Nowe obowiązki dostawców usług płatniczych

28.12.2023

Od 1 stycznia 2024 r. dostawcy usług płatniczych będą mieć nowe obowiązki polegające na prowadzeniu i udostępnianiu ewidencji wybranych transakcji transgranicznych.

Obowiązki te zostały wprowadzone ustawą z dnia 14 kwietnia 2023 r. o zmianie ustawy o podatku od towarów i usług oraz niektórych innych ustaw, która implementuje dyrektywę 2020/284 z dnia 18 lutego 2020 r. zmieniającą dyrektywę 2006/112/WE w odniesieniu do wprowadzenia pewnych wymogów dla dostawców usług płatniczych.

Kogo dotyczy obowiązek prowadzenia ewidencji?

Obowiązek prowadzenia i udostępniania ewidencji odbiorców płatności i płatności transgranicznych w odniesieniu do świadczonych przez nich usług płatniczych powstanie, kiedy zostaną spełnione łącznie następujące warunki:

płatności realizowane przez dostawcę usług płatniczych będą płatnościami transgranicznymi, czyli środki pieniężne będą przekazywane od płatnika zlokalizowanego w państwie członkowskim (państwo Unii Europejskiej państwo Europejskiego Obszaru Gospodarczego) do odbiorcy płatności zlokalizowanego w innym państwie członkowskim bądź poza UE lub EOG i
dostawca usług płatniczych zrealizuje w ciągu kwartału kalendarzowego w danym państwie członkowskim więcej niż 25 płatności na rzecz tego samego odbiorcy płatności.

Obowiązek prowadzenia i udostępniania ewidencji będzie dotyczył:

dostawcy usług płatniczych odbiorcy płatności – jeśli będzie on znajdować się w państwie członkowskim;
dostawcy usług płatniczych płatnika – jeśli żaden z dostawców usług płatniczych odbiorcy płatności nie będzie znajdował się w państwie członkowskim (chodzi o płatność pozaunijną).

Okres przechowywania ewidencji przez dostawców usług płatniczych będzie wynosił 3 lata od zakończenia roku podatkowego, w którym nastąpiła płatność.

Kto musi udostępniać ewidencję?

Podmiotami, które będą objęte obowiązkiem prowadzenia i udostępniania ewidencji wybranych transakcji transgranicznych na powyższych zasadach będą następujący dostawcy usług płatniczych:

bank krajowy w rozumieniu art. 4 ust. 1 pkt 1 ustawy z dnia 29 sierpnia 1997 r. – Prawo bankowe, tzn. bank krajowy mający siedzibę na terytorium Polski,
oddział banku zagranicznego w rozumieniu art. 4 ust. 1 pkt 20 Prawa bankowego, czyli jednostka organizacyjna banku zagranicznego wykonująca w jego imieniu i na jego rzecz wszystkie lub niektóre czynności wynikające z zezwolenia udzielonego temu bankowi, przy czym wszystkie jednostki organizacyjne danego banku zagranicznego odpowiadające powyższym cechom, utworzone na terytorium Rzeczypospolitej Polskiej, uważa się za jeden oddział,
instytucja kredytowa w rozumieniu art. 4 ust. 1 pkt 17 Prawa bankowego i odpowiednio oddział instytucji kredytowej w rozumieniu art. 4 ust. 1 pkt 18 ustawy – Prawo bankowe; tj. instytucja kredytowa, o której mowa w art. 4 ust 1 pkt 1 rozporządzenia 575/2013 z 26 czerwca 2013 r. w sprawie wymogów ostrożnościowych dla instytucji kredytowych oraz zmieniające rozporządzenie (UE) nr 648/2012, mająca siedzibę na terytorium innego niż Polska państwa członkowskiego i oddział instytucji kredytowej, o którym mowa w art. 4 ust 1 pkt 17 rozporządzenia 575/2013, niebędący oddziałem banku krajowego ani oddziałem banku zagranicznego,
instytucja pieniądza elektronicznego i oddział instytucji pieniądza elektronicznego – jeśli oddział znajduje się w państwie członkowskim, a siedziba takiej instytucji pieniądza elektronicznego znajduje się poza państwem członkowskim, o ile usługi płatnicze świadczone przez oddział są związane z wydawaniem pieniądza elektronicznego,
oddział podmiotu świadczącego w innym niż Polska państwie członkowskim, zgodnie z prawem tego państwa, pocztowe usługi płatnicze, uprawnionego zgodnie z prawem tego państwa do świadczenia usług płatniczych oraz Poczta Polska Spółka Akcyjna w zakresie, w jakim odrębne przepisy upoważniają ją do świadczenia usług płatniczych,
instytucja płatnicza,
spółdzielcza kasa oszczędnościowo-kredytowa bądź Krajowa Spółdzielcza Kasa Oszczędnościowo-Kredytowa w rozumieniu ustawy z dnia 5 listopada 2009 r. o spółdzielczych kasach oszczędnościowo-kredytowych (SKOK), w zakresie, w jakim odrębne przepisy uprawniają je do świadczenia usług płatniczych.

