Podpis elektroniczny- postępowanie administracyjne

Odpowiedź prawnika: Podpis elektroniczny- postępowanie administracyjne

Przywołane przez Pana przepisy stanowią:

Art. 63. § 1. Podania (żądania, wyjaśnienia, odwołania, zażalenia) mogą być wnoszone pisemnie, telegraficznie, za pomocą telefaksu lub ustnie do protokołu, a także za pomocą innych środków komunikacji elektronicznej przez elektroniczną skrzynkę podawczą organu administracji publicznej utworzoną na podstawie ustawy z dnia 17 lutego 2005 r. o informatyzacji działalności podmiotów realizujących zadania publiczne.

§ 2. Podanie powinno zawierać co najmniej wskazanie osoby, od której pochodzi, jej adres i żądanie oraz czynić zadość innym wymaganiom ustalonym w przepisach szczególnych.

§ 3. Podanie wniesione pisemnie albo ustnie do protokołu powinno być podpisane przez wnoszącego, a protokół ponadto przez pracownika, który go sporządził. Gdy podanie wnosi osoba, która nie może lub nie umie złożyć podpisu, podanie lub protokół podpisuje za nią inna osoba przez nią upoważniona, czyniąc o tym wzmiankę obok podpisu.

§ 3a. Podanie wniesione w formie dokumentu elektronicznego powinno:

1) być uwierzytelnione przy użyciu mechanizmów określonych w art. 20a ust. 1 albo ust. 2 ustawy z dnia 17 lutego 2005 r. o informatyzacji działalności podmiotów realizujących zadania publiczne oraz

2) zawierać dane w ustalonym formacie, zawartym we wzorze podania określonym w odrębnych przepisach, jeżeli te przepisy nakazują wnoszenie podań według określonego wzoru.

§ 4. Organ administracji publicznej jest obowiązany potwierdzić wniesienie podania, jeżeli wnoszący tego zażąda. W przypadku wniesienia podania w formie dokumentu elektronicznego organ jest obowiązany potwierdzić wniesienie podania przez doręczenie urzędowego poświadczenia odbioru na wskazany przez wnoszącego adres elektroniczny.

Po pierwsze należy zwrócić uwagę, że par. 1 niniejszego artykułu nie może być interpretowany w oderwaniu od pozostałych, a zwłaszcza istotnego dla Pańskiego zapytania par. 3a. Grzegorz Sibiga pisze – w opracowaniu pt. „Komunikacja elektroniczna w Kodeksie postępowania administracyjnego. Komentarz” (Warszawa 2011, Wydawnictwo Prawnicze LexisNexis Wydanie I) - że: „W art. 63 § 1 k.p.a. dopuszcza się złożenie elektronicznych podań, ale następuje to według następujących zasad: 

1) podanie ma formę dokumentu elektronicznego w rozumieniu art. 3 pkt 2 u.inf.; 

2) przekazanie podania następuje z użyciem środków komunikacji elektronicznej; 

3) podanie jest wnoszone na adres elektronicznej skrzynki podawczej (ESP) organu administracji publicznej. 

Dokument elektroniczny staje się równorzędnym sposobem wniesienia podania w stosunku do dokumentu „na piśmie” oraz innych form wymienionych w art. 63 § 1 k.p.a. Dopiero jednak spełnienie trzech powyższych warunków sprawia, że mamy do czynienia z podaniem w postępowaniu, a dodatkowo pismo dla swojej skuteczności musi spełniać warunki wskazane w art. 63 § 2 i § 3a k.p.a. Z punktu widzenia organu administracji publicznej obecnie obowiązująca treść art. 63 § 1 k.p.a. powoduje obowiązek przyjmowania podań składanych na adres elektronicznej skrzynki podawczej, a wcześniej - utworzenia i utrzymywania samej ESP, z zachowaniem wymogów określonych w przepisach o informatyzację”. Przywoływany akt prawny stanowi, że:

Art. 16. 3. Prezes Rady Ministrów określi, w drodze rozporządzenia:

1) warunki organizacyjno-techniczne doręczania dokumentów elektronicznych, w tym reguły tworzenia elektronicznej skrzynki podawczej,

2) formę urzędowego poświadczania odbioru dokumentów elektronicznych przez adresatów,

3) sposób sporządzania i doręczania pism w formie dokumentów elektronicznych,

4) sposób udostępniania kopii dokumentów elektronicznych oraz warunki bezpieczeństwa udostępniania formularzy i wzorów dokumentów

- uwzględniając minimalne wymagania dla rejestrów publicznych i wymiany danych w postaci elektronicznej oraz potrzebę usprawnienia i ujednolicenia obiegu dokumentów między podmiotami publicznymi.

Na podstawie tej delegacji wydane zostało rozporządzenie Prezesa Rady Ministrów z dnia 14 września 2011 r. w sprawie sporządzania pism w formie dokumentów elektronicznych, doręczania dokumentów elektronicznych oraz udostępniania formularzy, wzorów i kopii dokumentów elektronicznych.

Reasumując, przesłanie odwołania na adres elektroniczny danego podmiotu nie będzie zadośćuczyniło wymaganiom formalnym przewidzianym w Kodeksie postępowania administracyjnego dla tego rodzaju środka prawnego. Dokumenty elektroniczne, wnoszone jako podania (żądania, wyjaśnienia, odwołania, zażalenia), muszą spełniać szereg innych wymagań, powyżej wskazanych, jak również muszą być wnoszone na adres elektronicznej skrzynki podawczej (ESP) organu administracji publicznej stworzonej na podstawie rozporządzenia Prezesa Rady Ministrów z dnia 14 września 2011 r. w sprawie sporządzania pism w formie dokumentów elektronicznych, doręczania dokumentów elektronicznych oraz udostępniania formularzy, wzorów i kopii dokumentów elektronicznych.