Dokumentowanie kosztów przejazdu w delegacji

Odpowiedź prawnika: Dokumentowanie kosztów przejazdu w delegacji

Z obowiązujących przepisów nie wynika obowiązek załączania biletów. W rozporządzeniu w sprawie wysokości oraz warunków ustalania należności przysługujących pracownikowi zatrudnionemu w państwowej lub samorządowej jednostce sfery budżetowej z tytułu podróży służbowej ustawodawca wskazał tylko, że zwrot kosztów przejazdu obejmuje cenę biletu określonego środka transportu, z uwzględnieniem przysługującej pracownikowi ulgi na dany środek transportu, bez względu na to, z jakiego tytułu ulga ta przysługuje. Wynika z tego, że nawet w jednostkach sfery budżetowej (a tym bardziej w jednostkach spoza tej sfery) nie ma obowiązku fizycznego dołączania biletów. Przepisy nie nakładają też na pracownika obowiązku gromadzenia biletów.

Należy jednak pamiętać, iż zasadą jest udowodnianie poniesionych kosztów podróży służbowej przez pracownika, a nie przez pracodawcę. Bilet jest pośrednim dowodem, iż pracownik odbył podróż środkiem transportu wskazanym przez pracodawcę, a także dowodem zapłaconej ceny. Ponadto w regulacjach wewnętrznych jednostki może znaleźć się zapis nakazujący taką formę rozliczania delegacji.