+3+4+5+6 |
880,64 zł |
Łączne koszty pracodawcy |
Poz. 1+2+3+4+5+6 |
5180,64 zł |
Ile pracodawca i pracownik muszą płacić na ZUS?
Podstawą wymiaru składek jest uzyskany przez pracownika przychód w rozumieniu przepisów o podatku dochodowym od osób fizycznych. Składki wynoszą zaś:
- na ubezpieczenia emerytalne – 19,52% podstawy wymiaru;
- na ubezpieczenia rentowe – 8% podstawy wymiaru;
- na ubezpieczenia chorobowe – 2,45% podstawy wymiaru;
- na ubezpieczenia wypadkowe – 0,67% do 3,33%, w tym składka na ubezpieczenie wypadkowe dla małego przedsiębiorstwa zatrudniającego do 9 osób wynosi 1,67%.
1 kwietnia 2021 r. zmieniły się stopy procentowe stawki wypadkowej. Dla niektórych grup działalności ta stawka została podwyższona. Należą do nich np. kategorie rybactwo, produkcja mebli, produkcja napojów, produkcja wyrobów tytoniowych, działalność pocztowa i kurierska. Sprawdź wykaz wszystkich rodzajów działalności z wysokością stawki obowiązującą od 1 kwietnia 2021 r.
Od wynagrodzenia ze stosunku pracy pracodawca ma obowiązek odprowadzić składki na:
- Fundusz Pracy – 2,45% podstawy wymiaru;
- Fundusz Gwarantowanych Świadczeń Pracowniczych (FGŚP) – 0,10% podstawy wymiaru.
Składki są finansowane przez pracodawcę bądź pracownika w następujący sposób: koszty składki emerytalnej są podzielone po połowie na pracodawcę oraz pracownika, rentowa w proporcji ok. 77% i 23%, zaś składki: wypadkową, na Fundusz Pracy oraz FGŚP płaci wyłącznie pracodawca.
Nie odprowadza się składek emerytalnych i rentowych od momentu, kiedy przychody pracownika przekroczą limit 30-krotności przeciętnego miesięcznego wynagrodzenia. W 2024 r. jest to 234 720 zł.
Rodzaj składki |
Finansowana przez pracownika |
Finansowana przez pracodawcę |
Razem |
---|---|---|---|
Emerytalna |
9,76% |
9,76% |
19,52% |
Rentowa |
1,50% |
6,50% |
8% |
Zdrowotna |
9% |
- |
9% |
Chorobowa |
2,45% |
- |
2,45% |
Wypadkowa |
- |
od 0,67% do 3,33% |
od 0,67% do 3,33% |
Fundusz Pracy |
- |
2,45% |
2,45% |
FGŚP |
- |
0,10% |
0,10% |
Jak należy wypłacać wynagrodzenie?
Wypłaty wynagrodzenia za pracę dokonuje się co najmniej raz w miesiącu (co miesiąc), w stałym oraz ustalonym z góry terminie, np. w ostatnim dniu miesiąca kalendarzowego.
Obowiązkiem pracodawcy jest poinformować pracownika na piśmie o częstotliwości wypłaty jego wynagrodzenia. Należy to robić w terminie 7 dni od dnia zawarcia umowy o pracę.
Jeżeli w firmie nie obowiązuje regulamin pracy, to pracownika trzeba poinformować także o miejscu, terminie oraz czasie wypłaty wynagrodzenia.
Jeśli ustalony dzień wypłaty wynagrodzenia za pracę jest dniem wolnym od pracy, to wynagrodzenie wypłaca się w dniu poprzedzającym.
Wynagrodzenie za pracę płatne jest z dołu, tj. po wykonaniu pracy.
Jeśli ustalenie wysokości wynagrodzenia wymaga dokonania dodatkowych ustaleń, to termin wypłaty wynagrodzenia może być wyznaczony do 10 dnia następnego miesiąca kalendarzowego.
Przykład:
Pani Elżbiecie przysługuje wynagrodzenie w stałej stawce miesięcznej 4500 zł i prowizja ustalana w oparciu o obroty całego działu w danym miesiącu. Ponieważ ustalenie wysokości prowizji wymaga dokonania dodatkowych ustaleń, to pracodawca określił termin wypłaty całego wynagrodzenia na 8 dzień następnego miesiącaa więc wynagrodzenie wypracowane w miesiącu kwietniu jest wypłacane 8 maja.
Comiesięczny okres wypłaty wynagrodzenia nie dotyczy składników przysługujących za okresy dłuższe, m.in. premii kwartalnych oraz rocznych. Takie elementy wynagrodzenia wypłacane są w terminach ustalonych w regulaminie wynagradzania, układzie zbiorowym pracy bądź w umowie o pracę (w przedsiębiorstwach, które nie mają regulaminu ani układu zbiorowego).
