Pracownicze Plany Kapitałowe - informacje dla pracodawców

Z dniem 1 stycznia 2019 r. weszła w życie ustawa o pracowniczych planach kapitałowych. Z uwagi na skalę reformy przewidziano stopniowe (co 6 miesięcy) włączanie kolejnych grup podmiotów do programu w okresie 2 lat, począwszy od 1 stycznia 2019 r. – od największych przedsiębiorstw, aż do najmniejszych firm. Od 1 lipca 2019 roku duże firmy zatrudniające co najmniej 250 Pracowników będą zobowiązane stosować przepisy ustawy i utworzyć PPK. 

Czym są Pracownicze Plany Kapitałowe (PPK)?

Pracownicze Plany Kapitałowe są dobrowolnym systemem długoterminowego oszczędzania dla pracowników, tworzonym przez pracodawców i współfinansowanym przez pracowników, pracodawców i państwo. 

W ramach PPK zostaną utworzone prywatne, indywidualne rachunki dla uczestników PPK, które będą zasilane przez wpłaty ze strony pracodawców, samego pracownika oraz dopłaty państwa.

W przypadku pracownika i pracodawcy wysokość wpłat będzie naliczana procentowo od wysokości wynagrodzenia brutto. Wpłaty ze strony państwa to określone kwoty, niezależne od wysokości dochodów pracownika.

Instytucja zarządzająca, którą wspólnie z pracownikami wybierze pracodawca, będzie inwestować zebrane na rachunkach środki w fundusze inwestycyjne, które ograniczają poziom ryzyka w zależności od wieku uczestnika – fundusze zdefiniowanej daty.

Terminy tworzenia Pracowniczych Planów Kapitałowych

Po wejściu w życie ustawy o pracowniczych planach kapitałowych każda firma lub instytucja zatrudniająca co najmniej jedną osobę, podlegającą obowiązkowo ubezpieczeniom emerytalnemu i rentowym, musi utworzyć PPK dla swoich pracowników – poza wyjątkami określonymi ustawą (por. art. 13 ust. 1 oraz art. 133 ust. 1). Będzie to obligatoryjny element pakietu świadczeń dla pracowników.

Aby każdy pracodawca mógł dobrze przygotować się do nowych obowiązków, przewidziano dwuletni okres przygotowawczy. Termin, w którym dane przedsiębiorstwo musi utworzyć PPK, zależy od wielkości danej firmy (tj. od liczby osób w niej zatrudnionych).

Ustawę zobowiązane są stosować:

• od 1 lipca 2019 r. – firmy zatrudniające co najmniej 250 osób według stanu na dzień 31 grudnia 2018 r.;
• od 1 stycznia 2020 r. – firmy zatrudniające co najmniej 50 osób według stanu na dzień 30 czerwca 2019 r.;
• od 1 lipca 2020 r. – firmy zatrudniające co najmniej 20 osób według stanu na dzień 31 grudnia 2019 r.;
• od 1 stycznia 2021 r. – pozostałe podmioty, w tym jednostki sektora finansów publicznych.

Wyjątek stanowią podmioty należące do jednej grupy kapitałowej. Mogą one przystąpić do PPK w terminie, który obowiązuje największy podmiot zatrudniający z grupy (czyli z największą liczbą osób zatrudnionych).

Najpierw zatem do PPK przystąpią największe firmy. Dla wszystkich nowe przepisy oznaczają dodatkowe obciążenia administracyjne. Pracodawcy powinni jak najszybciej zidentyfikować, kiedy obowiązani będą stosować przepisy ustawy. Aby to określić, należy zweryfikować stan swojego zatrudnienia na dzień 31 grudnia 2018 r. To ważna data, o której powinny pamiętać wszystkie podmioty zatrudniające, szczególnie te, których stan zatrudnienia waha się w granicach 250 osób. Kolejne daty kwalifikacji do poszczególnych etapów przystępowania do ustawy to 30 czerwca 2019 r. i 31 grudnia 2019 r. Przedsiębiorstwa, które na dzień 31 grudnia 2018 r. zatrudniają co najmniej 250 osób, obowiązane będą stosować przepisy ustawy od 1 lipca 2019 r.

Przepisy ustawy o PPK mają obowiązek stosować wszystkie podmioty, które zatrudniają co najmniej jedną osobę podlegającą obowiązkowym ubezpieczeniom emerytalnemu i rentowym w związku z zatrudnieniem w tych podmiotach. Podmiotem zatrudniającym, w rozumieniu ustawy zobowiązanym do jej stosowania, jest: pracodawca, nakładca, rolnicze spółdzielnie produkcyjne lub spółdzielnie kółek rolniczych, zleceniodawca oraz podmiot, w którym działa rada nadzorcza.