Z kolei obowiązek prowadzenia i udostępniania ewidencji wybranych transakcji transgranicznych nie będzie dotyczył takich dostawców usług płatniczych jak:

biura usług płatniczych oraz
małe instytucje płatnicze.

Komu będą udostępniane ewidencje?

Ewidencję zawierającą dane o wybranych transakcjach transgranicznych należy udostępniać Szefowi Krajowej Administracji Skarbowej, jeśli dla dostawcy usług płatniczych, który będzie zobowiązany do prowadzenia i udostępniania ewidencji zawierającej te dane, Polska jest:

państwem członkowskim pochodzenia (macierzystym, tj. takim w którym ma swoją siedzibę lub w razie jej braku, w którym znajduje się jego główne miejsce wykonywania działalności) bądź
państwem członkowskim przyjmującym (goszczącym, tj. państwem innym niż państwo pochodzenia, w którym dostawca świadczy usługi płatnicze transgranicznie poprzez znajdujące się w tym państwie oddziały lub przez agenta prowadzącego w nim działalność).

W przypadku, gdy dla dostawcy usług płatniczych, który będzie zobowiązany do prowadzenia i udostępniania ewidencji, jego siedziba bądź główne miejsce wykonywania działalności jest położone w innym niż Polska państwie członkowskim to ewidencja będzie udostępniana właściwemu organowi tego państwa członkowskiego (jako państwu członkowskiemu pochodzenia).

Jeśli dostawca usług płatniczych będzie świadczył usługi płatnicze, transgraniczne, które są objęte obowiązkiem prowadzenia i udostępniania w ewidencji, w innym państwie członkowskim niż kraj pochodzenia za pośrednictwem swojego oddziału bądź przez agenta, to obowiązek udostępniania ewidencji będzie realizowany wobec właściwego organu tego innego państwa członkowskiego (jako państwa członkowskiego przyjmującego).

Udostępnianie ewidencji odbywać się będzie elektronicznie w formie ustrukturyzowanego pliku XML (to narzędzie do przesyłania ewidencji jest w przygotowaniu).

Dane gromadzone będą na poziomie krajowym i co kwartał przekazywane do centralnego elektronicznego systemu informacji o płatnościach (CESOP).

Jaki jest zakres danych objętych ewidencją?

Ewidencja obejmie:

