Nowy model wynagradzania kierowców przewozów międzynarodowych

Nowe regulacje, będące wynikiem wdrożenia do krajowego porządku prawnego przepisów "Pakietu mobilności I", wprowadziły nowy model wynagradzania kierowców wykonujących międzynarodowy transport drogowy.

Wprowadzone regulacje zrównują sytuację kierowców w transporcie międzynarodowym z innymi polskimi pracownikami wykonującymi swoją pracę poza granicami kraju, którzy dzisiaj mogą korzystać z ulg w zakresie obliczania podstawy składek na ubezpieczenia społeczne (emerytalne i rentowe) oraz podatku dochodowego od osób fizycznych.

Ministerstwo Infrastruktury przygotowało wspólnie z Ministerstwem Finansów, Ministerstwem Rodziny i Polityki Społecznej, Państwową Inspekcją Pracy i Inspekcją Transportu Drogowego, przy wsparciu strony społecznej, wytyczne w postaci pytań i odpowiedzi w zakresie stosowania i przestrzegania nowych regulacji.

Na stronie Zakładu Ubezpieczeń Społecznych zostały również opublikowane szczegółowe zasady ustalania podstawy wymiaru składek dla kierowców wykonujących zadania służbowe w zakresie przewozów międzynarodowych, uwzględniające wprowadzone zmiany.

Zasady ustalania podstawy wymiaru składek dla kierowców wykonujących zadania służbowe w zakresie przewozów międzynarodowych – zmiany od 2 lutego 2022 r.

Od 2 lutego 2022 r. zmieniły się przepisy ustawy o czasie pracy kierowców -  zmieniły się zasady ustalania podstaw wymiaru składek dla kierowców w zakresie przewozów międzynarodowych.

Jakie zasady ustalania podstawy wymiaru składek na ubezpieczenia emerytalne i rentowe kierowców obowiązywały do 1 lutego 2022 r.?

Jeżeli jesteś kierowcą i w okresie do 1 lutego 2022 r. wyjeżdżałeś poza miejscowość będącą siedzibą Twojego pracodawcy (wykonywałeś przewóz drogowy poza tę miejscowość) wyjazd ten mógł być realizowany w ramach podróży służbowej, a co za tym idzie przysługiwały Ci należności na pokrycie kosztów związanych z wykonywaniem tej podróży.

Diety i koszty Twojego noclegu - do 1 lutego 2022 r. włącznie – nie były wliczane do podstawy wymiaru składek na ubezpieczenia społeczne, do wysokości diet określonych w przepisach w sprawie wysokości oraz warunków ustalania należności przysługujących pracownikowi zatrudnionemu w państwowej lub samorządowej jednostce sfery budżetowej, z tytułu podróży służbowej na obszarze kraju oraz poza granicami kraju (§ 13 rozporządzenie Ministra Pracy i Polityki Społecznej z dnia 29 stycznia 2013 r. w sprawie należności przysługujących pracownikowi zatrudnionemu w państwowej lub samorządowej jednostce sfery budżetowej z tytułu podróży służbowej).

Jakie zasady ustalania podstawy wymiaru składek na ubezpieczenia emerytalne i rentowe kierowców obowiązują od 2 lutego 2022 r.?

Począwszy od 2 lutego 2022 r.:

• jako kierowca, który wykonuje zadania służbowe w ramach międzynarodowych przewozów drogowych nie jesteś w podróży służbowej w rozumieniu przepisów art. 77⁵ § 1 Kodeksu Pracy,
• podstawa wymiaru składek na Twoje ubezpieczenia emerytalne i rentowe jako kierowcy w transporcie międzynarodowym jest ustalana zgodnie z przepisami, które dotyczą pracowników zatrudnionych za granicą u polskich pracodawców.

Jak płatnik składek ustali podstawę wymiaru składek na ubezpieczenia kierowców transportu międzynarodowego począwszy od 2 lutego 2022 r.?

Krok 1

Płatnik musi ustalić jaki był Twój przychód w rozumieniu przepisów o podatku dochodowym od osób fizycznych za dany miesiąc. W tym celu bierze pod uwagę łączny przychód jaki uzyskałeś za pracę wykonywaną na terenie Polski jak i za granicą.

Przy ustalaniu przychodu płatnik bierze pod uwagę wszystkie wypłaty stanowiące podstawę wymiaru składek, dokonane lub postawione do Twojej dyspozycji od pierwszego do ostatniego dnia miesiąca bez względu na okres za jaki przysługują, w tym wynagrodzenie za urlop.

