Ustawa o systemie teleinformatycznym

Prezydent Andrzej Duda podpisał ustawę 

Prezydent Andrzej Duda podpisał w środę ustawę o systemie teleinformatycznym. 

- „Dzięki nowym przepisom realnie zmniejszą się obciążenia dla mikroprzedsiębiorców. Ponadto – co równie ważne – zwiększy się ochrona praw osób wykonujących czasowe i proste prace” – mówiła minister rodziny i polityki społecznej Marlena Maląg.

- "Nowa ustawa pozwoli na stworzenie systemu teleinformatycznego do obsługi umów o pracę, umów zlecenia oraz umów uaktywniających. Przewidujemy, że system będzie też umożliwiał m.in. obliczanie wymiaru urlopu wypoczynkowego i wydawanie świadectwa pracy. Ważnym ułatwieniem będzie również rozszerzenie zastosowania podpisu zaufanego na zawieranie umów o pracę, umów zlecenia oraz umów o świadczenie usług, do których stosuje się przepisy o zleceniu oraz umów uaktywniających" – wskazała minister rodziny i polityki społecznej Marlena Maląg. 

Co przewiduje ustawa z dnia 16 listopada 2022 r. o systemie teleinformatycznym do obsługi niektórych umów? 

Celem ustawy jest stworzenie systemu teleinformatycznego do obsługi umów o pracę, umów zlecenia oraz umów uaktywniających, który ułatwi zgodne z prawem sporządzenie umowy o pracę, umowy zlecenia oraz umowy uaktywniającej. Uzasadnienie do projektu ustawy wskazuje, że korzystanie z ww. systemu teleinformatycznego będzie stanowiło ułatwienie dla mikroprzedsiębiorców, niebędących mikroprzedsiębiorcami podmiotów zatrudniających nie więcej niż 9 osób, zleceniodawców, rolników i osób fizycznych. System ten ma stanowić narzędzie o charakterze pomocniczym, ułatwiające dokonywanie określonych czynności, nie ma mieć charakter rejestru publicznego.

System teleinformatyczny prowadził będzie i udostępniał minister właściwy do spraw pracy. Dostęp do systemu nastąpi po uwierzytelnieniu, zgodnie z ustawą o informatyzacji działalności podmiotów realizujących zadania publiczne. 

Zawieranie umów o pracę, umów zlecenia a także umów uaktywniających a także ich zmiana, rozwiązanie i obsługa wygaśnięcia oraz dokonywanie innych czynności niezbędnych do realizacji praw i obowiązków wynikających z umowy, jak obliczanie wymiaru urlopu wypoczynkowego pracownika czy wydawanie świadectwa pracy nastąpi, poprzez wypełnienie gotowych formularzy typowych i prostych umów, udostępnianych przez ministra właściwego do spraw pracy, z wykorzystaniem systemu teleinformatycznego. Za pośrednictwem systemu teleinformatycznego będzie możliwe ponadto: przekazywanie do urzędu skarbowego informacji o pobranych zaliczkach na podatek dochodowy, obliczanie należności podatkowych, dokonywanie formalności związanych ze zgłoszeniem do Zakładu Ubezpieczeń Społecznych i obsługą korespondencji z ZUS-em. W przypadku obsługi umowy za pośrednictwem systemu teleinformatycznego, dokumentacja związana z umową będzie prowadzona i przechowywana w systemie w postaci elektronicznej. Natomiast w przypadku, gdy dokument został utworzony w postaci papierowej, pracodawca, zleceniodawca albo rodzice wprowadzają do systemu teleinformatycznego jego odwzorowanie cyfrowe, opatrując je kwalifikowanym podpisem elektronicznym, podpisem osobistym albo podpisem zaufanym, potwierdzającym zgodność odwzorowania cyfrowego z dokumentem papierowym. Do obsługi umowy za pośrednictwem systemu teleinformatycznego, ustawa wymaga uprzedniej zgody stron. Zgody tej nie można będzie odwołać.

Umowa zostanie zawarta z chwilą opatrzenia jej kwalifikowanym podpisem elektronicznym, podpisem osobistym albo zaufanym przez strony. Opatrzenie umowy podpisem osobistym albo podpisem zaufanym wywoła skutek równoważny podpisowi własnoręcznemu (analogicznie przy zmianie, rozwiązaniu umowy oraz w przypadku świadectwa pracy).

