Trwa ożywiona dyskusja, jak ma wyglądać Państwowa Inspekcja Pracy po zmianach przewidzianych w rewizji Krajowego Planu Odbudowy (KPO). Pewne jest, że Inspekcję czeka rewolucja.
Nadchodzą zmiany w Inspekcji Pracy
Realizacja reformy przewidzianej w KPO to ogromna szansa, ale i wyzwanie dla Państwowej Inspekcji Pracy.
– "Rada Unii Europejskiej dała zielone światło dla reformy naszego urzędu. Zmiany wynegocjowane przez rząd z Komisją Europejską zapewnią lepszą ochronę osób świadczących pracę w Polsce przed nieuczciwym traktowaniem i wyzyskiem. Inspekcja Pracy w najbliższych miesiącach zostanie zmodernizowana, wyposażona w nowe systemy informatyczne, zasilona w dodatkowe pieniądze i co najważniejsze – w nowe uprawnienia dostosowane do aktualnej sytuacji w naszej gospodarce. Zrobimy wszystko, by wykorzystać szanse, jakie daje nam Krajowy Plan Odbudowy. Wskazanie reformy Państwowej Inspekcji Pracy wśród innych strategicznych zmian dla Polski świadczy o tym, z jaką powagą nasze władze i przedstawiciele unijnej administracji traktują kwestie zrównoważonego rozwoju społeczno-gospodarczego w Polsce" – ocenił Główny Inspektor Pracy Marcin Stanecki.
Ministrowie finansów i gospodarki państw Unii Europejskiej, zasiadający w Radzie Unii Europejskiej, zatwierdzili 20 czerwca 2025 roku rewizję Krajowego Planu Odbudowy (KPO), która otwiera drogę do reformy Państwowej Inspekcji Pracy i ograniczenia segmentacji polskiego rynku pracy. Wdrożenie zmian ma nastąpić w 2026 roku.
W tym celu mają zostać zmienione ramy prawne działania Państwowej Inspekcji Pracy, aby:
- upoważnić Państwową Inspekcję Pracy do wydawania decyzji administracyjnych przekształcających niewłaściwie zawarte umowy cywilnoprawne w umowy o pracę;
- umożliwić wymianę danych między Państwową Inspekcją Pracy, ZUS i Krajową Administracją Skarbową dla celów inspekcji pracy;
- wprowadzić możliwość przeprowadzania kontroli zdalnych przez Państwową Inspekcję Pracy;
- wprowadzić dla Państwowej Inspekcji Pracy obowiązek przygotowywania rocznych i długoterminowych planów działania uwzględniających ukierunkowane kontrole na podstawie analizy ryzyka;
- przynajmniej dwukrotnie zwiększyć maksymalną wysokość kar, które Państwowa Inspekcja Pracy może nakładać w postępowaniu mandatowym.
Dodatkowo rewizja zakłada, że Kodeks pracy zostanie zmieniony, aby do uprawnień wynikających z zatrudnienia na etacie można było zaliczyć staż pracy na podstawie umów cywilnoprawnych.
– Wiele z planowanych rozwiązań, które mam nadzieję już wkrótce znajdą się w dyspozycji inspektorów pracy, od dawna było naszym marzeniem. Informatyzacja urzędu i wymiana danych z innymi instytucjami sprawią, że nasza praca będzie bardziej efektywna. Dodatkowe zwiększenie budżetu Inspekcji pozwoli na przyciągnięcie nowych kadr i poprawę warunków wykonywania powierzonych nam zadań, a jest ich naprawdę sporo – podkreśla Marcin Stanecki.
Zmianom w przepisach będzie towarzyszyć zestaw działań mających na celu zwiększenie zdolności Państwowej Inspekcji Pracy, które będą obejmować:
- przyjęcie wieloletniej strategii budowania potencjału i poprawy warunków pracy w Państwowej Inspekcji Pracy;
- 10-procentowy wzrost budżetu Państwowej Inspekcji Pracy na rok 2026 w porównaniu do 2025;
- powołanie międzyinstytucjonalnej grupy roboczej ds. oceny ryzyka z udziałem przedstawicieli Państwowej Inspekcji Pracy, Zakładu Ubezpieczeń Społecznych oraz Krajowej Administracji Skarbowej w celu zwiększenia efektywności Inspekcji Pracy;
- uruchomienie elektronicznego kanału wymiany danych pomiędzy Państwową Inspekcją Pracy, Zakładem Ubezpieczeń Społecznych oraz Krajową Administracją Skarbową;
- przeprowadzenie audytu systemów bezpieczeństwa informatycznego (IT security systems) w Inspekcji;
- przyjęcie zarządzenia Głównego Inspektora Pracy dotyczącego metod zarządzania i standardów kontroli.