Pracodawca nie może zrezygnować z uruchomienia PPK. Utworzenie i prowadzenie PPKi dokonywanie wpłat podstawowych jest jego obowiązkiem ustawowym.

Przepisy przewidują wyjątki od tego obowiązku, które obejmują:

• mikroprzedsiębiorcę (o którym mowa w art. 7 ust. 1 pkt 1 ustawy z 6 marca 2018 r.– Prawo przedsiębiorców), jeżeli wszystkie osoby zatrudnione złożą mu deklarację rezygnacji z dokonywania wpłat do PPK;
• podmiot zatrudniający, który w dniu objęcia go przepisami ustawy prowadzi Pracowniczy Program Emerytalny (PPE) oraz nalicza i odprowadza składki podstawowe do PPE w wysokości co najmniej 3,5% (w rozumieniu art. 2 pkt 15 ustawy z dnia 20 kwietnia 2004 r. o pracowniczych programach emerytalnych) dla minimum 25% osób zatrudnionych;
• podmiot zatrudniający będący osobą fizyczną, który zatrudnia, w zakresie niezwiązanym z działalnością gospodarczą tego podmiotu, osobę fizyczną, w zakresie niezwiązanym z jej działalnością gospodarczą.

Poza tym pracodawca, który po utworzeniu PPK utworzył pracowniczy program emerytalny (PPE) i odprowadza składki podstawowe do PPE w wysokości co najmniej 3,5% wynagrodzenia, może w porozumieniu z zakładową organizacją związkową działającą w tym podmiocie nie finansować wpłat do PPK za osoby zatrudnione, które przystąpiły do PPE.

W obowiązującym pracodawcę terminie musi on utworzyć PPK dla pracowników. Aby tego dokonać, zawiera:

• umowę o zarządzanie PPK z instytucją finansową wybraną w porozumieniu z zakładową organizacją związkową;
• umowę o prowadzenie PPK w imieniu i na rzecz osób zatrudnionych.

Jeżeli w danej firmie nie działa zakładowa organizacja związkowa, to pracodawca wybiera instytucję finansową w porozumieniu z reprezentacją osób zatrudnionych. Wyłonienie takiej reprezentacji odbywa się na zasadach przyjętych w danym przedsiębiorstwie.

Pracodawca może wybrać jedną z następujących instytucji finansowych:

• Fundusz Inwestycyjny, zarządzany przez Towarzystwo Funduszy Inwestycyjnych;
• Fundusz Emerytalny, zarządzany przez Powszechne Towarzystwo Emerytalne lub Pracownicze Towarzystwo Emerytalne;
• Zakład Ubezpieczeń.

Do systemu włączani są automatycznie wszyscy pracownicy, którzy ukończyli 18 lat, a nie ukończyli 55. roku życia. Pracodawca musi więc w ich imieniu zawrzeć umowę o prowadzenie PPK. Pracownicy w wieku od 55 do 70 lat muszą samodzielnie zwrócić się do pracodawcy z wnioskiem o zawarcie w ich imieniu takiej umowy.

Uczestnictwo w systemie PPK jest dobrowolne. Pracownik może w każdym momencie zrezygnować z dokonywania wpłat do PPK. W tym celu musi podpisać odpowiednią deklarację rezygnacji.

Wpłaty

Oszczędności gromadzone w PPK finansują:

• pracodawca – wpłaty podstawowe i dodatkowe do PPK,
• pracownik – wpłaty podstawowe i dodatkowe do PPK,
• państwo (Fundusz Pracy) – wpłata powitalna i dopłaty roczne do PPK.

Wpłaty na rachunki PPK będą zatem pochodzić z trzech źródeł: od pracodawcy, pracownika i państwa. Ustawa nie przewiduje możliwości transferu środków do PPK z III-filarowych produktów oszczędnościowych takich jak PPE, IKE czy IKZE, a przekazania wpłat na rachunek PPK dokonuje wyłącznie pracodawca.

Wpłaty pracodawcy do PPK wyliczane są procentowo od wynagrodzenia brutto pracownika. Oprócz obowiązkowej wpłaty podstawowej na rachunek PPK danego pracownika, pracodawca może zdecydować o dodatkowej wpłacie, jednak nie wyższej niż 2,5% wynagrodzenia brutto.

Wysokość wpłat finansowanych przez pracodawcę:

• wpłata podstawowa (obowiązkowa): 1,5% wynagrodzenia brutto;
• wpłata dodatkowa (dobrowolna): do 2,5% wynagrodzenia brutto.