Wynagrodzenie jest wypłacane na wskazany przez pracownika rachunek płatniczy, chyba że pracownik złoży na papierze bądź elektronicznie wniosek o wypłatę wynagrodzenia do rąk własnych. Taki wniosek pracodawca umieszcza w dokumentacji dotyczącej wypłaconego wynagrodzenia za pracę.
Jeżeli pracownik zażąda dokumentów, na podstawie których ustalono wysokość jego wynagrodzenia, to pracodawca powinien je udostępnić. Nie musi przy tym przygotowywać kopii dokumentów dla pracownika; wystarczy, że okaże je do wglądu pracownika.
Wypłaty wynagrodzenia dokonuje się w formie pieniężnej. Częściowa wypłata wynagrodzenia w innej formie niż pieniężna (jak np. deputat węglowy) jest dopuszczalne jedynie wtedy, kiedy przewidują to ustawowe przepisy prawa pracy bądź układ zbiorowy pracy.
Potrącenia z wynagrodzenia pracownika
Potrącenia bez zgody pracownika
Pracownik nie może zrzec się prawa do wynagrodzenia. Są jednak sytuacje, gdy pracodawca może dokonać potraceń, a więc pobrać pewne kwoty z wynagrodzenia pracownika, bez jego zgody.
Są to:
- sumy egzekwowane na mocy tytułów wykonawczych na zaspokojenie świadczeń alimentacyjnych;
- sumy egzekwowane na mocy tytułów wykonawczych na pokrycie należności innych niż świadczenia alimentacyjne;
- zaliczki pieniężne udzielone pracownikowi;
- kary pieniężne przewidziane w art. 108 Kodeksu pracy.
Tytułem wykonawczym jest tytuł egzekucyjny zaopatrzony w klauzulę wykonalności. Tytułami egzekucyjnymi są:
- orzeczenie sądu: prawomocne bądź podlegające natychmiastowemu wykonaniu, jak też ugoda zawarta przed sądem;
- orzeczenie referendarza sądowego: prawomocne bądź podlegające natychmiastowemu wykonaniu;
- inne orzeczenia, ugody oraz akty, które z mocy ustawy podlegają wykonaniu w drodze egzekucji sądowej;
- akt notarialny, w którym dłużnik poddał się egzekucji.
Potrącenia wynikające z tytułów wykonawczych są obowiązkowe oraz pracodawca nie musi mieć zgody pracownika, aby ich dokonać. Jednakże w każdym z takich przypadków przepisy określają maksymalne kwoty do potrącenia i wysokość wynagrodzenia, jaka musi zostać wypłacona pracownikowi.
Potrąceń wynagrodzenia za pracę dokonuje się po odliczeniu składek na ubezpieczenia społeczne, ubezpieczenie zdrowotne, zaliczki na podatek dochodowy od osób fizycznych (PIT) i wpłat dokonywanych do pracowniczego planu kapitałowego.
Dozwolone potrącenia oraz ograniczenia z nimi związane (kolejność tytułów w tym zestawieniu wyznacza także pierwszeństwo tytułów do potrąceń, m.in. najpierw są zaspokajane należność alimentacyjne):
Tytuł potrącenia (w kolejności pierwszeństwa) |
Maksymalna kwota potrącenia |
Zbieg świadczeń alimentacyjnych z innymi tytułami |
Zbieg innych tytułów niż świadczenia alimentacyjne z innymi tytułami |
Kwota chroniona |
---|---|---|---|---|
Świadczenia alimentacyjne |
3/5 wynagrodzenia |
3/5 wynagrodzenia |
- |
brak |
Inne tytuły wykonawcze |
1/2 wynagrodzenia |
3/5 wynagrodzenia |
1/2 wynagrodzenia |
minimalne wynagrodzenie |
Zaliczki pieniężne udzielone pracownikowi |
1/2 wynagrodzenia |
3/5 wynagrodzenia |
1/2 wynagrodzenia |
75% minimalnego wynagrodzenia |
Kary pieniężne |
jednodniowe wynagrodzenie pracownika – za jedno przewinienie lub 1/10 wynagrodzenia łącznie za wszystkie wymierzone kary – po dokonaniu ww. potrąceń |
jednodniowe wynagrodzenie pracownika – za jedno przewinienie lub 1/10 wynagrodzenia łącznie za wszystkie wymierzone kary – po dokonaniu ww. potrąceń |
1/10 wynagrodzenia - po dokonaniu ww. potrąceń |
90% minimalnego wynagrodzenia |
Jak wyliczyć kwotę wolną od potrąceń:
Minimalne wynagrodzenie za pracę obowiązujące od 1.07.2024 r. do 31.12.2024 r. |
4300zł |
|
Składka na ubezpieczenie emerytalne Składka na ubezpieczenie rentowe Składka na ubezpieczenie chorobowe |
4300 zł x 9,76% = 419,68 zł 4300 zł x 1,5% = 64,5 zł 4300 zł x 2,45% = 105,35 zł |
589,53 zł |
Podstawa wymiaru składki na ubezpieczenie zdrowotne |
4300 zł – 589,53 zł |
3710,47 zł |
Składka na ubezpieczenie zdrowotne 9% |
3710,47 zł x 9% |
333,94 zł |
Koszty uzyskania przychodów |
0 zł |