Wprowadzone do systemu dane osobowe będą przetwarzane przez ministra do spraw pracy jedynie w zakresie niezbędnym do zapewnienia prawidłowego funkcjonowania systemu. Zakres pozyskiwanych danych będzie taki sam, jak w przypadku umów zawieranych w sposób tradycyjny. Do celów statystycznych minister właściwy do spraw pracy będzie przetwarzał dane zanonimizowane.

Ustawa wymaga, aby pracodawca, zleceniodawca albo rodzice wprowadzali do systemu informację o zmianie ich dotychczasowego statusu - mikroprzedsiębiorcy, rolnika, rodzica, a także podmiotu niebędącego mikroprzedsiębiorcą albo zleceniodawcą zatrudniających nie więcej niż 9 osób. W takiej sytuacji umowa będzie mogła być obsługiwana w systemie przez okres do 2 lat, licząc od końca roku kalendarzowego, w którym dokonano zgłoszenia o zaistnieniu tych okoliczności.

Minister właściwy do spraw pracy w porozumieniu z ministrem właściwym do spraw gospodarki udostępni system teleinformatyczny w okresie 3 lat od dnia wejścia w życie ustawy.

Najważniejsze rozwiązania

Najważniejsze rozwiązania przewidziane w ustawie to:

1. Stworzenie systemu teleinformatycznego, który ułatwi prawidłowe naliczanie i odprowadzanie podatków oraz składek na ubezpieczenie społeczne i zdrowotne.

Umożliwi tym samym zawieranie w prosty sposób, poprzez dedykowany do tego system IT, najbardziej popularnych rodzajów umów dotyczących wykonywania pracy: umowy o pracę, umowy zlecenia oraz umowy uaktywniającej.

- "Dzięki systemowi w jednym miejscu możliwe będzie zarówno zawarcie umowy, jak i przekazywanie zgłoszeń do ubezpieczeń i urzędu skarbowego. Przewiduje się, że system będzie dodatkowo umożliwiał m.in. obliczanie wymiaru urlopu wypoczynkowego przysługującego pracownikowi i wydawanie świadectwa pracy" – wskazała minister Marlena Maląg.

Jak dodała, powstaną gotowe wzory umów. Z możliwości tej skorzystać będą mogli mikroprzedsiębiorcy i firmy zatrudniające do 9 osób, rolnicy oraz osoby fizyczne.

2. Rozszerzone zostanie zastosowanie podpisu zaufanego na zawieranie: umów o pracę, umów zlecenia, umów o świadczenie usług, do których stosuje się przepisy o zleceniu oraz umów uaktywniających.

3. System teleinformatyczny będzie obsługiwał nie tylko proces zawierania, ale i przechowywania umów oraz udostępniania dokumentacji pracowniczej.

4. Rozwiązanie będzie zintegrowane z systemem praca.gov.pl (Ministerstwa Rodziny i Polityki Społecznej) oraz biznes.gov.pl (Ministerstwa Rozwoju i Technologii).

Zmiany w ustawie o pomocy społecznej

Projekt ustawy zawiera także przepisy zmieniające ustawę o pomocy społecznej, które pozwolą na pominięcie pośrednictwa Ministerstwa w zawieraniu umów na system teleinformatyczny służący do realizacji statutowych zadań Ośrodków Pomocy Społecznej. Umowy będą zawierane bezpośrednio przez gminy.

- "Ustawa ta stanowi kamień milowy dla reformy pod nazwą Efektywne instytucje na rzecz rynku pracy w ramach Krajowego Planu Odbudowy i Wzmacniania Odporności: – podkreśliła szefowa MRiPS.

Kiedy ustawa wejdzie w życie?

Ustawa wejdzie w życie w terminie 30 dni od dnia ogłoszenia, natomiast sam system teleinformatyczny zostanie uruchomiony do 2025 r. Minister właściwy do spraw pracy będzie mógł ogłosić wcześniejsze uruchomienie systemu. W zakresie zmiany dotyczącej pomocy społecznej zmiana wejdzie w życie z dniem 1 stycznia 2024 r.

A.J.
Zespół e-prawnik.pl