Dowiedz się, jak uzyskać zaświadczenie z urzędu skarbowego o niezaleganiu w podatkach dochodowych (PIT, CIT), podatku od towarów i usług (VAT) czy w akcyzie albo stwierdzające stan zaległości? Taki dokument może być potrzebny podatnikowi, jeżeli przykładwowo starasz się o kredyt.
Jak załatwić zaświadczenie z urzędu skarbowego?
Załatwić uzyskanie zaświadczenie o niezaleganiu w podatkach dochodowych (PIT, CIT), podatku od towarów i usług (VAT) lub w akcyzie albo stwierdzające stan zaległości można, składając wniosek:
- podczas wizyty w urzędzie skarbowym,
- listownie albo
- elektronicznie - logując się i składając wniosek w e-Urzędzie Skarbowym (e-US), można otrzymać zaświadczenie bez opłaty skarbowej nawet w ciągu kilku minut.
Jakich podatków dotyczy zaświadczenie o niezaleganiu w podatkach lub stwierdzające zaległość podatkową?
Urzędy skarbowe wydają zaświadczenia o niezaleganiu w podatkach lub stwierdzające zaległość podatkową w:
- podatkach dochodowych: PIT bądź CIT;
- podatku od towarów i usług, czyli tzw. VAT;
- podatku akcyzowym.
Kiedy można wystąpić w wnioskiem o zaświadczenie?
Z wnioskiem o wydanie zaświadczenia można wystąpić:
- jeśli przepisy prawa wymagają urzędowego potwierdzenia braku zaległości bądź stanu zaległości podatkowych,
- aby potwierdzić brak zaległości lub stan zaległości podatkowych ze względu na swój interes prawny.
Tego dokumentu wymagają np. banki, gdy podatnik chce uzyskać kredyt, i sklepy przy zakupach na raty. Potrzebne jest również, gdy podmiot planuje wziąć udział w przetargu.
Z wnioskiem o wydanie zaświadczenia można wystąpić w dowolnym momencie.
Zaświadczenie potwierdza twoją sytuację podatkową w dniu jego wydania. Dokument traci ważność, gdy sytuacja podatnika się zmieni.
Kto może złożyć wniosek o wydanie zaświadczenia o niezaleganiu lub stanie zaległości w podatkach?
Wniosek o wydanie zaświadczenia o niezaleganiu lub stanie zaległości w podatkach (ZAS-W) dany podmiot może złożyć:
- za siebie;
- za inną osobę fizyczną, której jest pełnomocnikiem ogólnym;
- za inny podmiot, niebędący osobą fizyczną, którego jest pełnomocnikiem ogólnym;
- jako organizacja, jeżeli jest użytkownikiem konta organizacji w e-US.
Zgoda na zaświadczenie
Można także złożyć wniosek o wydanie zaświadczenia o niezaleganiu, jeśli chce się poznać sytuację podatkową innego przedsiębiorcy. Żeby otrzymać takie zaświadczenie, potrzeba zgody tego przedsiębiorcy. Zgoda powinna być pisemna albo w formie dokumentu elektronicznego.
Urząd wydaje zaświadczenie o wysokości zaległości podatkowych na żądanie:
- instytucji, które udzielają kredytów i działają na podstawie ustaw (np. banki);
- kontrahentów firmy, jak też dzierżawców i użytkowników nieruchomości;
- wspólnika spółki: cywilnej, jawnej, partnerskiej, komandytowej bądź komandytowo-akcyjnej;
- małżonka (też rozwiedzionego), gdy nie ma wspólności majątkowej oraz członków rodziny (m.in. dzieci, w tym tych adoptowanych, wnuków, rodziców, dziadków, rodzeństwa). Dotyczy to również osób, których łączy z podatnikiem bliska więź uczuciowa, fizyczna bądź gospodarcza (tj. faktyczne pożycie). Nie potrzeba zaś zgody, jeśli wspólność majątkową w małżeństwie. W takim przypadku należy złożyć oświadczenie ORD-M, które potwierdza sytuację wnioskodawcy.
Gdzie można załatwić sprawę?
Wydawaniem zaświadczeń o niezaleganiu w podatkach dochodowych (PIT, CIT), podatku od towarów i usług (VAT) lub w akcyzie albo stwierdzające stan zaległości zajmują się:
- urzędy skarbowe,
- urzędy skarbowe dla największych podmiotów.
Wniosek w wersji papierowej można złożyć:
- w urzędzie skarbowym właściwym dla swojej siedziby,
- w urzędzie skarbowym właściwym dla swojej siedziby w ostatnim dniu roku – jeżeli zmieniła się siedziba firmy wnioskodawcy albo
- w dowolnym centrum obsługi podatnika działającym w każdym urzędzie skarbowym (oprócz urzędów wyspecjalizowanych).
