KPiR w formie elektronicznej

Odpowiedź prawnika: KPiR w formie elektronicznej

Zasady prowadzenia księgi przychodów i rozchodów w formie elektronicznej określa § 31 rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 26 sierpnia 2003 r. w sprawie prowadzenia podatkowej księgi przychodów i rozchodów (Dz. U. Nr 152, poz. 1475 ze zm.). Wynika z niego, iż w razie prowadzenia księgi przy zastosowaniu technik informatycznych, warunkiem uznania ksiąg za prawidłowe jest:

1. określenie na piśmie szczegółowej instrukcji obsługi programu komputerowego, wykorzystywanego do prowadzenia ksiąg,
2. stosowanie programu komputerowego zapewniającego bezzwłoczny wgląd w treść dokonywanych zapisów oraz wydrukowanie wszystkich danych w porządku chronologicznym, zgodnie z wzorem księgi,
3. przechowywanie zapisanych danych na magnetycznych nośnikach informacji, do czasu wydruku zawartych na nich danych, w sposób chroniący przed zatarciem lub zniekształceniem tych danych albo naruszeniem ustalonych zasad ich przetwarzania.

Wydruki zapisów za dany miesiąc należy dokonać w czasie zapewniającym prawidłowe i terminowe rozliczenia z budżetem, lecz nie później niż do dnia 20 każdego miesiąca za miesiąc poprzedni, podatnik jest obowiązany sporządzić wydruk zapisów dokonanych za dany miesiąc. Wydruk powinien być zgodny z wzorem księgi określonym w załączniku nr 1 do rozporządzenia.

Przepisy nie przewidują obowiązku zgłaszania prowadzenia księgi przychodów i rozchodów w formie elektronicznej.

Jeśli chodzi o ewidencje VAT, przepisy nie regulują zasad prowadzenia takich ewidencji w formie elektronicznej. Tym niemniej w mojej ocenie należy uznać, że obowiązują odpowiednio zasady obowiązujące powyżej (odpowiednio, a więc należałoby przyjąć, iż wydruków należy dokonywać do 25. dnia miesiąca).