BIC lub inny kod identyfikacyjny, który jednoznacznie identyfikuje dostawcę usług płatniczych;
imię i nazwisko lub nazwę odbiorcy płatności zgodnie z danymi posiadanymi przez dostawcę usług płatniczych;
numer, za pomocą którego odbiorca płatności jest zidentyfikowany na potrzeby podatku lub podatku od wartości dodanej lub inny numer, za pomocą którego odbiorca płatności jest zidentyfikowany dla celów podatkowych, jeżeli jest dostępny;
IBAN, a jeżeli IBAN nie jest dostępny - inny identyfikator, który jednoznacznie identyfikuje odbiorcę płatności oraz podaje jego lokalizację;
w przypadku gdy odbiorca płatności otrzymuje środki pieniężne nie mając rachunku płatniczego - BIC lub inny kod identyfikacyjny, który jednoznacznie identyfikuje dostawcę usług płatniczych działającego w imieniu odbiorcy płatności oraz podaje jego lokalizację;
adres odbiorcy płatności, jeżeli jest dostępny, zgodnie z danymi posiadanymi przez dostawcę usług płatniczych;
następujące dane dotyczące płatności transgranicznych oraz zwrotów płatności zidentyfikowanych jako odnoszące się do płatności transgranicznych:
datę i godzinę dokonania płatności lub zwrotu płatności,
kwotę i walutę płatności lub zwrotu płatności,
odpowiednio państwo członkowskie pochodzenia płatności otrzymanej przez odbiorcę płatności albo otrzymanej w imieniu odbiorcy płatności albo państwo członkowskie przeznaczenia zwrotu płatności oraz informacje wykorzystane odpowiednio do określenia miejsca pochodzenia, przeznaczenia albo zwrotu płatności,
informacje inne niż wymienione w lit. a-c, które jednoznacznie identyfikują płatność,
w przypadku gdy płatność jest inicjowana w punkcie handlowo-usługowym akceptanta - informację o fizycznej obecności płatnika przy inicjowaniu tej płatności,

Harmonogram udostępniania ewidencji

Pierwsze przekazanie ewidencji z danymi o płatnościach transgranicznych przez dostawców usług płatniczych za okres styczeń-marzec 2024 r. odbędzie się do końca kwietnia 2024 r.

Kolejne ewidencje będą przekazywane co kwartał - do końca miesiąca następującego po zakończeniu kwartału.

Do 10 maja 2024 r. zebrane dane zostaną przekazane po raz pierwszy do CESOP.

Każde kolejne przekazanie do CESOP będzie odbywać się za okres kwartalny do 10 dnia drugiego miesiąca następującego po zakończeniu kwartału, którego dotyczą informacje.

Przekazywanie i wymiana danych dotyczących płatności w celu zwalczania oszustw związanych z VAT w przepisach UE

18 lutego 2020 r. Rada przyjęła pakiet ustawodawczy, w którym zwróciła się do dostawców usług płatniczych o przekazywanie informacji na temat płatności transgranicznych pochodzących z państw członkowskich oraz o beneficjentach tych płatności transgranicznych („odbiorcy”). W ramach tego pakietu dostawcy usług płatniczych oferujący usługi płatnicze w UE będą musieli monitorować odbiorców płatności transgranicznych i przekazywać administracjom państw członkowskich informacje na temat tych, którzy otrzymują ponad 25 płatności transgranicznych na kwartał.

Informacje te zostaną następnie scentralizowane w europejskiej bazie danych, centralnym elektronicznym systemie informacji o płatnościach (CESOP), gdzie będą przechowywane, agregowane i weryfikowane z innymi europejskimi bazami danych. Wszystkie informacje zawarte w CESOP zostaną następnie udostępnione ekspertom w zakresie zwalczania nadużyć finansowych z państw członkowskich za pośrednictwem sieci o nazwie Eurofisc.

Celem tego nowego środka jest zapewnienie organom podatkowym państw członkowskich właściwych instrumentów wykrywania ewentualnych oszustw związanych z VAT w handlu elektronicznym dokonywanych przez sprzedawców mających siedzibę w innym państwie członkowskim lub w państwie nienależącym do UE.

Środek ten jest zgodny z przepisami o ochronie danych. Organom podatkowym przekazuje się wyłącznie informacje dotyczące płatności, które mogą być związane z działalnością gospodarczą. Informacje o konsumentach i o powodach płatności nie są częścią przekazu.

Przekazywanie danych musi rozpocząć się w dniu 1 stycznia 2024 r.

Wdrożenie

W celu wdrożenia przepisów unijnych Komisja Europejska współpracuje z administracjami podatkowymi państw członkowskich i dostawcami usług płatniczych w ramach grupy ekspertów, która zapewnia pomoc zarówno w zakresie wdrażania obowiązków sprawozdawczych dla dostawców usług płatniczych, jak i rozwoju CESOP.

