Kończy się okres przejściowy dla e-Doręczeń w komunikacji urzędów z obywatelami i firmami. Od 1 stycznia 2026 r. to e-Doręczenia będą podstawowym sposobem elektronicznego doręczania pism urzędowych, zaś ePUAP będzie stosowany tylko w określonych przepisami przypadkach. Dla obywateli oznacza to większą pewność doręczenia oraz jeden, spójny kanał kontaktu z administracją publiczną.
Co oznaczają e-Doręczenia?
e-Doręczenia to cyfrowy odpowiednik listów poleconych za potwierdzeniem odbioru. Zapewniają bezpieczeństwo, wiarygodność oraz pełną moc prawną doręczanej korespondencji. System umożliwia wysyłanie i odbieranie pism urzędowych online – bez wizyt w urzędzie lub na poczcie, bez papieru oraz bez kolejek.
e-Doręczenia umożliwiają zatem bezpieczną i wygodną wymianę korespondencji między urzędami, obywatelami i firmami.
W trakcie załatwiania spraw urzędowych online po 1 stycznia 2026 r. system może poprosić petenta o założenie adresu do doręczeń elektronicznych (ADE). Dzięki niemu:
- wyśle on usługi online;
- załatwi sprawy urzędowe;
- odbierze decyzje oraz pisma urzędowe w jednym miejscu;
- sprawdzi status doręczenia w dowolnym momencie;
- zachowa dostęp do korespondencji 24/7.
Jak obywatel może się przygotować w mniej niż 10 minut?
Warto założyć adres do e-Doręczeń już teraz. Jest to szybkie, bezpłatne oraz możliwe w pełni online, m.in. z wykorzystaniem mObywatela, Profilu Zaufanego bądź przez bankowość elektroniczną. To rozwiązanie, które upraszcza kontakt z administracją i zwiększa przewidywalność załatwiania spraw.
Zmiany w komunikacji elektronicznej od 1 stycznia 2026 r.
31 grudnia 2025 r. kończy się okres przejściowy stosowania e-Doręczeń przez podmioty publiczne i zmieniają się zasady komunikacji elektronicznej pomiędzy podmiotami publicznymi a niepublicznymi.
Od 1 stycznia 2026 r. e-Doręczenia staną się podstawowym sposobem komunikacji między podmiotami publicznymi a niepublicznymi – o ile przepisy szczególne nie przewidują innych form doręczeń. Jeśli więc podmiot publiczny nie będzie miał aktywnego adresu do doręczeń elektronicznych (ADE), to osoby prywatne oraz firmy nie będą mogły skutecznie załatwiać spraw online z tym podmiotem – chyba że przepisy szczególne w określonym obszarze komunikacji umożliwiają też korespondencję przez ePUAP. Dodatkowo przestanie obowiązywać tzw. fikcja doręczenia korespondencji wysyłanej z ePUAP do podmiotów niepublicznych (w tym obywateli czy firm).
Co zmienia się po 31 grudnia 2025 r.?
Podmioty publiczne objęte obowiązkiem stosowania e-Doręczeń są zobowiązane do posiadania aktywnego adresu do doręczeń elektronicznych (ADE) od 1 stycznia 2025 roku. Do końca 2025 r. obowiązuje jeszcze okres przejściowy, w którym korespondencja prowadzona za pośrednictwem ePUAP w kontaktach z obywatelami i firmami była traktowana na równi z e-Doręczeniami.
Od 2026 roku ta zasada przestaje obowiązywać. W praktyce oznacza to, iż:
- e-Doręczenia stają się podstawowym kanałem komunikacji elektronicznej urzędów z podmiotami niepublicznymi,
- ePUAP będzie stosowany wyłącznie w przypadkach określonych w przepisach szczególnych,
- brak aktywnego adresu do doręczeń elektronicznych po stronie urzędu może uniemożliwić skuteczne doręczanie pism i obsługę wniosków składanych online przez obywateli.
Co podmiot publiczny powinien zrobić do końca 2025 roku?
Brak przygotowania po stronie urzędu może utrudnić skuteczne doręczanie pism i obsługę wniosków składanych online. Jeżeli podmiot publiczny nadal nie ma adresu do doręczeń elektronicznych – to powinien złożyć wniosek o taki adres i aktywować go.
Od 1 stycznia 2026 r. e-usługi udostępniane przez Ministra Cyfryzacji będą połączone z e-Doręczeniami, chyba że odrębne przepisy będą wskazywały, że wymagany lub możliwy jest ePUAP.
Jeżeli podmiot publiczny korzysta z aplikacji e-Doręczeń na stronie edoreczenia.gov.pl, to może przygotować się do obsługi korespondencji związanej z realizacją usług cyfrowych:
- utworzyć osobne foldery odpowiadające poszczególnym e-usługom,
- skonfigurować reguły automatycznego kierowania korespondencji z e-usług do tych folderów,
- zapewnić dostęp (nadać właściwe role i uprawnienia) tym pracownikom, którzy obsługują dany zakres tematyczny – aby zachować właściwy obieg korespondencji.
