Duże zmiany w rozliczeniach za podróże służbowe

Dotyczy ono zarówno podmiotów wymienionych w nazwie, jak i pracodawców prywatnych. Wynika to wprost z Kodeksu pracy, który wyklucza możliwość przyznania pracownikom niższych stawek diet w przypadku podróży krajowych i zagranicznych niż, należne pracownikom sfery budżetowej w przypadku wyjazdów krajowych. Nowe regulacje wprowadzają też bardziej spójne podejście do problemu przyznawania pracownikom świadczeń z tytułu podróży krajowych i zagranicznych. Od tej pory obowiązuje już tylko jeden przepis, który reguluje wszystkie kwestie.

Ile można wydać w kraju?Wysokość standardowej diety przysługującej pracownikowi wzrosła od 1 marca 2013 r. o 7 złotych i teraz wynosi 30 zł. W ramach tej kwoty: po 25 proc. to koszt śniadania i kolacji, a 50 proc. należy przeznaczyć na obiad. Taki podział to również wytyczne dla pracodawcy, o jaką kwotę powinien obniżyć dietę, jeśli zapewnił pracownikowi jeden lub więcej posiłków.

Automatycznemu zwiększeniu uległy też stawki ryczałtu za nocleg, które wynoszą 150 proc. wysokości diety, a więc obecnie jest to kwota 45 złotych. Ministerstwo określiło też nową maksymalną opłatę za dobę hotelową, która wynosi obecnie 600 złotych. - Oczywiście, w uzasadnionych przypadkach jest możliwe rozliczenie droższego noclegu. Należy to jednak odpowiednio udokumentować - wyjaśnia Karol Lankamer, ekspert współpracujący z platformą szkoleniową Eduself.pl.

Nowością wprowadzoną w omawianym rozporządzeniu jest szerszy katalog dokumentów, jakie pracownik może przedstawić na potwierdzenie poniesionych kosztów. W przypadku noclegu hotelowego poza rachunkiem, ustawodawca przewidział możliwość przedstawienia faktury. Z kolei w przypadku kosztów przejazdu nowością jest możliwość przedstawienia biletu lub faktury. Pracownicy będą mogli otrzymać też 6 złotych ryczałtu za przejazdy komunikacją miejską. Wcześniej było to 4,6 złotych za każdą dobę.

Łatwiejsze rozliczenia podróży do kilku państw docelowychKwestia rozliczeń za przejazdy zagraniczne jest nieco bardziej skomplikowana i od zawsze budziła wątpliwości księgowych. Ostatnia nowelizacja przepisów regulujących ten problem miała miejsce 21 stycznia 2006 r., a więc już 7 lat temu. Nowe stawki nie są jednakowe dla wszystkich krajów. Dieta dla wyjazdów zagranicznych nie służy wyłącznie pokryciu kosztów wyżywienia, ale również zaspokojeniu innych wydatków związanych z podróżą służbową. Zgodnie z rozporządzeniem 15 proc. świadczenia przypada na śniadanie, a po 30 proc. na obiad i kolację. Reszta służy pokryciu innych wydatków związanych z podróżą służbową, na co przeznaczono 25 proc. diety.

Nie zmieniła się wysokość ryczałtu na przejazdy komunikacją miejską, która w przypadku podróży zagranicznych wynosi 10 proc. diety. Dla porównania, w Polsce przysługuje na ten cel 20 proc. Sporą trudnością dla pracodawców i księgowych była do tej pory konieczność wskazania tylko jednego państwa docelowego podróży. - Było to szczególnie uciążliwe w przypadku, gdy pracownik wykonywał zadania służbowe w więcej, niż jednym kraju. Teraz możliwe jest wskazanie kilku państw docelowych, oraz przyznanie stawek odpowiednich dla każdego z nich - tłumaczy Karol Lankamer z Eduself.

Wiąże się to jednak z koniecznością precyzyjnego ustalenia momentu, w którym pracownik przekracza granicę kolejnego z docelowych państw podróży. Inną komplikacją jest konieczność przeliczania wysokości świadczeń należnych za poszczególne etapy podróży. Pamiętajmy, że zgodnie z obowiązującymi przepisami, nie wolno wypłacać zaliczek na podróż w złotówkach bez wyraźnej zgody pracownika. Jeśli jednak wyrazi taką wolę, należy przeliczyć je według średniego kursy z dnia wypłaty zaliczki, ogłaszanego przez NBP. Jest to istotna zmiana w porównaniu z dotychczas obowiązującym przepisem, który nie określał kursu, według którego należało dokonywać omawianych przeliczeń.

Nowe rozporządzenie, dotyczące minimalnych wysokości diet i zwrotu kosztów podróży, zwiększa ich wysokość. Niestety kwoty te są nadal zbyt małe, by móc za nie przeżyć dzień w delegacji. Jak zawsze dużo będzie zależało w tej kwestii od pracodawcy, który ustali, wspólnie ze swoimi pracownikami, limity wydatków podczas podróży służbowych. W tym kontekście warto jednak pamiętać, że od nadwyżki, czyli kwot wykraczających poza limit wynikający z rozporządzenia pracodawca będzie musiał odprowadzić zaliczkę na podatek dochodowy oraz składki na ubezpieczenia społeczne.