Delegacja zagraniczna a koszty reprezentacji

Odpowiedź prawnika: Delegacja zagraniczna a koszty reprezentacji

Podstawowym warunkiem zaliczenia danych wydatków na reprezentację do kosztów uzyskania przychodów, jest to, aby działania reprezentacyjne miały na celu osiągnięcie przychodu z działalności. Jeżeli więc uznamy, iż poczęstowanie kontrahenta butelką alkoholu i paczką papierosów (lepszej marki) tworzy pozytywny wizerunek firmy, poniesione przez przedsiębiorcę wydatki mogą zostać zaliczone do kosztów uzyskania przychodów - oczywiście do wysokości ustawowego limitu, tj. 0,25% przychodów (por. pismo Ministra Finansów z 30 października 1997 r. (nr PO 3-MD-722-6307-666/97). Niekiedy jednak w interpretacjach organów podatkowych i orzecznictwie podatkowym wyrażany jest pogląd zdecydowanie przeciwstawiający się możliwości zakupów „używek” w ramach kosztów reprezentacji. Możliwość taką odrzucił NSA w wyroku z dnia 21 listopada 1997 r. (sygn. SA/Gd 359/96): "Powoływanie się na rzekome prawo zwyczajowe, które ma polegać na tym, że ułatwia prowadzenie działalności handlowej - czy w ogóle gospodarczej - poczęstunek alkoholowy, nie może odnieść skutku. Propagowanie zwyczaju, który jest etycznie naganny, w żadnym przypadku nie mogłoby być stosowane na dobro strony na taki zwyczaj się powołującej. Nie trzeba większej wyobraźni, by powołać inne przykłady niechlubnych praktyk, które w żadnym razie nie mogą być podstawą dla wykładni przepisów prawa podatkowego. To, że kosztami uzyskania przychodów z poszczególnego źródła są wszelkie koszty poniesione w celu osiągnięcia przychodów z wyjątkiem kosztów wymienionych w ustawie, nie znaczy, że można sobie dowolnie wliczać do kosztów wydatki poniesione przy okazji prowadzonej działalności. Wydatki na alkohol nie są związane bezpośrednio z uzyskaniem przychodów, a ich jednoznacznie negatywna ocena przesądza o tym, że nie można ich w koszty działalności zaliczyć".

Do kosztów uzyskania przychodów można zaliczyć udokumentowane fakturami lub rachunkami opłaty za nocleg (np. za hotel). Właścicielowi firmy nie przysługuje natomiast ryczałt za nocleg, który dotyczy tylko przebywających w podróży służbowej pracowników.