Wydatki na zakup paliwa do zastępczego samochodu

Odpowiedź prawnika: Wydatki na zakup paliwa do zastępczego samochodu

Regulacje w zakresie prawidłowego zaksięgowania wydatków ponoszonych na zakup paliwa, do otrzymanego przez Pana samochodu zastępczego zawarte są w przepisach ustawy z dnia 26 lipca 1991 r. o podatku dochodowym od osób fizycznych (Dz. U. z 1991 r. nr 80, poz. 350, ze zm.) oraz ustawy z dnia 11 marca 2004 r. o podatku od towarów i usług (Dz. U. z 2004 r. nr 54, poz. 535, ze zm.).

Wydatki poniesione za zakup paliwa do zastępczego samochodu niewątpliwie stanowią koszty uzyskania przychodu. Otrzymany przez Pana zastępczy pojazd pozwala przecież Panu na sprawne i efektowne prowadzenie działalności gospodarczej, szybkie załatwianie spraw służbowych, spotkania z kontrahentami; wszystkie te czynniki wpływają w konsekwencji na pozyskanie klientów, zakup towaru, załatwienie spraw administracyjnych, czyli są związane z uzyskaniem przychodów. Niemniej wydatki związane z używaniem zastępczego samochodu, a w szczególności wydatki poniesione na zakup paliwa nie podlegają bezpośrednio zaksięgowaniu w koszty uzyskania przychodu. Innymi słowy faktur dokumentujących zakup paliwa nie może Pan bezpośrednio zaksięgować w kolumnie 14: „Pozostałe wydatki” podatkowej księgi przychodów i rozchodów. Zgodnie z art. 23 ust. 1 pkt 46 ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych: nie uważa się za koszty uzyskania przychodów: wydatków z tytułu używania niewprowadzonego do ewidencji środków trwałych samochodu osobowego dla potrzeb działalności gospodarczej podatnika - w części przekraczającej kwotę wynikającą z pomnożenia liczby kilometrów faktycznego przebiegu pojazdu oraz stawki za 1 km przebiegu. Oznacza to, że dla otrzymanego zastępczego samochodu powinna być prowadzona ewidencja przebiegu pojazdu, która zapewni prawidłowe ustalenie faktycznego przebiegu samochodu. Same zaś wydatki na zakup paliwa będą kosztem firmy tylko do wysokości nie większej niż wynikająca z przemnożenia liczby przejechanych kilometrów przez stawkę za 1 km przebiegu. Jeżeli ewidencja nie będzie prowadzona, wówczas wydatki na zakup paliwa nie będą stanowiły kosztów uzyskania przychodów.

W kwestii, odliczenia podatku VAT od nabywanego paliwa do zastępczego samochodu, należy zastosować regulacje art. 88 ust. 1 pkt 3 ustawy o podatku od towarów i usług. Wskazany przepis prawa stanowi, że: obniżenia kwoty lub zwrotu różnicy podatku należnego nie stosuje się do nabywanych przez podatnika: paliw silnikowych, oleju napędowego oraz gazu, wykorzystywanych do napędu samochodów osobowych i innych pojazdów samochodowych, o których mowa w art. 86 ust. 3. Sądzę, że zastępczy samochód, który Pan otrzymał jest samochodem osobowym, stąd w przedstawionej sytuacji, koszty zakupu paliwa muszą być zaksięgowane w kwocie brutto, innymi słowy nie można obniżyć podatku należnego o podatek naliczony wynikający z faktur dokumentujących zakup paliwa do zastępczego samochodu.