Jak ustalić pracownikom czas pracy?

Obowiązek pracodawcy

Ustalanie i rozliczanie pracownikom czasu pracy należy do kompetencji pracodawcy, który jednak musi w tym zakresie stosować przepisy ochronne, zawarte w dziale szóstym Kodeksu pracy zatytułowanym „Czas pracy”. Przepisy tego działu określają przede wszystkim:

• normy czasu pracy,
• sposób obliczania wymiaru czasu pracy (liczby godzin pracy) w przyjętym okresie rozliczeniowym,
• okresy odpoczynku dobowego i tygodniowego,
• systemy, rozkłady i okresy rozliczeniowe czasu pracy,
• ograniczenia w zakresie pracy w porze nocnej i zasady jej rekompensowania,
• zasady polecania i rekompensowania pracownikom pracy nadliczbowej,
• zasady rekompensowania pracy w dni wolne od pracy wynikające z rozkładu czasu pracy w przeciętnie pięciodniowym tygodniu pracy,
• dopuszczalność i zasady rekompensowania pracy w niedziele i święta.

Jak należy ustalać czas pracy?

Ustalanie czasu pracy powinno się odbywać:

• w ramach przyjętego u pracodawcy systemu czasu pracy, którym objęty jest pracownik,
• na liczbę godzin obliczoną na podstawie przepisów Kodeksu pracy o ustalaniu wymiaru czasu pracy,
• na liczbę dni pracy wynikającą z wymiaru czasu pracy; pozostałe dni powinny być dla pracownika dniami wolnymi od pracy,
• z zapewnieniem pracownikowi w każdej dobie co najmniej 11 godzin nieprzerwanego odpoczynku oraz w każdym tygodniu – co do zasady - co najmniej 35 godzin nieprzerwanego odpoczynku (obejmującego co najmniej 11 godzin nieprzerwanego odpoczynku dobowego),
• z uwzględnieniem ograniczeń w zakresie planowania pracy w porze nocnej określonych kategorii pracowników (np. pracownic w ciąży, młodociani).

Jakie systemy czasu pracy można stosować?

Kodeks pracy określa (w art. 129, art. 135–140[1], art. 143 i 144), jakie systemy czasu pracy, mogą być stosowane przez pracodawców. Należą do nich: 

• tzw. podstawowy system czasu pracy, w którym dobowy wymiar czasu pracy wynosi 8 godzin, 
• system równoważnego czasu pracy, w którym dobowy wymiar czasu może być przedłużony, co do zasady, do 12 godzin, a przy określonych rodzajach prac – nawet do 16 albo 24 godzin, 
• system czasu pracy, w którym dopuszczalne jest przedłużenie czasu pracy do 43 godzin przeciętnie na tydzień, a jednego dnia w niektórych tygodniach w tym okresie dobowy wymiar czasu pracy może być przedłużony do 12 godzin, 
• system przerywanego czasu pracy, w którym rozkład czasu pracy może przewidywać jedną przerwę w pracy w ciągu doby, trwającą nie dłużej niż 5 godzin, 
• system zadaniowego czasu pracy, w którym to przede wszystkim pracownik decyduje o swoim rozkładzie czasu pracy, 
• system skróconego tygodnia pracy, w którym praca jest wykonywana przez mniej niż 5 dni w tygodniu, 
• system tzw. weekendowego czasu pracy, w którym praca jest świadczona wyłącznie w piątki, soboty, niedziele i święta,
• tzw. ruchomy czas pracy. 

To, jakie systemy czasu pracy są stosowane u pracodawcy, winno wynikać z przepisów wewnątrzzakładowych obowiązujących u tego pracodawcy, czyli z układu zbiorowego pracy, regulaminu pracy albo z obwieszczenia. Wyjątkami są: system skróconego tygodnia pracy oraz system tzw. weekendowego czasu pracy – mogą być one stosowane do pracownika tylko na podstawie umowy o pracę. 

Jakie rozkłady czasu pracy można stosować?

W ramach systemów czasu pracy, pracodawca może zastosować wobec pracowników różne rozkłady czasu pracy (wg art. 142, art. 146, art. 150 § 1, art. 178 i art. 203 § 1 Kodeksu pracy), które także powinny być ustalone w przepisach wewnątrzzakładowych obowiązujących u pracodawcy. 