Nie uwzględnia natomiast:

• zasiłków z ubezpieczeń społecznych,
• wynagrodzenia za czas niezdolności do pracy, wskutek choroby lub odosobnienia w związku z chorobą zakaźną (art. 18 ust. 1 i 2 ustawy z dnia 13 października 1998 r. o systemie ubezpieczeń społecznych),
• przychodów wymienionych w rozporządzeniu szczególnym (rozporządzenie Ministra Pracy i Polityki Socjalnej z dnia 18 grudnia 1998 r. w sprawie szczegółowych zasad ustalania podstawy wymiaru składek na ubezpieczenia emerytalne i rentowe - dalej "rozporządzenie", z tym że § 2 ust. 1 pkt 16  ma zastosowanie dopiero w Kroku 2A), bez stosowania wyłączenia dotyczącego należności z tytułu podróży służbowych (§ 2 ust. 1 pkt 15 rozporządzenia). Zastosowanie wyłączenia z podstawy wymiaru równowartości diet przysługujących z tytułu podróży służbowej poza granicami kraju (§ 2 ust. 1 pkt 16 rozporządzenia) rozważa dopiero w Kroku 2.

Krok 2

 1. Jeśli Twój przychód jest wyższy niż prognozowane przeciętne wynagrodzenie (w roku 2022 - 5.922 zł)

- płatnik:

• pomniejszy przychód o równowartość diety przysługującej z tytułu podróży służbowych poza granicami kraju, za każdy dzień pobytu, określonej w przepisach w sprawie wysokości oraz warunków ustalania należności przysługujących pracownikowi zatrudnionemu w państwowej lub samorządowej jednostce sfery budżetowej z tytułu podróży służbowej poza granicami kraju,
• porówna otrzymaną kwotę z  kwotą prognozowanego przeciętnego wynagrodzenia; porównania dokonuje zawsze do pełnej kwoty prognozowanego przeciętnego wynagrodzenia,
• jeśli kwota przychodu po odjęciu równowartości diet będzie niższa niż prognozowane przeciętne wynagrodzenie, wówczas podstawę wymiaru składek będzie stanowić kwota prognozowanego przeciętnego wynagrodzenia.

Przez sformułowanie „za każdy dzień pobytu” należy rozumieć zarówno dni pracy poza granicami kraju jak i dni wolne od pracy, w których pozostajesz w gotowości do świadczenia pracy, np. oczekujesz na podjęcie następnego dnia kolejnej operacji transportowej.

Do dni pobytu nie zalicza się:

• dni urlopu wypoczynkowego (pomimo tego, że wynagrodzenie urlopowe stanowi podstawę wymiaru składek),
• dni choroby oraz,
• okresu korzystania z urlopu bezpłatnego.

- w takim przypadku podstawę wymiaru składek płatnik  ustala na zasadach ogólnych. Płatnik nie odejmuje równowartości diet, ani nie porównuje przychodu do kwoty przeciętnego wynagrodzenia.

Odpowiedzi na pytania

Jaką stawkę diety należy stosować w przypadku kierowcy, który w danej dobie przebywa w więcej niż jednym państwie członkowskim UE?

Odp. W tym przypadku płatnik powinien zastosować zasady określone w rozporządzeniu w sprawie należności przysługujących pracownikowi zatrudnionemu w państwowej lub samorządowej jednostce sfery budżetowej z tytułu podróży służbowej. Zgodnie z nimi dieta przysługuje w wysokości obowiązującej dla docelowego państwa podróży zagranicznej.
W przypadku podróży zagranicznej do dwóch lub więcej państw pracodawca może ustalić więcej niż jedno państwo docelowe. Należność z tytułu diet oblicza:

• za każdą dobę podróży zagranicznej przysługuje dieta w pełnej wysokości;
• za niepełną dobę podróży zagranicznej:
  • do 8 godzin - przysługuje 1/3 diety,
  • ponad 8 do 12 godzin - przysługuje 50% diety,
  • ponad 12 godzin - przysługuje dieta w pełnej wysokości.

Przykład 1

Kierowca ma wykonać przewóz do Belgii. Spędził w Niemczech ½ doby, w Luksemburgu ¼ doby oraz w Belgii ¼ doby. Kwotę diety należy ustalić:

• Niemcy - 49 € x 50% = 24,5 €
• Luksemburg - 48 € x 1/3 = 16 €
• Belgia - 48 € x 1/3 = 16 €

Następnie należy zsumować otrzymane wyniki, co da kwotę diety przypadającą na przejazd przez kilka państw.

24,5 € + 16 € + 16 € = 56,50 €.

 Jak ustala się podstawę wymiaru, gdy kierowca spędził dzień wolny od pracy za granicą w celu odbioru tygodniowego odpoczynku, o którym mowa w rozporządzeniu WE nr 561/2006?

Odp. Dzień pobytu, o którym jest mowa w rozporządzeniu oznacza dzień, za który otrzymujesz wynagrodzenie, które stanowi podstawę wymiaru składek, tj. także dzień rozkładowo wolny od pracy w okresie oddelegowania do pracy za granicę (np. sobota, niedziela).

Jeżeli pozostajesz za granicą w oczekiwaniu na podjęcie następnego dnia kolejnej operacji transportowej, dzień ten płatnik zalicza do dni pobytu.

Przykład 2

Kierowca skierowany do przewozu w Niemczech, 2 doby spędził w tym kraju w oczekiwaniu na kolejne zlecenie – odbioru towaru z Austrii i przewozu. Osiągnął w tym miesiącu przychód wyższy niż kwota prognozowanego przeciętnego wynagrodzenia. Kwoty równowartości diet z tych 2 dób (98 €) wlicza się do diet z tytułu pracy (przewozu) na terenie Niemiec.