Wpłaty finansowane przez pracodawcę nie są wliczane do wynagrodzenia stanowiącego podstawę ustalenia wysokości obowiązkowych składek na ubezpieczenia emerytalne i rentowe.

Kto ile wpłaca do PPK?

Pracodawca i pracownicy przekazują do PPK wpłaty podstawowe. Dodatkowo zarówno pracodawca, jak i pracownik mogą zadeklarować przekazywanie wpłat dodatkowych (dobrowolnych).

Pracodawca:

• wpłata podstawowa – 1,5% wynagrodzenia brutto pracownika,
• wpłata dodatkowa – maksymalnie 2,5% wynagrodzenia brutto pracownika.

Pracownik:

• wpłata podstawowa – 2% wynagrodzenia brutto pracownika (wpłata podstawowa może zostać obniżona do maksymalnie 0,5% wynagrodzenia brutto dla tych pracowników, których łączne wynagrodzenie osiągane z różnych źródeł w danym miesiącu nie przekracza kwoty odpowiadającej 1,2-krotności minimalnego wynagrodzenia),
• wpłata dodatkowa – maksymalnie 2% wynagrodzenia brutto.

Państwo: jednorazowo 250 zł wpłaty powitalnej oraz dopłata roczna 240 zł z Funduszu Pracy.

Zasady przekazywania dopłat określa szczegółowo ustawa.

Obowiązki pracodawcy

Ustawa o pracowniczych planach kapitałowych określa następujące obowiązki pracodawcy:

• wybór instytucji finansowej, w której zostaną utworzone rachunki PPK dla pracowników; W porozumieniu z zakładową organizacją związkową lub – jeśli taka nie działa w firmie – z reprezentacją pracownikówwyłonioną w trybie przyjętym w danej firmie pracodawwca wybiera instytucję finansową, z którą zawrze umowę o zarządzanie PPK. Lista instytucji, które zostały wpisane do ewidencji PPK i oferują zarządzanie środkami gromadzonymi w PPK, wraz z ich ofertą, zostanie opublikowana na Portalu PPK pod adresem www.mojePPK.pl. 
• podpisanie z wybraną instytucją finansową umowy o zarządzanie PPK i umowy o prowadzanie PPK w imieniu i na rzecz osób zatrudnionych; Z wybraną instytucją finansową pracodawca podpisuje umowę o zarządzanie PPK. Umowa powinna zostać zawarta w postaci elektronicznej. Musisz ją zawrzeć nie później niż 10 dni roboczych przed upływem terminu na zawarcie umowy o prowadzenie PPK. Z tą samą instytucją zatrudniający podpisuje też umowę o prowadzenie PPK w imieniu i na rzecz wszystkich pracowników, którzy ukończyli 18 i nie ukończyli 55 roku życia (poza tymi, którzy złożyli deklarację rezygnacji z dokonywania wpłat). Osoby, które ukończyły 55 rok życia, a nie ukończyły 70, mogą zwrócić się do pracodawcy z wnioskiem o zawarcie takiej umowy. Jego obowiązkiem jest poinformować te osoby o możliwości złożenia wniosku. Umowę o prowadzenie PPK zawiera się w terminie do 10 dnia miesiąca następującego po upływie 3 miesięcy od pierwszego dnia stosowania dla danej firmy ustawy o PPK. Lista osób zatrudnionych, które są uczestnikami PPK, stanowi załącznik do umowy o prowadzenie PPK. Jej zmiana nie powoduje konieczności zmiany umowy.
• prawidłowe obliczanie wysokości wpłat oraz terminowe przekazywanie ich do wybranej instytucji finansowej; Wpłat do PPK należy dokonywać począwszy od miesiąca następującego po miesiącu, w którym pracodawca zawarł umowę o prowadzenie PPK. Jest on zobowiązany do obliczenia i wpłacenia do wybranej instytucji finansowej wpłat finansowanych przez niego oraz pracownika. Wpłaty zatrudniający oblicza i pobiera w terminie wypłaty wynagrodzenia. Wpłaca je do PPK w terminie do 15. dnia miesiąca następującego po miesiącu, w którym zostały obliczone i pobrane. Wyjątkiem jest sytuacja, w której wynagrodzenie wypłacane jest w okresach krótszych niż miesiąc – wówczas wpłaty należne za miesiąc dokonywane są w terminie do ostatniego dnia miesiąca.
• gromadzenie i archiwizacja dokumentacji dotyczącej PPK; Obowiązkiem pracodawcy jest prowadzenie dokumentacji m.in. związanej z dokonywaniem wpłat do PPK.
• przekazywanie pracownikom oraz wybranej instytucji finansowej informacji związanych z utworzonym PPK. Obowiązki zatrudniającego nie kończą się na dokonywaniu wpłat. Na starcie programu powinien on poinformować pracowników o ich uprawnieniach i obowiązkach, a także o zasadach funkcjonowania PPK. Ważne jest, by dopełnił obowiązku poinformowania osób zatrudnionych o możliwości zadeklarowania wpłaty dodatkowej oraz o możliwości obniżenia wysokości wpłaty podstawowej. Co 4 lata pracodawca ponownie będzie dokonywał wpłat do PPK za pracowników, którzy złożyli wcześniej deklarację rezygnacji (pierwszy termin ponownego automatycznego wznowienia wpłat to 1 kwietnia 2023 roku). Będzie także zobligowany do przekazywania informacji w związku z prowadzonym PPK pracownikom i instytucji finansowej, do której przekazuje między innymi informację o rezygnacji z dokonywania wpłat. 

