W jaki sposób prawidłowo zaliczyć zaliczkę jako koszt uzyskania przychodu?

W poradzie niniejszej został omówiony problem właściwego zaliczania jako kosztu uzyskania przychodu zaliczek wpłacanych na poczet przyszłej należności głównej. Przedmiotem opodatkowania podatkiem dochodowym jest dochód, czyli suma przychodów po odjęciu kosztów uzyskania tych przychodów. Dla właściwego obliczenia dochodu a tym samym podatku należnego niezbędne jest by sumy wliczone w koszty były dokonane prawidłowo. Szczegółowo porada niniejsza rozstrzyga problem związany z prawidłowym księgowaniem zaliczek jako kosztów uzyskania przychodu z danego źródła.

Co może być kosztem uzyskania przychodu?

Kosztami uzyskania przychodów z poszczególnego źródła są wszelkie koszty poniesione w celu osiągnięcia przychodów, z wyjątkiem kosztów enumeratywnie wymienionych w ustawach podatkowych.

Z powyższego wynika, iż aby móc zaliczyć poniesiony koszt do kosztów uzyskania przychodu należy przeanalizować go pod kątem spełnienia następujących kryteriów:

1. czy został poniesiony w celu osiągnięcia przychodów

2. czy nie znajduje się w katalogu kosztów, które nie mogą być zaliczone do kosztów uzyskania przychodu.

Co to znaczy iż koszt jest poniesiony w celu osiągnięcia przychodu?

Za wydatek poniesiony w celu uzyskania przychodu może być uznany tylko taki wydatek, który obiektywnie mógł prowadzić do osiągnięcia przychodu.

Obowiązek wykazania związku kosztów z przychodem ciąży na podatniku. Jeżeli podatnik wykaże ten związek, ma prawo w rozliczeniu podatkowym uwzględnić wszystkie związane z tym przychodem koszty. Oznacza to, że przychody z tego okresu może obniżyć zarówno o koszty poniesione wcześniej, zarachowane koszty jeszcze nie poniesione i koszty poniesione w tym okresie rozliczeniowym. Powyższe nie oznacza jednak, iż przychód ten musiał być osiągnięty. Urzędnicy skarbowi nie mogą oceniać ekonomicznych skutków wydatków ponoszonych przez firmy.

Przykład 1

Przedsiębiorca prowadzący piekarnię ponosi wydatek w postaci zakupu nowej technologii do produkcji nieprodukowanych dotychczas niemieckich rogalików. Po zakupie technologii i rozpoczęciu produkcji okazuje się jednak, iż rogalików tych nie można sprzedać na rynku. Nie ma na nie popytu - nie smakują one klientom. Czy taki wydatek na zakup nowej technologii można zaliczyć do kosztów uzyskania przychodu - przecież nie przyniósł on przychodu?

Odpowiedź na postawione powyżej pytanie brzmi: tak - ponieważ wydatek ten mógł obiektywnie doprowadzić do osiągnięcia przychodu - fakt iż go faktycznie nie przyniósł nie ma w tym przypadku znaczenia.

Kiedy wydatek można zaliczyć do kosztów uzyskania przychodu?

Zasadą jest iż koszty uzyskania przychodów są potrącane tylko w tym roku podatkowym, w którym zostały poniesione.

Należy jednak pamiętać, o zasadniczych wyjątkach od tej reguły. Wyjątek ten ma zastosowanie w przypadku wydatków na zaliczki.

Zaliczka jest formą przedpłaty za towar lub usługę, którą dopiero nabędziemy w przyszłości. Zaliczkę należy rozróżnić od raty, która jest sposobem zapłaty za już dostarczony towar lub usługi.

W przypadku zapłaty zaliczek czynnikiem decydującym o podatkowym rozliczeniu kosztów będzie - co jest bardzo ważne - nie moment poniesienia wydatku, lecz czas powstania przychodów, których te koszty dotyczą.

Zatem kwoty uiszczonych w 2011 r. zaliczek nie mogą być dla podatnika kosztem uzyskania przychodu w tym roku, gdyż wydatki te nie wiążą się z uzyskaniem przychodów. Związek pomiędzy poczynionymi wydatkami a przychodem powstanie dopiero po zrealizowaniu usługi. Tak więc z chwilą zakończenia zlecenia i otrzymania faktury wartość poniesionego wydatku stanie się kosztem uzyskania przychodów. A zatem poniesione przez podatnika w roku 2011 wydatki (zaliczki) na poczet usługi staną się kosztem uzyskania przychodu dopiero z chwilą jej wykonania zgodnie z zawartą umową na realizację kampanii reklamowej a więc dopiero w 2012 r.

Przykład 2 

Przedsiębiorca w sierpniu roku 2011 zawarł umowę dotyczącą usługi wdrożenia systemu komputerowego. Usługa ta zostanie wykonana w styczniu 2012. Natomiast od sierpnia 2011 roku przedsiębiorca płaci miesięczne zaliczki na poczet wykonania tej usługi. Zaliczki te są dokumentowane fakturami VAT.

W roku 2011 przedsiębiorca nie może zaliczyć do kosztów uzyskania przychodu wydatków na zaliczki. Dlaczego? Ponieważ wydatki w postaci zaliczek nie wiążą się z uzyskaniem przychodów w roku 2011. Związek pomiędzy dokonanymi wydatkami a przychodem powstanie dopiero po wykonaniu usługi wdrożenia systemu komputerowego, a więc dopiero w roku 2012. Tak więc dopiero w roku 2012 przedsiębiorca będzie mógł zaliczyć całość poniesionych wydatków do kosztów uzyskania przychodu (oczywiście pod warunkiem, iż inne przesłanki wymienione w punktach poprzedzających zostaną również spełnione).

Podstawa prawna:

• Ustawa z dnia 26 lipca 1991 r. o podatku dochodowym od osób fizycznych (tekst jednolity: Dz. U. 2000 r., Nr 14 poz. 176 ze zmianami).

• Postanowienie Pierwszego Urzędu Skarbowego Łódź - Bałuty z 20 kwietnia 2005 r., Nr I U SBI – 2/415 - 8/05.

Zespół
e-prawnik.pl