Krajowy System e-Faktur

Co to jest KSeF?

Krajowy System e-Faktur (KSeF) to system teleinformatyczny, który umożliwia wystawianie i otrzymywanie faktur ustrukturyzowanych drogą elektroniczną. KSeF gwarantuje autentyczność pochodzenia każdej faktury ustrukturyzowanej, integralność jej treści oraz czytelność.

Obligatoryjne e-fakturowanie obejmie czynności, które do tej pory wymagały udokumentowania fakturą wystawioną w oparciu o polskie przepisy prawne.

Krajowy System e-Faktur służy np. do:

• nadawania, zmiany i odbierania uprawnień do korzystania KSeF,
• powiadamiania podmiotów uprawnionych do korzystania z KSeF o nadanych uprawnieniach do korzystania z KSeF bądź o ich odebraniu,
• uwierzytelnienia oraz weryfikacji uprawnień do korzystania z KSeF,
• wystawiania, otrzymywania oraz przechowywania faktur ustrukturyzowanych,
• oznaczania faktur ustrukturyzowanych numerem identyfikującym nadanym w KSeF,
• przydzielania identyfikatora zbiorczego dla co najmniej 2 faktur ustrukturyzowanych,
• weryfikacji danych z faktur ustrukturyzowanych używanych poza KSeF,
• analizy oraz kontroli prawidłowości danych z faktur ustrukturyzowanych.

Wystawianie faktur elektronicznych nie będzie uzależnione od akceptacji odbiorcy – odbiorca otrzyma fakturę ustrukturyzowaną niezależnie od tego, czy wyrazi zgodę na taką formę fakturowania.

W stronę cyfryzacji...

KSeF niesie ze sobą realne korzyści dla przedsiębiorców. M.in. wszystkie faktury są dostępne zawsze w jednym miejscu, co ma ułatwić pracę i ograniczyć papierową dokumentację. System automatycznie archiwizuje faktury, dzięki czemu codzienna praca ma stać się szybsza. KSeF pozwala na automatyzację procesów w firmach i jest krokiem w kierunku cyfryzacji obiegu faktur oraz ogranicza ryzyko popełniania błędów.

Jak wystawiać e-faktury?

Faktury ustrukturyzowane można wystawiać:

• za pomocą bezpłatnych narzędzi udostępnionych przez Ministerstwo Finansów,
• przy użyciu programów komercyjnych.

Bezpłatne narzędzia MF

Z KSeF można korzystać za pomocą bezpłatnych aplikacji udostępnianych przez Ministerstwo Finansów.

Produkcyjna wersja Aplikacji Podatnika została udostępniona 1 lutego 2026 r.

Aplikacja Podatnika KSeF 2.0 zapewnia kompletny zestaw funkcji potrzebnych przedsiębiorcom w codziennej pracy. Umożliwia wystawianie, odbieranie oraz przeglądanie faktur. Pozwala też wyszukiwać faktury oraz pobierać je w formatach XML lub PDF, a poza tym daje wygodną wizualizację oraz możliwość pobierania faktur PEF. 

Ponadto Ministerstwo Finansów udostępnia bezpłatną Aplikację Mobilną KSeF 2.0. To narzędzie pozwala zarządzać fakturami, prowadzić listę nabywców, utworzyć listę rachunków bankowych i stworzyć własną, firmową wizytówkę. Dzięki temu przedsiębiorcy mają dostęp do kluczowych funkcji KSeF bez w zdlędu na to, gdzie się znajdują.

1 kwietnia br. wchodzą w życie przepisy umożliwiające dobrowolne wystawianie faktur VAT RR i VAT RR KOREKTA w KSeF. Taka funkcjonalność będzie dostępna również w Aplikacji Podatnika KSeF.

Od kiedy należy korzystać z KSeF?

Do 31 stycznia 2026 r. KSeF był rozwiązaniem dobrowolnym – przedsiębiorca mógł zdecydować, czy wystawić fakturę ustrukturyzowaną w KSeF, czy tak jak dotąd w formie papierowej albo elektronicznej, np. w pliku PDF.

W 2026 roku wprowadzony zostaje obowiązek wystawiania faktur wyłącznie w formie ustrukturyzowanej, w 2 etapach:

• od 1 lutego 2026 r. – dla przedsiębiorców, których łączna wartość sprzedaży brutto (z VAT) przekroczyła 200 mln zł w 2024 roku;
• od 1 kwietnia 2026 r.  – dla pozostałych przedsiębiorców (w tym podatników zwolnionych z VAT).

