Jak prowadzić akta pracownicze? (część I)

O jakie dane osobowe może zapytać przyszły pracodawca kandydata do pracy?

Od 1 stycznia 2004r. do kodeksu pracy wprowadzony został dodatkowy przepis (art. 22[1]), mówiący o tym jakie dane osobowe mogą być przedmiotem zainteresowania przyszłego pracodawcy w trakcie spotkania z kandydatem do pracy. Wprowadzenie tego uregulowania ma związek z ochroną danych osobowych, którą gwarantuje konstytucja. Nikt bowiem nie może być obowiązany bez upoważnienia ustawowego, do ujawniania informacji dotyczących jego osoby. Pracodawca ma prawo żądać od osoby ubiegającej się o zatrudnienie tylko danych, określonych w kodeksie pracy oraz innych ustawach. Dane te obejmują:

1. Imię (imiona) i nazwisko,
2. Imiona rodziców,
3. Datę urodzenia,
4. Miejsce zamieszkania (adres do korespondencji),
5. Wykształcenie,
6. Przebieg dotychczasowego zatrudnienia.

Po nawiązaniu stosunku pracy, pracodawca może zażądać od pracownika podania jeszcze dodatkowych informacji, takich jak:

1. inne dane osobowe pracownika, a także imiona i nazwiska oraz daty urodzenia dzieci pracownika, jeżeli podanie takich danych jest konieczne ze względu na korzystanie przez pracownika ze szczególnych uprawnień wynikających z prawa pracy,
2. numer PESEL pracownika.

Pracodawca ma prawo żądać podania innych danych osobowych, oprócz wymienionych, ale tylko w sytuacji gdy obowiązek ich ujawnienia wynika z odrębnych przepisów (np. zaświadczenie o niekaralności za przestępstwo z winy umyślnej od kandydata na pracownika ochrony fizycznej). Osoba, której dane osobowe dotyczą, udostępnia je pracodawcy w formie oświadczenia, a ten ma prawo domagać się udokumentowania tych informacji i danych.

Złożenia jakich dokumentów może zażądać pracodawca od przyszłego pracownika?

Przyjęcie pracownika do pracy oznacza dla pracodawcy podjęcie wielu nowych obowiązków, jakie nakłada na niego prawo pracy. Jednym z takich podstawowych obowiązków jest prowadzenie dokumentacji w sprawach związanych ze stosunkiem pracy oraz akta osobowe pracownika.

Na starcie pracodawca musi zebrać od pracownika dokumenty, na podstawie których zostanie on zatrudniony. Pracodawca ma prawo zażądać od osoby zainteresowanej posadą, przedłożenia następujących papierów:

• wypisanego kwestionariusza osobowego wraz z niezbędną ilością fotografii,
• świadectw pracy z poprzednich miejsc pracy lub innych dokumentów potwierdzających okresy zatrudnienia, obejmujących okresy pracy przypadające w roku kalendarzowym, w którym osoba ubiega się o zatrudnienie (jest to niezbędne przy ustalaniu prawa do wszelkich świadczeń, urlopu),
• dokumentów potwierdzających kwalifikacje zawodowe, wymagane do wykonywania oferowanej pracy,
• świadectw ukończenia gimnazjum - jeśli osoba ubiega się o pracę w celu przygotowania zawodowego,
• orzeczenia lekarskiego stwierdzającego brak przeciwwskazań do wykonywania pracy na określonym stanowisku pracy,
• wszelkich innych dokumentów, jeżeli obowiązek ich przedłożenia wynika z odrębnych przepisów.

Ponadto, kandydat może złożyć również dokumenty potwierdzające jego dodatkowe umiejętności, osiągnięcia zawodowe oraz dokumenty będące podstawą do korzystania ze szczególnych uprawnień w zakresie stosunku pracy.

Pracodawca nie ma obowiązku ani prawa przechowywać oryginałów przedstawionych dokumentów. W aktach osobowych mogą być wpięte tylko kserokopie lub odpisy dokumentów.

Przed dopuszczeniem pracownika do pracy i objęciem przez niego stanowiska, chlebodawca musi pamiętać o dopełnieniu kilku ważnych formalności. Chodzi tu przede wszystkim o sporządzenie na piśmie umowy o pracę w dwóch jednobrzmiących egzemplarzach, z których jeden otrzymuje pracownik, a drugi wędruje do akt osobowych, skierowanie pracownika na wstępne badania lekarskie, zorganizowanie przeszkolenia w zakresie bezpieczeństwa i higieny pracy, zapoznanie go z zakresem obowiązków, sposobem wykonywania pracy na wyznaczonych stanowiskach pracy. Najpóźniej w ciągu 7 dni od dnia zawarcia umowy o pracę, pracodawca musi poinformować pracownika na piśmie o obowiązującej dobowej tygodniowej normie czasu pracy, częstotliwości wypłaty wynagrodzenia, urlopie wypoczynkowym, długości okresu wypowiedzenia.

