Przechowanie dokumentacji zlikwidowanej spółki

Odpowiedź prawnika: Przechowanie dokumentacji zlikwidowanej spółki

Wedle art. 73 ustawy o rachunkowości prowadzący księgi rachunkowe przechowują dowody księgowe i dokumenty inwentaryzacyjne w siedzibie zarządu lub oddziału (zakładu) jednostki w oryginalnej postaci. Zgodnie z art. 4 ust. 5 ustawy o rachunkowości, kierownik jednostki ponosi odpowiedzialność za wykonywanie obowiązków w zakresie rachunkowości określonych ustawą.

Zgodnie z art. 76 ustawy o rachunkowości, zbiory jednostek, które zostały zlikwidowane - przechowuje wyznaczona osoba lub jednostka; o miejscu przechowywania kierownik, likwidator jednostki lub syndyk masy upadłościowej informuje właściwy sąd lub inny organ prowadzący rejestr lub ewidencję działalności gospodarczej oraz urząd skarbowy. Przepisy art. 72-74 stosuje się odpowiednio.

Przepisy nie zabraniają zatem, aby osobą przechowująca dokumenty po likwidacji była dowolna osoba fizyczna, nie stawiają też wymagań co do jej miejsca zamieszkania, w tym nie wymagają, aby osoba lub jednostka, która będzie przechowywała zbiory jednostki zlikwidowanej miała miejsce zamieszkania/siedzibę na terytorium kraju. Wydaje się zatem, iż nie ma przeszkód, aby dokumentacja księgowa zlikwidowanej spółki, której jednym udziałem był kapitał zagraniczny, mająca siedzibę na terytorium kraju mogła być przechowywana w innym kraju należącym do Unii Europejskiej.

Przeszkód w tym zakresie nie stawia również art. 86 § 2 Ordynacji podatkowej, zgodnie z którym w razie likwidacji lub rozwiązania osoby prawnej lub jednostki organizacyjnej niemającej osobowości prawnej podmiot dokonujący jej likwidacji lub rozwiązania zawiadamia pisemnie właściwy organ podatkowy, nie później niż w ostatnim dniu istnienia tej osoby prawnej lub jednostki organizacyjnej, o miejscu przechowywania ksiąg podatkowych oraz dokumentów związanych z ich prowadzeniem.

Warto także przeczytać: Nowe zasady archiwizacji dokumentacji pracowniczej