Podatnicy, u których wartość sprzedaży (z VAT) udokumentowana fakturami elektronicznymi lub fakturami w postaci papierowej, w danym miesiącu nie przekracza 10 000 zł, mają odroczenie tego obowiązku do 1 stycznia 2027 r.

Odroczenie dotyczy wyłącznie wystawiania faktur (a więc mogą oni do końca 2026 r. nadal wystawiać faktury poza KSeF), natomiast odbierać faktury w KSeF przedsiębiorcy  - od lutego 2026 r. - muszą na bieżąco, jeżeli ich kontrahenci je tam wystawią.

W praktyce oznacza to, że na przykład mikroprzedsiębiorca zwolniony z KSeF do 2027 roku sam może wystawiać faktury tradycyjnie, ale od 1 lutego 2026 roku, gdy otrzyma od dostawcy fakturę ustrukturyzowaną, to odbiera ją przy użyciu systemu.

Jakich podatników KSeF nie dotyczy?

Obowiązek wystawiania faktur ustrukturyzowanych nie będzie dotyczył:

• podatnika, który nie ma ani siedziby działalności gospodarczej, ani stałego miejsca prowadzenia działalności gospodarczej na terytorium Polski;
• podatnika, który nie ma siedziby działalności gospodarczej na terytorium Polski, lecz posiada w Polsce stałe miejsce prowadzenia działalności gospodarczej, które jednak nie ma związku z zafakturowanymi dostawą towarów bądź świadczeniem usług;

• podatnika korzystającego z procedur szczególnych:

  • podmiotów z siedzibą poza terytorium Unii Europejskiej świadczących usługi na rzecz konsumentów z UE oraz zarejestrowanych w Polsce podatników VAT dla procedury nieunijnej rozliczania VAT;
  • podmiotów zagranicznych zarejestrowanych dla procedury szczególnej rozliczania VAT w międzynarodowym okazjonalnym przewozie drogowym osób;
  • podmiotów zagranicznych zarejestrowanych do procedury szczególnej dotyczącej sprzedaży na odległość towarów importowanych;

• przedsiębiorców z innych państw UE, którzy nie mają w Polsce siedziby działalności gospodarczej, a ich sprzedaż w UE oraz w Polsce pozostaje bardzo niska, którzy jednocześnie spełniają 3 warunki:

  • ich łączna roczna sprzedaż w całej UE (bez VAT), w tym sprzedaż w Polsce, nie przekracza 100 000 euro — ani w obecnym, ani w poprzednim roku,
  • ich sprzedaż w Polsce (bez VAT) nie przekracza polskiego limitu zwolnienia dla drobnych przedsiębiorców (tj. limitu zwolnienia podmiotowego ze względu na niską wartość sprzedaży),
  • nie wykonują w Polsce takich dostaw czy usług, które z definicji nie mogą być objęte zwolnieniem podmiotowym (jak m.in. sprzedaż towarów akcyzowych, nowe środki transportu, usługi prawnicze, doradcze, jubilerskie lub inne czynności, które muszą być opodatkowane VAT niezależnie od obrotu);
• faktur wystawianych na rzecz nabywcy towarów bądź usług będącego osobą fizyczną nieprowadzącą działalności gospodarczej (tzw. faktur konsumenckich);
• przypadków odpowiednio udokumentowanych dostaw towarów bądź świadczenia usług, dla których zgodnie z rozporządzeniem Ministra Finansów i Gospodarki nie ma obowiązku wystawiania faktur w KSeF. Dostawy towarów i usług, dla których nie ma obowiązku wystawiania faktur w KSeF, to m.in. świadczenia usług przejazdu autostradą płatną, świadczenia usług przewozu osób na dowolną odległość, świadczenia usług w zakresie kontroli oraz nadzoru ruchu lotniczego, dostawy towarów i świadczenia usług, udokumentowanych fakturami wystawianymi przez nabywcę towarów lub usług zgodnie z procedurą samofakturowania, jeśli nabywca towarów czy usług nie jest zidentyfikowany na potrzeby danej czynności za pomocą numeru identyfikacji podatkowej (NIP) lub gdy podatnik, który upoważnił nabywcę towarów lub usług do wystawiania faktur w jego imieniu i na jego rzecz, nie jest zidentyfikowany na potrzeby danej czynności za pomocą numeru identyfikacji podatkowej (NIP).

