Zasady prowadzenia ewidencji działalności gospodarczej obowiązujące od 1 stycznia 2004r. do 1 października 2008 r.

9.3.2007

Zasady ewidencji działalności gospodarczej obowiązujące do dnia 31 grudnia 2003 r.

Do dnia 31 grudnia 2003 r. osoby fizyczne prowadzące działalność gospodarczą funkcjonowały na podstawie wpisu do ewidencji działalności gospodarczej. Ewidencja prowadzona była przez urzędy gminy właściwe ze względu na miejsce prowadzenia działalności gospodarczej. Organem ewidencyjnym był wójt, burmistrz lub prezydent miasta. W zgłoszeniu do ewidencji należało określić wnioskodawcę, jego adres zamieszkania, rodzaj i formę prowadzonej działalności (np. spółka cywilna, w tym przypadku zgłoszeniu podlegały też nazwiska pozostałych wspólników), miejsce jej prowadzenia, datę rozpoczęcia działalności. Do zgłoszenia należało dołączyć dokument potwierdzający tytuł prawny do lokalu, w którym stale wykonywana była działalność. Po dokonaniu wpisu do ewidencji działalności gospodarczej organ ewidencyjny dostarczał w ciągu 14 dni zaświadczenie o jego dokonaniu. Odmowa dokonania wpisu była decyzją administracyjną. Jej podstawą mógł być brak prawa do wykonywania działalności gospodarczej przez wnioskodawcę (stwierdzony prawomocnym orzeczeniem sądu), nieusunięte w terminie braki formalne zgłoszenia, zgłoszenie działalności nieobjętej takim obowiązkiem zgodnie z ustawą. Decyzja odmowna mogła być zaskarżona do organu wyższego stopnia, a ostatecznie do Naczelnego Sądu Administracyjnego.

Zasady ewidencji działalności gospodarczej, obowiązujące od 1 stycznia 2004 r.

Ustawa z dnia 20 sierpnia 1997r. o Krajowym Rejestrze Sądowym w swym pierwotnym brzmieniu nakładała na osoby fizyczne prowadzące działalność gospodarczą obowiązek rejestracji w Krajowym Rejestrze Sądowym począwszy od dnia 31 grudnia 2003r., a następnie, po znowelizowaniu - od dnia 31 grudnia 2005r. Od dnia 1 stycznia 2006r. ewidencję działalności gospodarczej miał ostatecznie zastąpić rejestr przedsiębiorców Krajowego Rejestru Sądowego.

Jednak w ustawie z dnia 14 listopada 2003 r. o zmianie ustawy – Prawo działalności gospodarczej oraz niektórych innych ustaw zrezygnowano z pomysłu zastąpienia wpisu do ewidencji działalności gospodarczej wpisem do rejestru przedsiębiorców w Krajowym Rejestrze Sądowym i uregulowano nowe zasady funkcjonowania ewidencji działalności gospodarczej w art. 7 – 7i ustawy Prawo działalności gospodarczej.

Jaki organ jest właściwy do prowadzenia ewidencji działalności gospodarczej?

Ewidencję działalności gospodarczej prowadzi gmina właściwa dla miejsca zamieszkania przedsiębiorcy, a wpisu do ewidencji dokonuje wójt, burmistrz albo prezydent miasta, który jest organem ewidencyjnym. Miejscem zamieszkania przedsiębiorcy jest miejscowość, w której przebywa przedsiębiorca z zamiarem stałego pobytu.

Dla zachowujących miejsce stałego pobytu poza terytorium Rzeczypospolitej Polskiej:

obywateli polskich,
obywateli państw członkowskich Unii Europejskiej, państw Europejskiego Obszaru Gospodarczego nienależących do Unii Europejskiej oraz państw niebędących stronami umowy o Europejskim Obszarze Gospodarczym, które mogą korzystać ze swobody przedsiębiorczości na podstawie umów zawartych przez te państwa ze Wspólnotą Europejską i jej państwami członkowskimi,
obywateli państw, z którymi Rzeczpospolita Polska zawarła umowy międzynarodowe, o których mowa w art. 13 ust. 3 ustawy o swobodzie działalności gospodarczej

- podejmujących działalność gospodarczą na terytorium Rzeczypospolitej Polskiej, właściwość miejscową gminy dla celów ewidencyjnych określa się według głównego miejsca wykonywania tej działalności na terytorium Rzeczypospolitej Polskiej.

