Pytanie klienta:
Spółka z o.o. zamierza odsprzedać pracownikom część w pełni zamortyzowanych, przestarzałych komputerów. Utraciły one swoją przydatność dla firmy, aczkolwiek dla celów użytku domowego mogą jeszcze popracować. Firma zamierza sprzedawać stare komputery za kwoty symboliczne 50-100 zł.
Czy sprzedając zużyty sprzęt komputerowy pracownikom, należy wystawiać faktury VAT, czy sporządzać umowy kupna-sprzedaży? Czy sprzedając nieprzydatny sprzęt za symboliczne kwoty, firma nie narazi się na zarzut przestępstwa (wykroczenia) podatkowego?
""Odpowiedź prawnika:
Opodatkowanie VAT przy sprzedaży zużytych środków trwałych
Sprzedaż zużytych środków trwałych przez spółkę z o.o. na rzecz pracowników podlega co do zasady opodatkowaniu podatkiem VAT. W przypadku gdy firma jest czynnym podatnikiem VAT, a przy zakupie komputerów przysługiwało jej prawo do odliczenia podatku naliczonego, sprzedaż tych środków trwałych będzie opodatkowana według stawki właściwej dla danego towaru ? w przypadku komputerów będzie to stawka 23%.
Kluczowa zasada: Zwolnienie z VAT uregulowane w art. 43 ust. 1 pkt 2 ustawy o VAT nie znajdzie zastosowania w przypadku środków trwałych, przy których nabyciu firma miała prawo do odliczenia VAT. Zwolnienie to dotyczy wyłącznie towarów wykorzystywanych na cele działalności zwolnionej od podatku, jeżeli przy ich nabyciu nie przysługiwało prawo do odliczenia VAT.
Kiedy możliwe jest zwolnienie z VAT?
Zwolnienie z VAT przy sprzedaży środków trwałych jest możliwe tylko w bardzo ograniczonych sytuacjach. Aby skorzystać ze zwolnienia na podstawie art. 43 ust. 1 pkt 2 ustawy o VAT, muszą zostać spełnione jednocześnie dwa warunki:
Warunek 1: Brak prawa do odliczenia VAT
Przy nabyciu środka trwałego nie przysługiwało firmie prawo do obniżenia kwoty podatku należnego o kwotę podatku naliczonego. Oznacza to, że środek musiał być nabyty bez VAT lub VAT nie mógł być odliczony.
Warunek 2: Wykorzystanie tylko do działalności zwolnionej
Środek trwały był wykorzystywany wyłącznie na cele działalności zwolnionej od podatku VAT przez cały okres jego użytkowania w firmie.
W praktyce oznacza to, że jeśli spółka zakupiła komputery jako czynny podatnik VAT i odliczyła VAT naliczony przy ich zakupie, to ich późniejsza sprzedaż (niezależnie od ceny i stanu zużycia) będzie opodatkowana stawką 23% VAT.
Dokumentowanie sprzedaży - faktura VAT czy umowa?
Zgodnie z obowiązującymi w 2025 roku przepisami, sprzedaż środków trwałych przez czynnego podatnika VAT powinna być udokumentowana fakturą VAT. Przepisy nie wymagają obowiązkowego sporządzania dodatkowej umowy kupna-sprzedaż, faktura VAT jest wystarczającym dokumentem potwierdzającym zawarcie transakcji.
W praktyce zalecane jest jednak przygotowanie stosownych umów.
Istotne dla praktyki:
Jeśli sprzedaż następuje na rzecz osób fizycznych nieprowadzących działalności gospodarczej (w tym pracowników nabywających sprzęt na cele prywatne), fakturę VAT wystawia się na żądanie nabywcy. Jeżeli pracownik nie zażąda wystawienia faktury, spółka powinna wystawić paragon fiskalny lub inny dowód sprzedaży.
Krok 1: Ustalenie ceny sprzedaży
Cena powinna odzwierciedlać rzeczywistą wartość rynkową zużytego sprzętu. Kwoty 50-100 zł za stare, przestarzałe komputery mogą być uzasadnione ich stanem technicznym i wiekiem.
Krok 2: Wystawienie faktury VAT
Faktura powinna zawierać wszystkie wymagane elementy, w tym cenę netto, stawkę VAT 23% oraz kwotę brutto. Jeśli pracownik nie żąda faktury, wystaw paragon.
