Diety z tytułu podróży służbowej w firmie transportowej

Odpowiedź prawnika: Diety z tytułu podróży służbowej w firmie transportowej

Kwestie związane z prawem pracownika do zwrotu kosztów związanych z podróżą służbową uregulowane są nie w Kodeksie cywilnym, lecz w art. 77⁵ § 1 Kodeksu pracy. Zgodnie z tym przepisem, pracownikowi wykonującemu na polecenie pracodawcy zadanie służbowe poza miejscowością, w której znajduje się siedziba pracodawcy lub poza stałym miejscem pracy przysługują należności na pokrycie kosztów związanych z podróżą służbową.

Wysokość kwot przysługujących pracownikowi określa się na podstawie rozporządzenia MPiPS z 19.12.2002 r. w sprawie wysokości oraz warunków ustalania należności przysługujących pracownikowi zatrudnionemu w państwowej lub samorządowej jednostce sfery budżetowej z tytułu podróży służbowej na obszarze kraju. Należy jednak pamiętać, że chodzi tutaj o kwoty dotyczące podróży służbowej, a za taką można uznać tylko podróż odbytą w związku z zadaniem służbowym do miejscowości położonej poza miejscowością, w której znajduje się siedziba pracodawcy albo poza stałym miejscem pracy. Miejsce pracy powinno być określone w umowie o pracę i powinno ono odpowiadać rzeczywistości. Miejsce pracy może być przykładowo oznaczone jako teren danej gminy czy powiatu. Jeśli więc do zadań pracownika należy przywóz towarów z jednej miejscowości do drugiej trudno uznać, że pracownik wykonuje podróż służbową. Odnośnie podróży służbowych podatników, których przedmiotem jest działalność transportowa, wypowiedziało się Ministerstwo Finansów w odpowiedzi na interpelację poselską z dnia 21.12.2004 r. nr 8871. Zdaniem Ministerstwa, osoba fizyczna świadcząca usługi transportu samochodowego, podobnie jak każdy inny podatnik prowadzący działalność gospodarczą, do kosztów uzyskania przychodów może zaliczyć wartość diet pod warunkiem, że związane są one z odbywaniem podróży służbowej. W sytuacji zaś, gdy wykonywane usługi stanowią przedmiot działalności gospodarczej (a tak jest w przypadku usług transportu samochodowego) nie są one podróżą służbową. Właśnie z uwagi na fakt, że czynności te stanowią istotę świadczonych usług, nie wiążą się z odbywaniem podróży służbowej. W odpowiedzi zwrócono również uwagę, iż w opinii Ministerstwa Gospodarki, Pracy i Polityki Społecznej również kierowcy będącemu pracownikiem w rozumieniu przepisów Kodeksu pracy, zatrudnionemu u podatnika świadczącego usługi transportowe, nie w każdym przypadku przysługuje dieta z tytułu odbywanej podróży. Istotne znaczenie ma charakter i rodzaj pracy wykonywanej przez pracownika.

            Decydujące znaczenie w omawianym przypadku będzie zatem miał charakter i rodzaj pracy wykonywanej przez pracownika. Za podróż służbową nie można bowiem uznać podróży, która jest związana z wykonywaniem zwykłych obowiązków pracownika. Stanowisko takie potwierdzone jest w orzecznictwie Sądu Najwyższego (wyrok SN z dnia 08.04.1998 r., I PKN 24/98 i z dnia 11.04.2001r., I PKN 350/00). Zatem pracownik zatrudniony jako kierowca, w którego zwykły zakres obowiązków wchodzi przykładowo przewóz towarów do siedziby pracodawcy, udając się w podróż po te towary nie odbywa podróży służbowej. Jeśli jednak kierowca podróżuje, wykonując polecenie pracodawcy, które nie jest związane z jego zwykłymi obowiązkami (np. w celu odbycia rozmów handlowych), to można mówić o podróży służbowej kierowcy. W takim przypadku otrzymane diety i inne należności podlegają u tego kierowcy zwolnieniu od podatku (w przeciwieństwie do należności niezwiązanych z podróżą służbową), zaś u pracodawcy podlegają zaliczeniu do kosztów – do wysokości określonych ww. rozporządzeniem limitów. 

            Niezależnie jednak od powyższych rozważań, do kierowcy będącego pracownikiem najprawdopodobniej będą miały zastosowanie przepisy ustawy z dnia 16.04.2004 r. o czasie pracy kierowców (Dz. U. Nr 92, poz. 879). Ustawa ta określa czas pracy kierowców zatrudnionych na podstawie stosunku pracy. Zgodnie z art. 6 ust. 1 tej ustawy, czasem pracy kierowcy jest czas od rozpoczęcia do zakończenia pracy, która obejmuje wszystkie czynności związane z wykonywaniem przewozu drogowego, w szczególności prowadzenie pojazdu, załadowywanie i rozładowywanie oraz nadzór nad załadunkiem i wyładunkiem, inne prace podejmowane w celu wykonania zadania służbowego lub zapewnienia bezpieczeństwa osób, pojazdu i rzeczy, niezbędne formalności administracyjne, itp. Zgodnie zaś z art. 2 pkt 4 ww. ustawy, przez stanowisko pracy kierowcy należy rozumieć:

1. siedzibę pracodawcy, na rzecz którego kierowca wykonuje swoje obowiązki, oraz inne miejsce prowadzenia działalności przez pracodawcę, w szczególności filie, przedstawicielstwa i oddziały,

2. pojazd, który kierowca prowadzi,

3. każde inne miejsce, w którym kierowca wykonuje czynności związane z wykonywanymi przewozami drogowymi.

           Jak widać z powyższego, postanowienia ww. ustawy poprzez dość dokładne określenie stanowiska oraz czasu pracy kierowcy wyłączają możliwość uznania czynności, o których mowa w pytaniu za podróż służbową.