Wszystkie działania pracodawcy w zakresie PPK powinny przy tym być podyktowane najlepiej rozumianym interesem osób zatrudnionych. Tym samym niedozwolone jest nakłanianie pracownika do rezygnacji z oszczędzania w PPK, która wiązałaby się z utratą korzyści przysługujących uczestnikom systemu.

Dzięki systemowi PPK firmy będą miały wymierny wkład w długoterminowe budowanie prywatnych oszczędności pracowników. Aby obciążenie dla pracodawców było jak najmniejsze, sposób tworzenia PPK został dla nich możliwie uproszczony. Większość obowiązków administracyjnych oraz dotyczących obsługi uczestników PPK spocznie na wybranych instytucjach finansowych.

Jakie kary finansowe przewiduje ustawa o PPK za niespełnienie obowiązków wynikających z ustawy?

Przykładowo podmiot zatrudniający, który nie zawrze umowy o zarządzanie PPK w terminie lub nakłania pracownika do rezygnacji z oszczędzania w PPK, podlega karze grzywny w wysokości do 1,5% funduszu wynagrodzeń w danym podmiocie zatrudniającym w roku obrotowym poprzedzającym popełnienie czynu zabronionego.

Natomiast pracodawca, który:

• nie dopełnia obowiązku terminowego zawarcia w imieniu pracowników umowy o prowadzenie PPK,
• nie dopełnia obowiązku dokonywania wpłat do PPK w przewidzianych terminach,
• nie zgłasza wymaganych ustawą danych lub zgłasza nieprawdziwe dane albo udziela w tych sprawach nieprawdziwych wyjaśnień lub odmawia ich udzielenia,
• nie prowadzi dokumentacji związanej z obliczaniem wpłat do PPK

- podlega karze grzywny w wysokości od 1000 zł do 1 000 000 zł.

Pełną odpowiedzialność za terminowe wdrożenie PPK oraz właściwe prowadzenie programu ponosi więc podmiot zatrudniający. Nieprawidłowe wykonanie tych zadań bądź brak ich wykonania naraża pracodawcę na ryzyko ukarania grzywną, która może sięgnąć wysokości nawet 1 miliona zł.

Wobec zatrudniającego mogą także powstać roszczenia uczestników PPK, np. z tytułu nieterminowego przekazania do instytucji finansowejwpłat do PPK.

Podmiot zatrudniający nie ponosi bezpośredniej odpowiedzialności za wyniki inwestycyjne uczestników PPK. Z uwagi na prywatny charakter środków w PPK ryzyko inwestycji leży po stronie uczestników planu.

Jak działają PPK?

PPK polegają na utworzeniu indywidualnych rachunków dla tych osób zatrudnionych, które będą oszczędzać w PPK. Rachunki PPK będą zasilane comiesięcznymi wpłatami pracodawców i samych pracowników oraz wpłatą powitalną i dopłatami rocznymi ze strony państwa. Pracodawca wybierze jedną z instytucji finansowych, która zajmie się inwestowaniem zebranych na rachunkach środków w różne instrumenty finansowe. Oszczędności będą inwestowane w fundusze z uwzględnieniem wieku danego uczestnika PPK – są to tzw. fundusze zdefiniowanej daty.

Jakie są kluczowe terminy PPK dla największych pracodawców?

Pracodawcy powinni sprawdzić, kiedy obowiązani będą stosować przepisy ustawy.

Żeby to określić, należy zweryfikować w pierwszej kolejności liczbę osób zatrudnionych w rozumieniu ustawy o PPK na dzień 31 grudnia 2018 r. To ważna data, o której powinny pamiętać wszystkie podmioty zatrudniające – szczególnie te, których stan zatrudnienia waha się w granicach 250 osób.