Krok 3: Ewidencja księgowa
Przychód ze sprzedaży należy ująć w księgach rachunkowych i rejestrze sprzedaży VAT. Niezamortyzowaną wartość środka trwałego (jeśli występuje) można zaliczyć do kosztów podatkowych.
Symboliczna cena - czy to problem podatkowy?
Sprzedaż środków trwałych za cenę symboliczną, taką jak 50-100 zł, nie stanowi problemu podatkowego, o ile cena ta odpowiada rzeczywistej wartości rynkowej sprzedawanych towarów. W przypadku w pełni zamortyzowanych, przestarzałych komputerów taka cena jest często uzasadniona i odzwierciedla ich faktyczną wartość.
Kluczowe jest uzasadnienie ekonomiczne transakcji - przestarzały sprzęt ma niską wartość rynkową, a jego sprzedaż za symboliczną kwotę jest racjonalna.
Czynniki wpływające na wartość rynkową:
- Stopień zamortyzowania -w pełni zamortyzowane środki trwałe mają niską wartość księgową
- Stan techniczny - przestarzały sprzęt o ograniczonej funkcjonalności
- Wartość użytkowa - ograniczone możliwości wykorzystania w celach biznesowych
- Ceny rynkowe - porównanie z cenami podobnych urządzeń na rynku wtórnym
Sprzedaż środków trwałych a limit zwolnienia podmiotowego z VAT
Dla firm korzystających ze zwolnienia podmiotowego z VAT (limit 200 000 zł) istotna jest informacja, że wartość sprzedaży środków trwałych podlegających amortyzacji nie wlicza się do limitu zwolnienia. Oznacza to, że sprzedaż zużytych komputerów za 50-100 zł nie wpłynie na możliwość zachowania zwolnienia podmiotowego, jeśli spółka z niego korzysta.
Konsekwencje podatkowe dla pracowników
Nabycie środków trwałych od pracodawcy za cenę rynkową (nawet symboliczną, jeśli odpowiada wartości sprzętu) nie stanowi dla pracownika przychodu podlegającego opodatkowaniu podatkiem dochodowym. Pracownik nabywa sprzęt na zasadach rynkowych, więc nie powstaje u niego przychód ze stosunku pracy.
Ważne: Gdyby sprzedaż następowała po cenie znacznie niższej niż wartość rynkowa (czyli de facto pracownik otrzymywałby świadczenie nieodpłatne lub częściowo odpłatne), wówczas różnica mogłaby stanowić przychód ze stosunku pracy podlegający opodatkowaniu PIT i oskładkowaniu ZUS.
Najważniejsze wnioski i zalecenia
Opodatkowanie VAT
Sprzedaż zużytych środków trwałych przez czynnego podatnika VAT podlega opodatkowaniu według stawki właściwej dla towaru (23% dla komputerów), jeśli przy zakupie przysługiwało prawo do odliczenia VAT.
Dokumentowanie
Wystarczające jest wystawienie faktury VAT (na żądanie kupującego) lub paragonu fiskalnego. Umowa kupna-sprzedaży nie jest wymagana, ale strony mogą ją zawrzeć dobrowolnie i jest to rekomendowane działanie.
Cena symboliczna
Sprzedaż za 50-100 zł nie stanowi problemu, jeśli kwota ta odzwierciedla rzeczywistą wartość rynkową przestarzałego, zużytego sprzętu. Brak ryzyka zarzutów karno-skarbowych.
Nie ma znaczenia status nabywcy
Fakt, że nabywcami są pracownicy firmy, nie zmienia zasad opodatkowania VAT ani obowiązków dokumentacyjnych. Transakcja jest traktowana jak zwykła sprzedaż.
Podsumowanie
Sprzedaż w pełni zamortyzowanych, przestarzałych komputerów pracownikom za symboliczne kwoty 50-100 zł jest całkowicie legalna i nie rodzi ryzyka podatkowego, pod warunkiem że:
- Cena odpowiada rzeczywistej wartości rynkowej zużytego sprzętu
- Transakcja jest prawidłowo udokumentowana (faktura VAT lub paragon)
- VAT jest naliczony zgodnie z obowiązującymi przepisami (23% dla komputerów)
- Sprzedaż jest rzetelnie zarejestrowana w ewidencji księgowej i rejestrze VAT
Spółka może bezpiecznie przeprowadzić takie transakcje, nie obawiając się konsekwencji prawnych czy podatkowych. Kluczowe jest zachowanie zasad rynkowości i prawidłowego dokumentowania operacji gospodarczych.