Data wystawienia i otrzymania faktury w KSeF

Data wystawienia faktury ustrukturyzowanej

Za dzień wystawienia uznaje się dzień przesłania faktury do KSeF (powinien być on zgodny z datą w polu P_1).

Wyjątkiem są faktury wystawiane w trybach: offline24, offline-niedostępność KSeF, tryb awaryjny – w tym przypadku za datę wystawienia uznaje się datę wskazaną na fakturze przez podatnika.

Data otrzymania faktury ustrukturyzowanej

Fakturę uznaje się za otrzymaną (doręczoną) w chwili przydzielenia jej numeru identyfikującego w KSeF.

Numer KSeF jest nadawany automatycznie przez system przy przyjęciu faktury.

Kiedy odbiorca nie korzysta z KSeF...

Jeżeli przedsiębiorca udostępnia fakturę ustrukturyzowaną nabywcy, który nie ma obowiązku korzystania z KSeF (np. konsumentowi bądź podmiotowi zagranicznemu), to datą otrzymania takiej faktury jest data jej faktycznego dotarcia do nabywcy (np. dostarczenia e-mailem czy przekazania wydruku).

Podmiot zagraniczny może zdecydować się dobrowolnie odbierać faktury w KSeF.

Dostęp do KSeF

Żeby korzystać z KSeF, trzeba:

• uwierzytelnić się w systemie z wykorzystaniem danych uwierzytelniających – takich jak podpis kwalifikowany, profil zaufany, certyfikat KSeF;
• posiadać odpowiednie uprawnienia do pracy w systemie.

Przedsiębiorca prowadzący działalność jednoosobową może korzystać z KSeF na podstawie posiadanych przez siebie uprawnień właścicielskich (przypisanych do jego identyfikatora podatkowego NIP – automatycznie). Po uwierzytelnieniu w systemie może również nadać uprawnienia innym osobom, m.in. pracownikowi lub osobie z biura rachunkowego.

Jak uzyskać dostęp do KSeF?

Aby zalogować się do KSeF, wejdź na stronę Krajowego Systemu e-Faktur i wybierz odpowiedni sposób uwierzytelnienia. Po pomyślnej weryfikacji uzyskasz dostęp do funkcji systemu zgodnie z posiadanymi uprawnieniami.

Jakie są rodzaje uprawnień w KSeF?

W systemie można nadać 3 poziomy uprawnień.

• uprawnienie do nadawania i odbierania uprawnień innym osobom – pozwala zarządzać wszystkimi użytkownikami KSeF w imieniu przedsiębiorcy. Takie uprawnienie ma np. właściciel firmy.
• uprawnienie do wystawiania faktur w imieniu podatnika – umożliwia wystawianie e-faktur w KSeF. Z tego uprawnienia korzystają najczęściej biura rachunkowe oraz pracownicy działu księgowości.
• uprawnienie do dostępu do faktur (bez możliwości ich wystawiania) – pozwala tylko na przeglądanie i pobieranie faktur z systemu, bez możliwości ich edycji lub wysyłki.

Jak nadać uprawnienia do korzystania z KSeF?

Osoba fizyczna prowadząca działalność gospodarczą

Prowadzący jednoosobową działalność gospodarczą najczęściej nie musi składać żadnych dodatkowych zgłoszeń. Wystarczy, że zalogujesz się do KSeF – przy użyciu profilu zaufanego bądź podpisu kwalifikowanego.

Po zalogowaniu automatycznie uzyskuje uprawnienie właścicielskie oraz może nadać uprawnienia np. pracownikom lub księgowym.

Spółka lub inny podmiot posiadający NIP

Prowadzący spółkę bądź inny podmiot może nadać uprawnienia bezpośrednio w KSeF – pod warunkiem, że dysponuje kwalifikowaną pieczęcią elektroniczną z numerem NIP podmiotu.

Jeżeli zaś nie ma dostępu do pieczęci kwalifikowanej, to musi zgłosić pierwszą osobę uprawnioną do działania w systemie KSeF – składając formularz ZAW-FA do właściwego urzędu skarbowego.