|
Ustalenie podstawy opodatkowania po zaokrągleniu |
4300 zł – 589,53 |
3710 zł |
Zaliczka na podatek |
3710 zł x 12% |
445,20 zł |
Zaliczka po pomniejszeniu o 1/24 kwoty zmniejszającej podatek |
445,20 zł – 150 zł |
295 zł |
Kwota wolna od potrąceń |
4300 zł – 589,53 zł – 333,94 zł – 295 zł |
3081,53 zł |
O potrącenie świadczeń alimentacyjnych można wnioskować bezpośrednio do pracodawcy, bez postępowania egzekucyjnego (bez skierowania egzekucji do komornika), na podstawie tytułu wykonawczego, tj. np. na podstawie wyroku, oprócz przypadków, kiedy:
- świadczenia alimentacyjne mają być potrącane na rzecz kilku wierzycieli, zaś łączna suma, która może być potrącona, nie wystarcza na pełne pokrycie wszystkich należności alimentacyjnych;
- wynagrodzenie za pracę zostało zajęte w trybie egzekucji sądowej bądź administracyjnej.
Warto czytać świadectwa pracy nowo przyjmowanych pracowników. W świadectwie pracy jest zamieszczana informacja o zajęciu wynagrodzenia przez oznaczenie komornika oraz numer sprawy egzekucyjnej.
Nowy pracodawca, któremu pracownik przedstawi świadectwo pracy ze wzmianką o zajęciu, powinien zawiadomić o zatrudnieniu pracownika pracodawcę, który wydał świadectwo, i wskazanego we wzmiance komornika,
Jeśli nowy pracodawca, któremu pracownik nie okazał świadectwa pracy, dowie się, gdzie pracownik był wcześniej zatrudniony, to ma obowiązek zawiadomić poprzedniego pracodawcę o jego zatrudnieniu, chyba że pracownik przedstawi zaświadczenie tego pracodawcy stwierdzające, iż jego należności nie były zajęte.
Potrącenia na rzecz pracodawcy za zgodą pracownika
Potrącenia związane z należnościami na rzecz pracodawcy, są możliwe pod warunkiem uzyskania pisemnej zgody od pracownika. W takim przypadku wolna od potrąceń oraz wypłacana pracownikowi jest kwota wynagrodzenia za pracę w wysokości:
- minimalnego wynagrodzenia za pracę – przy potrącaniu należności na rzecz pracodawcy;
- 80% minimalnego wynagrodzenia – przy potrącaniu innych należności niż na rzecz pracodawcy (np. składka na rzecz związku zawodowego lub spłata pożyczki z Zakładowego Funduszu Świadczeń Socjalnych).
Obowiązek uzyskania pisemnej zgody od pracownika nie dotyczy przypadku, gdy pracownikowi w poprzednim terminie płatności zostały wypłacone kwoty za okres nieobecności w pracy, za które pracownikowi nie należy się wynagrodzenie (np. nieusprawiedliwiona nieobecność w pracy). W takich sytuacjach pracodawca odlicza kwoty nienależnie wypłaconego wynagrodzenia w pełnej wysokości i nie wymaga to zgody pracownika.
Co stanowi koszt uzyskania przychodów pracodawcy?
Świadczenia, jakie pracodawca wypłaca na rzecz pracowników, są z reguły kosztem uzyskania przychodów. Przepisy pozwalają odliczyć jako koszty podatkowe:
- wynagrodzenia za świadczoną pracę;
- wynagrodzenie za godziny nadliczbowe, pracę w nocy czy regulaminowe premie;
- wydatki ponoszone na zapewnienie pracownikom odzieży ochronnej i roboczej, posiłków profilaktycznych oraz regeneracyjnych, okularów korygujących wzrok;
- składki na ubezpieczenia społeczne w części finansowanej przez płatnika, składki na Fundusz Pracy i Fundusz Gwarantowanych Świadczeń Pracowniczych;
- obowiązkowe badania lekarskie;
- diety oraz inne należności z tytułu podróży służbowych (np. wydatki eksploatacyjne samochodu, jak też opłaty za parkowanie bądź przejazd autostradą w trakcie podróży służbowej);
- świadczenia przyznane pracownikom według uznania pracodawcy (np. nagrody);
- koszty o charakterze motywującym, np. opłacenie pracownikom usług medycznych czy zajęć sportowych;
- wydatki na organizację imprez okolicznościowych czy integracyjnych;
- wydatki na utworzenie zakładowego żłobka, klubu dziecięcego bądź przedszkola;
- wydatki na prowadzenie zakładowego żłobka, klubu dziecięcego czy przedszkola, do 1000 zł miesięcznie na każde dziecko pracownika;
- dopłaty na przedszkola, żłobka oraz kluby dziecięcego poza zakładem pracy - do 1000 zł na każde dziecko pracownika;
- dokształcanie pracowników, jeżeli nowe umiejętności są potrzebne w pracy.
