Faktury od zagranicznego kontrahenta

Odpowiedź prawnika: Faktury od zagranicznego kontrahenta

Poniesienie kosztu uzyskania przychodu powinno być właściwie udokumentowane. Podatnik ma bowiem obowiązek udowodnić fakt poniesienia kosztów i ich związek z przychodem w sposób nie budzący wątpliwości. Zagadnienia dotyczące dokumentowania owych wydatków regulują przepisy ustawy o rachunkowości, a w przypadku podatników prowadzących podatkową księgę przychodów i rozchodów – przepisy dotyczące prowadzenia tej księgi.

Zgodnie z art. 21 ust. 1 ustawy o rachunkowości, dowód księgowy powinien zawierać „określenie stron (nazwy, adresy) dokonujących operacji gospodarczej” – przepis nie wspomina o numerach NIP. Niestety sytuacja wygląda gorzej w przypadku podatkowej księgi przychodów i rozchodów, gdyż zgodnie z § 12 ust. 3 rozporządzenia podstawą zapisów w księdze są dowody księgowe, którymi są między innymi faktury VAT, w szczególności faktury VAT marża, faktury VAT RR, faktury VAT MP, dokumenty celne, rachunki oraz faktury korygujące i noty korygujące, zwane dalej "fakturami", odpowiadające warunkom określonym w odrębnych przepisach.

Tu pojawia się problem prawidłowości faktur VAT. Zgodnie z przepisami wykonawczymi do ustawy o podatku od towarów i usług, faktura VAT powinna zawierać co najmniej m.in. numery identyfikacji podatkowej sprzedawcy i nabywcy. Natomiast dotyczy to faktur wystawianych w Polsce. Co innego, jeżeli faktury wystawia kontrahent zagraniczny i przykładowo nie jest pewne, czy przepisy go obowiązujące zobowiązują go do umieszczania tych numerów na fakturach VAT. Wydaje się jednak, iż dla własnego bezpieczeństwa polski podmiot powinien żądać od zagranicznego kontrahenta umieszenia na fakturach jak największej ilości danych wymaganych przez polskie przepisy (w przypadku formularzy wydaje się bardzo dobrym sposobem umieszczenie za nazwą polskiego podatnika jego numeru NIP – prawdopodobnie zostanie automatycznie nadrukowany na fakturze VAT).

Kwestie związane z uznaniem za koszt uzyskania przychodu wydatku, który nie został udokumentowany zgodnie z wskazanymi przepisami, były wielokrotnie rozstrzygane przez sądy administracyjne. W wielu orzeczeniach sądy uznawały, iż można uznać za koszty uzyskania przychodów wydatki, które nie zostały wprawdzie prawidłowo udokumentowane, ale ich poniesienie nie budzi wątpliwości i wynika z innych przedstawionych przez podatnika dowodów (mogą być nimi np. podpisane umowy z kontrahentami, zamówienia, dowody magazynowe). Por. wyrok NSA z 14.7.1995 r., SA/Rz 151/94; wyrok NSA z 28.11.1996 r., SA/Ka 1646/95; wyrok NSA z 17.4.1998 r., SA/Rz 130/97; wyrok NSA z 20.5.1998 r., I SA/Kr 1100/96, a także D. Kosacka-Łędzewicz, R. Kubacki, Koszty uzyskania przychodów w podatkach dochodowych, Wrocław 2003, s. 28-30.

Odnośnie tłumaczenia dowodów księgowych na język polski należy zauważyć, iż zgodnie z art. 21 ust. 5 ustawy o rachunkowości na żądanie organów kontroli lub biegłego rewidenta należy zapewnić wiarygodne przetłumaczenie na język polski treści wskazanych przez nich dowodów księgowych (np. faktur VAT), sporządzonych w języku obcym. Niestety sytuacja znowu wygląda gorzej w przypadku podatkowej księgi przychodów i rozchodów, gdyż zgodnie z § 12 ust. 4 rozporządzenia „dowód księgowy powinien być sporządzony w języku polskim”. Zatem w przypadku podatników prowadzących podatkową księgę przychodów i rozchodów faktury VAT od zagranicznych kontrahentów sporządzone w języku obcym powinny być "przysięgle" przetłumaczone na język polski. Przy czym powinno się tego dokonać nawet bez żądania organów kontroli.

Zgodnie z art. 22 ust. 1 ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych, koszty poniesione w walutach obcych przelicza się na złote według kursów średnich ogłaszanych przez Narodowy Bank Polski z dnia poniesienia kosztu. Jeżeli koszty wyrażone są w walutach obcych, a między dniem ich zarachowania i dniem zapłaty występują różne kursy walut, koszty te odpowiednio podwyższa się lub obniża o różnice wynikające z zastosowania kursu sprzedaży walut z dnia zapłaty, ustalonego przez bank, z którego usług korzystał ponoszący koszt, oraz z zastosowania kursu średniego ogłaszanego przez Narodowy Bank Polski z dnia zarachowania kosztów.