Formularz można złożyć:

• elektronicznie, przez e-Urząd Skarbowy bądź e-doręczenia – ważne by był podpisany przez wszystkie osoby reprezentujące podmiot;
• papierowo, w urzędzie skarbowym właściwym według miejsca siedziby.

Od 1 stycznia 2026 r. zawiadomienie ZAW-FA składane przez ePUAP do urzędów skarbowych nie jest uznawane za skutecznie doręczone.

Po złożeniu zgłoszenia oraz nadaniu uprawnienia w systemie, wskazana osoba otrzyma między innymi możliwość wystawiania e-faktur w imieniu przedsiębiorcy i dostęp do e-faktur.

Osoba zgłoszona w ZAW-FA może potem samodzielnie nadawać elektronicznie uprawnienia innym osobom – już bez potrzeby składania kolejnych formularzy.

Awarie oraz niedostępność KSeF

Minister Finansów będzie zamieszczał w Biuletynie Informacji Publicznej (BIP) komunikaty o wystąpieniu oraz zakończeniu awarii KSeF i jego niedostępności, które wyznaczą okres ich trwania. Takie same komunikaty będą udostępniane za pośrednictwem oprogramowania interfejsowego.

Jeżeli z powodu awarii nie będzie możliwe umieszczenie komunikatu w BIP, Minister ogłosi awarię w środkach masowego przekazu (np. prasa, radio, telewizja, Internet) – będzie to oznaczać awarię całkowitą systemu. Komunikaty o wystąpieniu oraz zakończeniu awarii KSeF zamieszczone w środkach społecznego przekazu będą wyznaczały okres trwania tej awarii.

Awaria KSeF

W czasie trwania oficjalnie ogłoszonej awarii KSeF (ogłoszonej w BIP) przedsiębiorca:

• wystawia faktury w postaci elektronicznej poza KSeF, zgodnie z aktualnym wzorem faktury ustrukturyzowanej (strukturą logiczną);
• tak wystawioną e-fakturę udostępnia nabywcy w uzgodniony z nim sposób (np. wysyłką mailem).

Datą wystawienia faktury awaryjnej będzie data wpisana na tej fakturze (wskazana przez podatnika). Datą otrzymania dla nabywcy będzie data faktycznego otrzymania dokumentu (ponieważ dostał go poza KSeF).

Faktura wystawiona w trybie awaryjnym, poza KSeF, powinna być oznaczona dwoma kodami QR: pierwszy z oznaczeniem „OFFLINE” (zapewnia dostęp do faktury w KSeF oraz  weryfikację danych na fakturze) i drugi z oznaczeniem „CERTYFIKAT” (umożliwia potwierdzenie tożsamości wystawcy).

W terminie 7 dni roboczych od dnia zakończenia awarii (zgodnie z komunikatem o jej zakończeniu), przedsiębiorca ma obowiązek przesłać do KSeF wszystkie faktury wystawione w trakcie awarii, celem nadania im numerów identyfikujących.

Jeżeli jednak zdarzyłoby się, iż nabywca nie otrzymał faktury przed nadaniem jej numeru KSeF (sprzedawca udostępnił ją dopiero przy wysyłce do systemu), to wtedy datą otrzymania będzie data nadania numeru KSeF tej fakturze.

Awaria całkowita KSeF

Jeśli wystąpi awaria całkowita (ogłoszona w mediach – środkach masowego przekazu), to obowiązują specjalne zasady wystawiania faktur przez przedsiębiorców:

• wystawiają faktury w postaci papierowej lub zwykłej elektronicznej (np. PDF) – nie muszą używać wzoru faktury ustrukturyzowanej;
• takich faktur nie wysyłają do KSeF po ustaniu awarii, ani nie oznaczają ich kodami;
• przekazują fakturę nabywcy tradycyjnie – przykładowo wydając wydruk, wysyłając e-mail bądź pocztą.

Zatem przy awarii całkowitej można tymczasowo wrócić do „starego” sposobu fakturowania, a po usunięciu awarii nie ma obowiązku przenoszenia tych faktur do KSeF.

Tryb offline - niedostępność KSeF

Tryb offline - niedostępność KSeF to rozwiązanie, z którego będzie można skorzystać m.in. w czasie zaplanowanych prac serwisowych KSeF, ogłoszonych w BIP MF oraz oprogramowaniu interfejsowym.