Przedsiębiorstwa, które na dzień 31 grudnia 2018 r. zatrudniały co najmniej 250 osób, obowiązane będą stosować przepisy ustawy od 1 lipca 2019 r. i zgodnie z terminami wskazanymi w ustawie:

• do 25.10.2019 r. – podpisać umowę o zarządzanie PPK,
• do 12.11.2019 r. – podpisać umowę o prowadzenie PPK,
• od pierwszego wynagrodzenia wypłacanego po dacie zawarcia umowy o prowadzenie

PPK obliczyć i pobrać pierwsze wpłaty do PPK w terminie wypłaty wynagrodzenia oraz odprowadzić je w terminie do 15. dnia następnego miesiąca.

Jak należy liczyć zatrudnienie w firmie?

Dla ustalenia liczby osób zatrudnionych w danej firmie nie będzie miało znaczenia, czy dana osoba jest zatrudniona na pełny etat, czy też na określoną jego część.

Osobami zatrudnionymi będą bowiem wszystkie osoby, które podlegają obowiązkowo ubezpieczeniom emerytalnemu i rentowym.

Przykład:

Do osób zatrudnionych w rozumieniu ustawy o PPK nie wliczamy:

• osób zatrudnionych na podstawie umów o dzieło,
• osób na urlopach bezpłatnych,
• osób pobierających świadczenie rehabilitacyjne.

Do osób zatrudnionych w rozumieniu ustawy o PPK wliczamy:

• osoby zatrudnione na podstawie umowy-zlecenia podlegające obowiązkowo
• ubezpieczeniom emerytalnemu i rentowym z tego tytułu,
• osoby przebywające na urlopie macierzyńskim,
• osoby przebywające na urlopie wychowawczym.

Wdrażanie PPK przez pracodawcę

Wprowadzenie PPK wiąże się z szeregiem nowych obowiązków, jakie czekają podmioty zatrudniające. To pracodawcy odpowiadają za wybór instytucji finansowej, która będzie zarządzać pracowniczym planem kapitałowym oraz za zawarcie z nią umów w imieniu swoich pracowników. Dlatego ważne jest odpowiednie przygotowanie podmiotów zatrudniających i zrozumienie wszystkich wymogów.

Najbardziej istotne kwestie wewdrożeniu PPK z punktu widzenia przedsiębiorcy, to: zabudżetowanie dodatkowych kosztów, wybranie instytucji finansowej do zarządzania PPK, zapisanie pracowników do programu oraz dostosowanie systemów kadrowo-płacowych.

Etap I – Zaplanowanie dodatkowych wydatków w budżecie

Wskazane jest, żeby zweryfikować dotychczasowe koszty podmiotów zatrudniających związane z długoterminowymi świadczeniami emerytalnymi oraz ubezpieczeniowymi. Być może wraz z wprowadzeniem w firmie PPK trzeba przemodelować obecną strategię oferowanych zatrudnionym benefitów, np. w postaci grupowych form dodatkowego oszczędzania czy ubezpieczeń z elementem kapitałowym.

Wprowadzenie PPK będzie dla podmiotu zatrudniającego dodatkowym kosztem. Budżet wynagrodzeń należy w związku z tym powiększyć o około 1,5%.

Planowanie budżetu wynagrodzeń warto też poprzedzić wstępnym rozpoznaniem potencjalnej liczby osób zatrudnionych, które będą zainteresowane oszczędzaniem w ramach PPK. Na tej podstawie firma można przygotować się finansowo na wydatkiz tym związane.

Trzeba również pamiętać, że za nakłanianie pracowników do rezygnacji z oszczędzaniaw PPK grozi kara grzywny do 1,5% funduszu wynagrodzeń danego podmiotu zatrudniającego w roku obrotowym poprzedzającym popełnienie czynu zabronionego.

Etap II – Wybór instytucji zarządzającej środkami

To na podmiocie zatrudniającym spoczywa obowiązek wybrania instytucji finansowej, która będzie gromadziła i inwestowała środki odkładane przez osoby zatrudnione. Trzeba to zrobić terminowo, za niezawarcie umowy o zarządzanie PPK z instytucją finansową w odpowiednim czasie przewidziane są bowiem kary w wysokości 1,5% funduszu wynagrodzeń. Największe firmy (zatrudniające co najmniej 250 osób na dzień 31 grudnia 2018 r.), które w pierwszej kolejności obejmie system PPK, są zobowiązaneprzeprowadzić procedurę wyboru oraz zawrzeć umowę o zarządzanie PPK obligatoryjnie do 25 października 2019 r.