Punkt 3) dotyczy cudzoziemców którzy:

nie są obywatelami państw członkowskich Unii Europejskiej, państw Europejskiego Obszaru Gospodarczego nienależących do Unii Europejskiej oraz państw niebędących stronami umowy o Europejskim Obszarze Gospodarczym, które mogą korzystać ze swobody przedsiębiorczości na podstawie umów zawartych przez te państwa ze Wspólnotą Europejską i jej państwami członkowskimi,

ani

nie będąc obywatelami wymienionych powyżej państw, nie posiadają: zezwolenia na osiedlenie się, zezwolenie na pobyt rezydenta długoterminowego Wspólnot Europejskich, zezwolenia na zamieszkanie na czas oznaczony w związku z okolicznością o której mowa w art. 53 ust. 1 pkt 7, 13, 14, ustawy o cudzoziemcach (Dz.U. z 2006 r., nr 234, poz. 1694), zgody na pobyt tolerowany, nie korzystają z ochrony czasowe, nie są członkami rodzin obywateli UE.

Jakie dane powinno zawierać zgłoszenie prowadzenia działalności gospodarczej do ewidencji działalności gospodarczej?

Zgłoszenie prowadzenia działalności gospodarczej powinno zawierać następujące dane:

oznaczenie przedsiębiorcy oraz jego numer ewidencyjny PESEL, o ile taki posiada,
oznaczenie miejsca zamieszkania i adresu przedsiębiorcy, a jeżeli stale wykonuje działalność poza miejscem zamieszkania - również wskazanie tego miejsca i adresu zakładu głównego, oddziału lub innego miejsca,
określenie przedmiotu wykonywanej działalności gospodarczej zgodnie z Polską Klasyfikacją Działalności (PKD),
wskazanie daty rozpoczęcia działalności gospodarczej.

Wraz ze zgłoszeniem działalności do ewidencji działalności gospodarczej przedsiębiorca może złożyć wniosek o wpis do krajowego rejestru urzędowego podmiotów gospodarki narodowej (REGON) oraz zgłoszenie identyfikacyjne lub aktualizacyjne, wymagane ustawą o zasadach ewidencji i identyfikacji podatników i płatników. W przypadku, gdy przedsiębiorca dołączy do zgłoszenia te wnioski, organ ewidencyjny niezwłocznie, nie później niż w ciągu trzech dni od dnia dokonania wpisu, przesyła powyższy wniosek do urzędu statystycznego województwa, na terenie którego przedsiębiorca ma miejsce zamieszkania, a zgłoszenie identyfikacyjne lub aktualizacyjne – do wskazanego przez przedsiębiorcę urzędu skarbowego wraz z zaświadczeniem o wpisie do ewidencji działalności gospodarczej i numerem PESEL oraz innymi dokumentami dołączonymi przez przedsiębiorcę (np. dokument potwierdzający uprawnienie do korzystania z lokalu lub nieruchomości, który powinien być dołączony do zgłoszenia identyfikacyjnego dokonywanego w urzędzie skarbowym). Opisana możliwość łączenia wyżej wymienionych wniosków ze zgłoszeniem do ewidencji działalności gospodarczej ma na celu ułatwienie przedsiębiorcom rozpoczynania prowadzenia działalności przez częściowe przesunięcie obowiązków zgłoszeniowych na organ ewidencyjny.

Co należy zrobić, jeśli dane zawarte w zgłoszeniu ulegną zmianie po uzyskaniu wpisu do ewidencji działalności gospodarczej?

Przedsiębiorca jest obowiązany zgłaszać organowi ewidencyjnemu (wójtowi, burmistrzowi lub prezydentowi miasta w gminie właściwej ze względu na miejsce zamieszkania przedsiębiorcy) zmiany stanu faktycznego i prawnego odnoszące się do przedsiębiorcy i wykonywanej przez niego działalności, powstałe po dniu dokonania wpisu do ewidencji działalności gospodarczej (np. zmiana przedmiotu działalności, zmiana miejsca zamieszkania, zmiana adresu zakładu głównego, zmiana adresu przedsiębiorcy, zaprzestanie wykonywania działalności gospodarczej).

W przypadku zmiany miejsca zamieszkania, przedsiębiorca zgłasza ten fakt do organu ewidencyjnego, który był właściwy przed zmianą (czyli organu właściwego ze względu na dotychczasowe, a nie nowe miejsce zamieszkania). Po dokonaniu zmiany wpisu organ ewidencyjny dotychczas właściwy wykreśli wpis dotyczący przedsiębiorcy, który zmienił miejsce zamieszkania i prześle zaświadczenie o wpisie do organu właściwego ze względu na nowe miejsce zamieszkania przedsiębiorcy, a organ ten wpisze przedsiębiorcę z urzędu (a zatem przedsiębiorca nie musi składać żadnego wniosku) do ewidencji działalności gospodarczej prowadzonej na terenie gminy, w której znajduje się nowe miejsce zamieszkania przedsiębiorcy.

Zawiadomienie o zmianie danych zawartych w zgłoszeniu powinno nastąpić w terminie 14 dni od dnia powstania tych zmian.