W czasie trwania trybu offline (ogłoszonego w BIP) przedsiębiorca:

• wystawia faktury w postaci elektronicznej poza KSeF, zgodnie z aktualnym wzorem faktury ustrukturyzowanej (strukturą logiczną);
• przesyła ją KSeF – nie później niż w następnym dniu roboczym po zakończeniu okresu niedostępności w celu nadania numeru KSeF faktury.

Datą wystawienia faktury w trybie offline-niedostępność KSeF jest data widniejąca na tej fakturze (wskazana przez podatnika).

Jeżeli nabywcą jest konsument bądź podmiot zagraniczny, firma przekazuje fakturę w sposób z nim uzgodniony (np. mailem). Faktura wystawiona w trybie offline, udostępniona nabywcy poza KSeF (kiedy nabywcą jest konsument czy podmiot zagraniczny) powinna być oznaczona dwoma kodami QR: pierwszy z oznaczeniem „OFFLINE” (zapewnia dostęp do faktury w KSeF oraz weryfikację danych na fakturze) i drugi z oznaczeniem „CERTYFIKAT” (umożliwia potwierdzenie tożsamości wystawcy).

Tryb offline24

Tryb offline 24 jest dobrowolny – tzn. podatnik może zdecydować, czy wystawia fakturę w trybie online (przesyła do KSeF natychmiast), czy w trybie offline24 (z pewnym opóźnieniem). Można z niego skorzystać w szczególności w przypadku problemów technicznych po stronie przedsiębiorcy – np. przy braku internetu bądź słabej jakości połączenia.

Aby wystawić fakturę w trybie offline24, należy:

• zastosować obowiązujący wzór struktury logicznej;
• wystawić fakturę w postaci elektronicznej;
• najpóźniej następnego dnia roboczego po dniu wystawienia przesłać fakturę do KSeF, w celu nadania jej numeru KSeF (np. fakturę offline24 z 5 maja 2026 r. należy wysłać do systemu najpóźniej 6 maja 2026 r.).

Jeśli po wystawieniu takiej faktury, a przed jej wysyłką do KSeF:

• wystąpi awaria KSeF (ogłoszona w BIP) – wtedy obowiązuje termin 7 dni roboczych od zakończenia awarii na dosłanie faktury do systemu;
• wystąpi awaria całkowita – faktury nie wysyła się do KSeF wcale (tak jak w sytuacji awarii całkowitej).

Jeżeli nabywcą jest konsument bądź podmiot zagraniczny, to firma przekazuje fakturę w sposób z nim uzgodniony (np. mailem). Faktura wystawiona w trybie offline24, udostępniona nabywcy poza KSeF (jeśli nabywcą jest konsument czy podmiot zagraniczny), powinna być oznaczona dwoma kodami QR (OFFLINE oraz CERTYFIKAT), tak jak przy trybie awaryjnym. Dzięki temu nabywca będzie mógł zweryfikować jej dane oraz tożsamość wystawcy, a także pobrać ją potem z KSeF po nadaniu numeru.

Certyfikaty KSeF

Od 1 lutego 2026 r. certyfikat KSeF stanowi jedną z metod uwierzytelniania w systemie dla użytkowników.

Certyfikat KSeF to specjalny certyfikat kryptograficzny wydawany przez Ministerstwo Finansów, który umożliwia logowanie się do KSeF oraz podpisywanie faktur w trybach szczególnych (offline24, offline-niedostępność KSeF czy trybie awaryjnym).

Certyfikat zapewnia też dodatkowe bezpieczeństwo – pozwala jednoznacznie potwierdzić tożsamość wystawcy faktury offline.

O wydanie certyfikatu można było występować w Module Certyfikatów i Uprawnień od 1 listopada 2025 r. do stycznia 2026 r.

Od lutego 2026 r. funkcjonalność ta została włączona do API KSeF 2.0 oraz do Aplikacji Podatnika KSeF 2.0.

Certyfikaty oraz uprawnienia uzyskane w MCU mają moc prawną i mogą służyć do korzystania z KSeF 2.0 od 1 lutego 2026 r.

O certyfikat KSeF mogą wystąpić:

• osoby fizyczne zgłoszone w zawiadomieniu ZAW-FA;
• osoby fizyczne posiadające uprawnienia właścicielskie;
• podatnicy niebędący osobą fizyczną posiadający uprawnienia właścicielskie, którzy posługują się pieczęcią elektroniczną do uwierzytelnienia w KSeF.

