Dostęp do akt osobowych pracownika

Odpowiedź prawnika: Dostęp do akt osobowych pracownika

Zgodnie z art. 36 ustawy o ochronie danych osobowych, administrator danych (w tym przypadku pracodawca) jest obowiązany zastosować środki techniczne i organizacyjne zapewniające ochronę przetwarzanych danych osobowych odpowiednią do zagrożeń oraz kategorii danych objętych ochroną, a w szczególności powinien zabezpieczyć dane przed ich udostępnieniem osobom nieupoważnionym, zabraniem przez osobę nieuprawnioną, przetwarzaniem z naruszeniem ustawy oraz zmianą, utratą, uszkodzeniem lub zniszczeniem.

Jak więc wynika z powyższego, do przetwarzania danych mogą być dopuszczone wyłącznie osoby posiadające upoważnienie nadane przez administratora danych.

Z kolei art. 38 w/w ustawy nakłada na administratora danych obowiązek zapewnienia kontroli nad tym, jakie dane osobowe, kiedy i przez kogo zostały do zbioru wprowadzone oraz komu są przekazywane. Administrator danych obowiązany jest prowadzić ewidencję osób upoważnionych do ich przetwarzania, która powinna zawierać:

1. imię i nazwisko osoby upoważnionej,  
2. datę nadania i ustania oraz zakres upoważnienia do przetwarzania danych osobowych,  
3. identyfikator, jeżeli dane są przetwarzane w systemie informatycznym.  

Osoby, które zostały upoważnione do przetwarzania danych, są obowiązane zachować w tajemnicy te dane osobowe oraz sposoby ich zabezpieczenia.

Jak więc wynika z powyższych przepisów, pracownik zatrudniony na podstawie umowy o dzieło, w celu uporządkowania i utworzenia akt osobowych pracowników, powinien posiadać upoważnienie pracodawcy do przetwarzania danych osobowych. Dopiero na podstawie takiego upoważnienia będzie miał on prawo do wykonywania powierzonej mu pracy.

Pracownicy nie muszą wrażać zgody na zatrudnienie osoby w takim charakterze, obowiązek zachowania tajemnicy wynika z ustawy ochronie danych osobowych (art. 39 ust. 2). Prosimy również zapoznać się z treścią artykułu zatytułowanego Jak prowadzić akta pracownicze? (część I)