 W jaki sposób płatnik wylicza podstawę wymiaru składek w przypadku poboru wynagrodzenia za czas urlopu kierowcy?

W przypadku, gdy przez część miesiąca wykonujesz pracę w ramach międzynarodowych przewozów drogowych, a przez część miesiąca przebywasz na urlopie wypoczynkowym, pracodawca bierze pod uwagę łączny przychód uzyskany w danym miesiącu, a więc przychód uzyskany za pracę za granicą wraz z wynagrodzeniem za urlop.

Jeżeli uzyskany łączny przychód jest wyższy od przeciętnego prognozowanego wynagrodzenia to płatnik ma prawo do potrącenia równowartości diet za dni pracy za granicą (z wyłączeniem dni urlopu wypoczynkowego). Z tym zastrzeżeniem, że tak ustalony miesięczny przychód, który stanowi podstawę wymiaru składek nie może być niższy od kwoty przeciętnego prognozowanego wynagrodzenia.

Przykład 3

Kierowca skierowany do przewozu do Włoch po zakończeniu pracy skorzystał z 7 dni urlopu, nie wracając do kraju. Płatnik kwotę wynagrodzenia urlopowego wlicza do podstawy wymiaru składek. Nie potrąca natomiast od całości przychodu uzyskanego w danym miesiącu równowartości diet za tych 7 dni, podczas których przebywał na urlopie wypoczynkowym.

Jak ustalić podstawę wymiaru składek na ubezpieczenia kierowców zatrudnionych w przewozie międzynarodowym na podstawie umowy zlecenia?

Do kierowcy zleceniobiorcy (wykonującego pracę na podstawie umowy zlecenia albo umowy o świadczenie usług należy stosować analogiczne zasady jak wobec kierowcy pracownika (§ 5 ust. 2 pkt 2 rozporządzenia).

Czyli płatnik ustala podstawę wymiaru składek w następujący sposób.:

• ustala przychód  zleceniobiorcy w rozumieniu przepisów o podatku dochodowym od osób fizycznych za dany miesiąc -  w tym celu bierze pod uwagę łączny przychód jaki uzyskał zleceniobiorca  za pracę wykonywaną na terenie Polski jak i za granicą (zleceniodawca bierze pod uwagę wszystkie wypłaty stanowiące podstawę wymiaru składek, dokonane lub postawione do Twojej dyspozycji od pierwszego do ostatniego dnia miesiąca bez względu na okres za jaki przysługują; nie uwzględnia się natomiast zasiłków z ubezpieczeń społecznych oraz przychodów wymienionych w rozporządzeniu szczególnym [4], bez stosowania wyłączenia dotyczącego należności z tytułu podróży służbowych [5]) w przypadku, gdy zleceniobiorca uzyskuje przychód wyższy niż prognozowane przeciętne wynagrodzenia - pomniejsza przychód o równowartość diety przysługującej z tytułu podróży służbowych poza granicami kraju, za każdy dzień pobytu, określonej w przepisach w sprawie wysokości oraz warunków ustalania należności przysługujących z tytułu podróży służbowej poza granicami kraju,
• porównuje otrzymaną kwotę z  kwotą prognozowanego przeciętnego wynagrodzenia; porównania dokonuje zawsze do pełnej kwoty prognozowanego przeciętnego wynagrodzenia,
• jeśli kwota przychodu po odjęciu równowartości diet będzie niższa niż prognozowane przeciętne wynagrodzenie - podstawę wymiaru składek będzie stanowić kwota prognozowanego przeciętnego wynagrodzenia.

Przykład 4

Kierowca wykonuje pracę na podstawie umowy zlecenia. Kierowca ma wykonać przewóz do Austrii, w której spędzi 2 doby. Kierowca za kurs otrzymał kwotę 6 000 zł, która jest wyższa niż kwota przeciętnego miesięcznego wynagrodzenia (5 922 zł). W związku z powyższym, u tego kierowcy nie będzie stanowiła podstawy wymiaru składek ta część przychodu, która stanowi równowartość diet przysługujących za każdy dzień pobytu na terenie danego państwa, tj. 2 x 52 €.

Jednak tak ustalona podstawa wymiaru składek nie może być niższa od kwoty przeciętnego miesięcznego wynagrodzenia, tj. 5 922 zł.

Jeśli przychód zleceniobiorcy nie przekroczy prognozowanego przeciętnego wynagrodzenia (w roku 2022 - 5.922 zł) to podstawę wymiaru składek płatnik  ustala na zasadach ogólnych. Płatnik nie odejmuje równowartości diet, ani nie porównuje przychodu do kwoty przeciętnego wynagrodzenia.

Szczegółowe informacje dotyczące m.in. zasad ustalania podstawy wymiaru składek  zleceniobiorcy zawiera poradnik "Zasady podlegania ubezpieczeniom społecznym i ubezpieczeniu zdrowotnemu oraz ustalania podstawy wymiaru składek osób wykonujących pracę na podstawie umów cywilnoprawnych".