Faktury korygujące

Brak not korygujących

Wraz z wprowadzeniem faktur ustrukturyzowanych 1 lutego 2026 r. zlikwidowana została możliwość wystawiania not korygujących przez nabywcę.

W KSeF wszelkie korekty mają obecnie następować wyłącznie poprzez faktury korygujące wystawiane przez sprzedawcę.

Numeracja faktur korygujących

Każda faktura korygująca wystawiona w KSeF musi zawierać numer KSeF faktury korygowanej (tzn. numer identyfikujący pierwotną fakturę nadany w KSeF). Wyjątek stanowią przypadki, kiedy faktura korygowana nie miała nadanego numeru KSeF (np. była wystawiona poza KSeF w związku z wyłączeniem ustawowym).

W strukturze e-faktury korygującej należy zatem podać identyfikator faktury pierwotnej, o ile istniał.

Termin obniżenia podstawy opodatkowania VAT

Jeżeli korekta dotyczy faktury wystawionej w KSeF, to sprzedawca obniża podstawę opodatkowania (i VAT należny) w okresie, w którym wystawił fakturę korygującą w formie ustrukturyzowanej. Nie musi czekać na potwierdzenie odbioru przez nabywcę.

Jeśli zaś podatnik wystawił fakturę korygującą poza KSeF (kiedy jest to dopuszczalne), to obniżenia podstawy opodatkowania dokonuje dopiero za okres, w którym otrzymał potwierdzenie odbioru korekty przez nabywcę.

Korekty podczas awarii

Jeśli faktury korygujące są wystawiane w trakcie awarii czy niedostępności systemu (poza KSeF), to sprzedawca obniży podstawę opodatkowania po otrzymaniu potwierdzenia odbioru korekty przez nabywcę.

Jeżeli jednak wystawca wcześniej przesłał te faktury korygujące do KSeF (np. zaraz po awarii), to decydująca jest data wysyłki do KSeF.

Ujęcie korekty przez nabywcę

Po stronie nabywcy faktura korygująca ustrukturyzowana obniżająca podstawę opodatkowania będzie ujęta w rozliczeniu za okres, w którym została otrzymana.

Jeżeli faktura ustrukturyzowana korygująca została dostarczona nabywcy w innej formie (np. w czasie awarii, gdy sprzedawca wysłał PDF e-mailem), to decyduje data faktycznego otrzymania faktury przez nabywcę, chyba że wcześniej tej korekcie nadano numer KSeF (bo sprzedawca zdążył ją wysłać do systemu przed otrzymaniem informacji zwrotnej od nabywcy faktury).

W tym ostatniej sytuacji za moment otrzymania przyjmuje się datę przydzielenia numeru KSeF.

Duplikaty faktur

W KSeF każda faktura ma zapewnioną trwałą dostępność, zaś nabywca zawsze może ją pobrać ponownie z systemu.

Duplikaty będą wystawiane tylko do faktur wystawionych poza KSeF.

Kasy fiskalne

Do końca 2026 r.:

• wystawianie faktur przy użyciu kas rejestrujących jest możliwe i odbywa się poza KSeF,
• paragon z NIP nabywcy do 450 zł jest uznawany za fakturę i także nie jest przesyłany do KSeF.

Od 1 stycznia 2027 r. nie będzie możliwe wystawianie faktur przy użyciu kas rejestrujących, zaś paragony fiskalne z NIP nabywcy nie będą uznane za faktury.

Oznacza to, że sklep z kasą fiskalną do końca 2026 r. może wydrukować fakturę z kasy bądź paragon z NIP nabywcy (do 450 zł) zamiast e-faktury i będzie to honorowane. Od 2027 r. jednak wszystkie faktury będą musiały być wystawiane już wyłącznie w KSeF.

Płatności za faktury

Numer faktury w przelewie MPP

Obecnie przy płatności w MPP wymagane jest podanie numeru faktury, której dotyczy płatność. W przypadku faktury ustrukturyzowanej tym numerem będzie jej identyfikator KSeF.

Numer KSeF nie zastępuje tradycyjnego numeru faktury nadanego przez wystawcę. Oba numery funkcjonują równolegle, ale to numer KSeF będzie kluczowy przy płatnościach.