Wszystkie te czynności wykonuje administrator skrzynki.
Więcej informacji na ten temat można znaleźć w instrukcjach oraz w filmach instruktażowych.
Jeżeli podmiot publiczny korzysta z e-Doręczeń przez system klasy EZD – to powinien zweryfikować jego konfigurację. Warto sprawdzić np.:
- pobieranie oraz odczytywanie załączników z wiadomości, w szczególności załączników, które są wnioskami przekazanymi z usług cyfrowych,
- tworzenie reguł klasyfikacji korespondencji wpływającej z e-usług.
W przypadku usług lokalnych udostępnianych przez dany podmiot publiczny - powinien on zweryfikować aktualność tych usług oraz stosować w nich odpowiedni sposób komunikacji – zgodny z aktualnymi przepisami.
Gotowość urzędów - co podmioty publiczne powinny sprawdzić przed 2026 rokiem?
Ponieważ od 1 stycznia 2026 r. e-Doręczenia staną się podstawowym kanałem elektronicznej komunikacji urzędów z obywatelami i firmami - to ostatni moment, żeby zweryfikować gotowość organizacyjną, techniczną oraz proceduralną instytucji. Samo bowiem posiadanie adresu do doręczeń elektronicznych (ADE) nie wystarczy. Podmioty publiczne muszą upewnić się, iż ich systemy, procedury, jak też pracownicy są przygotowani do sprawnej obsługi korespondencji elektronicznej.
Założenie adresu do e-Doręczeń zajmuje kilka minut.
Adres do e-Doręczeń to początek – potrzeba pełnej gotowości
Posiadanie adresu do doręczeń elektronicznych (ADE) to dopiero pierwszy krok we wdrażaniu e-Doręczeń. Z końcem okresu przejściowego podmioty publiczne objęte obowiązkiem powinny upewnić się, iż ich systemy, procedury oraz zespoły są gotowe do obsługi korespondencji elektronicznej zgodnie z nowymi zasadami.
Od początku 2026 roku brak odpowiedniego przygotowania może prowadzić do opóźnień i problemów w obsłudze wniosków składanych online przez obywateli oraz firmy.
Systemy, ludzie, pracownicy – co powinien sprawdzić każdy urząd?
Żeby zapewnić ciągłość i skuteczność obsługi spraw, instytucje publiczne powinny przed nowym rokiem zweryfikować nie tylko posiadanie ADE, jak też sposób jego wykorzystania w codziennej pracy.
Jeżeli podmiot publiczny korzysta z aplikacji e-Doręczeń na stronie edoreczenia.gov.pl, to warto zadbać o właściwą organizację obsługi korespondencji związanej z e-usługami. Należy sprawdzić m.in., czy:
- zostały utworzone osobne foldery odpowiadające poszczególnym e-usługom,
- skonfigurowano reguły automatycznego kierowania korespondencji z e-usług do odpowiednich folderów,
- zapewniono dostęp do skrzynki (nadano właściwe role oraz uprawnienia) pracownikom obsługującym dany zakres spraw, żeby zachować prawidłowy obieg korespondencji.
Wszystkie te działania może wykonać administrator skrzynki.
Jeżeli podmiot publiczny korzysta z e-Doręczeń przez system klasy EZD, to powinien zweryfikować jego konfigurację. Warto sprawdzić np.:
- możliwość pobierania oraz odczytywania załączników do wiadomości, zwłaszcza wniosków przesyłanych z usług cyfrowych,
- działanie reguł klasyfikacji korespondencji wpływającej z e-usług.
Czas na domknięcie przygotowań
To ostatni moment na uporządkowanie kwestii organizacyjnych i technicznych przed zakończeniem okresu przejściowego. Dobrze przygotowane procedury oraz systemy pozwolą uniknąć problemów w obsłudze spraw od 1 stycznia 2026 r.
Założenie adresu zajmuje kilka minut.
Zmiany w zasadach składania podań utrwalonych w postaci elektronicznej do organów podatkowych i organów Krajowej Administracji Skarbowej
Zmiany wynikające z zakończenia okresu przejściowego e-Doręczeń dotyczą także organów podatkowych.
Od 1 stycznia 2026 r. podanie złożone przez ePUAP przez osobę fizyczną lub podmiot niebędący podmiotem publicznym do organu podatkowego lub organu Krajowej Administracji Skarbowej nie będzie uznane za skutecznie doręczone.
Prawnie skuteczne złożenie podania utrwalonego w postaci elektronicznej przez osobę fizyczną bądź podmiot niebędący podmiotem publicznym będzie możliwe wyłącznie na adres do doręczeń elektronicznych organu podatkowego albo za pośrednictwem konta w systemie teleinformatycznym organu.