Stosowanie przepisów ustawy z dnia 26 stycznia 2022 r. o zmianie ustawy o transporcie drogowym, ustawy o czasie pracy kierowców oraz niektórych innych ustaw w zakresie wynagradzania kierowców realizujących międzynarodowe przewozy drogowe 

Czy i w jakim zakresie wskazane w art. 21b ust. 2 ustawy o czasie pracy kierowców zasady obl iczania podstawy wymiaru składek na ubezpieczenie emerytalne i rentowe stosowane są wobec kierowców wykonujących zadania służbowe na podstawie umowy zlecenia?”

Czy zatem, obliczając podstawę wymiaru składki na ubezpieczenie społeczne, można zastosować przepis § 2 ust. 1 pkt 16 ministra pracy i polityki socjalnej z dnia 18 grudnia 1998 r. W sprawie szczegółowych zasad ustalania podstawy wymiaru składek na ubezpieczenia emerytalne i rentowe?

Do kwestii dotyczącej zasady obliczania podstawy wymiaru składek na ubezpieczenie społeczne dla kierowcy zatrudnionego na podstawie umowy zlecenia, który wykonuje transport w ramach międzynarodowych przewozów drogowych przyjmuje się, że kierowca wykonuje zadanie służbowe, które są właściwe i charakterystyczne dla stosunku pracy, a nie dla umowy cywilnoprawnej.

Jednocześnie z uwagi na to, że do zleceniobiorców, stosuje się odpowiednio przepisy rozporządzenia w sprawie szczegółowych zasad ustalania podstawy wymiaru składek na ubezpieczenia emerytalne i rentowe ma do nich zastosowanie również § 2 ust. 1 pkt 16 tego rozporządzenia. Przyjęcie tej koncepcji oznacza stosowanie wobec zleceniobiorców analogicznych zasad jak wobec pracowników, tj.:

• z podstawy wymiaru składek zleceniobiorców, których przychód jest wyższy niż przeciętne wynagrodzenie, wyłączona będzie część wynagrodzenia w wysokości diet przysługujących z tytułu wykonywania pracy za granicą, do wysokości nie wyższej niż stawki diet określonych w rozporządzeniu w sprawie należności przysługujących pracownikowi zatrudnionemu w państwowej lub samorządowej jednostce sfery budżetowej z tytułu podróży służbowej;
• tak ustalony przychód będzie porównywany do kwoty przeciętnego wynagrodzenia. 

Czy i w jakim zakresie wskazane w art. 21b ust. 2 ustawy o czasie pracy kierowców zasady obliczania podstawy wymiaru podatku dochodowego od osób fizycznych stosowane są wobec kierowców wykonujących zadania służbowe na podstawie umowy zlecenia?”

Jeśli więc kierowca na umowie zlecenia wykonuje międzynarodowe przewozy drogowe, otrzymując wynagrodzenie określone w umowie, to czy obliczając podstawę wymiaru podatku dochodowego można w tym przypadku zastosować przepis art. 21 ust. 1 pkt 20 ustawy z dnia 26 lipca 1991 r. O podatku dochodowym od osób fizycznych?

Rozwiązanie zaproponowane w art. 21 b ust. 2 pkt. 1 znowelizowanej ustawy z dnia 26 stycznia 2022 r. o czasie pracy kierowców nie ma zastosowania do zleceniobiorców. Przepis, który został przywołany w znowelizowanej ustawie odnosi się do osób, przebywających czasowo za granicą i uzyskujących przychody ze stosunku służbowego, stosunku pracy, pracy nakładczej oraz spółdzielczego stosunku pracy, za każdy dzień pobytu za granicą, w którym podatnik pozostawał w stosunku służbowym, stosunku pracy, pracy nakładczej oraz spółdzielczym stosunku pracy. 

W jaki sposób rozliczać zaliczki na podatek dochodowy i składki zus w przypadku czasowego pobytu za granicą kierowcy wykonującego międzynarodowe przewozy drogowe?

Płatnik powinien zastosować zasady określone w rozporządzeniu w sprawie należności przysługujących pracownikowi zatrudnionemu w państwowej lub samorządowej jednostce sfery budżetowej z tytułu podróży służbowej. Zgodnie z nimi dieta przysługuje w wysokości obowiązującej dla docelowego państwa podróży zagranicznej. W przypadku podróży zagranicznej do dwóch lub więcej państw pracodawca może ustalić więcej niż jedno państwo docelowe. Należność z tytułu diet Płatnik oblicza:

• za każdą dobę podróży zagranicznej przysługuje dieta w pełnej wysokości;
• za niepełną dobę podróży zagranicznej:

- do 8 godzin - przysługuje 1/3 diety,

- ponad 8 do 12 godzin - przysługuje 50% diety,

- ponad 12 godzin - przysługuje dieta w pełnej wysokości. 

Czy w nowym stanie prawnym, wobec postanowień art. 21b ustawy o czasie pracy kierowców, możliwy jest zwrot kosztów noclegu lub dojazdu pracownika lub osoby na umowie zlecenia, w szczególnych przypadkach?”