Trwają prace nad reformą Państwowej Inspekcji Pracy
Niedawno w Ministerstwie Rodziny, Pracy i Polityki Społecznej odbyło się posiedzenie zespołu do spraw wypracowania rozwiązań służących reformie Państwowej Inspekcji Pracy. Spotkanie poświęcono realizacji kamieni milowych Krajowego Planu Odbudowy, zakładających oskładkowanie umów zlecenia i o dzieło oraz wzmocnienie roli Inspekcji Pracy.
– "Przed nami ambitne zadanie: wyposażyć Państwową Inspekcję Pracy w narzędzia, które pozwolą jej skutecznie chronić prawa pracownicze, reagować na nadużycia przy zawieraniu umów i zapewniać realną poprawę sytuacji pracowników" – wskazała minister Agnieszka Dziemianowicz-Bąk.
Podczas spotkania przedstawiono propozycje dotyczące procedury przekształcania nieprawidłowo zawartych umów cywilnoprawnych w stosunek pracy oraz plan realizacji kolejnych elementów kamieni milowych, w tym wdrożenia zdalnych kontroli i zwiększenia sankcji wobec nieuczciwych pracodawców.
Prace zespołu koncentrują się na określeniu procedur przekształcania umów cywilnoprawnych w umowy o pracę, zwiększeniu efektywności i zasięgu kontroli, w tym wdrożeniu mechanizmów kontroli zdalnych, a także podwyższeniu sankcji i wprowadzeniu dodatkowych rozwiązań zwiększających skuteczność działań Inspekcji. Szczególnie ważnym obszarem prac zespołu jest kwestia skutecznej wymiany danych między kluczowymi instytucjami – Państwową Inspekcją Pracy, Zakładem Ubezpieczeń Społecznych i Krajową Administracją Skarbową.
Przewodniczący zespołu dr Liwiusz Laska zaprezentował szczegółowy harmonogram dalszych prac legislacyjnych. Wskazał, że celem zespołu jest przygotowanie do końca sierpnia projektu ustawy oraz przeprowadzenie do końca roku procesu uzgodnień międzyresortowych, konsultacji społecznych i uzyskanie akceptacji Rady Ministrów.
– "Przed nami bardzo intensywny proces. Mamy wspólny cel i dużą odpowiedzialność, nie tylko wobec pracowników i pracodawców, ale również wobec Komisji Europejskiej, z którą uzgodniliśmy kamienie milowe KPO. Od ich realizacji zależy dostęp Polski do kolejnych środków z funduszu odbudowy" – mówiła minister Dziemianowicz-Bąk, apelując jednocześnie o współpracę między wszystkimi instytucjami zaangażowanymi w proces reformy.
– "Bardzo cieszymy się z zaproszenia do zespołu reformującego Państwową Inspekcję Pracy. Ta zmiana oznacza prawdziwe unowocześnienie funkcjonowania naszego urzędu. Szczególnie ważne będzie wprowadzenie możliwości prowadzenia zdalnych kontroli. Dzięki temu Państwowa Inspekcja Pracy stanie się jedną z nowocześniejszych inspekcji pracy w Europie" – podkreślił Główny Inspektor Pracy Marcin Stanecki.
W spotkaniu wzięli udział m.in. prezes ZUS Zbigniew Derdziuk, przedstawiciele Rady Ochrony Pracy, Krajowej Administracji Skarbowej oraz eksperci z Ministerstwa Rodziny, Pracy i Polityki Społecznej.
Nowy wymiar Inspekcji Pracy
Zdaniem Głównego Inspektora Pracy, Marcina Staneckiego, nie ma w Unii Europejskiej instytucji nadzorującej przestrzeganie prawa pracy działającej tak szeroko jak PIP, ale są też te same problemy, jak w innych państwach - tematem kontroli numer jeden jest dla nich legalność zatrudnienia. Kontrole legalności zatrudnienia cudzoziemców to także dla PIP bardzo trudne, a czasem wręcz niemożliwe do wykonania zadanie - gdy inspektor pojawia się przed bramą, plac budowy pustoszeje.
