Ministerstwo Finansów udostępniło Moduł Certyfikatów i Uprawnień w KSeF
1 listopada br. Ministerstwo Finansów udostępniło Moduł Certyfikatów i Uprawnień (MCU). Moduł będzie umożliwiał zarządzanie uprawnieniami w Krajowym Systemie e-Faktur (KSeF), składanie wniosków o wydanie certyfikatów i pobieranie certyfikatów na potrzeby korzystania z systemu. Certyfikaty i uprawnienia, o które podmiot wystąpi w MCU, będą miały moc prawną oraz będą służyć do korzystania z KSeF 2.0 od 1 lutego 2026 r.
Nadawanie nowych uprawnień w Aplikacji Podatnika KSeF 1.0 zostało wyłączone.
Moduł Certyfikatów i Uprawnień umożliwia zarządzanie uprawnieniami oraz obsługę wnioskowania i pobierania certyfikatów KSeF. MCU pozwoli więc na zarządzanie uprawnieniami w KSeF, składanie wniosków o wydanie certyfikatów oraz pobieranie certyfikatów na potrzeby korzystania z systemu. Certyfikaty to elektroniczne potwierdzenie tożsamości. Zawierają dane osobowe bądź firmowe, dlatego nie wolno udostępniać ich osobom nieupoważnionym.
Co daje udostępniony Moduł Certyfikatów i Uprawnień?
Moduł Certyfikatów i Uprawnień (MCU) umożliwia zarządzanie uprawnieniami w KSeF, składanie wniosków o wydanie certyfikatów oraz pobieranie certyfikatów na potrzeby korzystania z systemu.
Po zalogowaniu się do MCU użytkownik ma możliwość:
- zarządzać uprawnieniami użytkowników systemu,
- składać wnioski o certyfikaty oraz
- pobierać wydane certyfikaty.
Mimo, że KSeF startuje 1 lutego 2026 r., MF umożliwiło wcześniejszy dostęp do MCU, który pomoże dobrze zaplanować proces nadawania i zarządzania uprawnieniami w KSeF 2.0. Wcześniejszy dostęp do MCU pomoże dobrze zaplanować ten proces. Dzięki temu firmy będą miały więcej czasu, żeby:
- dostosować swoje procedury i systemy IT,
- upewnić się, że wszystko działa zgodnie z przepisami oraz
- zwiększyć bezpieczeństwo i kontrolę nad dostępem do danych i dokumentów.
Od 1 listopada 2025 r. nadawanie nowych uprawnień jest możliwe wyłącznie poprzez MCU. Nadawanie nowych uprawnień nie jest już zatem dostępne w ramach dotychczasowej Aplikacji Podatnika KSeF 1.0.
Certyfikaty KSeF
Certyfikaty i uprawnienia, o które podmiot wystąpi w MCU będą miały moc prawną i będą służyć do korzystania z KSeF 2.0 od 1 lutego 2026 r.
Certyfikaty dają możliwość wystawiania i odbierania faktur w imieniu danej firmy. Dlatego certyfikaty wykorzystywane w KSeF oraz dostęp do MCU powinny być traktowane z najwyższą ostrożnością.
Certyfikat KSeF umożliwia wystawianie oraz odbieranie faktur w imieniu firmy, która wystąpiła o jego wygenerowanie. Jeżeli ktoś będzie miał certyfikat danej firmy/osoby, może działać w jej imieniu - tj. wystawiać faktury, odbierać dokumenty. Dlatego tak ważne jest, aby dostęp do tych danych miały wyłącznie osoby przez wskazane.
Oszuści mogą spróbować wyłudzić poufne dane oraz narazić firmę na poważne konsekwencje finansowe i prawne. Dlatego trzeba:
- traktować certyfikaty jak dane szczególnie wrażliwe,
- nie udostępniać ich osobom nieupoważnionym,
- zachować szczególną czujność wobec prób wyłudzenia dostępu do certyfikatów.
Certyfikaty i dane do logowania do MCU trzeba zatem traktować z taką samą uwagą jak dane logowania do bankowości elektronicznej czy karty płatnicze. Nie należy przekazywać ich osobom nieuprawnionym.