Jeśli pracodawca nie ma obowiązku tworzenia regulaminu pracy, wówczas dodatkowo trzeba jeszcze dopisać informacje o porze nocnej, miejscu, terminie i czasie wypłaty wynagrodzenia, przyjętym sposobie potwierdzania przez pracownika przybycia i obecności w pracy oraz usprawiedliwiania nieobecności w pracy.

Pracodawca musi również dopilnować, aby przed przystąpieniem pracownika do pracy uzyskać od niego pisemne potwierdzenie, że zapoznał się z zasadami i przepisami bhp, z zakresem informacji objętych tajemnicą określoną dla niektórych rodzajów pracy, z treścią regulaminu pracy lub informacją o warunkach zatrudnienia oraz obwieszczeniem na temat systemu i rozkładu czasu pracy i przyjętym okresie rozliczeniowym.

Jak prowadzić akta osobowe?

Pracodawca jest zobowiązany dla każdego pracownika założyć i prowadzić w określony przepisami sposób, teczkę z całą dokumentacją związaną z przebiegiem zatrudnienia. Teczka powinna być podzielona na 3 części: A,B i C. Każda z nich zawiera inny rodzaj dokumentów.

W części A powinny się znaleźć wszystkie papiery, dotyczące ubiegania się o etat, a więc te, które opisane są wyżej.

Część B natomiast, przeznaczona jest dla wszystkich dokumentów związanych z nawiązaniem stosunku pracy i trwającym zatrudnieniem czyli:

• umowa o pracę, a jeżeli umowa nie została sporządzona na piśmie – potwierdzenie co do ustaleń co do rodzaju umowy i jej warunków, zakres obowiązków pracownika,
• zaświadczenie o odbytym szkoleniu BHP,
• oświadczenie o zamiarze korzystania lub nie przez pracownika rodzica lub opiekuna dziecka, z uprawnień związanych z rodzicielstwem,
• pisma dotyczące powierzenia pracownikowi mienia i sposobu rozliczenia się z niego,
• dokumenty potwierdzające podnoszenie kwalifikacji zawodowych przez pracownika (wszelkie świadectwa, certyfikaty, dyplomy, które pracownik uzyskał po przebytych szkoleniach, kursach),
• oświadczenia o wypowiedzeniu zmieniającym niektóre warunki pracy czy płacy
• informacje o przyznanych nagrodach, wyróżnieniach, a także karach np.

  porządkowych, udzielonych naganach,

• podania o udzielenie urlopu wychowawczego czy bezpłatnego,
• dokumenty związane z obniżeniem wymiaru czasu pracy (w przypadku pracowników uprawnionych do urlopu wychowawczego),
• wnioski pracownika dotyczące ustalenia indywidualnego rozkładu czasu pracy, stosowania do niego skróconego tygodnia pracy, stosowania do niego tzw. pracy weekendowej (piątki, soboty, niedziele),
• wniosek pracownika o poinformowanie właściwego inspektora pracy o zatrudnianiu pracowników w nocy oraz kopię informacji w tej sprawie, wystosowanej do właściwego inspektora pracy,
• kopię zawiadomienia powiatowego urzędu pracy o zatrudnieniu pracownika uprzednio zarejestrowanego jako osoba bezrobotna,
• orzeczenia lekarskie w związku z przeprowadzanymi okresowymi badaniami kontrolnymi,
• umowa o zakazie konkurencji, jeśli taka została zawarta,
• korespondencję ze związkami zawodowymi,
• dane o wykonaniu powszechnego obowiązku obrony.

Podstawa prawna:

• Rozporządzenie Ministra Pracy i Polityki Socjalnej z dnia 28 maja 1996 r. w sprawie zakresu prowadzenia przez pracodawców dokumentacji w sprawach związanych ze stosunkiem pracy oraz sposobu prowadzenia akt osobowych pracownika (Dz. U. 2003 r., Nr 230, poz. 2293 ze zmianami).

Michał Włodarczyk

Radca Prawny

Zajmuje się sprawami osób fizycznych jak również przedsiębiorców. Posiada rozległe doświadczenie w poradnictwie w sprawach życiowych osób fizycznych jak również profesjonalnych problemów prawnych przedsiębiorców. Bazując na swoim doświadczeniu skutecznie doradza w sprawach osób fizycznych jak i przedsiębiorców zawsze dbając o praktyczną stronę problemów prawnych z jakimi zwracają się do niego jego klienci.