Centra obsługi podatnika to wszystkie urzędy skarbowe, oprócz wyspecjalizowanych, które działają niezależnie od terytorialnego zasięgu działania naczelnika danego urzędu. Obsługa i wsparcie realizowane w centrum obsługi polegają m.in. na przyjmowaniu podań oraz deklaracji, wydawaniu zaświadczeń, a także udzielaniu wyjaśnień w zakresie przepisów prawa podatkowego, w tym również podmiotom, które zamierzają podjąć działalność gospodarczą.
Jeżeli wnioskodawca rozlicza się w urzędzie skarbowym dla największych podmiotów, może złożyć wniosek w:
- jednym z wyspecjalizowanych urzędów skarbowych o zasięgu wojewódzkim – jeżeli osiąga przychód netto w wysokości minimum 3 mln euro;
- I Mazowieckim Urzędzie Skarbowym w Warszawie – jeżeli osiągasz przychód netto powyżej 50 mln euro.
Jeśli dany podmiot potrzebuje zaświadczenia dotyczącego podatków i opłat, które reguluje w innym urzędzie niż urząd skarbowy, to musi złożyć wniosek do tego urzędu. W przypadku:
- podatku od nieruchomości lub od środków transportowych – należy złożyć wniosek do urzędu miasta lub gminy, właściwego dla adresu nieruchomości, której dotyczy zaświadczenie;
- opłaty za korzystanie ze środowiska – należy złożyć wniosek do urzędu marszałkowskiego, właściwego dla jego miejsca zamieszkania lub siedziby.
Jak złożyć wniosek o wydanie zaświadczenia?
Wniosek o wydanie zaświadczenia o niezaleganiu w podatkach można złożyć:
- elektronicznie, przez portal e-Urząd Skarbowy - nie płaci się wtedy opłaty skarbowej od złożonego wniosku;
- na piśmie, w urzędzie skarbowym: osobiście bądź wysyłając go pocztą - do wniosku należy wówczas dołączyć dowód zapłaty opłaty skarbowej w wysokości 21 złotych.
W e-Urzędzie Skarbowym można złożyć wniosek:
1. za siebie lub inną osobę fizyczną lub organizację, której wnioskodawca jest pełnomocnikiem ogólnym - w tym celu należy:
- zalogować się na swoje konto w e-Urzędzie Skarbowym,
- wyrazić zgodę na e-korespondencję, jeśli jeszcze tego nie zrobił (zakładka "Ustawienia" i "Zgody i powiadomienia"),
- uzupełnić elektroniczny wniosek o wydanie zaświadczenia,
- wysłać wniosek o wydanie zaświadczenia - dostanie się wtedy informację sms bądź e-mail, kiedy zaświadczenie będzie gotowe;
- odebrać zaświadczenie na swoim koncie w e-Urzędzie Skarbowym (zakładka "Dokumenty otrzymane");
2. za organizację, która ustanowiła wnioskodawcę użytkownikiem konta organizacji (UKO) w e-Urzędzie Skarbowym - w tym celu należy:
- zalogować się na swoje konto w e-Urzędzie Skarbowym,
- w menu po prawej stronie ekranu, wybrać "Przełącz konto" i "Konto organizacji",
- wybrać organizację, która chce wystąpić o zaświadczenie (jej nazwa pojawi się po prawej stronie ekranu),
- wyrazić zgodę na e-korespondencję , jeżeli jeszcze wnioskodawca tego nie zrobił (zakładka "Ustawienia" i "Zgody i powiadomienia"),
- uzupełnić elektroniczny wniosek o wydanie zaświadczenia,
- wysłać wniosek o wydanie zaświadczenia - dostanie się wtedy informację sms lub e-mail, kiedy zaświadczenie będzie gotowe,
- odebrać zaświadczenie na swoim koncie w e-Urzędzie Skarbowym (trzeba być zalogowanym na koncie organizacji (zakładka "Dokumenty otrzymane").
Organizacja, która chce złożyć wniosek o wydanie zaświadczenia w e-US, powinna wpierw wystąpić o przyznanie dostępu do konta organizacji w e-US użytkownikowi konta organizacji.
Potrzebne dokumenty:
1. wniosek o wydanie zaświadczenia o niezaleganiu w podatkach lub stwierdzające stan zaległości. Dokument ten można złożyć jako: oryginał, dokument elektroniczny bądź uwierzytelniona kopia. Jeśli wnioskodaca prowadzi działalność na podstawie wpisu do CEIDG, KRS lub innego rejestru, powinien podać pełną nazwę firmy, adres siedziby bądź miejsce prowadzenia działalności, a także NIP.
We wniosku należy określić wyraźnie zakres żądania, tzn. jakie zaświadczenie chce się otrzymać. Można także podać podstawę prawną. Ponadto we wniosku można zapytać, czy urząd prowadzi wobec wnioskodacy postępowanie:
- dotyczące ujawnienia twoich zaległości podatkowych i ich wysokości,
- egzekucyjne w administracji.