Ustawa przewiduje utworzenie przez Polski Fundusz Rozwoju S.A. specjalnego portalu prowadzonego przez spółkę zależną w rozumieniu Kodeksu spółek handlowych, gdzie wszyscy zainteresowani będą mogli znaleźć potrzebne informacje o funkcjonowaniu PPK (pod adresem www.mojePPK.pl). Na portalu będą umieszczone dane instytucji finansowych oferujących PPK, w tym warunki umów o zarządzanie i prowadzenie PPK, statuty (regulaminy), kluczowe informacje dla inwestorów oraz inne dokumenty. Planuje się także utworzenie specjalnej infolinii, gdzie zainteresowane programem osoby – zarówno zatrudniający, jak i zatrudnieni – będą mogli uzyskać odpowiedzi na wszelkie pytania dotyczące PPK.

Decyzja o wyborze instytucji finansowej należy do podmiotu zatrudniającego. Należy ją jednak podjąć w porozumieniu z reprezentacją osób zatrudnionych w firmie. Od tego wyboru będzie zależeć efektywność pomnażania środków i – co za tym idzie – wysokość przyszłego kapitału zgromadzonego przez uczestnika w ramach PPK.

Wybierając firmę obsługującą PPK, warto kierować się jej doświadczeniem, dotychczasowymi wynikami w zarządzaniu i proponowanymi kosztami. Na pewno warto przeprowadzić rozmowy z kilkoma takimi instytucjami.

Jeśli podmiot zatrudniający nie dokona wyboru instytucji finansowej w określonym terminie, Polski Fundusz Rozwoju S.A. wezwie do zawarcia w terminie 30 dni umowyo zarządzanie PPK z wyznaczoną instytucją finansową lub do przekazania informacji o zawarciu umowy o zarządzanie PPK z inną instytucją finansową.

Etap III – Podpisanie umów

Z wybraną instytucją finansową podmiot zatrudniający powinien podpisać umowę o zarządzanie PPK, a następnie umowę o prowadzenie PPK w imieniu i na rzecz osób, które zatrudnia, dokonując tym samym ich zapisania do PPK.

Etap IV – Wdrożenie PPK w firmie

Podmiot zatrudniający powinien przygotować się na administracyjne i komunikacyjne wdrożenie PPK w swojej firmie. Możliwe, że będzie musiał dokonać udoskonalenia lub zmiany oprogramowania kadrowo-księgowego do obsługi PPK.

PPK to też szeregnowych dokumentów, którymi firma będzie musiała zarządzać: oświadczenia czy różne deklaracje. Zarządzanie nimi również trzeba przemyśleć i odpowiednio wdrożyć.

Obsługa PPK w głównej mierze będzie spoczywać na pracownikach działów personalnych i będzie się wiązała z prawidłowym naliczaniem oraz odprowadzaniem wpłat do PPK, jak też ścisłą współpracą z wybraną instytucją finansową.

Cykliczna obsługa uczestników PPK będzie się także wiązała z przekazywaniem informacji do instytucji finansowej, jak też do samych uczestników PPK.

Obowiązkiem podmiotu zatrudniającego jest terminowe naliczanie i odprowadzanie do instytucji finansowej wpłat do PPK. W związku ze sposobem ich procentowego określenia comiesięczne kwoty wpłat za poszczególnych pracowników mogą się różnić.

Ponadto uczestnicy PPK mogą samodzielnie zmieniać wysokość wpłat dodatkowych lub zrezygnować ze wszystkich wpłat w ramach PPK. Może to spowodować dodatkowe obciążenia administracyjne i firma powinna być na taką ewentualność gotowa.

Podmiot zatrudniający powinien przekazywać do instytucji finansowej decyzje zatrudnionych, np. te dotyczące rezygnacji z dokonywania wpłat, ponownego odprowadzania wpłat czy zmiany wysokości zadeklarowanych wpłat dodatkowych.

Jeżeli zatrudniony zacznie zarabiać więcej niż 1,2-krotność najniższego wynagrodzeniaza pracę, a zadeklarował wcześniej odprowadzanie niższych wpłat podstawowych, to obowiązkiem podmiotu zatrudniającego będzie odprowadzenie wyższej wpłaty podstawowej do PPK. Podmiot zatrudniający będzie także musiał przypomnieć zatrudnionemu, który zrezygnował z oszczędzania w PPK, o ponownym obowiązku dokonywania wpłat co 4 lata (pierwszy termin ponownego automatycznego wznowienia wpłat do PPK przypada 1 kwietnia 2023 roku).