Ważne bezpieczeństwo certyfikatów
Certyfikaty używane w KSeF służą do potwierdzania tożsamości. Certyfikaty należy traktować jak dane wrażliwe. Nie powinny być udostępniane osobom nieupoważnionym. Zawierają dane osobowe bądź firmowe, dlatego muszą być używane zgodnie z zasadami bezpieczeństwa:
- jeżeli certyfikat zawiera dane osoby fizycznej - może z niego korzystać wyłącznie właśnie ta osoba;
- certyfikaty przypisane do firm (np. spółek) nie są powiązane z konkretnymi pracownikami. Organizacja odpowiada zatem za ich właściwe użytkowanie.
Przedsiębiorstwa powinny mieć jasne zasady dotyczące pobierania, przekazywania, używania oraz unieważniania certyfikatów. Dzięki temu każda operacja w KSeF będzie bezpieczna oraz możliwa do rozliczenia.
Co dają uprawnienia właścicielskie?
W MCU uprawnienia właścicielskie dają możliwość:
- zarządzania uprawnieniami,
- zarządzania jednostkami podrzędnymi i
- przeglądania uprawnień.
Uprawnień właściciela nie można odebrać.
W ramach MCU udostępnione zostały uprawnienia właścicielskie oraz osób wskazanych w zawiadomieniu ZAW-FA.
Konieczność ponownego nadania uprawnień w module MCU występuje w przypadku:
- osoby fizycznej, która nie została uprawniona na podstawie ZAW-FA w KSeF 1.0 do 31 października 2025 r.,
- podmiotu, który otrzymał uprawnienia do KSeF do 31 października 2025 r.
Nadanie nowych uprawnień użytkownikom jest niezbędne, żeby mogli korzystać z Krajowego Systemu e-Faktur od 1 lutego 2026 r.
Od 1 listopada 2025 r. nadawanie nowych uprawnień jest możliwe wyłącznie poprzez MCU. Oznacza to, iż nadawanie nowych uprawnień nie jest już dostępne w ramach dotychczasowej Aplikacji Podatnika KSeF 1.0.
Uwierzytelnienie w MCU
Czas trwania procesu uwierzytelnienia w Module Certyfikatów i Uprawnień systemu KSeF (MCU) przy użyciu certyfikatu kwalifikowanego zależy od wystawcy danego certyfikatu (CA – Certification Authority).
KSeF weryfikuje ważność certyfikatu poprzez usługi udostępniane przez odpowiednie centrum certyfikacji. W razie chwilowej niedostępności czy opóźnień po stronie wystawcy certyfikatu, czas uwierzytelnienia może ulec wydłużeniu. KSeF nie jest odpowiedzialny za czas trwania weryfikacji certyfikatu. Opóźnienia w logowaniu wynikają z działania usług zewnętrznych dostarczanych przez wystawców certyfikatów.
Przydatne informacje
MCU jest dostępny wyłącznie z poziomu przeglądarki pod adresem: https://mcu.mf.gov.pl/web.
API MCU nie zostanie udostępnione.
MCU jest w pełni zgodny z architekturą nowego rozwiązania oraz stanowi element docelowego systemu produkcyjnego KSeF 2.0.
Od 1 lutego 2026 r. funkcjonalności zarządzania uprawnieniami oraz wnioskowania o certyfikat będą dostępne w Aplikacji Podatnika KSeF 2.0 lub w zintegrowanych z API KSeF 2.0 programach komercyjnych, co spowoduje, iż nie będzie już dostępny poprzez tę stronę.
Pomoc techniczna dla użytkowników
Wszyscy korzystający z Modułu Certyfikatów i Uprawnień będą mogli skorzystać z pomocy technicznej Ministerstwa Finansów. Kontakt z zespołem technicznym będzie dostępny w dni robocze, w godzinach 7:00–19:00, za pośrednictwem formularza zgłoszeniowego KSeF.
Ministerstwo Finansów udostępniło środowisko przedprodukcyjne (Demo) Aplikacji Podatnika KSeF 2.0
Z kolei 15 listopada 2025 r. zostało udostępnione środowisko przedprodukcyjne (Demo) Aplikacji Podatnika KSeF 2.0. Wersja przedprodukcyjna udostępnia funkcje, które będą dostępne w wersji produkcyjnej udostępnionej 1 lutego 2026 r. Działania w wersji przedprodukcyjnej nie niosą ze sobą żadnych skutków prawnych.
Środowisko przedprodukcyjne Aplikacji Podatnika KSeF 2.0
Zgodnie z harmonogramem, od 15 listopada użytkownicy KSeF mogą korzystać z Aplikacji Podatnika KSeF 2.0 w środowisku przedprodukcyjnym (Demo). Daje ono możliwość wystawiania oraz otrzymywania faktur w warunkach zbliżonych do tych, które będą dostępne od 1 lutego 2026 r.