Świadczenia na rzecz pracowników stanowią koszty uzyskania przychodów w momencie ich zapłaty. W razie niedotrzymania terminu wypłaty, koszty te podlegają odliczeniu w miesiącu, w którym zostaną zrealizowane.
Przykład:
Pani Grażyna przyjęła w swojej firmie system wypłaty wynagrodzeń, według którego wypłaca wynagrodzenia za dany miesiąc do 28 dnia tego miesiąca. Wynagrodzenia za styczeń 2024 roku wypłaciła pracownikom 28 stycznia 2024 roku. Może zaliczyć je do kosztów uzyskania przychodów w styczniu 2024 roku.
Przykład:
Pan Andrzej przyjął w swojej firmie system wypłaty wynagrodzeń, według którego wypłaca wynagrodzenia za dany miesiąc do 10 dnia następnego miesiąca.
Wynagrodzenia za styczeń 2024 r. wypłacił pracownikom 10 lutego 2024 r. Może zaliczyć je do kosztów uzyskania przychodów w styczniu 2024 r. Gdyby wynagrodzenia za styczeń 2024 r. wypłacił pracownikom 12 lutego 2024 r., to mógłby zaliczyć je do kosztów uzyskania przychodów dopiero w lutym 2024 r.
Odliczeniu jako koszty uzyskania przychodów nie podlegają np.:
- świadczenia ponoszone ze środków funduszu świadczeń socjalnych (kosztem są odpisy na ten fundusz),
- wydatki ponoszone przez pracowników na podróże służbowe własnym samochodem, jeżeli przekroczą kwotę ustaloną za 1 kilometr przebiegu pojazdu,
- jednorazowe odszkodowania z tytułu wypadków przy pracy oraz chorób zawodowych w wysokości określonej przez właściwego ministra, jak i dodatkowe składki ubezpieczeniowe w razie stwierdzenia pogorszenia warunków pracy,
- składki z tytułu zawartych bądź odnowionych umów ubezpieczenia na rzecz pracowników (z pewnymi wyjątkami).
Podstawa prawna:
- ustawa z dnia 26 czerwca 1974 r. Kodeks pracy;
- ustawa z dnia 10 października 2002 r. o minimalnym wynagrodzeniu za pracę;
- ustawa z dnia 26 lipca 1991 r. o podatku dochodowym od osób fizycznych;
- ustawa z dnia 17 listopada 1964 r. - Kodeks postępowania cywilnego;
- ustawa z dnia 13 października 1998 r. o systemie ubezpieczeń społecznych;
- ustawa z dnia 19 grudnia 2008 r. o emeryturach pomostowych;
- ustawa z dnia 30 października 2002 r. o ubezpieczeniu społecznym z tytułu wypadków przy pracy i chorób zawodowych;
- ustawa z dnia 2 marca 2020 r. o szczególnych rozwiązaniach związanych z zapobieganiem, przeciwdziałaniem i zwalczaniem COVID-19, innych chorób zakaźnych oraz wywołanych nimi sytuacji kryzysowych;
- rozporządzenie Ministra Rodziny i Polityki Społecznej z dnia 16 marca 2021 r. zmieniające rozporządzenie w sprawie różnicowania stopy procentowej składki na ubezpieczenie społeczne z tytułu wypadków przy pracy i chorób zawodowych w zależności od zagrożeń zawodowych i ich skutków;
- obwieszczenie Ministra Rodziny i Polityki Społecznej z dnia 4 grudnia 2023 r. w sprawie kwoty ograniczenia rocznej podstawy wymiaru składek na ubezpieczenia emerytalne i rentowe w roku 2024 oraz przyjętej do jej ustalenia kwoty prognozowanego przeciętnego wynagrodzenia;
- rozporządzenie Rady Ministrów z dnia 14 września 2023 r. w sprawie wysokości minimalnego wynagrodzenia za pracę oraz wysokości minimalnej stawki godzinowej w 2024 r.
Na podst. biznes.gov.pl
Skomentuj artykuł - Twoje zdanie jest ważne
Czy uważasz, że artykuł zawiera wszystkie istotne informacje? Czy jest coś, co powinniśmy uzupełnić? A może masz własne doświadczenia związane z tematem artykułu?