Rozliczenie kosztów siedziby spółki z o.o.

Odpowiedź prawnika: Rozliczenie kosztów siedziby spółki z o.o.

Na gruncie prawa handlowego i podatkowego spółka z o.o. i jej wspólnik (osoba fizyczna) to dwa odrębne podmioty. W szczególności, jeśli wspólnik udostępnia spółce część swojego lokalu na prowadzenie działalności gospodarczej (np. na siedzibę), strony powinny zawrzeć umową najmu, ponieważ w przypadku udostępnienia nieruchomości spółce bezpłatnie, wspólnik i tak musi sobie naliczyć przychód, który będzie opodatkowany podatkiem dochodowym od osób fizycznych Jak bowiem stanowi art. 16 ust. 1 ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych: "Za przychód z nieruchomości odstąpionych bezpłatnie w całości lub w części do używania innym osobom fizycznym i prawnym oraz jednostkom organizacyjnym nie mającym osobowości prawnej uważa się wartość czynszową, stanowiącą równowartość czynszu, jaki przysługiwałby od tych osób w razie zawarcia umowy najmu lub dzierżawy nieruchomości". Stąd bardziej korzystne dla wspólnika byłoby zawarcie ze spółką umowy najmu i opodatkowanie dochodu (przychodu) z najmu go bądź na zasadach ogólnych (z uwzględnieniem kosztów uzyskania przychodów), bądź ryczałtem ewidencjonowanym (bez uwzględniania kosztów, ale za to stawką 8,5% do równowartości kwoty 4.000 euro, następnie 20%).

Z kolei w przypadku zawarcia między wspólnikiem umowy najmu, spółka mogłaby ponoszone wydatki zaliczać do kosztów uzyskania przychodów (tym samym pomniejszyć sobie dochód i ewentualny podatek). Niestety wynajmowany lokal nie może być amortyzowany przez najemcę, gdyż nie będąc jego własnością, nie jest środkiem trwałym firmy. Najemca natomiast może co najwyżej amortyzować wytworzoną przez siebie inwestycję w obcym środku trwałym (nakłady poniesione na adaptację wynajmowanej nieruchomości do własnych potrzeb). Do kosztów swojej działalności spółka-najemca może zaliczać w zasadzie wszystkie ponoszone w związku z najmem lokalu wydatki, a więc przede wszystkim czynsz najmu, opłaty za media, za sprzątanie (z tym, że podobnie jak inne koszty uzyskania przychodów, wydatki te mogą być kosztem przedsiębiorcy tylko pod warunkiem, że zostały poniesione w celu osiągnięcia przychodu i są odpowiednio udokumentowane).

Jeżeli w lokalu znajduje się zarówno mieszkanie wspólnika, jak i siedziba spółki, to wydatki np. na media (o ile nie ma oddzielnych liczników) można zaliczyć do kosztów firmy pod warunkiem ich odpowiedniego udokumentowania i nie w całości, a tylko w części przypadającej na działalność gospodarczą. Przepisy podatkowe nie określają metody wyliczenia wysokości kosztów w takiej sytuacji, w praktyce jednak przyjęło się (i nie jest to na ogół kwestionowane przez organy podatkowe), że ustala się je w proporcji do powierzchni zajętej na działalność.