Podmiot zatrudniający może zmienić instytucję finansową, która zarządza PPK. Taka zmiana może nastąpić bez podawania przyczyny takiej decyzji. Zmiana oczywiście spowoduje konieczność podpisania nowej umowy o zarządzanie PPK i zapisania zatrudnionych do nowej instytucji. Jeżeli w ciągu 7 dni od poinformowania uczestnika nie wniesie on pisemnego sprzeciwu w sprawie wypłaty transferowej z poprzedniej instytucji finansowej, to jego oszczędności zostaną przekazane na rachunek instytucji. Jeśli natomiast uczestnik wniesie pisemny sprzeciw, to zebrana dotychczas kwota pozostaniena koncie w poprzedniej instytucji finansowej. Do nowej instytucji będą z kolei trafiać nowe wpłaty realizowane w ramach PPK.

Czy PPK wpływają na wysokość składek emerytalnych?

Nie, nie wpływają. Ustawa o PPK nie dotyczy dotychczasowych elementów systemu emerytalnego i nie wprowadza w nich zmian, a jedynie poszerza dostępne możliwości oszczędzania. PPK stanowią bowiem kolejny dobrowolny i prywatny sposób oszczędzania. Pracownik może – ale nie musi – z nich skorzystać i od jego woli zależy to, czy pracodawca będzie odprowadzał środki na prowadzony dla niego rachunek PPK.

Czy wpłaty do PPK przechodzą przez ZUS?

Nie, PPK to całkowicie odrębny od ZUS system oszczędzania na emeryturę. Wpłaty dokonywane do PPK - niezależnie, czy finansowane przez zatrudniającego, zatrudnionego, czy państwo -nie będą powiązane z ZUS, poza wyjątkami określonymi w ustawie (por. art. 83 oraz art. 105 ustawy). Pracodawca przekazuje je bezpośrednio na rachunek uczestnika PPK prowadzony przez wybraną przez niego instytucję finansową.

Czy osoby prowadzące jednoosobową działalność będą objęte PPK?

Samozatrudnieni, czyli osoby prowadzące jednoosobową działalność gospodarczą, są wyłączeni spod obowiązywania ustawy.

Jeżeli natomiast będą zatrudniać pracowników, a bardziej precyzyjnie – będą podmiotami zatrudniającymi w rozumieniu art. 2 ust. 1 pkt 21 ustawy o PPK, będą musieli utworzyć PPK dla pracowników.

Z dniem 1 stycznia 2021 r. podwyższeniu ulegnie limit wpłat na IKZE dla osób prowadzących jednoosobową działalność. Podwyższenie tego limitu ma ułatwić oszczędzanie na emeryturę osobom, które nie będą uprawnione do oszczędzania w PPK.

Kto będzie odpowiedzialny za otwieranie rachunków w PPK?

Pracodawca dokona wyboru instytucji finansowej zarządzającej PPK pracownika oraz otworzy za jej pośrednictwem imienny rachunek dla osoby zatrudnionej, na którym będą gromadzone jej oszczędności – prywatny rachunek PPK.

Kto wybiera instytucję finansową?

Wyboru instytucji finansowej dokona pracodawca w porozumieniu z zakładową organizacją związkową, a jeżeli w podmiocie zatrudniającym nie działa zakładowa organizacja związkowa, to Pracodawca wybiera instytucję finansową w porozumieniu z reprezentacją osób zatrudnionych, wyłonioną w trybie przyjętym u danego pracodawcy.

Jeżeli na miesiąc przed upływem terminu, w którym pracodawca powinien utworzyć PPK (podpisać umowę o zarządzanie PPK), nie zostanie osiągnięte porozumienie z reprezentacją pracowników co do wyboru instytucji, to pracodawca samodzielnie wybiera tę instytucję, która oferuje najbardziej korzystne warunki zarządzania środkami w PPK.

Kto będzie miał wpływ na wybór instytucji finansowej, z którą pracodawca podpisze umowę o prowadzenie PPK?

Wyboru instytucji finansowej dokona pracodawca w porozumieniu z zakładową organizacją związkową, a jeżeli w podmiocie zatrudniającym nie ma zakładowej organizacji związkowej, to Pracodawca wybiera instytucję finansową w porozumieniu z reprezentacją osób zatrudnionych, wyłonioną w trybie przyjętym u danego pracodawcy. To oznacza, że każdy pracownik będzie miał wpływ, za pośrednictwem swoich reprezentantów, na wybór instytucji finansowej, która będzie zarządzała środkami gromadzonymi w PPK.

Co, jeśli pracodawca nie wybierze instytucji finansowej?

Instytucje finansowe, które będą oferowały utworzenie PPK, to: fundusze inwestycyjne zarządzane przez towarzystwa funduszy inwestycyjnych, fundusze emerytalne zarządzane przez powszechne towarzystwa emerytalne albo pracownicze towarzystwa emerytalne, zakłady ubezpieczeń umieszczone w ewidencji PPK.