Kiedy organ ewidencyjny może odmówić wpisu do ewidencji działalności gospodarczej?

Organ ewidencyjny wydaje decyzję o odmowie wpisu, jeżeli:

zgłoszenie dotyczy działalności gospodarczej nieobjętej przepisami ustawy,
zgłoszenie zawiera braki formalne, które mimo wezwania nie zostały usunięte w wyznaczonym terminie,
prawomocnie orzeczono zakaz wykonywania określonej w zgłoszeniu działalności gospodarczej przez przedsiębiorcę.

Kiedy organ ewidencyjny może wykreślić wpis z ewidencji działalności gospodarczej?

Wpis do ewidencji podlega wykreśleniu w następujących przypadkach:

jeżeli przedsiębiorca zawiadomi organ ewidencyjny o zaprzestaniu wykonywania działalności gospodarczej;
jeżeli po dokonaniu wpisu zgłoszona działalność gospodarcza przestanie podlegać przepisom ustawy Prawo działalności gospodarczej w wyniku jej zmiany;
jeżeli po dokonaniu wpisu zostanie prawomocnie orzeczony w stosunku do przedsiębiorcy zakaz wykonywania określonej we wpisie działalności;
jeżeli spółka cywilna zostanie przekształcona w spółkę jawną i wpisana do rejestru przedsiębiorców, w części objętej przedmiotem działalności przekształconej spółki cywilnej;
jeżeli przedsiębiorca zmieni miejsce zamieszkania – wpis do ewidencji właściwej ze względu na dotychczasowe miejsce zamieszkania zostanie wykreślony i zastąpiony wpisem do ewidencji właściwej ze względu na nowe miejsce zamieszkania;
jeżeli organ ewidencyjny dokonał wpisu z naruszeniem prawa lub dowody, na podstawie których ustalono istotne dla sprawy okoliczności faktyczne okazały się fałszywe (np. dowód osobisty na podstawie którego stwierdzono tożsamość przedsiębiorcy okaże się fałszywy);
jeżeli wpis zawiera dane niezgodne z rzeczywistym stanem rzeczy (w tym wypadku wykreślenie nie jest obligatoryjne).

Organ ewidencyjny przekazuje decyzję o wykreśleniu wpisu, w terminie 14 dni od dnia w którym decyzja o wykreśleniu wpisu stała się ostateczna, właściwemu urzędowi statystycznemu oraz urzędowi skarbowemu.

Zasady prowadzenia ewidencji działalności gospodarczej obowiązujące od 1 października 2008 r.

Ustawa z dnia 2 lipca 2004 r. o swobodzie działalności gospodarczej wprowadziła nowe zasady funkcjonowania Ewidencji Działalności Gospodarczej, które zaczną obowiązywać od 1 października 2008 r. Podstawowe zmiany w porównaniu z dotychczasowymi przepisami ustawy Prawo działalności gospodarczej w zakresie prowadzenia ewidencji są następujące:

Ewidencja Działalności Gospodarczej prowadzona będzie w systemie informatycznym;
Domniemanie prawdziwości danych wpisanych do ewidencji (co oznacza, że jeżeli dane będą wpisane do ewidencji niezgodnie ze zgłoszeniem przedsiębiorcy lub bez tego zgłoszenia, przedsiębiorca ten nie będzie mógł zasłaniać się wobec osoby trzeciej działającej w dobrej wierze zarzutem, że dane te nie są prawdziwe, jeżeli zaniedbał wystąpić niezwłocznie z wnioskiem o sprostowanie, uzupełnienie lub wykreślenie wpisu);
Prowadzenie akt ewidencyjnych dla każdego przedsiębiorcy;
Wniosek o wpis do ewidencji dokonywany będzie na urzędowym formularzu;
Możliwość złożenia wniosku o wpis do ewidencji za pośrednictwem poczty (listem poleconym); wówczas własnoręczność podpisu wnioskodawcy powinna być poświadczona przez notariusza;
Przewidziana została możliwość złożenia wniosku o wpis do ewidencji w formie elektronicznej; wniosek powinien być opatrzony bezpiecznym podpisem elektronicznym, znakowanym czasem;
Wniosek o wpis do ewidencji, poza danymi wymaganymi w poprzednim stanie prawnym przez Prawo działalności gospodarczej, będzie musiał zawierać również numer NIP, o ile przedsiębiorca taki posiada; informacje o istnieniu lub ustaniu małżeńskiej wspólności majątkowej; informacje o umowie spółki cywilnej, jeśli taka została zawarta oraz dane stałego pełnomocnika, uprawnionego do prowadzenia spraw przedsiębiorcy, o ile przedsiębiorca udzielił takiego pełnomocnictwa;
Decyzja o wpisie wydawana będzie najpóźniej w terminie 3 dni roboczych od daty wpływu wniosku;
Poza danymi wpisywanymi do ewidencji w poprzednim stanie prawnym, wpisowi do Ewidencji będą podlegać również informacje o: istnieniu lub ustaniu małżeńskiej wspólności majątkowej, ograniczeniu lub utracie zdolności do czynności prawnych, ogłoszeniu upadłości, umorzeniu i zakończeniu tego postępowania, wszczęciu postępowania naprawczego, udzieleniu, zmianie i cofnięciu koncesji, stwierdzeniu wygaśnięcia koncesji, wpisie do rejestru działalności regulowanej oraz o wykreśleniu z rejestru, uzyskaniu zezwolenia lub licencji i ich cofnięciu, ustanowieniu kuratora oraz dane stałego pełnomocnika, uprawnionego do prowadzenia spraw przedsiębiorcy, o ile przedsiębiorca udzielił takiego pełnomocnictwa;
Krótszy będzie termin do zgłaszania wniosku o zmianę lub wykreślenie z ewidencji – będzie to 7 dni od dnia powstania zmian lub zaprzestania działalności gospodarczej;
Utworzona zostanie Centralna Informacja o Działalności Gospodarczej, której zadaniem będzie udzielanie każdemu informacji o wpisie w ewidencji i wydawanie zaświadczeń o treści wpisów w ewidencji;
Przewidziano możliwość złożenia przez przedsiębiorcę wraz z wnioskiem o wpis do ewidencji wniosku zawierającego żądanie wpisu do krajowego rejestru urzędowego podmiotów gospodarki narodowej (REGON), zgłoszenia identyfikacyjnego albo aktualizacyjnego, o którym mowa w przepisach o zasadach ewidencji i identyfikacji podatników i płatników oraz zgłoszenia płatnika składek lub zgłoszenia do ubezpieczeń społecznych lub ich zmiany w rozumieniu przepisów o systemie ubezpieczeń społecznych.
Nowe zasady funkcjonowania Ewidencji Działalności Gospodarczej wchodzą w życie 1 października 2008 r., a przedsiębiorcy wpisani do ewidencji działalności gospodarczej na "starych" zasadach (tj. przed 1 października 2008 r.) zostaną automatycznie przeniesieni do "nowej" ewidencji (nie później niż do dnia 30 czerwca 2009 r.) po uzupełnieniu danych wymaganych przez nowe przepisy, do czego indywidualnie wezwie każdego przedsiębiorcę organ ewidencyjny.

Pamiętaj, że:

organ ewidencyjny ma obowiązek doręczyć przedsiębiorcy zaświadczenie o wpisie do ewidencji działalności gospodarczej nie później niż w terminie 14 dni od dnia zgłoszenia;
zgłoszenie o dokonanie wpisu do ewidencji działalności gospodarczej podlega opłacie w kwocie 100 zł, a jeżeli zgłoszenie dotyczy zmiany wpisu opłata wynosi 50 zł;
wpis do ewidencji, odmowa wpisu, wykreślenie wpisu z ewidencji następuje w formie decyzji administracyjnej, dlatego można od niej złożyć odwołanie do organu wyższego stopnia;
przedsiębiorcy, którzy zostali wpisani do ewidencji działalności gospodarczej przed dniem 1 stycznia 2004 r., są obowiązani, pod rygorem odmowy wydania zaświadczenia o wpisie, uzupełnić swoje zgłoszenie o brakujące dane, które według znowelizowanej ustawy powinny się znaleźć w zgłoszeniu (w szczególności numer PESEL i określenie przedmiotu działalności zgodnie z PKD), w terminie do 1 stycznia 2005 r.
obowiązujące od 1 stycznia 2004 r. zasady wpisu do ewidencji działalności gospodarczej ulegają zmianie z dniem 1 października 2008 r.

Podstawa prawna:

ustawa z dnia 19 listopada 1999r. Prawo działalności gospodarczej (Dz. U. 1999 r., nr 101, poz. 1178 ze zmianami);
ustawa z dnia 2 lipca 2004 r. o swobodzie działalności gospodarczej ((Dz. U. 2004 r. Nr 173, poz. 1807);
ustawa z dnia 2 lipca 2004 r. - Przepisy wprowadzające ustawę o swobodzie działalności gospodarczej (Dz. U. 2004 r. Nr 173, poz. 1808).

Michał Włodarczyk

Radca Prawny

Zajmuje się sprawami osób fizycznych jak również przedsiębiorców. Posiada rozległe doświadczenie w poradnictwie w sprawach życiowych osób fizycznych jak również profesjonalnych problemów prawnych przedsiębiorców. Bazując na swoim doświadczeniu skutecznie doradza w sprawach osób fizycznych jak i przedsiębiorców zawsze dbając o praktyczną stronę problemów prawnych z jakimi zwracają się do niego jego klienci.