Bez względu na stosowany system czasu pracy dopuszczalna jest praca zmianowa, a ustalenie rozkładów czasu pracy w ramach pracy zmianowej może być różne. Nie ma w tym zakresie praktycznie żadnych ograniczeń, poza tym, że nie każdy pracownik może być zatrudniany w porze nocnej. W porze nocnej nie wolno bowiem zatrudniać pracownic w ciąży oraz młodocianych – jest to zakaz bezwzględny. Natomiast pracownika opiekującego się dzieckiem do ukończenia przez nie 4 roku życia nie wolno zatrudniać w porze nocnej bez jego zgody.

Nie wszyscy pracownicy muszą jednak pracować w rozkładach czasu pracy wynikających z przepisów wewnątrzzakładowych. Na pisemny wniosek pracownika, pracodawca może bowiem ustalić indywidualny rozkład jego czasu pracy w ramach systemu czasu pracy, w którym pracownik jest zatrudniony. 

Normy i wymiar czasu pracy

Liczbę tych godzin oblicza się :

• mnożąc 40 godzin przez liczbę tygodni przypadających w okresie rozliczeniowym, a następnie
• dodając do otrzymanej liczby godzin iloczyn 8 godzin i liczby dni pozostałych do końca okresu rozliczeniowego, przypadających od poniedziałku do piątku.

Każde święto występujące w okresie rozliczeniowym i przypadające w innym dniu niż niedziela obniża wymiar czasu pracy o 8 godzin.

Zgodnie z ustawą o dniach wolnych od pracy, świętami tymi są:

• 1 stycznia – Nowy Rok,
• 6 stycznia - Święto Trzech Króli,
• pierwszy i drugi dzień Wielkiej Nocy,
• 1 maja – Święto Państwowe,
• 3 maja – Święto Narodowe Trzeciego Maja,
• pierwszy dzień Zielonych Świątek,
• dzień Bożego Ciała,
• 15 sierpnia – Wniebowzięcie Najświętszej Maryi Panny,
• 1 listopada – Wszystkich Świętych,
• 11 listopada - Narodowe Święto Niepodległości,
• 25 i 26 grudnia – pierwszy i drugi dzień Bożego Narodzenia.

Dni pracy i dni wolne od pracy

Dniami wolnymi od pracy dla pracownika są:

• niedziele i święta, a w przypadkach dozwolonej pracy w te dni – dni udzielone w zamian za przepracowane niedziele i święta,
• dni wolne od pracy wynikające z rozkładu czasu pracy w przeciętnie pięciodniowym tygodniu pracy – dniem takim może być każdy dzień tygodnia poza niedzielą i świętem,
• dni rekompensujące pracownikowi przedłużenie dobowego wymiaru czasu pracy ponad 8 godzin – dni te mogą występować tylko w systemie równoważnego czasu pracy.

Niedziele i święta są co do zasady dniami wolnymi od pracy. Praca w te dni jest dozwolona tylko na zasadzie wyjątku, czyli:

• w razie konieczności prowadzenia akcji ratowniczej w celu ochrony życia lub zdrowia ludzkiego, ochrony mienia lub środowiska albo usunięcia awarii,
• w ruchu ciągłym,
• przy pracy zmianowej,
• przy niezbędnych remontach,
• w transporcie i w komunikacji,
• w zakładowych strażach pożarnych i w zakładowych służbach ratowniczych,
• przy pilnowaniu mienia lub ochronie osób,
• w rolnictwie i hodowli,
• przy wykonywaniu prac koniecznych ze względu na ich użyteczność społeczną i codzienne potrzeby ludności, w szczególności w:

 a) zakładach świadczących usługi dla ludności,
 b) gastronomii,
 c) zakładach hotelarskich,
 d) jednostkach gospodarki komunalnej,
 e) zakładach opieki zdrowotnej i innych placówkach służby zdrowia przeznaczonych dla osób, których stan zdrowia wymaga całodobowych lub całodziennych świadczeń zdrowotnych,
 f) jednostkach organizacyjnych pomocy społecznej oraz jednostkach organizacyjnych wspierania rodziny i systemu pieczy zastępczej zapewniających całodobową opiekę,
 g) zakładach prowadzących działalność w zakresie kultury, oświaty, turystyki i wypoczynku,

• w stosunku do pracowników zatrudnionych w systemie czasu pracy, w którym praca jest świadczona wyłącznie w piątki, soboty, niedziele i święta.