Główny Inspektor Pracy wskazał w wywiadzie na temat przygotowywanej reformy, że najistotniejsza zmiana przewidziana w rewizji KPO, która z pewnością pomoże nam przeciwdziałać oszustwom, to podłączenie do baz danych ZUS i Krajowej Administracji Skarbowej. Da to inspektorom pracy wgląd w dane dotyczące zatrudnienia w konkretnej firmie jeszcze przed rozpoczęciem kontroli oraz porównanie stanu zapisanego w oficjalnych rejestrach z tym, co inspektor zastanie po przekroczeniu progu takiego podmiotu.Rozwiązaniem, które sprawiłoby, że działania PIP będą rzeczywiście skuteczne, byłoby równoczesne wdrożenie możliwości prowadzenia tzw. czynności rozpoznawczych przez inspektorów, podejmowanych na miejscu kontroli jeszcze przed jej rozpoczęciem. Główny Inspektor Pracy wskazał, że inspektorzy powinni mieć możliwość używania dronów, aby fotografować teren i ewentualne nieprawidłowości.
Po zmianach ma pojawić się tzw. analiza ryzyka. PIP będzie co do zasady zobowiązana do jej przeprowadzenia przy typowaniu przedsiębiorców do doraźnych kontroli. Wypełniając ten obowiązek z KPO, wypełni jednocześnie obowiązek z ustawy deregulacyjnej, która także mówi o analizie ryzyka i m.in. ograniczeniu liczby kontroli w przedsiębiorstwach zaliczonych do grupy o niskim ryzyku występowania nieprawidłowości. Skuteczność takich kontroli i typowanie podmiotów do sprawdzenia ułatwi nam wspomniana już wymiana danych z Zakładem Ubezpieczeń Społecznych i Krajową Administracją Skarbową. Negocjacje w sprawie dostępu Inspekcji do baz ZUS i KAS są obecnie na zaawansowanym etapie. Wymiana danych spowoduje, że kontrole będą efektywniejsze. PIP nie będzie działała na ślepo, bo będzie miała wiedzę o podmiocie kontrolowanym.
Taka analiza i typowanie do kontroli nie będą jednak zawsze potrzebne i nie będą miały zastosowania np. w sytuacji, gdy inspektor ustali, że w danym miejscu pracy łamane są przepisy i wymaga to interwencji (np. małe budowy powinny podlegać stałym kontrolom, bo występuje tam zagrożenie życia i zdrowia zatrudnionych).
Główny Inspektor Pracy wskazał, że Inspekcja i tak działa głównie na podstawie skarg. A złożenie skargi przez pracownika zwolni z obowiązku analizy ryzyka. Podobnie jak podana w mediach społecznościowych czy w portalu internetowym informacja, że konkretna firma nie płaci wynagrodzeń albo praca jest tam organizowana z łamaniem norm bezpieczeństwa. Zanim PIP dostanie taką skargę od zatrudnionych w takiej firmie, już dziś może i po zmianach też będzie mogła podjąć działania jedynie na podstawie informacji pojawiających się w przestrzeni publicznej. Taką możliwość potwierdziło zresztą Ministerstwo Rozwoju w jednej ze swoich interpretacji.
Główny Inspektor Pracy wskazał, że Inspekcja nie idzie w stronę zwiększenia liczby kontroli, ale chce, żeby kontrole były lepiej ukierunkowane, skuteczniejsze i przynosiły realne skutki. Nie chce zawracać głowy pracodawcom, którzy dbają o swoją załogę, a jeśli zdarzy im się popełnić błąd przy stosowaniu przepisów, to robią to bez złej woli, z niewiedzy lub błędnej interpretacji przepisów. Po zmianach tacy pracodawcy mogliby złapać oddech, nie bać się nadchodzących kontroli Inspekcji Pracy. PIP chciałaby stworzyć pracodawcom przestrzeń do tego, aby mieli szansę i czas na poprawę błędów. Takim rozwiązaniem miałaby być tzw. pierwsza kontrola. Jeżeli inspektor pracy przyjdzie do firmy i stwierdzi nieprawidłowości, które nie będą wynikać z umyślnego działania, ale ze zwykłej nieświadomości, to nie będzie karał pracodawcy, lecz wskaże obszary do poprawy. Dopiero jeśli pracodawca nie wywiąże się z tego, to inspektor będzie mógł podjąć decyzję o wszczęciu postępowania w sprawie o wykroczenie. To rozwiązanie nie dotyczyłoby już tylko małych firm jak obecnie, ale rozciągnięte zostałoby na cały rynek - wyjaśnił szef PIP.
