Miejsce prowadzenia ksiąg rachunkowych

Odpowiedź prawnika: Miejsce prowadzenia ksiąg rachunkowych

Jak stanowi art. 11 ust. 1 ustawy o rachunkowości, księgi rachunkowe prowadzi się w siedzibie jednostki (przedstawicielstwa lub oddziału zagranicznej osoby prawnej). Jednostki posiadające oddziały (zakłady) mogą prowadzić księgi rachunkowe oddziałów (zakładów) w siedzibie jednostki albo oddziałów (zakładów). Księgi rachunkowe mogą być prowadzone na terytorium Rzeczypospolitej Polskiej poza siedzibą jednostki (oddziału, zakładu), w przypadku określonym w art. 13 ust. 2 i 3 oraz w razie powierzenia ich prowadzenia osobie fizycznej, osobie prawnej lub jednostce nieposiadającej osobowości prawnej, uprawnionej do świadczenia takich usług. W przypadku nieprowadzenia ksiąg rachunkowych w siedzibie jednostki (oddziału, zakładu) kierownik jednostki obowiązany jest:

1. powiadomić właściwy urząd skarbowy o miejscu prowadzenia ksiąg w terminie 15 dni od dnia wydania ksiąg poza siedzibę jednostki (oddziału, zakładu),
2. zapewnić dostępność ksiąg rachunkowych do badania przez upoważnione organy kontroli zewnętrznej w siedzibie jednostki (oddziału, zakładu).

Zgodnie z art. 13 ust. 2 i 3 ustawy, przy prowadzeniu ksiąg rachunkowych przy użyciu komputera za równoważne z nimi uważa się odpowiednio zasoby informacyjne rachunkowości, zorganizowane w formie oddzielnych komputerowych zbiorów danych, bazy danych lub wyodrębnionych jej części, bez względu na miejsce ich powstania i przechowywania. Warunkiem utrzymywania zasobów informacyjnych systemu rachunkowości w formie określonej w ust. 2 jest posiadanie przez jednostkę oprogramowania umożliwiającego uzyskiwanie czytelnych informacji w odniesieniu do zapisów dokonanych w księgach rachunkowych, poprzez ich wydrukowanie lub przeniesienie na inny komputerowy nośnik danych.

Zatem z powyższych przepisów ustawy o rachunkowości wynika, że księgi rachunkowe prowadzone w formie komputerowej mogą być prowadzenie na terytorium Rzeczypospolitej Polskiej poza siedzibą jednostki, przy czym jednostka jest zobowiązana do posiadania oprogramowania umożliwiającego wydrukowanie ksiąg lub przeniesienie na inny komputerowy nośnik danych. W takiej sytuacji miejscem prowadzenia ksiąg jest adres serwera na terytorium Polski i taki adres powinien być zgłoszony do urzędu skarbowego.