Grupa ekspertów pomaga Komisji Europejskiej m.in. w następujących zadaniach:

stworzenie standardowego formularza elektronicznego w celu przekazywania danych od dostawców usług płatniczych;
określa środki techniczne w celu ustanowienia, utrzymania i technicznego zarządzania CESOP;
projekt wytycznych dotyczących obowiązków sprawozdawczych;
współpraca z sektorem płatności i państwami członkowskimi.

Grupa ekspertów współpracuje również z zespołem ekspertów złożonym z ekspertów z państw członkowskich, który opracowuje wymogi techniczne związane z ustanowieniem CESOP.

Żeby ułatwić wdrożenie wymogów dotyczących CESOP, Komisja wraz z grupą ekspertów CESOP i zespołem ekspertów CESOP opracowała wytyczne, a także wykaz najczęściej zadawanych pytań, które są dostępne poniżej. Na razie oba dokumenty są publikowane w języku angielskim. Tłumaczenie na wszystkie języki urzędowe UE przewidziane jest w pierwszym półroczu 2024 r.

Środowisko testowe

Udostępniono środowisko testowe, pozwalające sprawdzić poprawność przesyłania ewidencji odbiorców płatności i płatności transgranicznych w odniesieniu do świadczonych przez nich usług płatniczych. Środowisko to dostępne jest pod adresem: https://test-e-dokumenty.mf.gov.pl. Szczegółowy opis znajduje się w Specyfikacji Interfejsów usług JPK wersja 4.0.

Dane przesyłane w ramach testów powinny być danymi fikcyjnymi i nie powinny zawierać rzeczywistych danych osobowych.

Jak należy wysłać plik z ewidencją?

Ewidencja wysyłana jest za pośrednictwem interfejsów usług Jednolitego Pliku Kontrolnego (bramka JPK) lub za pomocą strony internetowej.

Wszystkie informacje potrzebne do połączenia się ze środowiskiem testowym znajdują się w specyfikacji, udostępnionej na stronie MF.

Specyfikacja środowiska produkcyjnego udostępniona zostanie w terminie późniejszym.Aby móc wysłać ewidencję, Dostawca usług płatniczych musi zarejestrować się przy pomocy formularza rejestracyjnego i wskazać osoby uprawnione do przesyłania plików do CESOP.

Kto jest uprawniony do podpisywania i wysyłki ewidencji?

Uprawniona do podpisywania i wysyłki pliku jest osoba, którą dostawca usług płatniczych wskazał w formularzu rejestracyjnym do dokonywania tego rodzaju czynności.

Dostawca usług płatniczych musi przekazać schemę rejestracyjną służącą do wskazania osób uprawnionych do wysyłki ewidencji, za pośrednictwem bramki JPK lub dedykowanego formularza rejestracyjnego.

Dostawca musi zgłosić co najmniej jedną osobę uprawnioną do wysyłania plików do CESOP.

Podpis złożony na wysyłanej ewidencji będzie weryfikowany z podpisem zarejestrowanym za pośrednictwem schemy rejestracyjnej.

Schema rejestracyjna powinna zostać podpisana przez osobę uprawnioną do reprezentowania dostawcy, wskazaną w Krajowym Rejestrze Sądowym.

Od kiedy można się rejestrować na potrzeby raportowania do CESOP?

Rejestracja na potrzeby raportowania w systemie CESOP rozpocznie się w styczniu 2024 r.

Czy należy wysyłać pustą ewidencję, czyli niezawierającą żadnych transakcji bądź zawierającą mniej niż 25 transakcji w kwartale?

Dostawca usług płatniczych, według obowiązujących przepisów, ma obowiązek raportowania dopiero, kiedydy zrealizuje w ciągu kwartału kalendarzowego w danym państwie członkowskim więcej niż 25 transakcji na rzecz tego samego odbiorcy płatności.

Krajowa Administracja Skarbowej zachęca jednak do przesyłania raportów zawierających mniejszą ilość transakcji, co zapewni jasność oraz przejrzystość raportowania.

Ile czasu będzie trwała weryfikacja rejestracji dostawcy usług płatniczych, tak by mógł korzystać z funkcjonalności portalu do wysyłki raportów?