Główny Inspektor Pracy wskazał, że myśli też o innym ułatwieniu życia pracodawcom i inspektorom – o wprowadzeniu swoistego audytu w firmie na wniosek pracodawcy. Być może wizyta inspektora mogłaby być poprzedzona udostępnieniem pracodawcy kart kontrolnych, aby miał możliwość wcześniejszej samokontroli. Mimo ujawnienia nieprawidłowości podczas takiej kontroli, inspektor mógłby w uzasadnionych przypadkach odstąpić od nałożenia mandatu. Oczywiście nie tam, gdzie jest zagrożenie życia i zdrowia.
Te zmiany powinny być przy tym skorelowane z modyfikacją sposobu konstruowania budżetu Inspekcji. Jej budżet jest zadaniowy i uzależniony od liczby wydanych decyzji, wystąpień, nakazów czy przeprowadzonych kontroli. Główny Inspektor Pracy wskazał, że zależy mu na tym, by zasady funkcjonowania Inspekcji Pracy kształtowały mierniki opierające się nie na ilości, a na jakości naszej pracy. Chodzi o to, by dostosować zasady funkcjonowania urzędu do obecnych realiów i nadać Inspekcji Pracy nowy wymiar – instytucji doradczej, która zamiast gnębić pracodawców mandatami za każde, nawet najdrobniejsze naruszenie, wspiera ich dobrą radą i swoim doświadczeniem. Główny Inspektor Pracy wskazał, że marzy mu się taki miernik skuteczności pracy Inspekcji, w którym zamiast liczby nałożonych mandatów podawanoby liczbę pierwszych kontroli zakończonych usunięciem wszelkich naruszeń czy przeprowadzonych przez Inspekcję Pracy audytów wskazujących, że polscy przedsiębiorcy świetnie rozumieją ciągle zmieniające się prawo i skomplikowane obowiązki dotyczące zapewnienia bezpiecznych warunków pracy.
W dobie pracy zdalnej wprowadzenie zdalnych kontroli jest oczywistą i konieczną zmianą. Dzięki niej Państwowa Inspekcja Pracy w Polsce zrobi prawdziwy krok w kierunku unowocześnienia swojego działania. Wychodzi naprzeciw oczekiwaniom ustawy deregulacyjnej, która mówi o końcu pieczątek w administracji. Dzisiaj protokół z kontroli musi być podpisany i opieczętowany w dwóch miejscach – zarówno przez pracodawcę, jak i inspektora pracy. To dość archaiczny wymóg, więc często zdarza się, że pracodawca zapomni pieczątki, bo zwykle jej nie używa. Aby podpisać protokół, musi wrócić po nią do firmy, bo niezłożenie pieczęci to błąd formalnoprawny i protokół z kontroli nie może zostać uznany za podpisany. PIP chce, na wzór ZUS, podpisywać protokół z kontroli jednostronnie i dostarczać go pracodawcy w formie elektronicznej za potwierdzeniem odbioru. Nadal będzie możliwość wnoszenia zastrzeżeń w terminie 7 dni. Milczenie podmiotu kontrolowanego przez 7 dni będzie oznaczało akceptację protokołu – podkreślił Główny Inspektor Pracy Marcin Stanecki.
