Nota księgowa a faktura wewnętrzna

Odpowiedź prawnika: Nota księgowa a faktura wewnętrzna

Przychodem apteki są faktycznie osiągnięte utargi dzienne z tytułu sprzedaży leków lub materiałów medycznych. Ponadto przychodem apteki są kwoty otrzymanej refundacji ceny leku lub materiału medycznego wydawanego ubezpieczonemu bezpłatnie, za opłatą ryczałtową lub za częściową odpłatnością. Za dzień uzyskania przychodu w przypadku dopłat do leków lub materiałów medycznych uznaje się dzień, w którym właściciel apteki uzyskał refundację. Powyższe znajduje potwierdzenie w interpretacjach organów podatkowych (por. postanowienie Urzędu Skarbowego w Poddębicach z dnia 5 kwietnia 2005 r., sygn. USI-415/2/05; postanowienie Urzędu Skarbowego w Grudziądzu z dnia 15 lutego 2005 r., sygn. USIII/415-3/6/05; postanowienie Urzędu Skarbowego w Jarosławiu z dnia 4 kwietnia 2005 r., sygn. US-I-415/7/2005). W ewidencji sprzedaży VAT ujmuje się więc sprzedaż gotówkową i refundacje otrzymane w danym miesiącu. Podobnie księguje się przychody w KPiR. Data wpływu refundacji na konto jest datą właściwą do zaksięgowania w rejestrach i w KPiR.

W przypadku zwrotu nienależnej refundacji należy pomniejszyć przychód z tytułu pozarolniczej działalności gospodarczej (tak: postanowienie Pierwszego Urzędu Skarbowego w Białymstoku z dnia 2 sierpnia 2006 r., sygn. RO-XV/443/PDOF-284/378/AM/06). 

Do dokumentów będących podstawą księgowań w podatkowej księdze przychodów i rozchodów należą m.in. noty księgowe sporządzone w celu skorygowania zapisu dotyczącego operacji gospodarczej, wynikającej z dowodu obcego lub własnego, otrzymane od kontrahenta podatnika lub przekazane kontrahentowi. Nota księgowa nie może dokumentować czynności podlegającej opodatkowaniu VAT. 

Fakturę wewnętrzną wystawia się natomiast w następujących przypadkach (taki jest obowiązek):

1. przekazania przez podatnika towarów należących do jego przedsiębiorstwa na cele inne niż związane z prowadzonym przez niego przedsiębiorstwem, w szczególności:
• przekazanie lub zużycie towarów na cele osobiste podatnika lub jego pracowników, w tym byłych pracowników, wspólników, udziałowców, akcjonariuszy, członków spółdzielni i ich domowników, członków organów stanowiących osób prawnych, członków stowarzyszenia,
• wszelkie inne przekazanie towarów bez wynagrodzenia, w szczególności w przypadku darowizn,

- jeżeli podatnikowi przysługiwało prawo do obniżenia kwoty podatku należnego o kwotę podatku naliczonego od tych czynności, w całości lub w części (faktury wewnętrznej nie będzie w przypadku przekazywanych prezentów o małej wartości i próbek, jeżeli ich przekazanie (wręczenie) wiązało się bezpośrednio z prowadzonym przez podatnika przedsiębiorstwem);

    2.   nieodpłatnego:

• świadczenia usług nie będącego dostawą towarów na cele osobiste podatnika lub jego pracowników, w tym byłych pracowników, wspólników, udziałowców, akcjonariuszy, członków spółdzielni i ich domowników, członków organów stanowiących osób prawnych, członków stowarzyszenia,
• wszelkiego innego nieodpłatnego świadczenie usług

- jeżeli nie są one związane z prowadzeniem przedsiębiorstwa, a podatnikowi przysługiwało prawo do obniżenia kwoty podatku należnego o kwotę podatku naliczonego przy nabyciu towarów i usług związanych z tymi usługami, w całości lub w części, traktuje się jak odpłatne świadczenie usług;

   3.   wewnątrzwspólnotowego nabycia towarów,

   4.   dostawy towarów, dla której podatnikiem jest ich nabywca,

   5.   importu usług,

6. dla udokumentowania zwróconych kwot dotacji, subwencji i innych dopłat o podobnym charakterze.

Za dany okres rozliczeniowy podatnik może wystawić jedną fakturę dokumentującą te czynności dokonane w tym okresie (nawet jeśli było kilku odbiorców).

Do wystawiania faktur wewnętrznych, co do zasady, stosuje się odpowiednio przepisy dotyczące innych faktur VAT, z tym, że w przypadku: 

• czynności nieodpłatnych zrównanych z odpłatnymi, gdy brak jest konkretnego nabywcy towaru lub usługi, faktura nie zawiera danych dotyczących tego nabywcy oraz kwoty należnej z tytułu wykonania tych czynności; 

• dostawy towarów, dla której podatnikiem jest nabywca, wewnątrzwspólnotowego nabycia towarów oraz importu usług, faktury mogą nie zawierać numeru identyfikacji podatkowej kontrahenta.

Faktury wewnętrzne można wystawić w 1 egzemplarzu i należy przechowywać wraz z całą dokumentacją dotyczącą podatku. Powinno się je wystawiać w ciągu 7 dni po upływie danego miesiąca. 

Polecamy również: Faktury i noty korygujące oraz duplikaty faktur