Co nowego tarcza 4.0. przyniosła pracodawcom i pracownikom?

13.7.2020

W okresie epidemii wprowadzono tymczasowe rozwiązania dotyczące organizacji pracy i relacji pracodawca – pracownik. Sprawdź, co Tarcza 4.0 może zmienić w twojej firmie.

Tarcza 4.0, czyli ustawa z dnia 19 czerwca 2020 r. o dopłatach do oprocentowania kredytów bankowych udzielanych przedsiębiorcom dotkniętym skutkami COVID-19 oraz o uproszczonym postępowaniu o zatwierdzenie układu w związku z wystąpieniem COVID-19 wprowadza - między innymi - nowe rozwiązanie dotyczące relacji pracodawca – pracownik. Poniżej opisujemy najważniejsze spośród nich, które weszły w życie 24 czerwca 2020 r.

Zasady wykonywania pracy zdalnej

Już od 1 kwietnia 2020 r., w ramach przeciwdziałania COVID-19, pracodawcy mogą przez określony czas polecić pracownikom wykonywanie pracy zdalnej, czyli pracy poza miejscem jej stałego wykonywania. Co ważne, szczególna regulacja pracy zdalnej ma charakter czasowy. Przepis obowiązuje do 4 września 2020 r. (przez 180 dni liczonych od 8 marca 2020 r.).

Praca zdalna może być w szczególności wykonywana:

przy wykorzystaniu środków bezpośredniego porozumiewania się na odległość, lub
dotyczyć wykonywania części wytwórczych lub usług materialnych.

Katalog ma charakter przykładowy i nie wyklucza wykorzystania środków komunikacji elektronicznej.

Wykonywanie pracy zdalnej może zostać polecone, jeżeli pracownik ma umiejętności, możliwości techniczne i możliwości lokalowe do wykonywania takiej pracy, a rodzaj powierzanej pracy na to pozwala.

Pracodawca powinien zatem zweryfikować, czy te wymagania są spełnione. Może na przykład odebrać od pracownika oświadczenie, że ten posiada wystarczające możliwości lokalowe. Jednak jeżeli pracownik zgłosi brak możliwości świadczenia pracy w miejscu zamieszkania, pracodawca powinien wyznaczyć pracownikowi inne miejsce wykonywania pracy zdalnej.

Narzędzia i materiały potrzebne do wykonywania pracy zdalnej oraz obsługę logistyczną pracy zdalnej ma zapewnić pracodawca. Pracownik może używać środków pracy, których nie zapewnił mu pracodawca pod warunkiem, że umożliwia to poszanowanie i ochronę informacji poufnych oraz innych tajemnic prawnie chronionych – w tym tajemnicy przedsiębiorstwa lub danych osobowych – a także informacji, których ujawnienie mogłoby narazić pracodawcę na szkodę.

W ramach uprawnień kierowniczych pracodawca może zobowiązać pracownika wykonującego pracę zdalną do prowadzenia ewidencji wykonanych czynności, uwzględniającą w szczególności opis czynności, datę i czas ich wykonania. Zlecając prowadzenie ewidencji, pracodawca powinien wskazać formę (na przykład elektronicznie) i częstotliwość jej sporządzania.

Udzielanie zaległego urlopu wypoczynkowego

Na czas obowiązywania stanu zagrożenia epidemicznego albo stanu epidemii, ogłoszonego z powodu COVID-19, wprowadzono szczególną regulację udzielania urlopu zaległego, niewykorzystanego w poprzednich latach.

Pracodawca może udzielić pracownikowi urlopu wypoczynkowego, niewykorzystanego przez pracownika w poprzednich latach kalendarzowych, w wymiarze do 30 dni urlopu. Pracodawca ma prawo zobowiązać pracownika do wykorzystania takiego urlopu:

w terminie przez siebie wskazanym
bez uzyskania jego zgody
z pominięciem planu urlopów

Pracownik ma obowiązek taki urlop wykorzystać.

Zmiany w Zakładowym Funduszu Świadczeń Socjalnych

W zależności od sektora czy wielkości pracodawca ma określone obowiązki w zakresie tworzenia i funkcjonowania Zakładowego Funduszu Świadczeń Socjalnych (ZFŚS) albo wypłaty świadczenia urlopowego.

W okresie obowiązywania stanu zagrożenia epidemicznego albo stanu epidemii ogłoszonego z powodu COVID-19 pracodawcom, u których funkcjonuje ZFŚS albo którzy są zobowiązani do wypłaty świadczenia urlopowego, przyznano możliwość zawieszenie obowiązków:

tworzenia lub funkcjonowania zakładowego funduszu świadczeń socjalnych
dokonywania odpisu podstawowego
wypłaty świadczeń urlopowych.