Udostępnienie środowiska przedprodukcyjnego (Demo) daje dodatkowe możliwości użytkownikom. Jeżeli podmiot chce przetestować KSeF 2.0, korzystając tylko z fikcyjnych danych na fakturach i fikcyjnych danych uwierzytelniających – powinien użyć środowiska testowego udostępnionego 3 listopada 2025 r. Natomiast jeśli chce przetestować KSeF 2.0, korzystając z fikcyjnych danych na fakturach, ale już prawdziwych danych uwierzytelniających – powinien użyć środowiska przedprodukcyjnego (Demo), które opublikowano 15 listopada 2025 r.
Do środowiska przedprodukcyjnego, (w odróżnieniu do środowiska testowego) podmiot zaloguje się za pomocą prawdziwych danych uwierzytelniających (np. NIP), zgodnych z rejestrem informacji o właścicielach firm.
Żeby więc zalogować się do środowiska przedprodukcyjnego, należy użyć prawdziwych danych uwierzytelniających i korzystać z nadanych uprawnień.
Działania w środowisku przedprodukcyjnym (Demo)
W czasie wystawiania faktury w środowisku przedprodukcyjnym należy używać fikcyjnych danych. Dane w wersji przedprodukcyjnej Aplikacji Podatnika będą okresowo usuwane.
Wystawianie faktur w środowisku przedprodukcyjnym nie niesie ze sobą skutków podatkowych.
Dzięki informacjom zwrotnym od użytkowników, wersja przedprodukcyjna Aplikacji Podatnika KSeF 2.0 może różnić się od finalnego produktu, a jej działanie będzie optymalizowane aż do uruchomienia produkcyjnego 1 lutego 2026 r.
Przedprodukcyjna Aplikacja Podatnika KSeF 2.0 jest zgodna z udostępnioną wersją testową oraz umożliwia:
- wystawianie, odbieranie oraz przeglądanie faktur (oraz korekt) zgodnie ze strukturą logiczną FA(3),
- wyszukiwanie oraz pobranie wysłanych faktur w postaci XML, HTML lub PDF,
- obsługę identyfikatorów złożonych (model samofakturowania UE),
- pobieranie Urzędowego Poświadczenia Odbioru generowanego dla wystawionej faktury bądź wielu faktur,
- wyświetlanie historii sesji,
- obsługę kodów QR, w tym dostępu do faktury za pomocą tego kodu,
- generowanie oraz obsługę tokenów (do 31 grudnia 2026 r.),
- obsługę anonimowego dostępu do faktury,
- dostęp do faktur w wystawionych w trybie offline,
- wizualizację oraz pobranie faktury PEF,
- zarządzanie uprawnieniami,
- wnioskowanie o certyfikaty i ich pobieranie.
Środowisko przedprodukcyjne (Demo) jest dostępne pod adresem: https://ksef.podatki.gov.pl//bezplatne-narzedzia-ksef-20/aplikacja-podatnika-ksef-20-wersja-przedprodukcyjna-demo/.
Testy Aplikacji Podatnika KSeF 2.0, a Moduł Certyfikatów i Uprawnień
Korzystanie ze wszystkich dostępnych funkcjonalności, w tym zarządzanie uprawnieniami i składanie wniosków o certyfikaty na środowisku przedprodukcyjnym Aplikacji Podatnika, ma wyłącznie charakter testowy.
Przedprodukcyjna wersja Aplikacji Podatnika KSeF 2.0 w zakresie certyfikatów iraz uprawnień działa niezależnie od udostępnionego 1 listopada 2025 r. modułu MCU w środowisku produkcyjnym.
Działania wykonywane w środowisku przedprodukcyjnym Aplikacji Podatnika KSeF 2.0 nie mają wpływu na nadane uprawnienia ani wygenerowane certyfikaty KSeF w MCU.
Podobnie uprawnienia oraz certyfikaty nadane w MCU nie są dostępne w środowisku przedprodukcyjnym Aplikacji Podatnika KSeF 2.0.
Wsparcie dla użytkowników i integratorów
MF zaprasza do testowania Aplikacji Podatnika KSeF 2.0 i do przekazywania ewentualnych uwag, zgłoszeń błędów czy spostrzeżeń za pomocą formularza zgłoszeniowego KSeF dostępnego pod adresem: https://ksef.podatki.gov.pl/formularz/