Ponadto można zapytać o okresy (wraz z tytułami), z których pochodzą zaległości i podatki z odroczonym terminem płatności bądź płatnością rozłożoną na raty.
2. ew. pełnomocnictwo ogólne (PPO-1) albo pełnomocnictwo szczególne (PPS-1). Może to być pełnomocnictwo ogólne albo pełnomocnictwo szczególne. Dokument można złożyć w oryginale lub uwierzytelnioną jego kopię.
3. ew. potwierdzenie uiszczenia opłaty skarbowej za pełnomocnictwo. Dokument ten można złożyć jako: kopię lub oryginał.
We wniosku należy wskazać, jakie informacje urząd ma potwierdzić w zaświadczeniu. M.in. chodzi o to, czy urząd ma potwierdzić brak zaległości w podatkach, czy też ma podać informację o stanie zaległości.
Urząd skarbowy wydaje zaświadczenie o niezaleganiu w podatkach bądź stwierdzające stan zaległości w oparciu o dokumentację, jaką posiada lub uzyska z innych urzędów. Dlatego nie może żądać od wnioskodacy dodatkowych dokumentów potwierdzających informacje, które już zna bądź sam ustali. Urząd może żądać od ciebie dodatkowych dokumentów jedynie wtedy, gdy wskaże podstawę prawną, która daje mu takie prawo.
Po złożeniu wniosku organ podatkowy sprawdzi formalnie i merytorycznie twój wniosek. Organ podatkowy sprawdzi więc, czy wniosek jest kompletny i czy w twojej sprawie nie toczy się postępowanie dotyczące zaległości podatkowych. Chodzi o ustalenie bądź określenie ich wysokości. Nie wpływa to jednakże na termin wydania zaświadczenia.
Jeżeli wniosek ma braki lub błędy, to urząd wezwie wnioskodacę do ich uzupełnienia w terminie 7 dni. Gdy tego nie zrobi w wyznaczonym czasie, sprawa wnioskodacy nie będzie dalej załatwiana.
Jeżeli zapadła decyzja o odroczeniu lub rozłożeniu zaległości na raty zaległości danego podmiotu, to urząd uzna, że do wyznaczonego terminu jej spłaty nie ma on zaległości.
Urząd dochowa terminu, nawet jeżeli nie da się zakończyć postępowania. Wówczas w zaświadczeniu znajdzie się informacja, że w tej sprawie trwa postępowanie.
Następnie wnioskodaca dostanie zaświadczenie potwierdzające jego sytuację podatkową. Urząd może mu przysłać:
- dokument elektroniczny, na koto w e-US,
- dokument papierowy, przesyłką pocztową – o ile zaznaczy to we wniosku.
Zaświadczenie można również odebrać w urzędzie skarbowym.
Zaświadczenie elektroniczne ma taką samą moc prawną jak dokument papierowy. Zaświadczenie, które wnioskodaca uzyska elektronicznie w e-Urzędzie Skarbowym będzie podpisane pieczęcią Szefa KAS bądź kwalifikowanym podpisem elektronicznym uprawnionego pracownika urzędu skarbowego. Osoba, która otrzyma zaświadczenie w wersji elektronicznej, powinna posługiwać się wyłącznie jego wersją elektroniczną i w takiej formie przekazać je określonej instytucji, np. bankowi czy ZUS.
Urząd może wnioskodacy odmówić wydania zaświadczenia, jeżeli jego żądanie we wniosku nie jest zgodne z informacjami, które ma urząd. Jeśli wnioskodaca:
- otrzymał postanowienie o pozostawieniu podania bez rozpatrzenia lub
- postanowienie o odmowie wydania zaświadczenia
- to może złożyć zażalenie. Składa się je do właściwego dyrektora izby administracji skarbowej za pośrednictwem organu, który odmówił wydania zaświadczenia lub pozostawił wniosek bez rozpatrzenia. Jest na to 7 dni od dnia doręczenia postanowienia.
Zaświadczenie o niezaleganiu w podatkach lub stwierdzające stan zaległości (ZAS-W) wnioskodaca otrzyma jako: oryginał albo dokument elektroniczny.
W zaświadczeniu znajdują się m.in.:
- dane identyfikacyjne wnioskodawcy,
- adres jego siedziby albo zamieszkania,
- informacje o braku bądź wystąpieniu zaległości podatkowych (z ich tytułem, okresem oraz kwotą),
- informacje o odsetkach za zwłokę (z kwotą) albo ich braku,
- o odroczeniu bądź rozłożeniu na raty zobowiązania podatkowego.