W szczególny sposób regulowana jest praca w niedziele i święta w placówkach handlowych. W święta praca w takich placówkach jest niedozwolona (także, jeżeli święto przypada w niedzielę). Natomiast praca w niedziele jest dozwolona tylko przy wykonywaniu prac koniecznych ze względu na ich użyteczność społeczną i codzienne potrzeby ludności.

• przy wykonywaniu prac:

Jeśli u pracodawcy wykonywana jest praca w niedziele - pracownik powinien korzystać co najmniej raz na 4 tygodnie z niedzieli wolnej od pracy. Nie dotyczy to jednak pracownika zatrudnionego w systemie tzw. weekendowego czasu pracy, który charakteryzuje się stałym wykonywaniem pracy w niedziele.

Odpoczynek dobowy i tygodniowy

• pracowników zarządzających w imieniu pracodawcy zakładem pracy, 
• przypadków konieczności prowadzenia akcji ratowniczej w celu ochrony życia lub zdrowia ludzkiego, ochrony mienia lub środowiska albo usunięcia awarii. 

Poza tym pracownikowi przysługuje prawo do co najmniej 35 godzin nieprzerwanego odpoczynku w każdym tygodniu, obejmującego co najmniej 11 godzin nieprzerwanego odpoczynku dobowego. 

W szczególnych przypadkach odpoczynek tygodniowy może zostać ograniczony do 24 godzin. Dotyczy to: 

• pracowników zarządzających w imieniu pracodawcy zakładem pracy, 
• przypadków konieczności prowadzenia akcji ratowniczej w celu ochrony życia lub zdrowia ludzkiego, ochrony mienia lub środowiska albo usunięcia awarii, a także 
• zmiany pory wykonywania pracy przez pracownika w związku z jego przejściem na inną zmianę, zgodnie z ustalonym rozkładem czasu pracy. 

Odpoczynek tygodniowy powinien przypadać w niedzielę. Niedziela obejmuje 24 kolejne godziny, poczynając od godziny 6.00 w tym dniu, chyba że u danego pracodawcy została ustalona inna godzina. Jednak w przypadkach dozwolonej pracy w niedzielę odpoczynek ten może przypadać w innym dniu niż niedziela. 

Dyżur

Czas dyżuru jest wliczany do czasu pracy tylko wtedy, gdy pracownik podczas dyżuru faktycznie wykonywał pracę. Natomiast jeśli podczas dyżuru pracownik nie wykonywał pracy, to czasu dyżuru nie wlicza się do czasu pracy. 

Czas pełnienia dyżuru nie może naruszać prawa pracownika do odpoczynku dobowego i tygodniowego. Oznacza to, iż nie jest dopuszczalne zlecanie pracownikowi pełnienia dyżuru całodobowego bądź całotygodniowego. Łączny czas dyżuru i pracy nie może przekroczyć 13 godzin na dobę, pracownik musi mieć również zapewnione minimum 35 godzin nieprzerwanego odpoczynku tygodniowego. Dotyczy to także dyżuru domowego. Jednakże ograniczenia te nie dotyczą pracowników zarządzających w imieniu pracodawcy zakładem pracy.

Kiedy mamy do czynienia z pracą nadliczbową?

Pracę w godzinach nadliczbowych stanowi praca wykonywana ponad obowiązujące pracownika normy czasu pracy, a także praca wykonywana ponad przedłużony dobowy wymiar czasu pracy, wynikający z obowiązującego pracownika systemu i rozkładu czasu pracy. Pracą w godzinach nadliczbowych jest więc praca ponad 8 godzin na dobę lub praca ponad przeciętnie 40 godzin na tydzień (wg art. 151 § 1 Kodeksu pracy).

Jeśli jednak pracownik jest zatrudniony w systemie równoważnego czasu pracy, to pracą nadliczbową na dobę jest praca :

• ponad 8 godzin na dobę – jeżeli w danym dniu pracownik ma świadczyć pracę przez 8 lub mniejszą liczbę godzin, zgodnie z obowiązującym go rozkładem czasu pracy lub
• praca ponad przedłużony (ponad 8 godzin) dobowy wymiar czasu pracy, wynikający z rozkładu czasu pracy pracownika bądź
• praca ponad przeciętnie 40 godzin na tydzień w okresie rozliczeniowym.