Zmiana nie dotyczy informacji oraz deklaracji na podatki lokalne (IN-1, DN-1, IR-1, DR-1, IL-1, DL-1 oraz DT-1) - te nadal będzie można przesyłać z wykorzystaniem ePUAP.
Zakończenie okresu przejściowego e-Doręczeń oznacza, iż od 1 stycznia 2026 r. pisma:
- składane za pośrednictwem platformy ePUAP do organów podatkowych oraz organów KAS przez osoby fizyczne bądź podmioty niebędące podmiotami publicznymi, jak też
- pisma doręczane przez ePUAP przez organy podatkowe oraz organy KAS do osób fizycznych czy podmiotów niebędących podmiotami publicznymi
- nie będą uznane za skutecznie wniesione bądź doręczone.
Nie dotyczy to wyjątków, kiedy Platforma ePUAP czy działająca w jej ramach Elektroniczna Skrzynka Podawcza (ESP) są wskazane w przepisach szczególnych jako dopuszczalny albo obowiązkowy środek wnoszenia lub doręczania pism drogą elektroniczną.
Od 1 stycznia 2026 r. - zgodnie z art. 168 § 1 Ordynacji podatkowej - prawnie skuteczne złożenie podania utrwalonego w postaci elektronicznej przez osobę fizyczną lub podmiot niebędący podmiotem publicznym jest możliwe wyłącznie:
- na adres do doręczeń elektronicznych organu podatkowego bądź
- za pośrednictwem konta w systemie teleinformatycznym organu podatkowego (w przypadku organów KAS są to konta w systemach e-Urząd Skarbowy i na Platformie Usług Elektronicznych Skarbowo-Celnych PUESC, o których mowa w art. 35a i 35b ustawy o KAS).
W przypadku wniesienia – od 1 stycznia 2026 r. – podania przez ESP na platformie ePUAP do organu podatkowego bądź organu KAS, przez osobę fizyczną lub podmiot niebędący podmiotem publicznym, organ ten nie rozpatrzy przesłanego w ten sposób podania (według art. 169 § 1b Ordynacji podatkowej). Przepisy nie nakładają na organ podatkowy obowiązku zawiadamiania wnoszącego o pozostawieniu podania bez rozpatrzenia. Ministerstwo Finansów rekomenduje jednakże, żeby organy niezwłocznie przekazywały na jego ESP informacje o prawnej nieskuteczności podania i o dostępnych kanałach prawidłowego złożenia pisma.
Powyższe zasady nie dotyczą składania deklaracji podatkowych i informacji na podatki lokalne z wykorzystaniem ePUAP.
W przypadku podatku od nieruchomości sposób przesyłania informacji o nieruchomościach oraz obiektach budowlanych, jak też deklaracji na podatek od nieruchomości reguluje § 2 rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 18 czerwca 2019 r. w sprawie sposobu przesyłania informacji o nieruchomościach i obiektach budowlanych oraz deklaracji na podatek od nieruchomości za pomocą środków komunikacji elektronicznej. Według niego informacje i deklaracje na podatki lokalne mogą być przesyłane z wykorzystaniem:
- elektronicznej platformy usług administracji publicznej (ePUAP),
- innego systemu teleinformatycznego udostępnionego na stronie Biuletynu Informacji Publicznej właściwego organu jednostki samorządu terytorialnego,
- adresu do doręczeń elektronicznych.
We wskazanym rozporządzeniu, wydanym na podstawie ustawy o podatkach i opłatach lokalnych, jest przepis szczególny przewidujący możliwość składania informacji oraz deklaracji z wykorzystaniem ePUAP.
Analogiczne rozwiązania obowiązują w przypadku informacji i deklaracji na podatek rolny oraz podatek leśny, jak też deklaracji na podatek od środków transportowych.
Można będzie więc korzystać z komunikacji z organami KAS za pośrednictwem serwisów e-Urząd Skarbowy oraz Platformy Usług Elektronicznych Skarbowo-Celnych (PUESC).
Od 1 stycznia 2026 nadal będzie możliwe składanie przez strony oraz ich pełnomocników podań (pism, wniosków) do organów podatkowych w postaci papierowej za pośrednictwem operatora pocztowego bądź osobiście w siedzibie organu. Wyjątki od tej zasady, przewidujące obowiązek składania pism wyłącznie za pośrednictwem środków komunikacji elektronicznej, wynikają z konkretnych przepisów prawa (np. art. 42g ust 4 ustawy o podatku od towarów i usług, zgodnie z którym pisma w sprawie Wiążących Informacji Stawkowych składa się i doręcza wyłącznie za pośrednictwem konta w e-Urzędzie Skarbowym).