Weryfikacja prawidłowo złożonego formularza rejestracyjnego odbędzie się bez zbędnej zwłoki, ale nie dłużej niż 7 dni. Po pozytywnej weryfikacji formularza rejestracyjnego, Dostawca będzie mógł przesłać ewidencję.

Jaki jest limit wielkości plików ewidencji przesyłanych do Szefa KAS?

Limit zależy od kanału komunikacji. Dla usługi webservice przewidziano 100 MB. W przypadku interfejsu API nie ma takiego limitu.

Jakie rodzaje podpisu można wykorzystać do podpisywania raportów?

Podpis kwalifikowany oraz Profil Zaufany.

Jak złożyć korektę ewidencji za dany okres? Czy ponownie raportujemy pełną ewidencję, czy też tylko poprawiane rekordy?

Korektę składa się tylko z rekordami, które wymagają poprawy. W pliku z korektą jest pole odnoszące się do pierwotnej deklaracji.

W jaki sposób dostawca usług płatniczych otrzyma potwierdzenie złożenia ewidencji?

Po wysłaniu pliku ewidencji dostawca otrzyma numer referencyjny, pozwalający na sprawdzenie statusu wysyłki. Po prawidłowej weryfikacji struktury logicznej oraz poprawności danych oraz podpisu elektronicznego dostawca otrzyma Urzędowe Poświadczenie Odbioru (UPO). W razie błędnej walidacji otrzyma raport błędów.

Ile czasu przewidziano na wysłanie ponowne ewidencji w przypadku odrzucenia pliku?

Dostawca ma czas na złożenie raportu do końca miesiąca następującego po danym kwartale. W razie odrzucenia ewidencji, Dostawca powinien poprawny plik przesłać bez zbędnej zwłoki.

Czy opublikowana schema raportowa będzie podlegać modyfikacjom?

Schema raportowa opracowana została przez zespół Komisji Europejskiej. Jest ona jednolita dla wszystkich krajów członkowskich UE. Modyfikacje schemy mogą być dokonywane wyłącznie na poziomie Komisji Europejskiej.

Czy można nałożyć karę za nieprzekazanie danych do CESOP w chwili, gdy dostawca jest do tego zobowiązany?

Formularz raportowy CESOP ma charakter informacji podatkowej, Stąd nieprzekazanie go w terminie bądź wcale, może spowodować odpowiedzialność karną skarbową oraz stanowić będzie wykroczenie skarbowe. Karą za wykroczenie skarbowe jest grzywna, która jest określana kwotowo w przedziale od 1/10 do 20-krotnej wysokości minimalnego wynagrodzenia.

Podstawa prawna:

ustawa z dnia 14 lutego 2023 r. o zmianie ustawy o podatku od towarów i usług oraz niektórych innych ustaw (Dz.U. z 2023 r., poz. 996).
dyrektywa 2020/284 z dnia 18 lutego 2020 r. zmieniająca dyrektywę 2006/112/WE w odniesieniu do wprowadzenia pewnych wymogów dla dostawców usług płatniczych;
dyrektywa 2006/112/WE Rady z 28 listopada 2006 r. w sprawie wspólnego systemu podatku od wartości dodanej;
dyrektywa Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2015/2366 z dnia 25 listopada 2015 r. w sprawie usług płatniczych w ramach rynku wewnętrznego, zmieniająca dyrektywy 2002/65/WE, 2009/110/WE, 2013/36/UE i rozporządzenie (UE) nr 1093/2010 oraz uchylająca dyrektywę 2007/64/WE;
rozporządzenie Rady (UE) 2020/283 z dnia 18 lutego 2020 r. zmieniające rozporządzenie (UE) nr 904/2010 w odniesieniu do środków służących wzmocnieniu współpracy administracyjnej w celu zwalczania oszustw w dziedzinie VAT tzw. rozporządzenie „CESOP”;
rozporządzenie wykonawcze Komisji (UE) 2022/1504 z 6 kwietnia 2022 r. ustanawiające szczegółowe zasady stosowania rozporządzenia Rady (UE) nr 904/2010 w odniesieniu do utworzenia centralnego elektronicznego systemu informacji o płatnościach (CESOP) w celu zwalczania oszustw związanych z VAT.

Zob:

A.J.
Zespół e-prawnik.pl