W celu ustalenia, czy doszło do przekroczenia przeciętnie tygodniowego czasu pracy pracownika w okresie rozliczeniowym, trzeba:

1. zsumować czas pracy faktycznie przepracowany przez pracownika i liczbę godzin usprawiedliwionej nieobecności pracownika w pracy, a następnie:
2. odjąć liczbę godzin, za które pracownik otrzymał dodatek z tytułu przekroczenia normy dobowej, a następnie:
3. odjąć iloczyn liczby dni wykraczających poza pełne tygodnie okresu rozliczeniowego pomiędzy poniedziałkiem a piątkiem i 8 godzin, po czym:
4. podzielić otrzymany wynik przez liczbę tygodni okresu rozliczeniowego.

Jeśli otrzymany wynik jest wyższy niż 40 godzin, znaczy to, że doszło do pracy w godzinach nadliczbowych wynikających z przekroczenia przeciętnej 40-godzinnej normy czasu pracy w okresie rozliczeniowym.

Nie stanowi jednak pracy w godzinach nadliczbowych czas odpracowania zwolnienia od pracy, udzielonego pracownikowi, na jego pisemny wniosek, w celu załatwienia spraw osobistych. Odpracowanie takiego zwolnienia od pracy nie może naruszać prawa pracownika do odpoczynku.

Kiedy jest dopuszczalna praca nadliczbowa?

• konieczności prowadzenia akcji ratowniczej w celu ochrony życia lub zdrowia ludzkiego, ochrony mienia lub środowiska albo usunięcia awarii, 
• szczególnych potrzeb pracodawcy. 

Zakazane jest zatrudnianie w godzinach nadliczbowych pracownic w ciąży i młodocianych. Natomiast zatrudnianie w godzinach nadliczbowych pracownika opiekującego się dzieckiem do ukończenia przez nie 4 roku życia jest dopuszczalne pod warunkiem wyrażenia przez niego zgody na taką pracę (zob. art. 151 § 1, art. 178 i art. 203 § 1 Kodeksu pracy). 

Jakie limity pracy nadliczbowej obowiązują?

• w skali doby, 
• w skali tygodnia (w okresie rozliczeniowym), 
• w skali roku kalendarzowym. 

Maksymalna liczba godzin nadliczbowych w skali doby wynika pośrednio z przepisów Kodeksu pracy o odpoczynku dobowym i zależy od systemu i rozkładu czasu pracy, w jakim jest zatrudniony konkretny pracownik. Ze względu na konieczność zagwarantowania pracownikowi 11-godzinnego odpoczynku dobowego, czas pracy wraz z pracą nadliczbową nie może przekroczyć 13 godzin na dobę. 

Tygodniowy czas pracy łącznie z godzinami nadliczbowymi nie może przekraczać przeciętnie 48 godzin w przyjętym okresie rozliczeniowym. Ograniczenie to nie dotyczy jednak pracowników zarządzających w imieniu pracodawcy zakładem pracy. 

Liczba godzin nadliczbowych przepracowanych w związku ze szczególnymi potrzebami pracodawcy nie może przekroczyć dla poszczególnego pracownika 150 godzin w roku kalendarzowym. 

W układzie zbiorowym pracy lub w regulaminie pracy albo w umowie o pracę, jeżeli pracodawca nie jest objęty układem zbiorowym pracy lub nie jest obowiązany do ustalenia 
regulaminu pracy, jest dopuszczalne ustalenie innej liczby godzin nadliczbowych w roku kalendarzowym. Wskutek tego nie może jednak dojść do przekroczenia przeciętnej 48-godzinnej tygodniowej normy czasu pracy. 

Podstawa prawna: 

• ustawa z dnia 26 czerwca 1974 r. – Kodeks pracy (Dz.U. z 1998 r., Nr 21, poz. 94, z późn. zm.);
• ustawa z dnia 18 stycznia 1951 r. o dniach wolnych od pracy (Dz.U. Nr 4, poz. 28,  z późn. zm.).

A.J.
Zespół e-prawnik.pl