Pracodawcy zamierzający skorzystać z tego rozwiązania muszą spełnić dodatkowe warunki. Są to:

spadek obrotów gospodarczych lub
istotny wzrost obciążenia funduszu wynagrodzeń.

Spadek obrotów gospodarczych oznacza spadek:

nie mniej niż o 15% – obliczony jako stosunek łącznych obrotów z dowolnie wskazanych dwóch kolejnych miesięcy kalendarzowych (przypadających w okresie po 31 grudnia 2019 r. do dnia poprzedzającego dzień złożenia wniosku) do łącznych obrotów z analogicznych dwóch kolejnych miesięcy kalendarzowych poprzedniego roku.
nie mniej niż o 25% – obliczony jako stosunek obrotów z dowolnie wskazanego miesiąca kalendarzowego, przypadającego po 31 grudnia 2019 r. do dnia poprzedzającego dzień złożenia wniosku o dofinansowanie, do obrotów z miesiąca poprzedniego.

Za miesiąc uważa się także 30 kolejno po sobie następujących dni kalendarzowych, w przypadku gdy okres porównawczy rozpoczyna się w trakcie miesiąca kalendarzowego, to jest w dniu innym niż pierwszy dzień danego miesiąca kalendarzowego.

Istotny wzrost obciążeń funduszu wynagrodzeń oznacza zwiększenie ilorazu kosztów wynagrodzeń pracowników, z uwzględnieniem składek na ubezpieczenia społeczne pracowników finansowanych przez pracodawcę i przychodów ze sprzedaży towarów lub usług z tego samego miesiąca kalendarzowego dowolnie wskazanego przez przedsiębiorcę i przypadającego od dnia 1 marca 2020 r. do dnia poprzedzającego skorzystanie przez pracodawcę z uprawnienia do obniżenie wymiaru czasu pracy lub wprowadzenia przestoju, nie mniej niż o 5% w porównaniu do takiego ilorazu z miesiąca poprzedzającego (miesiąc bazowy). Za miesiąc uważa się także 30 kolejno po sobie następujących dni kalendarzowych, w przypadku gdy okres porównawczy rozpoczyna się w trakcie miesiąca kalendarzowego, to jest w dniu innym niż pierwszy dzień danego miesiąca kalendarzowego.

Ważne! Jeżeli u pracodawcy działają organizacje związkowe reprezentatywne, to zawieszenie obowiązków wymaga porozumienia z tymi organizacjami związkowymi.

W przypadku pracodawców, u których wystąpił spadek obrotów gospodarczych lub istotny wzrost obciążenia funduszu wynagrodzeń i jednocześnie u których wysokość odpisu na ZFŚS oraz inne świadczenia o charakterze socjalno-bytowym została ustalona na wyższym poziomie niż określa ustawa, stosuje się ustawową wysokość odpisu na ZFŚS.

Świadczenia związane z rozwiązaniem umów o pracę lub umów cywilnoprawnych

Na czas obowiązywania stanu zagrożenia epidemicznego albo stanu epidemii ogłoszonego z powodu COVID-19, w przypadku pracodawców, u których wystąpił:

spadek obrotów gospodarczych
istotny wzrost obciążenia funduszu wynagrodzeń,

wprowadzono ograniczenie wysokości niektórych świadczeń wypłacanych pracownikom w przypadku rozwiązania umowy o pracę.

Jeżeli w związku z rozwiązaniem umowy o pracę przepisy przewidują obowiązek wypłaty odprawy, odszkodowania lub innego świadczenia pieniężnego, to wysokości takich świadczeń nie może przekroczyć dziesięciokrotności minimalnego wynagrodzenia za pracę. W 2020 r. jest to 26 000 zł.

Te rozwiązania mają zastosowanie:

w przypadku wypowiedzenia umowy o pracę albo rozwiązania umowy-zlecenia albo innej umowy o świadczenie usług i umowy o dzieło
w związku z ustaniem odpłatnego pełnienia funkcji.

Zobacz, jak pracodawca może zakończyć współpracę z pracownikiem.

Ta zmiana ma znaczenie - na przykład - w sytuacji zwolnień grupowych, w przypadku których poza okresem epidemii wysokość odprawy nie może przekraczać kwoty piętnastokrotnego minimalnego wynagrodzenia za pracę. Zobacz więcej o zwolnieniach grupowych.

Ważne! Ograniczenie wysokości świadczeń nie dotyczy jednak osób współpracujących w ramach umowy agencyjnej.