Kierowca wykonujący przewóz międzynarodowy drogowy nie jest w podróży służbowej (art. 21b ust. 1 ustawy o czasie pracy kierowców), wszelka aktywność poza granicami kraju kierowcy związana z wykonywaniem pracy – stosunek pracy – nie może obciążać pracownika (przejazdy, nocleg i inne). Wydaje się, że będzie to koszt pracodawcy.

Natomiast w przypadku umowy zlecenia, będzie to wynikać z ustaleń między stronami umowy. Nie można wykluczyć, że będą to koszty po stronie zleceniodawc, bądź po stronie zleceniobiorcy, co będzie wiązało się z wyższym jego wynagrodzeniem za wykonanie zlecenia, które będzie podlegało opodatkowaniu i oskładkowaniu zgodnie przepisami w tym zakresie.

Przykład A:

Kierowca wykonujący międzynarodowe przewozy drogowe zmuszony jest do odbioru regularnego tygodniowego odpoczynku poza granicami polski. Zgodnie z przepisem art. 8 ust. 8 rozporządzenia we/561/2006 odbiera ten odpoczynek w hotelu zapewniającym warunki określone w tym przepisie. Dodatkowo, zgodnie z tym przepisem zakwaterowanie poza pojazdem odbywa sią w całości na koszt pracodawcy. Czy w tym przypadku uzyskany przez kierowcę - po przedłożeniu rachunku za hotel - zwrot kosztów stanowi przychód tego pracownika podlegający opodatkowaniu podatkiem dochodowym i wchodzący w skład podstawy wymiaru składek na ubezpieczenie społeczne? Czy też nie? Czy zwrócony koszt noclegu może być zaliczony do kosztów pracodawcy podlegających odliczeniu w pełnej wysokości od przychodu w celu ustalenia jego dochodu? Czy i jakie zasady zwrotu kosztów takiego zakwaterowania (noclegu) stosuje się wobec kierowców wykonujących zadania na podstawie umowy zlecenia?

Jeżeli zakwaterowanie poza pojazdem odbywa sią w całości na koszt pracodawcy, to jego sfinansowanie nie powoduje powstania przychodu w rozumieniu ustawy o PIT, z tym że dotyczy to relacji pracownik-pracodawca; przytoczony przepis nie odnosi się do zleceniodawcy. W konsekwencji, otrzymane przez zleceniobiorcę świadczenie w postaci opłacenia pobytu w hotelu, jest przychodem zleceniobiorcy w rozumieniu ustawy o PIT.

Przykład B

 pracodawca realizując wymagania przepisu art. 8a rozporządzenia 561/2006/we organizuje pracę kierowcy tak, aby zapewnić mu powrót do miejsca zamieszkania lub do bazy eksploatacyjnej co najmniej co 4 lub 3 tygodnie. W związku z tym, po ukończeniu przez pracownika tygodnia pracy zagranicą i po pozostawieniu przez pracownika pojazdu na zagranicznym parkingu umożliwia mu powrót do kraju, zwracając koszty przejazdu (np. Autobusem). Po odebraniu przez kierowcę odpoczynku wraca on do pozostawionego pojazdu, aby podjąć tam ponownie pracę. Czy zwrot kierowcy kosztów takich przejazdów stanowi przychód tego pracownika podlegający opodatkowaniu podatkiem dochodowym i wchodzący w skład podstawy wymiaru składek na ubezpieczenie społeczne? Czy też nie? Czy zwrócony koszt przejazdu może być zaliczony do kosztów pracodawcy podlegających odliczeniu w pełnej wysokości od przychodu w celu ustalenia jego dochodu? Czy i jakie zasady zwrotu kosztów takiego przejazdu stosuje się wobec kierowców wykonujących zadania na podstawie umowy zlecenia?

W sytuacji, gdy pracodawca zapewnienia kierowcy powrót do miejsca zamieszkania na podstawie nałożonego na pracodawcę obowiązku pokrywania kosztów przejazdów do domu, to – analogicznie jak w przypadku finansowania pobytu w hotelu w związku z wymaganym odpoczynkiem, który w całości odbywa sią na koszt pracodawcy – sfinansowanie powrotu do miejsca zamieszkania nie generuje u pracownika przychodu podatkowego. W przeciwnym wypadku przychód powstaje, podobnie jak powstaje u zleceniobiorcy, skoro przywoływane przepisy o czasie pracy kierowcy mówią wyłącznie o relacji pracownik – pracodawca.

Przykład C:

Kierowca wykonał przewóz ładunku z monachium w niemczech do marsylii we francji. Tam otrzymuje dyspozycję pozostawienie pojazdu w marsylii i przejazdu pociągiem do paryża, gdzie ma odebrać z serwisu inny firmowy pojazd, po czym podjąć na ten pojazd ładunek w paryżu przeznaczony do madrytu w hiszpanii. Czy zwrot kierowcy kosztów przejazdu z marsylii do paryża - po przedstawieniu przez niego biletu - stanowi przychód tego pracownika podlegający opodatkowaniu podatkiem dochodowym?