Łączna płatność za wiele faktur

W split payment nadal będzie istniała możliwość opłacenia jednym przelewem kilku faktur od jednego dostawcy. Dotąd należało w takim przelewie podać okres obejmujący te faktury. Po wprowadzeniu KSeF preferowane będzie wygenerowanie identyfikatora zbiorczego w KSeF dla grupy faktur, które firma chce opłacić razem.

W tytule przelewu wystarczy wówczas podać ten identyfikator zbiorczy zamiast wymieniania pojedynczych numerów faktur czy podawania okresu.

Obowiązek podawania numeru KSeF

Obowiązek umieszczania w komunikacie przelewu numeru KSeF (bądź identyfikatora zbiorczego) dotyczyć będzie czynnych podatników VAT dokonujących płatności na rzecz innych czynnych podatników – od 1 stycznia 2027 r.

Faktury z załącznikiem

W KSeF jest możliwość wystawiania faktur z załącznikiem.

Załącznik to integralna część faktury – element pliku xml faktury, nie zaś osobny plik. Mogą się w nim znaleźć obligatoryjne elementy faktury i dane ściśle z nimi związane. To rozwiązanie ważne dostawców mediów (energii, gazu), podmiotów świadczących usługi telekomunikacyjne oraz dostawców paliw, wystawiających faktury dotyczące czynności o złożonej liczbie danych w zakresie jednostek miary i ilości (liczby) dostarczanych towarów bądź wykonywanych usług lub cen jednostkowych netto.

Podatnik, który chce wystawiać faktury z załącznikami, musi wcześniej zgłosić taki zamiar.

Od 1 stycznia 2026 r., jeżeli sprzedawca ma konto w e-Urzędzie Skarbowym (e-US), to może złożyć poprzez e-US zgłoszenie zamiaru wystawiania faktur z załącznikami. Zgłoszenia będą akceptowane do 3 dni roboczych.

Zgłoszenie nie oznacza obowiązku dołączania załączników – jest to jedynie wymóg formalny, aby móc technicznie skorzystać z tej funkcji.

Sankcje

Sankcje za naruszenia przepisów o KSeF będą obowiązywały od 1 stycznia 2027 r.

Jeśli podatnik:

• nie wystawił faktury ustrukturyzowanej w KSeF, mimo że powinien (wystawił ją poza systemem bez uzasadnienia);
• podczas awarii KSeF lub w trybie offline24 bądź offline-niedostępność KSeF wystawił fakturę niezgodnie ze wzorem struktury logicznej;
• nie przesłał do KSeF faktury w terminie – w ciągu 7 dni roboczych od zakończenia awarii bądź w następnym dniu roboczym po wystawieniu (w trybie offline24) – o ile przyczyną nieprzesłania nie była całkowita awaria, albo kolejnego dnia po zakończeniu niedostępności w przypadku trybu offline-niedostępność KSeF

- wtedy naczelnik urzędu skarbowego może nałożyć na podatnika, w drodze decyzji, karę pieniężną w wysokości do 100% kwoty podatku wykazanego na tej fakturze (jeżeli faktura zawiera VAT) albo do 18,7% kwoty brutto z faktury (jeśli na fakturze nie wykazano podatku VAT).

Karę pieniężną należy zapłacić bez wezwania naczelnika urzędu skarbowego na rachunek bankowy właściwego urzędu skarbowego w terminie 14 dni od dnia doręczenia decyzji o nałożeniu tej kary.

Przechowywanie faktur

Wysłane do KSeF faktury ustrukturyzowane będą przechowywane w systemie przez 10 lat, licząc od końca roku, w którym zostały wystawione. Np. faktury z 2026 roku będą dostępne w KSeF do końca 2036 roku.

Po upływie tego 10-letniego okresu, aż do upływu przedawnienia zobowiązania podatkowego, podatnik ma obowiązek przechowywać te faktury poza KSeF, we własnym zakresie. Jeżeli zatem okres przedawnienia (wynoszący co do zasady 5 lat od końca roku, w którym upłynął termin płatności podatku) jest dłuższy niż 10 lat od końca roku, w którym wystawiono fakturę, to przedsiębiorca musi zapewnić dostęp do takich starszych faktur, np. poprzez archiwum elektroniczne czy papierowe kopie.