Również czynności kontrolne mogłyby być podejmowane zdalnie, co byłoby dla nas ogromnym ułatwieniem. Inspektor pracy mógłby nawet kilka razy w ciągu dnia sprawdzić, co się dzieje u pracodawcy, żądając udostępnienia podglądu danego miejsca. A problem np. małych budów pokazuje, że gdy tylko inspektor odjeżdża, bardzo szybko wraca stan sprzed kontroli. Aby przeciwdziałać nieprawidłowościom na budowach, inspektor musiałby tam zamieszkać na stałe. Zamiast dojeżdżać w takie miejsca i pokonywać setki kilometrów dziennie, mógłby sprawdzać na żywo, co dzieje się na budowie. Oczywiście inspektor nadal będzie mógł fizycznie udać się w takie miejsce, ale dzięki zdalnym kontrolom mógłby jeździć tam, gdzie jest naprawdę potrzebny. To również ukłon w stronę pracodawców, którzy twierdzą, że fizyczna obecność inspektora ich paraliżuje i są gotowi uruchomić kamerę w smartfonie na potrzeby zdalnej kontroli nawet kilka razy dziennie. Zdaniem szefa PIP, to rozwiązanie ma duży potencjał, ułatwi i przyspieszy proces kontroli. Szczególnie w przypadku budów, które podlegają ciągłym zmianom. Dodatkowo to rozwiązanie jest pożądane z punktu widzenia ekonomii działania PIP, oszczędności czasu i kosztów dojazdu. Będzie to cenne narzędzie uzupełniające. Nie wyprze to kontroli fizycznych, ale pozwoli inspektorowi sprawdzić, czy np. po kontroli, a jeszcze przed wydaniem decyzji, jego zalecenia są utrzymywane – podkreślił Główny Inspektor Pracy Marcin Stanecki.
Zdaniem Głównego Inspektora Pracy, zakres kompetencji inspektorów też powinien się zwiększyć. Biorąc pod uwagę ostatnie lata i kłopoty z niewypłacaniem wynagrodzeń, dobrze, gdyby inspektorzy mieli możliwość wydania nakazu w stosunku do podmiotu, który utracił status pracodawcy. Obecnie bywa tak, że inspektor nie może przeprowadzić czynności, bo podmiot kontrolowany złożył oświadczenie, że nie zatrudnia już pracowników ani innych osób na podstawie umów cywilnoprawnych. W takiej sytuacji inspektor może jedynie skierować do sądu wniosek o ukaranie bądź wystawić mandat za niewypłacanie wynagrodzeń. Natomiast nie może użyć najskuteczniejszego narzędzia Inspekcji przy dochodzeniu zaległości i wydać nakazu płatniczego. Warto to zmienić, bo w niektórych przypadkach wygląda to tak, jakby taki były pracodawca świadomie pozbył się wszystkich zatrudnionych, aby uniknąć nakazu płatniczego zapewniającego najczęściej szybką wypłatę zaległych wynagrodzeń.
Główny Inspektor Pracy wskazał, że jeśli chodzi przewidziane w rewizji KPO wyposażenie inspektorów pracy w uprawnienie do przekształcania umów cywilnoprawnych w umowy o pracę, to zawsze PIP będzie działać tylko na podstawie skarg i postuluje, aby taka decyzja oddziaływała wyłącznie na przyszłość. PIP będzie też działać pod warunkiem wyraźnej woli osoby zainteresowanej przekształceniem - nie będzie nikogo uszczęśliwiać etatem na siłę.
Główny Inspektor Pracy wskazał, że założeniem w KPO jest co najmniej dwukrotne podniesienie górnego pułapu mandatów. Ale należy brać pod uwagę, że średnia mandatów PIP to 1300 zł, a przed sądem – 2400 zł, podczas gdy średnia kara za naruszenie przepisów o legalności zatrudnienia np. w Czechach wynosi w przeliczeniu około 30 tysięcy złotych. Zdaniem Głównego Inspektora Pracy, obecne kary w Polsce za złamanie prawa pracy są tak niskie, bo mamy art. 33 Kodeksu wykroczeń, który mówi, że sąd bierze pod uwagę stopień winy sprawcy, jego zachowanie przed czynem. Sądy często stosują też nadzwyczajne złagodzenie kary, gdy pracodawcy nie stać na zapłacenie kary. Być może warto pójść w stronę zróżnicowania wysokości kar w zależności od wielkości firmy. Uczynić to proporcjonalnie do liczby osób zatrudnionych u przedsiębiorcy.
Zdaniem Głównego Inspektora Pracy, prewencyjna działalność Państwowej Inspekcji Pracy jest bardzo istotna. W tym celu w ostatnim okresie wydała rekordowe 405 tys. publikacji i przeszkoliła 168 tys. osób. I wszystko wskazuje na to, że w tym roku przebije liczbę osób, które przeszkoli za darmo.