Na żądanie wnioskodawcy w zaświadczeniu podaje się również informacje:
1. czy w stosunku do wnioskodawcy prowadzone jest:
- postępowanie mające na celu ujawnienie jego zaległości podatkowych i określenie ich wysokości;
- postępowanie egzekucyjne w administracji, też w zakresie innych niż podatkowe zobowiązań wnioskodawcy;
2. dotyczące:
- okresów, z których pochodzą zaległości, i ich tytułów;
- podatków, których termin płatności został odroczony lub których płatność została rozłożona na raty.
Ile trzeba zapłacić?
Jeśli wniosek składa się:
- elektronicznie, przez portal e-Urząd Skarbowy - nie płaci się wtedy opłaty skarbowej od złożonego wniosku;
- na piśmie, w urzędzie skarbowym: osobiście bądź wysyłając go pocztą - do wniosku należy wówczas dołączyć dowód zapłaty opłaty skarbowej w wysokości 21 zł.
Jeśli działa się jako pełnomocnik (opcjonalne), należy zapłacić:
- 17 zł – opłata skarbowa za pełnomocnictwo szczególne (PPS-1). Jeśli wnioskodaca do urzędu składa pełnomocnictwo, to musi je opłacić. Nie zapłaci za pełnomocnictwo udzielone mężowi, żonie, dzieciom, rodzicom, dziadkom, wnukom bądź rodzeństwu. Opłatę skarbową za pełnomocnictwo należy wpłacić na konto urzędu miasta lub gminy, właściwego dla siedziby urzędu, w którym wnioskodaca składa pełnomocnictwo. Numer konta można sprawdzić na stronie internetowej urzędu miasta bądź gminy. Np. jeżeli wnioskodaca pełnomocnictwo składa do Urzędu Miasta Poznania, to opłatę powinien wpłacić również na konto Urzędu Miasta Poznania.
- 0 zł – opłata za pełnomocnictwo ogólne (PPO-1). Podmiot może bowiem ustanowić pełnomocnika ogólnego do wszystkich spraw podatkowych. Może to zrobić online na Portalu Podatkowym. Złożenie pełnomocnictwa ogólnego PPO-1 jest bezpłatne. Pełnomocnikiem może być każda osoba fizyczna z pełną zdolnością do czynności prawnych. Nie musi to być adwokat, radca prawny czy doradca podatkowy. Nie trzeba dołączać kopii pełnomocnictwa ogólnego – urząd skarbowy sam sprawdzi jego zakres w Centralnym Rejestrze Pełnomocnictw Ogólnych (CRPO). Jeżeli podmiot ustanowi pełnomocnika ogólnego, to nie musi dodatkowo ustanawiać pełnomocnika szczególnego (PPS-1). Jednakże jeżeli ma już więcej niż jednego pełnomocnika o tym samym zakresie działania, tj. pełnomocnika ogólnego oraz szczególnego w tej samej sprawie, to powninien wskazać jednego z nich, jako pełnomocnika do doręczeń.
Termin wydania zaświadczenia
Jeśli wnioskodaca składa wniosek w e-Urzędzie Skarbowym (e-US), to zaświadczenie może otrzymać nawet w ciągu kilku minut. Warunkiem skorzystania z tej formy obsługi jest udzielenie zgody na e-korespondencję, która pozwala na dwustronną komunikację KAS z klientami. Zaświadczenie jest wystawiane jako dokument elektroniczny i doręczane online na konto podatnika w e-US.
Jeżeli natomiast wnioskodaca składa wniosek w wersji papierowej, to zaświadczenie dostaniesz w ciągu 7 dni.
Jeśli wnioskodaca chce otrzymać zaświadczenie o innym podatniku, to termin 7 dni na wydanie dokumentu zaczyna się od dnia złożenia zgody przez tego podatnika.
Jeżeli urząd skarbowy nie wyda zaświadczenia w ustawowym terminie, to wnioskodaca może złożyć ponaglenie do organu podatkowego wyższego stopnia, a więc do dyrektora właściwej izby skarbowej.
Jak można się odwołać?
Jeżeli wnioskodaca nie zgadza się z rozstrzygnięciem urzędu, może złożyć zażalenie. Ma na to 7 dni od dnia doręczenia mu postanowienia.
Podstawa prawna:
- ustawa z dnia 29 sierpnia 1997 r. Ordynacja podatkowa;
- ustawa z dnia 16 listopada 2006 r. o opłacie skarbowej;
- rozporządzenie Ministra Finansów z dnia 29 grudnia 2015 r. w sprawie zaświadczeń wydawanych przez organy podatkowe;
- rozporządzenie Ministra Finansów, Funduszy i Polityki Regionalnej z dnia 28 grudnia 2020 r. w sprawie niektórych podatników i płatników, w odniesieniu do których zadania są wykonywane przez naczelnika urzędu skarbowego innego niż właściwy miejscowo.