Dostęp do akt osobowych pracownika

Pytanie:

Mała firma chce zatrudnić pracownika na umowę o dzieło w celu uporządkowania i utworzenia teczek osobowych dla zatrudnionych pracowników (aktualnie i już niepracujących). Pracownicy mają wątpliwości, czy ich dane nie "wyciekną" na zewnątrz. Czy każdy pracownik powinien wyrazić zgodę na dostęp do jego akt osobowych przez zatrudnioną na umowę o dzieło osobę? Czy zatrudniona na umowę o dzieło osoba musi podpisać oświadczenie o zachowaniu tajemnicy i będzie to wystarczające?

Masz inne pytanie do prawnika?

ODPOWIEDŹ PRAWNIKA

Zgodnie z art. 36 ustawy o ochronie danych osobowych, administrator danych (w tym przypadku pracodawca) jest obowiązany zastosować środki techniczne i organizacyjne zapewniające ochronę przetwarzanych danych osobowych odpowiednią do zagrożeń oraz kategorii danych objętych ochroną, a w szczególności powinien zabezpieczyć dane przed ich udostępnieniem osobom nieupoważnionym, zabraniem przez osobę nieuprawnioną, przetwarzaniem z naruszeniem ustawy oraz zmianą, utratą, uszkodzeniem lub zniszczeniem.

Jak więc wynika z powyższego, do przetwarzania danych mogą być dopuszczone wyłącznie osoby posiadające upoważnienie nadane przez administratora danych.

Z kolei art. 38 w/w ustawy nakłada na administratora danych obowiązek zapewnienia kontroli nad tym, jakie dane osobowe, kiedy i przez kogo zostały do zbioru wprowadzone oraz komu są przekazywane. Administrator danych obowiązany jest prowadzić ewidencję osób upoważnionych do ich przetwarzania, która powinna zawierać:

  1. imię i nazwisko osoby upoważnionej,  
  2. datę nadania i ustania oraz zakres upoważnienia do przetwarzania danych osobowych,  
  3. identyfikator, jeżeli dane są przetwarzane w systemie informatycznym.  

Osoby, które zostały upoważnione do przetwarzania danych, są obowiązane zachować w tajemnicy te dane osobowe oraz sposoby ich zabezpieczenia.

Jak więc wynika z powyższych przepisów, pracownik zatrudniony na podstawie umowy o dzieło, w celu uporządkowania i utworzenia akt osobowych pracowników, powinien posiadać upoważnienie pracodawcy do przetwarzania danych osobowych. Dopiero na podstawie takiego upoważnienia będzie miał on prawo do wykonywania powierzonej mu pracy.

Pracownicy nie muszą wrażać zgody na zatrudnienie osoby w takim charakterze, obowiązek zachowania tajemnicy wynika z ustawy ochronie danych osobowych (art. 39 ust. 2). Prosimy również zapoznać się z treścią artykułu zatytułowanego Jak prowadzić akta pracownicze? (część I)

Potrzebujesz porady prawnej?

KOMENTARZE (0)

Nie dodano jeszcze żadnego komentarza. Bądź pierwszy!!


Dodaj komentarz

DODAJ KOMENTARZ

ZOBACZ TAKŻE:

  • Powiadomienia ZUS

    Z uwagi na obostrzenia związane z przepisami z zakresu ochrony danych osobowych, Zakład Ubezpieczeń Społecznych musi zmienić treść powiadomień przekazywanych mailem oraz smsem pracodawcom, które (...)

  • PPK i dane pracownika

    Pracodawca w związku z obowiązkiem zawarcia umowy o prowadzenie Pracowniczych Planów Kapitałowych z wybraną instytucją finansową, musi jej przekazać numer telefonu i adres (...)

  • Ewidencja czasu pracy - jak prowadzić ewidencję czasu pracy?

    Zgodnie z Kodeksem pracy, czas pracy jest to czas, w którym pracownik pozostaje w dyspozycji pracodawcy w zakładzie pracy lub w innym miejscu wyznaczonym do wykonywania pracy. Systemy i rozkłady (...)

  • Czy pracodawca może używać imiennego adresu e-mail byłego pracownika?

    Imienny adres e-mail zawiera dane z zakresu tzw. „danych zwykłych”, których przetwarzanie regulowane jest w RODO (art. 6 ust. 1). Oznacza to, że przetwarzanie takich (...)

  • Wolontariat musi szczególnie dbać o ochronę danych beneficjentów...

    Organizacje pracujące na rzecz innych (tzw. wolontariaty) w związku ze swoją działalnością przetwarzają ogromne ilości danych osobowych. Często są to dane wymagające szczególnej (...)

NA SKÓTY