Zwrot kierowcy kosztów przejazdu z Marsylii do Paryża nie stanowi przychodu pracownika. 

Naliczanie diet zagranicznych w celu ich odliczenia od podstawy wymiaru podatku dochodowego i składek na ubezpieczenie społeczne. Praca kierowcy w danej dobie w kilku państwach. W jaki sposób należy poprawnie ustalić wartość diet, gdy kierowca wykonuje zadanie przewozowe 3 dni poza polską?

Przykład:

W pierwszym okresie 24h od momentu wyjazdu Z Polski przebywa:

• Niemcy – 6h,
• Holandia – 8h,
• Belgia – 6h,
• Francja – 4h.

W kolejnym okresie 24h orzebywa:

• Francja – 10h,
• Niemcy – 10h,
• Austria – 4h

W następnym okresie 24h przebywa:

• Austria – 8h,
• Słowacja – 5h,
• Czechy – 11h

Analiza każdego odcinka osobno i naliczenie odpowiedniej wysokości diety:

W pierwszym okresie 24h od momentu wyjazdu z Polski przebywa:

• Niemcy – 6h - 1/3 diety * 49€ = 16,33€
• Holandia – 8h - 1/3 diety * 50€ = 16,67€
• Belgia – 6h - 1/3 diety * 48€ = 16€
• Francja – 4h - 1/3 diety * 50€ = 16,67€

Podsumowanie: 1 I 1/3 diety, 65,67€

W kolejnym okresie 24h przebywa:

• Francja – 10h - 1/2 diety * 50€ = 25€
• Niemcy – 10h - 1/2 diety * 49€ =24,5€
• Austria – 4h - 1/3 diety * 52€ = 17,33€

Podsumowanie: 1 I 1/3 diety, 66,83€

W następnym okresie 24h przebywa:

• Austria – 8h -1/3 diety * 52€ = 17,33€
• Słowacja – 5h - 1/3 diety * 43€ = 14,33€
• Czechy – 11h - 1/2 diety * 41€ = 20,50€

Podsumowanie: 1 I 1/6 diety, 52,16 €

Łącznie: 184,66€

Jeżeli przyjmiemy zasadę, że w przypadku, gdy kierowca wykonujący przewóz podróż w danej dobie będzie przebywał w więcej niż jednym państwie członkowskim UE, to należy zastosować zasady określone w rozporządzeniu w sprawie należności przysługujących pracownikowi zatrudnionemu w państwowej lub samorządowej jednostce sfery budżetowej z tytułu podróży służbowej, to zgodnie z § 13 ust. 2-3 tego rozporządzenia, dieta przysługuje w wysokości obowiązującej dla docelowego państwa podróży zagranicznej.

W przypadku podróży zagranicznej odbywanej do dwóch lub więcej państw pracodawca może ustalić więcej niż jedno państwo docelowe. Należność z tytułu diet oblicza się:

• za każdą dobę podróży zagranicznej przysługuje dieta w pełnej wysokości;
• za niepełną dobę podróży zagranicznej:

- do 8 godzin - przysługuje 1/3 diety,

- ponad 8 do 12 godzin - przysługuje 50% diety,

- ponad 12 godzin - przysługuje dieta w pełnej wysokości. 

Czy w przypadku ustalania podstawy wymiaru składki na ubezpieczenie rentowe i społeczne na podstawie przepisu § 2 ust. 1 pkt 16 rozporządzenia mpips z dnia 18 grudnia 1998 r. w sprawie szczegółowych zasad ustalania podstawy wymiaru składek na ubezpieczenia emerytalne i rentowe, można jednocześnie stosować: A) odliczenia określone w przepisach § 2 ust. 1 pkt 6 (ekwiwalent za pranie odzieży roboczej, używanie odzieży i obuwia własnego zamiast roboczego etc.); B) odliczenia określone w przepisach § 2 ust. 1 pkt 18 (dodatek za rozłąkę)?

A) Zgodnie z art. 237⁷ Kodeksu pracy pracodawca jest obowiązany dostarczyć pracownikowi nieodpłatnie odzież i obuwie robocze, spełniające wymagania określone w Polskich Normach:

• jeżeli odzież własna pracownika może ulec zniszczeniu lub znacznemu zabrudzeniu;
• ze względu na wymagania technologiczne, sanitarne lub bezpieczeństwa i higieny pracy.

Pracodawca może ustalić stanowiska, na których dopuszcza się używanie przez pracowników, za ich zgodą, własnej odzieży i obuwia roboczego, spełniających wymagania bezpieczeństwa i higieny pracy (nie dotyczy stanowisk, na których są wykonywane prace związane z bezpośrednią obsługą maszyn i innych urządzeń technicznych albo prace powodujące intensywne brudzenie lub skażenie odzieży i obuwia roboczego środkami chemicznymi lub promieniotwórczymi albo materiałami biologicznie zakaźnymi).

Pracownikowi używającemu własnej odzieży i obuwia roboczego, zgodnie z art. 237⁷ § 2 Kodeksu pracy, pracodawca wypłaca ekwiwalent pieniężny w wysokości uwzględniającej ich aktualne ceny.