Umowy o zakazie konkurencji

Na czas obowiązywania stanu zagrożenia epidemicznego albo stanu epidemii, ogłoszonego z powodu COVID-19, wprowadzono szczególne rozwiązanie w zakresiewypowiadania umów o zakazie konkurencji.

Umowy o zakazie konkurencji mogą zostać wypowiedziane z zachowaniem terminu 7 dni. Dotyczy to umów, które obowiązują po ustaniu:

stosunku pracy
umowy agencyjnej
umowy-zlecenia bądź innej umowy o świadczenie usług
umowy o dzieło.

Do wypowiedzenia umowy o zakazie konkurencji jest uprawniona tylko jedna strona umowy, to jest strona, na rzecz której został ustanowiony zakaz konkurencji. Stroną tą jest zatem odpowiednio: pracodawca, dający zlecenie lub zamawiający.

Obniżenie wymiaru czasu pracy i przestój ekonomiczny

Kto może obniżyć wymiar czasu pracy lub zastosować przestój ekonomiczny

W czasie epidemii COVID-19 pracodawcy, którzy ubiegali się o dofinansowania części kosztów wynagrodzeń dla swoich pracowników mogli obniżyć wymiar czasu pracy lub zastosować przestój ekonomiczny, czyli okres w którym pracownik nie wykonuje pracy z przyczyn od siebie niezależnych, ale pozostaje w gotowości do niej.

Od 24 czerwca 2020 r. tę możliwość mają też pracodawcy, którzy nie korzystają z dofinasowania wynagrodzeń.

Możliwość obniżenia wymiaru czasu pracy lub zastosowania przestoju ekonomicznego, niezależnie od tego czy pozyskują dofinasowanie czy nie, dotyczy pracodawców, u których nastąpił spadek przychodów ze sprzedaży towarów lub usług w następstwie wystąpienia COVID-19 i w związku z tym wystąpił istotny wzrost obciążenia funduszu wynagrodzeń.

Istotny wzrost obciążenia funduszu wynagrodzeń oznacza zwiększenie ilorazu kosztów wynagrodzeń pracowników, z uwzględnieniem składek na ubezpieczenia społeczne pracowników finansowanych przez pracodawcę i przychodów ze sprzedaży towarów lub usług z tego samego miesiąca kalendarzowego dowolnie wskazanego przez przedsiębiorcę i przypadającego od dnia 1 marca 2020 r. do dnia poprzedzającego skorzystanie przez pracodawcę z uprawnienia, o którym mowa w ust. 1, nie mniej niż o 5% w porównaniu do takiego ilorazu z miesiąca poprzedzającego (miesiąc bazowy). Za miesiąc uważa się także 30 kolejno po sobie następujących dni kalendarzowych, w przypadku gdy okres porównawczy rozpoczyna się w trakcie miesiąca kalendarzowego, to jest w dniu innym niż pierwszy dzień danego miesiąca kalendarzowego.

Wymiar czasu pracy pracownika może zostać obniżony maksymalnie o 20%, nie więcej niż do 0,5 etatu, z zastrzeżeniem, że jego wynagrodzenie nie może być niższe niż minimalne wynagrodzenie za pracę ustalane na podstawie przepisów o minimalnym wynagrodzeniu za pracę, z uwzględnieniem wymiaru czasu pracy pracownika przed jego obniżeniem.

Pracownikowi objętemu przestojem ekonomicznym pracodawca wypłaca wynagrodzenie obniżone nie więcej niż o 50%, nie niższe jednak niż w wysokości minimalnego wynagrodzenia za pracę ustalanego na podstawie przepisów o minimalnym wynagrodzeniu za pracę, z uwzględnieniem wymiaru czasu pracy.

Zobacz, ile wynosi minimalne wynagrodzenie na umowie o pracę.

Zasady wprowadzania obniżonego wymiaru czasu pracy/przestoju ekonomicznego

Warunki i tryb wykonywania pracy w okresie przestoju ekonomicznego lub obniżonego wymiaru czasu pracy ustala się w porozumieniu. Porozumienie zawiera pracodawca z zakładową organizacją związkową albo – jeżeli w firmie nie działają związki zawodowe – z przedstawicielami pracowników, wyłonionymi w trybie przyjętym u danego pracodawcy.

W porozumieniu trzeba określić co najmniej:

grupy zawodowe objęte przestojem ekonomicznym lub obniżonym wymiarem czasu pracy
obniżony wymiar czasu pracy obowiązujący pracowników
okres, w którym obowiązują rozwiązania dotyczące przestoju ekonomicznego lub obniżonego wymiaru czasu pracy.