Jeżeli pracodawca nie utworzy PPK w przewidzianym ustawą terminie, to PFR S.A. pisemnie wezwie pracodawcę do zawarcia umowy o zarządzanie PPK z wyznaczoną instytucją finansową albo do przekazania do PFR S.A. informacji o zawarciu umowy o zarządzanie PPK z inną instytucją. W przypadku niedotrzymania terminów wskazanych w wezwaniu podmiot zatrudniający może zostać obciążony karą finansową.

Czy pracownicy będą mogli domagać się zmiany wybranej przez pracodawcę instytucji finansowej?

Pracownicy będą mogli domagać się zmiany wybranej przez pracodawcę instytucji finansowej. Jednak ostateczna decyzja, czy zmiana ta zostanie dokonana, należy do pracodawcy.

Co się będzie działo z wpłaconymi do PPK pieniędzmi?

Gromadzone na rachunkach uczestników PPK środki będą inwestowane w fundusze inwestycyjne, które ograniczają poziom ryzyka w zależności od wieku uczestnika – fundusze zdefiniowanej daty. Każdy uczestnik zostanie automatycznie przypisany do funduszu zdefiniowanej daty w zależności od jego daty urodzenia. Uczestnik PPK inwestuje z jednym funduszem przez cały okres gromadzenia środków, a fundusz ten, w miarę zbliżania się uczestnika do 60 r.ż., będzie automatycznie zmieniał politykę inwestycyjną w taki sposób, żeby zapewniała właściwe bezpieczeństwo powierzonych środków.

Nadzór nad PPK w zakresie działalności instytucji finansowych sprawować będzie Komisja Nadzoru Finansowego. Nadzór sprawowany będzie w zakresie zgodności z prawem oraz interesem uczestników PPK.

Jakie są korzyści dla pracodawcy z prowadzenia PPK?

Zdaniem rządu, podstawowym celem PPK jest zapewnienie dodatkowego zabezpieczenia finansowego Polakom po zakończeniu aktywności zawodowej. Oszczędności gromadzone co roku w ramach PPK dadzą nowy impuls rozwojowy polskiej gospodarce, stworzą silny lokalny rynek kapitałowy, który pomoże przyspieszyć inwestycje i wzrost gospodarczy z korzyścią dla pracowników i pracodawców.

W przypadku pracodawcy, PPK może mieć wpływ na niższy wskaźnik rotacji pracowników, a tym samym niższe koszty ich rekrutacji. PPK spowoduje także dostęp do tańszego, krajowego kapitału finansującego rozwój polskich firm. PPK staną się obligatoryjnym elementem pakietu świadczeń dla pracowników, umożliwiającym pracodawcom kreowanie swojego wizerunku na rynku pracy. Istotne jest to, że obowiązki administracyjne zostały w większości przeniesione na instytucję finansową. Wpłaty finansowane przez podmiot zatrudniający nie są wliczane do wynagrodzenia stanowiącego podstawę ustalenia wysokości obowiązkowych składek na ubezpieczenia emerytalne i rentowe, a dodatkowo koszty uruchomienia PPK będą kosztami uzyskania przychodu dla pracodawcy.

Mimo że rola podmiotu zatrudniającego w prowadzeniu PPK sprowadza się głównie do wyboru instytucji finansowej oraz obsługi administracyjnej, to wpłaty do PPK mogą się stać dodatkowym profitem zachęcającym do pracy w danej firmie. Umiejętne wdrożenie PPK może polepszyć wizerunek firmy i podnieść atrakcyjność pracodawcy. Im atrakcyjniejsza jest oferta podmiotu zatrudniającego, tym większa szansa na to, że będzie w stanie przyciągnąć do siebie wysoko wykwalifikowanych pracowników. Dlatego prowadzenie przez dany podmiot atrakcyjnego programu PPK może być dodatkowym atutem pracodawcy.

Podsumowując, korzyści dla pracodawcy z prowadzenia PPK, to:

• kreowanie pozytywnego wizerunku pracodawcy na rynku pracy,
• wzmocnienie lojalności pracowników i ograniczenie ich rotacji,
• łatwiejsze pozyskanie wartościowych pracowników,
• dostęp do tańszego, krajowego kapitału finansującego rozwój polskich firm.

Podstawa prawna:

•  ustawa z dnia 4 października 2018 r. o pracowniczych planach kapitałowych (Dz.U. z 2018 r. poz. 2215).

Źródło: www.mojeppk.pl i zus.pl

A.J.
Zespół e-prawnik.pl