Jeżeli pracodawca nie może zapewnić prania odzieży roboczej, czynności te mogą być wykonywane przez pracownika, pod warunkiem wypłacania przez pracodawcę ekwiwalentu pieniężnego w wysokości kosztów poniesionych przez pracownika (art. 237⁹ § 3 Kodeksu pracy).

Stosownie do art. 104¹ § 1 pkt 1 Kodeksu pracy regulamin pracy, określając prawa i obowiązki pracodawcy i pracowników związane z porządkiem w zakładzie pracy, powinien ustalać w szczególności organizację pracy, warunki przebywania na terenie zakładu pracy w czasie pracy i po jej zakończeniu, wyposażenie pracowników w narzędzia i materiały, a także w odzież i obuwie robocze oraz w środki ochrony indywidualnej i higieny osobistej.

Natomiast zgodnie z art. 77¹ Kodeksu pracy warunki wynagradzania za pracę i przyznawania innych świadczeń związanych z pracą (w tym ekwiwalenty pieniężne za używanie i pranie własnej odzieży roboczej) ustalają układy zbiorowe pracy, zgodnie z przepisami działu jedenastego, z zastrzeżeniem przepisów art. 77² (regulamin wynagradzania), art. 77³ (warunki wynagradzania w państwowych jednostkach sfery budżetowej) i art. 77⁴ (należności z tytułu podróży służbowych).

Reasumując, ekwiwalent pieniężny za używanie i pranie własnej odzieży roboczej ustalany jest w układzie zbiorowym pracy, regulaminie wynagradzania bądź umowie o pracę (umowie zlecenie). Jednym z obowiązków zakładu pracy jest zapewnienie pracownikom odzieży i obuwia roboczego. Pracodawca powinien zwrócić pracownikowi koszty czyszczenia takich ubrań. W tym celu wypłacany jest ekwiwalent za pranie odzieży roboczej.

W myśl § 2 ust. 1 pkt 6 rozporządzenia Ministra Pracy i Polityki Socjalnej w sprawie szczegółowych zasad ustalania podstawy wymiaru składek na ubezpieczenie emerytalne i rentowe podstawy wymiaru składek nie stanowi „wartość świadczeń rzeczowych wynikających z przepisów o bezpieczeństwie i higienie pracy oraz ekwiwalenty za te świadczenia wypłacane zgodnie z przepisami wydanymi przez Radę Ministrów lub właściwego ministra, a także ekwiwalenty pieniężne za pranie odzieży roboczej, używanie odzieży i obuwia własnego zamiast roboczego (...)”. Oznacza to, że ekwiwalent za pranie odzieży roboczej nie wlicza się do podstawy wymiaru składek. Musi tu być jednak spełniony warunek, że ekwiwalent za pranie odzieży roboczej wypłacany jest w wysokości stanowiącej równowartość faktycznych kosztów, które pracownik poniósł w związku z praniem odzieży.

W sytuacji, gdy pracodawca co miesiąc wypłaca pracownikowi za pranie odzieży roboczej stałą kwotę (ustaloną według własnego uznania), świadczenie takie nie kwalifikuje się pod pojęcie ekwiwalentu, a jako ryczałt.

Tego typu dodatkowa wypłata stanowi przychód ze stosunku pracy objęty podatkiem oraz stanowi podstawę wymiaru składek.

B) W myśl § 2 ust. 1 pkt 18 rozporządzenia Ministra Pracy i Polityki Socjalnej w sprawie szczegółowych zasad ustalania podstawy wymiaru składek na ubezpieczenie emerytalne i rentowe, dodatek za rozłąkę nie stanowi podstawy wymiaru składek, który jest wypłacany pracownikom czasowo przeniesionym oraz strawne - do wysokości diet z tytułu podróży służbowej na obszarze kraju, określonych w przepisach w sprawie wysokości oraz warunków ustalania należności przysługujących pracownikowi zatrudnionemu w państwowej lub samorządowej jednostce sfery budżetowej z tytułu podróży służbowej na obszarze kraju.

Ww. przepis nie ma zastosowania do kierowców, bowiem dotyczy on tylko i wyłącznie pracowników czasowo przeniesionych.

Dodatek za rozłąkę jest dodatkowym, nieoskładkowanym świadczeniem wypłacanym pracownikom, którzy czasowo wykonują pracę w innym miejscu niż określone w umowie o pracę.

Takie czasowe oddelegowanie pracownika poza stałe miejsce pracy wiąże się z rozłąką z rodziną i aby zrekompensować pracownikowi te niedogodności wypłacany jest dodatek za rozłąkę.

Świadczenie to z założenia stanowi rodzaj zadośćuczynienia za czas, jaki zatrudniony musi spędzić z dala od bliskich.

Podróż oraz wykonywanie pracy w różnych miejscach, a także wynikająca z tego faktu rozłąka z rodziną, nie stanowi w przypadku kierowców zjawiska wyjątkowego, lecz jest normalnym wykonywaniem obowiązków pracowniczych, zwłaszcza w przypadku przewozów międzynarodowych. 