Zmiana warunków pracy poszczególnych pracowników w związku z zawarciem porozumienia obniżającego wymiar czasu pracy bądź wprowadzającego przestój ekonomiczny nie wymaga zawierania porozumień z poszczególnymi pracownikami bądź wypowiadania warunków pracy i płacy.

Jak długo może obowiązywać obniżony wymiaru czasu pracy/przestoju ekonomicznego

Obniżony wymiaru czasu pracy lub przestój ekonomiczny ma zastosowanie do 6 miesięcy, od miesiąca, w którym iloraz kosztów wynagrodzeń pracowników i przychodów ze sprzedaży towarów lub usług uległ zmniejszeniu do poziomu mniejszego niż 105% ilorazu z miesiąca bazowego (określony przy ustalaniu istotnego wzrostu obciążeń funduszu wynagrodzeń). Rozwiązanie nie może być stosowane dłużej niż 12 miesięcy od dnia odwołania stanu zagrożenia epidemicznego lub stanu epidemii.

Dofinansowania wynagrodzenia pracowników nieobjętych obniżonym wymiarem czasu pracy/przestojem

Kto może uzyskać dofinasowanie wynagrodzeń

Przedsiębiorcy, u których wystąpił spadek obrotów gospodarczych w następstwie wystąpienia COVID-19, mogą zwrócić się z wnioskiem o przyznanie świadczenia na rzecz ochrony miejsc pracy. Mogą w ten sposób pozyskać dofinansowanie wynagrodzenia pracowników, którzy nie zostali objęci:

przestojem, o którym mowa w art. 81 Ustawy z dnia 26 czerwca 1974 r. – Kodeks pracy
przestojem ekonomicznym w następstwie wystąpienia COVID-19
obniżonym wymiarem czasu pracy w następstwie wystąpienia COVID-19.

Dofinansowanie obejmuje również środki na opłacanie składek na ubezpieczenia społeczne pracowników należnych od pracodawcy do przyznanych świadczeń na dofinansowanie wynagrodzeń.

Spadek obrotów gospodarczych oznacza spadek:

nie mniej niż o 15% – obliczony jako stosunek łącznych obrotów w ciągu dowolnie wskazanych dwóch kolejnych miesięcy kalendarzowych, przypadających w okresie po 31 grudnia 2019 r. do dnia poprzedzającego dzień złożenia wniosku, do łącznych obrotów z analogicznych dwóch kolejnych miesięcy kalendarzowych roku poprzedniego.
nie mniej niż o 25% obliczony jako stosunek obrotów z dowolnie wskazanego miesiąca kalendarzowego, przypadającego po 31 grudnia 2019 r. do dnia poprzedzającego dzień złożenia wniosku o dofinansowanie, do obrotów z miesiąca poprzedniego.

Wysokość i czas dofinansowania

Wynagrodzenia są dofinansowywane ze środków Funduszu Gwarantowanych Świadczeń Pracowniczych. Dofinansowanie przysługuje do wysokości połowy wynagrodzeń pracowników, jednak nie więcej niż 40% przeciętnego miesięcznego wynagrodzenia z poprzedniego kwartału ogłaszanego przez Prezesa Głównego Urzędu Statystycznego na podstawie przepisów o emeryturach i rentach z Funduszu Ubezpieczeń Społecznych, obowiązującego na dzień złożenia wniosku.

Dofinansowanie nie przysługuje do wynagrodzeń pracowników, których wynagrodzenie uzyskane w miesiącu poprzedzającym miesiąc, w którym został złożony wniosek o dofinansowanie, było wyższe niż 300% przeciętnego miesięcznego wynagrodzenia z poprzedniego kwartału ogłaszanego przez Prezesa Głównego Urzędu Statystycznego.

Dofinansowanie może przysługiwać przez okres maksymalnie 3 miesięcy.

Ważne! Przedsiębiorca, który otrzymał dofinansowanie wynagrodzenia pracowników, nie może wypowiedzieć umowy o pracę z przyczyn niedotyczących pracownika w okresie pobierania świadczeń na dofinansowanie wynagrodzenia.

Zobacz, na czym polega wypowiedzenie pracy z przyczyn niedotyczących pracownika

Wnioski o dofinansowanie mogą być składane elektronicznie do właściwego dyrektora Wojewódzkiego Urzędu Pracy.

Podstawa prawna:

ustawa z dnia 19 czerwca 2020 r. o dopłatach do oprocentowania kredytów bankowych udzielanych przedsiębiorcom dotkniętym skutkami COVID-19 oraz o uproszczonym postępowaniu o zatwierdzenie układu w związku z wystąpieniem COVID-19 (Dz.U. z 2020 r., poz. 1086).

Źródło: biznes.gov.pl

A.J.
Zespół e-prawnik.pl