Pytanie klienta:
Odpowiedź prawnika:
Minimalne wymogi dotyczące powierzchni biurowej na pracownika określa rozporządzenie Ministra Pracy i Polityki Socjalnej z dnia 26 września 1997 roku w sprawie ogólnych przepisów bezpieczeństwa i higieny pracy, które pozostaje aktualne w 2025 roku (ze stosownymi zmianami)
Kluczowe definicje
Zgodnie z § 2 pkt 4 rozporządzenia, pomieszczeniem stałej pracy jest pomieszczenie, w którym łączny czas przebywania tego samego pracownika w ciągu jednej doby przekracza 4 godziny. Większość biur spełnia te kryteria.
Minimalne wymogi powierzchniowe
Według § 19 rozporządzenia, powierzchnia i wysokość pomieszczeń pracy powinny zapewniać spełnienie wymagań bezpieczeństwa i higieny pracy, z uwzględnieniem rodzaju wykonywanej pracy, stosowanych technologii oraz czasu przebywania pracowników.
Objętość pomieszczenia
Co najmniej 13 m2 wolnej objętości pomieszczenia na każdego jednocześnie zatrudnionego pracownika
Powierzchnia podłogi
Co najmniej 2 m? wolnej powierzchni podłogi na każdego pracownika (niezajętej przez urządzenia techniczne, sprzęt itp.)
Uwaga!
Wymienione wymiary dotyczą wolnej przestrzeni - nie zajętej przez urządzenia techniczne, meble biurowe, sprzęt czy inne wyposażenie biura.
Dodatkowe wymogi dla pomieszczeń biurowych
Wysokość pomieszczenia
Minimalna wysokość pomieszczenia biurowego powinna wynosić co najmniej 3 metry. W przypadku zastosowania klimatyzacji, za zgodą wojewódzkiego inspektora sanitarnego, wysokość może być obniżona do 2,5 m. Taka sama wysokość (2,5 m) jest dopuszczalna, jeśli w pomieszczeniu pracują maksymalnie 4 osoby, a na każdą przypada co najmniej 15 m2 wolnej objętości
Szerokość przejść
Dojście do stanowiska pracy powinno mieć szerokość co najmniej 75 cm przy ruchu jednokierunkowym i 90 cm przy ruchu dwukierunkowym.
Nowoczesne wymogi ergonomiczne
Od listopada 2023 roku obowiązują także zaktualizowane przepisy dotyczące stanowisk wyposażonych w monitory ekranowe, które rozszerzają wymogi ergonomiczne i dotyczą również praktykantów oraz stażystów.
Praktyczne zastosowanie
Przykład: W biurze o wysokości 3 m i powierzchni 20 m2 może jednocześnie pracować maksymalnie 10 osób (20 m? ÷ 2 m? = 10 osób), pod warunkiem że wolna objętość wynosi co najmniej 130 m2 (10 osób × 13 m2).
Obowiązki pracodawcy
Pracodawca jest zobowiązany do:
- Zapewnienia odpowiedniej powierzchni i objętości pomieszczenia zgodnie z przepisami
- Utrzymywania pomieszczeń w czystości i porządku
- Przeprowadzania okresowych remontów i konserwacji
- Zapewnienia odpowiedniego oświetlenia, temperatury (minimum 18°C) i wentylacji
Ważne!
Przepisy te są nadal aktualne w 2025 roku i mają zastosowanie do wszystkich pomieszczeń biurowych. Nieprzestrzeganie tych wymogów może skutkować sankcjami ze strony Państwowej Inspekcji Pracy.