Czy w przypadku ustalania podstawy wymiaru podatku dochodowego można jednocześnie stosować art. 21 ust. 1 pkt 10, 11 i 18 ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych (PIT)?

Na gruncie ustawy o PIT stosowanie jednego zwolnienia nie wyklucza stosowanie innego, o ile spełnione są warunki dotyczące każdej z tych preferencji.

Art. 21 ust. 1 pkt 10, 11, 18 ustawy o PIT:

10) wartość ubioru służbowego (umundurowania), jeżeli jego używanie należy do obowiązków pracownika, lub ekwiwalentu pieniężnego za ten ubiór;

11) świadczenia rzeczowe i ekwiwalenty za te świadczenia, przysługujące na podstawie przepisów o bezpieczeństwie i higienie pracy, jeżeli zasady ich przyznawania wynikają z odrębnych ustaw lub przepisów wykonawczych wydanych na podstawie tych ustaw;

18) dodatek za rozłąkę przysługujący na podstawie odrębnych ustaw, przepisów wykonawczych wydanych na podstawie tych ustaw lub układów zbiorowych pracy, do wysokości diet za czas podróży służbowej na obszarze kraju, określonych w przepisach w sprawie wysokości oraz warunków ustalania należności przysługujących pracownikowi zatrudnionemu w państwowej lub samorządowej jednostce sfery budżetowej z tytułu podróży służbowej na obszarze kraju; 

Czy ekwiwalent urlopowy jest zaliczany do wynagrodzenia brutto pracownika stanowiącego podstawę do ustalania podstawy wymiaru składek na ubezpieczenia emerytalne i rentowe?

Ekwiwalent urlopowy jest przychodem w rozumieniu ustawy PIT i podlega opodatkowaniu. 

Czy w przypadku pracownika na stanowisku kierowca zawodowy można zastosować podwyższone koszty uzyskania przychodu, skoro pracownik jest w trasie i nie dojeżdża do firmy codzienne?

W przypadku kierowców istniej możliwość stosowania podwyższonych kosztów uzyskania przychodu, o ile:

• kierowca na stałe lub czasowo mieszka w miejscowości innej niż tej, w której znajduje się jego zakład pracy (bez względu na liczbę dojazdów do zakładu pracy w ciągu miesiąca), oraz
• kierowca nie otrzymuje zwrotu kosztów dojazdu do zakładu pracy, chyba że zwroty te zaliczane są do przychodów podlegających opodatkowaniu. 

Czy i w jakim zakresie wobec pracy kierowcy wykonującego przewóz międzynarodowy stosuje się przepisy art. 21b ust. 2 ustawy o czasie pracy kierowców oraz przepisy art. 77⁵ kodeksu na odcinku przebiegającym na terytorium RP?”

Zgodnie z definicją przewozu międzynarodowego przywołaną w art. 2 pkt 2 rozporządzenia (WE) nr 1072/20092) oraz w art. 2 pkt 1 rozporządzenia (WE) nr 1073/20093) oraz zgodnie z praktyką służb kontrolnych, każdy przejazd bez ładunku albo bez pasażerów, który ma związek z przewozem zagranicznym traktowany jest jako przewóz międzynarodowy, podczas którego muszą być spełnione wszystkie warunki wykonywania takiego przewozu, np. w zakresie posiadania w pojeździe i okazywania do kontroli odpowiedniego wypisu z licencji wspólnotowej.

A contrario należy uznać, że zgodnie z prawem unijnym i praktyką kontrolną „przewóz krajowy” to przewóz, który nie został określony w art. 2 pkt 2 rozporządzenia (WE) nr 1072/2009 lub art. 2 pkt 1 rozporządzenia (WE) nr 1073/200.

Zgodnie ze stanowiskiem Ministerstwa Finansów, w przypadku kierowcy wykonującego przewóz międzynarodowy na odcinku krajowym, również można zastosować zwolnienie od podatku dochodowego w kwocie odpowiadającej 30% diety, określonej w przepisach z tytułu podróży służbowej poza granicami kraju (art. 21 ust. 1 pkt 20 ustawy o PIT).

Podstawa prawna:

• rozporządzenie Ministra Pracy i Polityki Społecznej z dnia 29 stycznia 2013 r. w sprawie należności przysługujących pracownikowi zatrudnionemu w państwowej lub samorządowej jednostce sfery budżetowej z tytułu podróży służbowej (Dz.U. z 2013 r. poz. 167);
• ustawa z dnia 26 czerwca 1974 r.- Kodeks pracy (Dz.U. z 2020 r. poz. 1320, z późn. zm.);
• ustawa z dnia 13 października 1998 r. o systemie ubezpieczeń społecznych (Dz.U. z 2021 r. poz. 423 , z późn. zm.);
• rozporządzenie Ministra Pracy i Polityki Socjalnej z dnia 18 grudnia 1998 r. w sprawie szczegółowych zasad ustalania podstawy wymiaru składek na ubezpieczenia emerytalne i rentowe (Dz.U. z 2017 r. poz. 1949) "rozporządzenie".

A.J.
Zespół e-prawnik.pl