Obowiązki pracodawcy związane z utratą dokumentów - opinia prawna

Opinia prawna

Niniejsza opinia została sporządzona na podstawie:

• Rozporządzenia Ministra Pracy i Polityki Socjalnej z dnia 28 maja 1996 r. w sprawie zakresu prowadzenia przez pracodawców dokumentacji w sprawach związanych ze stosunkiem pracy oraz sposobu prowadzenia akt osobowych pracownika (Dz. U. 1996 r., Nr 62, poz. 286 ze zmianami),
• Ustawy z dnia 13 października 1998 r. o systemie ubezpieczeń społecznych (Dz. U. 1998 r., Nr 137, poz. 887 ze zmianami),
• Ustawy z dnia 29 sierpnia 1997 r. Ordynacja podatkowa (Dz. U. 1997 r., Nr 137, poz. 926 ze zmianami),
• Ustawa z dnia 10 września 1999 r. Kodeks karny skarbowy (Dz. U. 1999 r., Nr 83, poz. 930 ze zmianami).

Dokumentacja pracownicza

Na pracodawcy ciąży obowiązek wypływający z treści przepisów Rozporządzenia Ministra Pracy i Polityki Socjalnej z dnia 28 maja 1996 r. w sprawie zakresu prowadzenia przez pracodawców dokumentacji w sprawach związanych ze stosunkiem pracy oraz sposobu prowadzenia akt osobowych pracownika, zgodnie z którym powinien on (pracodawca) założyć i prowadzić dla każdego pracownika oddzielnie akta osobowe (składające się z trzech części i obejmujące dokumenty zgromadzone w związku z ubieganiem się o zatrudnienie, czy też dokumenty dotyczące nawiązania stosunku pracy oraz przebiegu zatrudnienia pracownika).
Rozporządzenie to nakłada obowiązek, który powinien być wykonywany przez pracodawców bez wyjątków. Dlatego też - skoro stracił Pan dokumentację tego typu - aby nie narazić się na konsekwencje w postaci sankcji karnych, koniecznym jest zgłoszenie faktu utraty tych dokumentów inspektorowi pracy.

Ubezpieczenia społeczne

Z ustawy o systemie ubezpieczeń społecznych z kolei wynika obowiązek prowadzenia i przechowywania dokumentacji związanej z ubezpieczeniem społecznym. Ustawa ta bowiem nakłada na płatników składek szereg obowiązków, w tym między innymi obowiązek prowadzenia dokumentacji będącej dowodem na prawidłowe odprowadzenie składek ZUS. Ustawa przewiduje ewentualność przeprowadzenia kontroli zadań z zakresu ubezpieczeń społecznych, którą przeprowadzają inspektorzy kontroli Zakładu Ubezpieczeń Społecznych. Do uprawnień wspomnianego kontrolera należy pośród innych także badanie wszelkich ksiąg, dokumentów finansowo-księgowych i osobowych oraz innych nośników informacji związanych z zakresem kontroli. Ustawa ta konkretyzuje obowiązki płatnika składek, stanowiąc, że jest on zobowiązany:

• udostępnić wszelkie księgi, dokumenty i inne nośniki informacji związane z zakresem kontroli, które są przechowywane u płatnika oraz u osób trzecich w związku z powierzeniem tym osobom niektórych czynności na podstawie odrębnych umów,
• udostępniać do oględzin składniki majątku, których badanie wchodzi w zakres kontroli, jeżeli zalegają z opłatą należności z tytułu składek,
• sporządzić i wydać kopie dokumentów związanych z zakresem kontroli i określonych przez inspektora kontroli Zakładu,
• zapewnić niezbędne warunki do przeprowadzenia czynności kontrolnych, w tym udostępnić środki łączności, z wyjątkiem środków transportowych, oraz inne niezbędne środki techniczne do wykonania czynności kontrolnych, którymi dysponuje płatnik,
• udzielać wyjaśnień kontrolującemu,
• przedstawić tłumaczenie na język polski sporządzonej w języku obcym dokumentacji finansowo-księgowej i osobowej przedłożonej przez płatnika składek.

W Pana przypadku, z racji pożaru z większości w/w obowiązków nie mógłby się Pan wywiązać, toteż aby uniknąć negatywnych konsekwencji także i w tym wypadku konieczne jest zgłoszenie do Zakładu Ubezpieczeń Społecznych ich utraty.

Prawo podatkowe

Z punktu widzenia przepisów podatkowych na płatnikach składek również ciąży szereg obowiązków, między innymi obowiązek wynikający z art. 32 który stanowi, iż: „płatnicy i inkasenci obowiązani są przechowywać dokumenty związane z poborem lub inkasem podatków do czasu upływu terminu przedawnienia zobowiązania płatnika lub inkasenta”.

Dopiero po upływie tego okresu płatnicy i inkasenci obowiązani są przekazać podatnikom dokumenty związane z poborem lub inkasem podatku, natomiast gdy przekazanie ich podatnikowi jest niemożliwe, dokumenty te podlegają zniszczeniu. Zgodnie z art. 53 § 20 kodeksu karnego skarbowego, dokumentem jest każdy przedmiot lub każda informacja utrwalona na nośniku do jej zapisu w postaci cyfrowej lub na taśmie elektromagnetycznej, jak również na elektronicznym nośniku danych, z którymi jest związane określone prawo, albo które ze względu na zawartą w nim treść stanowią dowód prawa, stosunku prawnego lub okoliczności mających znaczenie prawne.

Wynika z tego, iż zgłoszenie organom podatkowym faktu, iż miał miejsce pożar i Pana dokumentacja uległa w jego wyniku zniszczeniu, jest konieczne, gdyż ordynacja podatkowa narzuca płatnikowi obowiązek prowadzenia tej dokumentacji. Potwierdza to pośrednio § 1a art. 32 ordynacji podatkowej, który stanowi, iż w razie likwidacji lub rozwiązania osoby prawnej lub jednostki organizacyjnej niemającej osobowości prawnej, podmiot dokonujący likwidacji lub rozwiązania zawiadamia pisemnie właściwy organ podatkowy, nie później niż w ostatnim dniu istnienia osoby prawnej lub jednostki organizacyjnej niemającej osobowości prawnej, o miejscu przechowywania dokumentów związanych z poborem lub inkasem podatku.

Jak wynika z treści art. 60 Kodeksu karnego skarbowego, „kto wbrew obowiązkowi nie prowadzi księgi, podlega karze grzywny do 240 stawek dziennych”. Zgodnie z paragrafem drugim tego przepisu, takiej samej karze podlega kto wbrew obowiązkowi nie przechowuje księgi.
Podsumowując, z opisanego stanu faktycznego wynika, iż dokonał Pan wszelkich niezbędnych czynności związanych z dochowaniem obowiązku powiadomienia odpowiednich instytucji o fakcie utraty dokumentacji jej przyczynach.